Como arquivar e-mails no Outlook, passo a passo

Você gerencia suas pastas de e-mail, ca­len­dá­rios e contatos com o Microsoft Outlook? Então, use o ar­qui­va­mento do Outlook para arquivar itens antigos do Outlook, como mensagens, tarefas, notas ou entradas de ca­len­dá­rio em arquivos externos. Isso sim­pli­fica seu programa de e-mail, o que é essencial para manter o Outlook fun­ci­o­nando sem problemas.

O programa tem duas funções para arquivar itens do Outlook:

• Outlook Au­to­Ar­chive
• Ar­qui­va­mento manual de itens do Outlook

Mos­tra­re­mos como isso funciona em nosso guia passo a passo com capturas de tela úteis.

O que são arquivos ar­qui­va­dos do Outlook?

Os arquivos ar­qui­va­dos do Outlook incluem mensagens, rascunhos, tarefas, notas ou in­for­ma­ções de ca­len­dá­rio que ul­tra­pas­sa­ram um período de en­ve­lhe­ci­mento definido pelo usuário. Esses itens são trans­fe­ri­dos do programa de e-mail para um arquivo externo PST (Personal Store).

Como usar o Outlook Au­to­Ar­chive

Como al­ter­na­tiva à con­fi­gu­ra­ção manual das de­fi­ni­ções de ar­qui­va­mento do Outlook, você pode usar o recurso Au­to­Ar­qui­va­mento do programa de e-mail.

O Au­to­Ar­qui­va­mento é ativado por padrão para algumas pastas do Outlook. Os itens do Outlook que excedem a idade pre­de­fi­nida são movidos au­to­ma­ti­ca­mente para um arquivo PST. A con­fi­gu­ra­ção padrão do Outlook cria o arquivo PST no seguinte local:

C:\User\IYourUsername\Documents\OutlookFiles\archive.pst

A tabela a seguir mostra todas as pastas em que o Outlook Au­to­Ar­chive ge­ral­mente é ativado au­to­ma­ti­ca­mente, bem como o res­pec­tivo período de en­ve­lhe­ci­mento padrão.

Se você não quiser usar o Au­to­Ar­chive, siga as etapas abaixo para desativar o recurso:

Passo 1: Abra o Outlook e vá para a guia “Arquivo”.

Passo 2: Na barra lateral esquerda, selecione o item de menu “Opções”. As opções do Outlook serão abertas em uma nova janela.


Passo 3: Navegue até a seção “Advanced” e, em Au­to­Ar­chive, clique no botão “Au­to­Ar­chive Settings…”.

O Outlook abrirá a janela “Au­to­Ar­qui­var”.

Passo 4: Desative a opção “Run Au­to­Ar­chive every x days” (Executar Au­to­Ar­quivo a cada x dias) para desativar o Au­to­Ar­qui­va­mento do Outlook.

Como al­ter­na­tiva, você pode per­so­na­li­zar as con­fi­gu­ra­ções padrão do Outlook Au­to­Ar­chive de acordo com suas pre­fe­rên­cias in­di­vi­du­ais.

• Defina o intervalo em que o Au­to­Ar­qui­va­mento deve ser executado.
• Ajuste o período padrão para itens do Outlook.
• Determine se os itens antigos do Outlook são ar­qui­va­dos ou per­ma­nen­te­mente excluídos após o período de en­ve­lhe­ci­mento.

Como arquivar arquivos do Outlook ma­nu­al­mente

Se quiser arquivar se­le­ti­va­mente arquivos es­pe­cí­fi­cos em sua caixa de correio, é re­co­men­dá­vel selecioná-los ma­nu­al­mente e salvá-los como um arquivo PST em um local de ar­ma­ze­na­mento de sua escolha.

As etapas a seguir mostram como arquivar ma­nu­al­mente e-mails e outros itens do Outlook:

Passo 1: Abra o Outlook e vá para a guia “Arquivo”.

Passo 2: Na barra lateral esquerda, selecione o item de menu “Info”.

Passo 3: Clique em “Tools” (Fer­ra­men­tas) e você verá três opções. Clique em “Clean Up Old Items…” (Limpar itens antigos).

O Outlook abrirá a janela “Arquivar”.

Step 4: Escolha uma das duas opções:

• Arquivar todas as pastas de acordo com suas con­fi­gu­ra­ções de Au­to­Ar­qui­va­mento
• Arquivar esta pasta e todas as subpastas


Etapa 5: Insira uma data ao lado de “Arquivar itens mais antigos que”. Todos os itens do Outlook que você criou, enviou ou recebeu antes dessa data serão ar­qui­va­dos.

Por padrão, o Outlook armazena os arquivos PST na pasta “Arquivos do Outlook” em “Do­cu­men­tos”. Se ne­ces­sá­rio, altere o diretório de ar­ma­ze­na­mento clicando no botão “Procurar…”.

Se você quiser incluir no arquivo elementos que tenham a opção “No Au­to­Ar­chive” ativada, basta marcar a caixa cor­res­pon­dente.

Passo 6: Conclua a con­fi­gu­ra­ção clicando em “OK”.