Realizar una copia de seguridad de tus datos: resumen de métodos y soportes

Ya sean fotos, registros privados o do­cu­me­n­tos pro­fe­sio­na­les im­po­r­ta­n­tes: nuestra vida se de­sa­rro­lla cada vez más en el ámbito digital, lo que hace que acu­mu­le­mos cada vez más datos en or­de­na­do­res y otros medios, que debemos preservar. Por esto, realizar una copia de seguridad de tus datos debería ser un pro­ce­di­mie­n­to rutinario para ti. Aquí te contamos las opciones di­s­po­ni­bles, tanto en términos de métodos como de formatos de al­ma­ce­na­mie­n­to.

Antes de realizar la copia de seguridad de los datos, siempre debes pre­gu­n­tar­te qué datos hay que copiar. Según el formato de al­ma­ce­na­mie­n­to, a veces realizar una copia de seguridad de tus datos puede costarte tiempo y dinero, además de quitarte un espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to valioso. Por esto, no se re­co­mie­n­da hacer una copia de seguridad de los datos que puedas si­m­ple­me­n­te descargar (por ejemplo, software). En el caso de los do­cu­me­n­tos sueltos (fotos, correos ele­c­tró­ni­cos, contratos y otros do­cu­me­n­tos de texto, etc.), lo ideal es tener una sola versión (actual) y no mantener contenido similar o incluso duplicado bajo otro nombre, lo que resulta en varias copias.

A la hora de guardar los datos, la segunda decisión im­po­r­ta­n­te es saber si la copia de seguridad se debe realizar de forma manual o au­to­má­ti­ca. Hacerlo ma­nua­l­me­n­te solo compensa si quieres copiar do­cu­me­n­tos sueltos. Si deseas realizar las copias de seguridad de los datos au­to­má­ti­ca­me­n­te, puedes utilizar un software dedicado para co­n­fi­gu­rar qué do­cu­me­n­tos y carpetas se copian, cuándo y con qué fre­cue­n­cia, y dónde. Aquí se deben tener en cuenta las re­du­n­da­n­cias y las versiones: por ejemplo, puedes elegir que los datos de los que se haya realizado ya una copia de seguridad se guarden por separado, se re­em­pla­cen o se omitan.

En muchos casos, la co­n­fi­gu­ra­ción es tan intuitiva y está tan bien explicada que incluso los usuarios menos ex­pe­ri­me­n­ta­dos pueden realizar una copia de seguridad au­to­má­ti­ca. En otros artículos, te contamos más sobre el respaldo y la re­cu­pe­ra­ción de datos mediante tu sistema operativo. Aquí puedes saber más sobre cómo hacer copias de seguridad de datos con Windows 10 o la función de copia de seguridad en Mac.

Existen muchos formatos de al­ma­ce­na­mie­n­to posibles:

• Puedes co­n­fi­gu­rar el al­ma­ce­na­mie­n­to en línea o en la nube de forma rápida y económica, incluso si no tienes co­no­ci­mie­n­tos es­pe­cí­fi­cos del tema, y ampliarlo en todo momento.
• Existen otros tipos de al­ma­ce­na­mie­n­to externo, es decir, soportes como discos duros, al­ma­ce­na­mie­n­to en red o cintas ma­g­né­ti­cas, que no dependen de Internet y tienen la ventaja de que los datos quedan bajo tu custodia en todo momento.

Los medios de al­ma­ce­na­mie­n­to óptico, como los CD, DVD, Blu-ray o BD-R HTL (High To Low), son co­m­pa­ra­ti­va­me­n­te costosos, ofrecen menos espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to y a menudo no son tan duraderos. Desde que, en el mundo del al­ma­ce­na­mie­n­to de datos, los terabytes se han vuelto ase­qui­bles, los medios de al­ma­ce­na­mie­n­to ópticos se utilizan cada vez menos.

Hoy en día, hacer una copia de seguridad de los datos en la nube es una solución rentable y cómoda. Una vez co­n­fi­gu­ra­da, todos los do­cu­me­n­tos, fotos y otros archivos se almacenan di­re­c­ta­me­n­te en un servidor. Tú eliges la fre­cue­n­cia de la copia de seguridad y qué archivos incluir. Además, en general puedes incluir no solo tu ordenador, sino tabletas, sma­r­t­pho­nes y otros di­s­po­si­ti­vos digitales. Para re­gi­s­trar­se, suele bastar con un correo ele­c­tró­ni­co.

Un tema im­po­r­ta­n­te del respaldo de datos en la nube es la pro­te­c­ción de los datos: la copia de seguridad se guarda en los se­r­vi­do­res de una empresa externa, que está a cargo de la seguridad de los datos. Te re­co­me­n­da­mos elegir un proveedor con centros de datos en Alemania, ya que allí las normas de pro­te­c­ción de datos son muy estrictas.

El formato de al­ma­ce­na­mie­n­to clásico para las copias de seguridad de datos son los discos duros externos. Di­s­po­ni­bles en casi todos los tamaños y precios, no­r­ma­l­me­n­te basta con co­ne­c­tar­los al ordenador mediante un puerto USB. De­pe­n­die­n­do del volumen de datos, una simple memoria USB también sirve para el mismo propósito.

Al igual que los or­de­na­do­res y otros aparatos ele­c­tró­ni­cos, los discos duros externos tienen una vida útil limitada. Si utilizas co­n­s­ta­n­te­me­n­te el disco duro, puedes esperar una vida útil máxima de diez años. A la hora de hacer copias de seguridad de tus datos, esto quiere decir que debes hacer pe­rió­di­ca­me­n­te nuevas copias de seguridad y cambiar de disco duro cada pocos años. Lo más re­co­me­n­da­ble es guardar el disco duro con la copia de seguridad y uti­li­zar­lo muy poco o no uti­li­zar­lo. Al­ma­cé­na­lo en un lugar fresco y seco, y evita las vi­bra­cio­nes, los golpes y la in­flue­n­cia de los campos ma­g­né­ti­cos. Guardado co­rre­c­ta­me­n­te, un disco duro externo puede servir como copia de seguridad durante varias décadas.

La al­te­r­na­ti­va a los discos duros externos, más cara pero segura, es usar un sistema de al­ma­ce­na­mie­n­to conectado en red (NAS): un tipo de mi­nio­r­de­na­dor que tiene al menos un disco duro, aunque a menudo son dos o más. Si integras el NAS en tu red doméstica o de oficina, este crea re­gu­la­r­me­n­te una copia de seguridad de datos idéntica en varios discos duros: si un disco duro falla, sigue habiendo al menos otra copia de seguridad di­s­po­ni­ble. La mayor ventaja de utilizar un di­s­po­si­ti­vo de al­ma­ce­na­mie­n­to en red para el respaldo y la re­cu­pe­ra­ción de los datos en co­m­pa­ra­ción con un disco duro no es solo la mayor fia­bi­li­dad (ya que realiza múltiples copias), sino también su mayor velocidad de escritura y su mayor capacidad. Además, muchos di­s­po­si­ti­vos de al­ma­ce­na­mie­n­to en red ofrecen funciones adi­cio­na­les, como el streaming de música y vídeo o el envío de correos ele­c­tró­ni­cos a través de un servidor web.

Aunque suene anticuado, las cintas ma­g­né­ti­cas siguen siendo un medio de al­ma­ce­na­mie­n­to in­te­re­sa­n­te para las empresas. Las cintas ma­g­né­ti­cas, que suelen venir en formato casete, tienen una capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to casi in­i­gua­la­ble y se co­n­si­de­ran ex­tre­ma­da­me­n­te duraderas, por lo que son una opción muy útil para grandes ca­n­ti­da­des de datos y para archivar a largo plazo. Sin embargo, para conservar la copia de seguridad de los datos en este formato, los casetes se deben almacenar lejos de los campos ma­g­né­ti­cos, en un lugar seco y sin polvo.

Como copiar los datos con este medio lleva un tiempo re­la­ti­va­me­n­te largo (velocidad de escritura lenta) y se necesita un di­s­po­si­ti­vo de grabación especial (pletina de casete), las cintas ma­g­né­ti­cas no­r­ma­l­me­n­te solo son una opción apropiada para las empresas que ya disponen de estos di­s­po­si­ti­vos y de las cintas co­rre­s­po­n­die­n­tes. Co­m­prar­las es una decisión que se debe sopesar bien, ya que el mercado es re­la­ti­va­me­n­te pequeño y los costes son altos.

Existen diversas opciones para realizar copias de seguridad de los datos, que difieren sobre todo en la velocidad de la copia de seguridad, los costes y las ca­pa­ci­da­des. Para uso privado, la nube, los discos duros externos y las memorias USB son los medios más uti­li­za­dos. Las pequeñas y medianas empresas pueden co­n­si­de­rar (adi­cio­na­l­me­n­te) el al­ma­ce­na­mie­n­to en red, así como las cintas ma­g­né­ti­cas.

Para hacer la elección correcta, hazte las si­guie­n­tes preguntas:

• ¿Qué in­frae­s­tru­c­tu­ra tenemos ya? Si ya tienes un disco duro externo o tu empresa aún tiene cintas ma­g­né­ti­cas, no hay motivos para no utilizar este formato (adi­cio­na­l­me­n­te a otro).
• ¿Cuál es la cantidad de datos de la que hay que hacer una copia de seguridad? De­pe­n­die­n­do de tus ne­ce­si­da­des de al­ma­ce­na­mie­n­to, debes elegir el tamaño co­rre­s­po­n­die­n­te. Una solución escalable en la nube es es­pe­cia­l­me­n­te adecuada para grandes ca­n­ti­da­des de datos.
• ¿Para cuántos di­s­po­si­ti­vos/usuarios deben rea­li­zar­se copias de seguridad de los datos? Sobre todo entre los usuarios privados, la cantidad de di­s­po­si­ti­vos es un factor im­po­r­ta­n­te. Las so­lu­cio­nes en la nube de precio más bajo suelen tener un límite de di­s­po­si­ti­vos finales co­ne­c­ta­dos.
• ¿Qué nivel de seguridad debe tener? Los datos co­r­po­ra­ti­vos, en pa­r­ti­cu­lar, deben estar siempre cifrados y pro­te­gi­dos de acuerdo con la normativa de pro­te­c­ción de datos. La geo­rre­du­n­da­n­cia (es decir, la du­pli­ca­ción en el al­ma­ce­na­mie­n­to en di­fe­re­n­tes ubi­ca­cio­nes) se debe tener en cuenta a la hora de elegir una solución.
• ¿Cuál es el pre­su­pue­s­to? Cada solución tiene precios di­fe­re­n­tes. En el caso de so­lu­cio­nes de hardware internas, no­r­ma­l­me­n­te hay que contar con mayores costes de ad­qui­si­ción, mientras que las ofertas en la nube implican des­em­bo­l­sos pe­rió­di­cos.

Esto nos lleva di­re­c­ta­me­n­te al último y muy im­po­r­ta­n­te tema de cómo realizar una copia de seguridad de los datos de forma correcta y segura. Recuerda los si­guie­n­tes consejos a la hora de hacer una copia de seguridad de los datos:

1. Sigue la regla del 3-2-1 para las copias de seguridad: haz tres copias, en dos lugares distintos, uno de ellos fuera de tus in­s­ta­la­cio­nes.
2. Guarda solo tus datos más ese­n­cia­les: elimina las versiones y los registros de datos du­pli­ca­dos antes de realizar la copia de seguridad, así como los programas y do­cu­me­n­tos que puedas volver a descargar de otra parte en cualquier momento.
3. Utiliza solo soportes de una sola escritura o almacena copias pro­te­gi­das contra escritura de do­cu­me­n­tos para no so­bre­s­cri­bir el contenido ac­ci­de­n­ta­l­me­n­te cuando se vuelvan a hacer copias de seguridad de los datos.
4. No almacenes los datos en formatos “exóticos”. Como los formatos cambian con el tiempo, y también porque a veces los programas dejan de ser co­m­pa­ti­bles con ciertos tipos de archivo, guarda siempre los datos en formatos estándar. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, PDF, JPG, MPEG, UDF, etc.
5. Si almacenas datos cifrados, recuerda guardar las co­n­tra­se­ñas en un formato duradero y seguro.
6. Establece un nombre único (in­clu­ye­n­do la fecha) para las copias de seguridad, de modo que puedas en­co­n­trar­las rá­pi­da­me­n­te en cualquier momento.
7. Después de realizar una copia de seguridad de tus datos, comprueba que todos los archivos se hayan copiado correcta y co­m­ple­ta­me­n­te.
8. En caso necesario, revisa re­gu­la­r­me­n­te el fu­n­cio­na­mie­n­to de los soportes de al­ma­ce­na­mie­n­to y su­s­ti­tú­ye­los si es necesario.