Como criar um e-mail com domínio próprio ajuda sua empresa

É inegável que um endereço de e-mail pessoal é uma das formas de contato on-line mais valiosas que existem. Mas muitos usuários não com­pre­en­dem seu ver­da­deiro potencial e acabam não per­so­na­li­zando seu endereço de e-mail. A seguir, mos­tra­re­mos quais são as vantagens de se ter um endereço de e-mail to­tal­mente per­so­na­li­zado, por usar um domínio próprio.

Endereço de e-mail gratuito

Muitos pro­ve­do­res oferecem endereços de e-mail gratuitos. A grande des­van­ta­gem desse tipo de e-mail pessoal é que ele não transmite uma imagem tão pro­fis­si­o­nal. Além disso, e-mails gratuitos podem ser clas­si­fi­ca­dos como spam, já que incluem o nome do próprio provedor. Por exemplo:

nome.sobrenome@provedor-de-email.com

Nesse tipo de e-mail, você só consegue per­so­na­li­zar a seção local do seu endereço ele­trô­nico (a parte anterior ao símbolo “@”). No caso de um e-mail com domínio próprio, é possível criar um endereço inteiro exclusivo, como:

nome@sobrenome.com nome.sobrenome@empresa.com

O que você precisa saber sobre e-mail com domínio próprio

Se você quer descobrir como criar um e-mail com domínio próprio, saiba que é preciso escolher um top-level domain - TLD (domínio de nível superior) e um nome de domínio dis­po­ní­vel dentro do namespace (espaço de nomes) desejado. Esteja ciente de que nomes de domínio com um TLD es­pe­cí­fico só são atri­buí­dos uma vez, e que as extensões dis­po­ní­veis dependem do provedor. Se o nome desejado já foi adquirido por alguém, procure um TLD diferente, até encontrar uma opção sa­tis­fa­tó­ria. Vale a pena conhecer as novas extensões de domínio (nTLD), pois elas permitem que você seja mais es­pe­cí­fico sobre seu domínio e, em alguns casos, informe seu local de atuação:

reserva@nome-do-seu-hotel.hotel info@empresa.rio (extensão de domínio para sites com atuação no Rio de Janeiro)

A au­to­ri­dade res­pon­sá­vel pelo TLD decide como os nomes de domínio são formados e quais re­qui­si­tos devem ser atendidos. Todos os top-level domains podem incluir letras (a-z), números (0-9) e hifens. Alguns TLDs permitem usar ca­rac­te­res especiais. No entanto, o ideal é evitá-los, pois eles podem gerar problemas nos ser­vi­do­res e nos programas de e-mail.

Vantagens de um endereço de e-mail pro­fis­si­o­nal

Ter um endereço de e-mail pro­fis­si­o­nal em vez de um e-mail gratuito, oferecido por um provedor, traz muitas vantagens. Estes são os seis prin­ci­pais be­ne­fí­cios de se criar um e-mail com domínio próprio:

• Melhora a imagem pro­fis­si­o­nal: Uma boa imagem é chave para uma carreira de sucesso, e isso também se aplica ao seu site. Endereços de e-mail gratuitos, com domínio do provedor, podem não combinar com uma imagem pro­fis­si­o­nal e fazer com que você e o seu negócio não sejam levados tão a sério. Empresas e em­pre­en­de­do­res de sucesso têm e-mails com domínio próprio. Os domínios mais efi­ci­en­tes são aqueles que focam na empresa ou na pessoa. Por exemplo:

co­la­bo­ra­dor@empresa.com info@empresa.com de­par­ta­mento@empresa.com vagas@empresa.com

• É mais claro: Pro­ve­do­res gratuitos oferecem endereços com o domínio deles. Isso dificulta a criação de um e-mail original e claro. Os endereços mais simples já estão todos ocupados, por isso, hoje em dia, os usuários são obrigados a criar com­bi­na­ções longas, com números e letras. Por exemplo:

joao.silva.vendas19@provedor-de-email-gratis.com

O problema dos endereços de e-mail longos é que eles são difíceis de digitar ou memorizar, além de não serem nada cha­ma­ti­vos. Por sua vez, os endereços de e-mail per­so­na­li­za­dos com domínio próprio são mais curtos e fáceis de lembrar.

• Ele é de sua pro­pri­e­dade: Ter um e-mail com domínio próprio é sinônimo de in­de­pen­dên­cia dos pro­ve­do­res de e-mails gratuitos. Portanto, se ne­ces­sá­rio, você poderá migrar o domínio para um provedor diferente. Nos Estados Unidos, por exemplo, os nomes de domínio são con­si­de­ra­dos pro­pri­e­dade in­te­lec­tual e estão pro­te­gi­dos por lei. O mesmo não se aplica aos usuários de serviços de e-mail gratuitos, que podem ser obrigados a trocar de e-mail se o provedor que eles usam passar por alguma mudança.

• Você não é bom­bar­de­ado por anúncios: Contas de e-mail gratuitas costumam ser mantidas por meio da exibição de anúncios. Os usuários são bom­bar­de­a­dos com pu­bli­ci­dade em suas caixas de entrada ou viram alvos fre­quen­tes de spam. Ao adquirir um e-mail pro­fis­si­o­nal com domínio próprio, você fica livre dos anúncios e o risco de ser vítima de spam diminui.

• É mais seguro: Pro­ve­do­res de e-mails gratuitos são alvos comuns de ati­vi­da­des de hacking e phishing, já que os cri­mi­no­sos virtuais usam esses e-mails para propagar malwares (como vírus ou cavalos de Troia). Embora esse risco também exista nos e-mails pro­fis­si­o­nais com domínio próprio, ele é muito menor.

• E-mails digitados errado também chegam: Se você possui um endereço de e-mail com domínio próprio, você tem a pos­si­bi­li­dade de usar a função catch-all. Ela faz com que as mensagens sejam re­di­re­ci­o­na­das para o endereço correto, in­de­pen­den­te­mente de o remetente ter cometido um erro de digitação antes do símbolo “@”. Esse recurso assegura que você não perca mensagens im­por­tan­tes.

Como criar um e-mail com domínio próprio

A atri­bui­ção de domínios ocorre de forma cen­tra­li­zada. Cada top-level domain é ge­ren­ci­ado por um Network In­for­ma­tion Center (NIC) – no Brasil, Núcleo de In­for­ma­ção e Co­or­de­na­ção do .br (NIC .br). Um NIC também pode ser chamado de “re­gis­tra­dor de nome de domínio”. Nic.br é o centro de in­for­ma­ções sobre rede que atua como mediador entre clientes e agências ad­mi­nis­tra­ti­vas no Brasil. Empresas privadas, como pro­ve­do­res de hos­pe­da­gem, também oferecem o registro de domínios como um serviço adicional. Em alguns casos, elas combinam o registro com outros serviços, como hos­pe­da­gem de e-mail.

Aprenda agora o passo a passo de como criar um endereço de e-mail pro­fis­si­o­nal com domínio próprio:

Passo 1: Escolha o provedor

Os NICs trabalham com diversos pro­ve­do­res na internet. Em geral, um domínio pode ser re­gis­trado por qualquer provedor que ofereça esse tipo de serviço. Antes de escolher sua hos­pe­da­gem de e-mail com domínio próprio, defina quantas caixas de entrada você precisa, qual deve ser a ca­pa­ci­dade de ar­ma­ze­na­mento delas e quais métodos de trans­mis­são, como POP3 ou IMAP, estarão dis­po­ní­veis.

Passo 2: Verifique a dis­po­ni­bi­li­dade do domínio do e-mail

Após encontrar a hos­pe­da­gem de e-mail ideal, verifique a dis­po­ni­bi­li­dade do domínio desejado. Re­gis­tra­do­res cre­den­ci­a­dos oferecem consultas gratuitas dos domínios em seus sites, para que você faça sua busca:

Em questão de segundos, o provedor acessará o res­pec­tivo res­pon­sá­vel pelo registro do domínio desejado. Lembre-se que um e-mail consiste em um top-level domain e um nome de sub­do­mí­nio (second-level domain).

Depois de inserir o domínio desejado na caixa de pesquisa, clique no botão “Check” para consultar sua dis­po­ni­bi­li­dade. Se a com­bi­na­ção procurada já tiver um pro­pri­e­tá­rio, a so­li­ci­ta­ção será rejeitada. Você receberá um aviso do re­gis­tra­dor in­for­mando que o domínio desejado não está dis­po­ní­vel:

Se o domínio desejado estiver in­dis­po­ní­vel, você poderá fazer uma nova consulta usando um nome de domínio diferente. Outra opção é verificar a dis­po­ni­bi­li­dade de um second-level domain combinado a um top-level domain diferente. Neste exemplo, o second level domain é “example-company”. A fer­ra­menta mostra quais extensões al­ter­na­ti­vas estão dis­po­ní­veis, como .online e .info.

Passo 3: Registre seu endereço de e-mail com domínio próprio

Se você tirou a sorte grande e o domínio desejado está dis­po­ní­vel, chegou a hora de registrá-lo. Todo o processo pode ser feito on-line. Uma boa es­tra­té­gia para empresas e projetos on-line é registrar um second-level domain com várias extensões di­fe­ren­tes. Isso aumentará sua vi­si­bi­li­dade na rede e protegerá seu nome contra práticas de domain grabbing e ty­pos­quat­ting.

Crie seu endereço de e-mail pro­fis­si­o­nal com domínio próprio

De­pen­dendo da hos­pe­da­gem de e-mail escolhida, você terá a opção de criar vários endereços de e-mail di­fe­ren­tes. Algumas con­fi­gu­ra­ções de en­ca­mi­nha­mento e mensagens de ausência, assim como opções de crip­to­gra­fia e filtros também poderão ser per­so­na­li­za­das. Muitas hos­pe­da­gens de e-mail dis­po­ni­bi­li­zam um painel de controle central para todas as contas de e-mail, pos­si­bi­li­tando que você gerencie suas caixas de entrada com muita fa­ci­li­dade. Para adicionar uma nova caixa de entrada ao seu domínio de e-mail próprio, você só precisará definir o nome da seção local (a parte anterior ao símbolo “@”) e combiná-lo com a seção global (nome de domínio e extensão TLD). Por exemplo:

novo-endereco@seu-dominio.com

Se você tem vários domínios, escolha em qual deles o endereço de e-mail será criado.