Para muchos de nosotros, el inglés forma parte de nuestro día a día en el trabajo. Mientras que pequeños errores e im­pre­ci­sio­nes apenas se notan en una co­n­ve­r­sa­ción, en la co­mu­ni­ca­ción escrita debemos ser más cui­da­do­sos y corregir cada palabra. Aquí veras qué debes tener en cuenta a la hora de escribir un email formal en inglés y cómo se hace un saludo y una despedida de la forma correcta. También tienes más adelante un ejemplo a tu di­s­po­si­ción.

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Conceptos básicos sobre la es­tru­c­tu­ra de un email formal en inglés

En primer lugar, los programas de email funcionan igual en todo el mundo, es decir, al escribir un email formal en inglés no tienes que seguir ninguna pauta es­tru­c­tu­ral en pa­r­ti­cu­lar. Junto al campo para el/los de­s­ti­na­ta­rio/s, también puedes poner CC (con copia) o BCC (con copia oculta a otras personas, y luego puedes redactar un asunto coherente con el contenido del email.

Las reglas para escribir el asunto y el contenido son similares a las reglas de etiqueta al escribir un email. Para el asunto, escribe un resumen breve y conciso del contenido de tu mensaje y, a co­n­ti­nua­ción, escribe el email pro­pia­me­n­te dicho, in­clu­ye­n­do un saludo apropiado, una de­s­cri­p­ción co­m­pre­n­si­ble de tu solicitud y una frase de despedida formal.

Opening: la forma correcta de dirigirse en inglés al de­s­ti­na­ta­rio en un email

Al igual que en español, existe una clara di­s­ti­n­ción entre las formas formales (pro­fe­sio­na­les) y las in­fo­r­ma­les (privadas) de dirigirse a los demás. Si conoces al de­s­ti­na­ta­rio, de­pe­n­die­n­do de lo bien que lo conozcas, un saludo informal también puede uti­li­zar­se en un contexto pro­fe­sio­nal pero, por regla general, usar un saludo formal es siempre una buena elección. Al escribir un email formal en inglés, tienes las si­guie­n­tes opciones:

Saludo Ex­pli­ca­ción
Dear Sir or Madam En inglés británico y con de­s­ti­na­ta­rio de­s­co­no­ci­do, co­rre­s­po­n­de al español “Estimado señor o señora”.
Dear Ladies and Gentlemen En inglés americano y con de­s­ti­na­ta­rio de­s­co­no­ci­do, co­rre­s­po­n­de al español “Estimados señoras y señores”.
To whom it may concern Traducido al español como “A la autoridad que co­rre­s­po­n­da”, es muy formal y hoy en día solo común para las au­to­ri­da­des.
Dear Mr / Mrs / Ms Si el de­s­ti­na­ta­rio es conocido, co­rre­s­po­n­de al español “Estimado/a Sr. / Sra.”.Ten en cuenta que “Ms” es la forma no­r­ma­l­me­n­te empleada para dirigirse tanto para las mujeres casadas como para las solteras; en cambio, “Mrs” solo se utiliza al dirigirse a una mujer casada.
Dear Sir / Sirs / Madam Inglés británico para (varios) de­s­ti­na­ta­rios ma­s­cu­li­nos o femeninos, formal.
Dear Gentlemen / Ladies Inglés americano para (varios) de­s­ti­na­ta­rios ma­s­cu­li­nos o femeninos, formal.
Hi / Hello Saludo informal en caso de ser contacto personal o cercano.
Consejo

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del idioma, también puedes orie­n­tar­te por el trato que recibas de la otra persona. Por ejemplo, en EE. UU. enseguida cambian a un trato personal, y en lugar de saludar fo­r­ma­l­me­n­te con el apellido, te saludarán como “Hola David” o algo similar. Entonces, si se da un caso parecido, puedes cambiar a una forma más personal (informal) de dirigirte.

¿Cómo se puede acabar un email en inglés de la mejor manera posible?

Después de haber expresado tus intereses por escrito, debes incluir una frase de co­n­clu­sión, un resumen y/o una in­ci­ta­ción a la acción, como la solicitud de una respuesta en el menor tiempo posible, seguido de una despedida. De nuevo, tienes di­fe­re­n­tes al­te­r­na­ti­vas en función del de­s­ti­na­ta­rio y de tu relación con él:

Despedida Ex­pli­ca­ción
Yours fai­th­fu­lly Si el de­s­ti­na­ta­rio es de­s­co­no­ci­do, el equi­va­le­n­te a “Ate­n­ta­me­n­te”.
Yours sincerely, Si el de­s­ti­na­ta­rio es conocido, el equi­va­le­n­te a “Co­r­dia­l­me­n­te” o “Con aprecio”.
Kind regards Una versión más informal de “Un cordial saludo”.
Best regards Educado, pero también personal, se traduce más o menos como “Saludos cordiales”.A veces solo se escribe “Regards”, pero esto tiene un efecto mucho más serio.
Best wishes Es más común usarlo en un contexto privado, es aún más informal que “Best regards”, traducido más o menos como “Te deseo lo mejor” o “Con mis mejores deseos”.
All the best Tiene un si­g­ni­fi­ca­do similar al de “Te deseo lo mejor”, pero solo se utiliza para correos in­fo­r­ma­les/privados.
Nota

Respecto a la despedida en un email, los bri­tá­ni­cos son un poco más estrictos que sus homólogos ame­ri­ca­nos. Por eso, en inglés americano, el escribir un saludo u otro en función de si se conoce o no al de­s­ti­na­ta­rio no es tan riguroso. Otra di­fe­re­n­cia: en los emails bri­tá­ni­cos no se coloca ninguna coma después del saludo, en los ame­ri­ca­nos sí.

Acrónimos en emails en inglés

En los últimos años se han impuesto en los emails y en de­te­r­mi­na­dos sectores algunos acrónimos que también uti­li­za­mos en español, pero que tienen un origen inglés. Lo que supone un motivo más para explicar los acrónimos más co­mú­n­me­n­te usados:

Acrónimo Si­g­ni­fi­ca­do
FYI De­sa­rro­lla­do quiere decir “for your in­fo­r­ma­tion”, que se traduce como “para su in­fo­r­ma­ción”.
TBD / TBA De­sa­rro­lla­do quiere decir “to be de­te­r­mi­ned” / “to be announced, que se traduce como “pendiente de de­te­r­mi­nar” / “pendiente de ase­so­ra­mie­n­to”.
ASAP De­sa­rro­lla­do quiere decir “as soon as posible”, que se traduce como “tan pronto como sea posible”.
RSVP En este caso del francés, de­sa­rro­lla­do quiere decir “répondez s'il vous plaît”, que se traduce al inglés como “please reply” y al español como “responda, por favor”.
TIA De­sa­rro­lla­do quiere decir “thanks in advance”, que se traduce como “gracias de antemano”.
PFA De­sa­rro­lla­do quiere decir “please find attached”, que se traduce como “lo en­co­n­tra­rá adjunto”.
RE De­sa­rro­lla­do quiere decir “reply”, que se traduce como “respuesta (al correo anterior)”.
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Confusión con las horas y fechas

La forma de escribir la hora y la fecha en inglés también causa confusión al escribir un email formal en inglés.

Si no quieres co­m­pli­car­te con la hora, la or­to­gra­fía digital es la óptima: en Gran Bretaña y Estados Unidos también se entiende 13:45 o 20:15.

Sin embargo, es más común la or­to­gra­fía con “am” y “pm”. “am” significa el latín “ante meridiem”, es decir, “antes del mediodía” y “pm”, por tanto, “post meridiem”, es decir, “después del mediodía”. En este caso, las horas solo se cuentan hasta las 12. Para dejar claro si la hora es por la tarde o de madrugada (es decir, por la mañana) si­m­ple­me­n­te se añade el “am” o el “pm” a la hora. Por ejemplo, 4 pm para 16:00 (las 4 de la tarde). No está regulado de manera to­ta­l­me­n­te uniforme si debe o no haber un espacio entre el número y la abre­via­tu­ra.

Respecto a las fechas, hay di­fe­re­n­cias entre la or­to­gra­fía británica y la americana. Por ejemplo, en Gran Bretaña, las fechas se escriben así: “24 December 2020” o “24th of December 2020” o “24/12/2020”. En cambio, en Estados Unidos, el mes precede al día, es decir, “December 24, 2020”. Es im­po­r­ta­n­te conocer esta di­fe­re­n­cia, es­pe­cia­l­me­n­te al usar los números entre el 1 y el 12, para que no surjan ma­le­n­te­n­di­dos. Ya que “4/12/2020” podría ser, el 4 de diciembre o el 12 de abril de 2020.

Ejemplo de un email formal en inglés

Para demostrar el fu­n­cio­na­mie­n­to de la es­tru­c­tu­ra y darte una idea de las ex­pre­sio­nes adecuadas, aquí tienes un ejemplo que contiene todos los elementos im­po­r­ta­n­tes para redactar un buen email formal en inglés:

Dear Mr. Jones,

Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?

I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.

Best regards,

Lisa Smith

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