Como con­fi­gu­rar uma mensagem de ausência do es­cri­tó­rio no Outlook

Depois de criar sua mensagem de ausência tem­po­rá­ria, você ge­ral­mente deseja gerá-la como uma resposta au­to­má­tica em seu programa de e-mail. No Outlook, é possível es­pe­ci­fi­car quem recebe a resposta de ausência tem­po­rá­ria e definir regras com an­te­ce­dên­cia para que os e-mails de pessoas de­sig­na­das sejam res­pon­di­dos de forma diferente dos outros contatos. Mos­tra­re­mos como con­fi­gu­rar a ausência tem­po­rá­ria no Outlook de acordo com suas ne­ces­si­da­des.

Con­fi­gu­ra­ção da no­ti­fi­ca­ção de ausência do es­cri­tó­rio do Outlook como resposta au­to­má­tica

No Outlook, comece clicando em “Arquivo” no canto superior esquerdo. Isso abrirá uma janela de menu com as in­for­ma­ções de sua conta e algumas opções.

Clique no botão “Automatic Replies (Out of Office)” (Respostas au­to­má­ti­cas). Isso abre uma nova janela.

Você pode ativar a função de resposta au­to­má­tica nessa janela e definir um horário para o Outlook enviar sua mensagem de ausência. Se sua ausência tiver efeito imediato, basta deixar des­mar­cada a caixa “Enviar somente durante este intervalo de tempo:”.

Há duas guias acima da caixa de mensagem que permitem con­fi­gu­rar duas mensagens de ausência di­fe­ren­tes do Outlook. Todos os contatos de e-mail que com­par­ti­lham o mesmo domínio (após o @) com você receberão a resposta au­to­má­tica para “Inside My Or­ga­ni­za­tion”

Todos os outros contatos receberão a resposta de ausência do es­cri­tó­rio que você designou na guia à direita. Se você preferir que as respostas sejam idênticas, basta copiar (Ctrl C) e colar (Ctrl V) a mensagem da primeira guia para a segunda (observe que copiar e colar com o botão direito do mouse está de­sa­ti­vado no as­sis­tente fora do es­cri­tó­rio). Você pode preferir usar respostas di­fe­ren­tes, uma mais casual ou des­con­traída para os colegas e um tom es­tri­ta­mente pro­fis­si­o­nal para os clientes, por exemplo. Você também pode es­pe­ci­fi­car que somente as pessoas em seu catálogo de endereços recebam uma resposta au­to­má­tica.

Quando suas mensagens de resposta de ausência tem­po­rá­ria estiverem prontas para serem enviadas, clique em “OK” Sua resposta au­to­má­tica, incluindo a mensagem de ausência tem­po­rá­ria, agora está agendada no Outlook.

Con­fi­gu­ra­ção de ausência tem­po­rá­ria no Outlook usando a função de regra

Está de férias e não quer ver e-mails de colegas ou clientes, mas quer estar dis­po­ní­vel para seu chefe caso surja algo urgente? Está esperando im­pa­ci­en­te­mente por uma resposta de um parceiro de vendas e quer vê-la ime­di­a­ta­mente? Quer pelo menos estar dis­po­ní­vel para seu de­par­ta­mento? O Outlook pode acomodar esses casos em “Regras de resposta au­to­má­tica” Basta clicar no botão “Regras” no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo de respostas au­to­má­ti­cas.

Com “Add Rule”, agora você pode seguir as etapas fáceis para definir regras para contatos de e-mail es­pe­cí­fi­cos.

De cima para baixo, você pode es­pe­ci­fi­car os seguintes critérios para con­fi­gu­rar suas regras de resposta:

• De…: Aqui você pode designar contatos es­pe­cí­fi­cos. O Outlook res­pon­derá aos e-mails desses contatos de acordo com as regras definidas. Também é possível clicar no botão para se­le­ci­o­nar contatos do catálogo de endereços.
• Enviado para…: Aqui você pode es­pe­ci­fi­car ca­te­go­rias de e-mails nas quais você é um dos des­ti­na­tá­rios, por exemplo, como membro de uma lista de dis­tri­bui­ção, como um listserv. Você também pode es­pe­ci­fi­car se apenas os e-mails en­de­re­ça­dos di­re­ta­mente a você estão sujeitos às regras especiais e/ou aos e-mails que são enviados a você em cc.
• Subject: Se o assunto contiver de­ter­mi­na­das palavras (como “Im­por­tante”), a resposta será gerada de acordo com a regra es­pe­ci­fi­cada.
• Corpo da mensagem: Você também pode con­fi­gu­rar uma resposta es­pe­cí­fica nos casos em que certas frases (, por exemplo, “resposta urgente” ou o nome de um projeto par­ti­cu­lar­mente im­por­tante) aparecem no corpo do e-mail.

As seguintes ações estão dis­po­ní­veis:

• Alertar com: Essa opção es­pe­ci­fica que de­ter­mi­na­dos e-mails gerarão uma resposta adicional es­pe­cí­fica. Isso pode até incluir um efeito sonoro.
• Delete: Os e-mails que atenderem aos seus critérios pre­de­ter­mi­na­dos serão sim­ples­mente excluídos quando você se­le­ci­o­nar essa ação.
• Move to: Isso permite que você mova os e-mails para outra pasta com­ple­ta­mente diferente, o que é útil se você quiser armazenar de­ter­mi­na­dos e-mails em um único local.
• Copy to: Uma cópia do e-mail relevante será enviada para uma pasta es­pe­ci­fi­cada, deixando também o original na caixa de entrada principal.
• Forward: Encaminha e-mails es­pe­cí­fi­cos para outro endereço, por exemplo, para seu e-mail pessoal. Em “Method” (Método), você pode escolher entre três opções de exibição: “Padrão”, “Deixar a mensagem intacta” ou “Inserir mensagem como anexo”
• Reply with: Isso pode ser usado para con­fi­gu­rar uma resposta in­di­vi­dual fora do es­cri­tó­rio para e-mails es­pe­cí­fi­cos. Escreva o texto como um e-mail em uma nova caixa de diálogo.
• Custom: Essa opção permite que você carregue modelos de im­ple­men­ta­ção especiais. Ela é destinada a es­pe­ci­a­lis­tas.

O uso do botão “Advanced” (Avançado) no canto superior direito permite definir regras mais es­pe­cí­fi­cas.

Essas funções especiais permitem que você es­pe­ci­fi­que o seguinte:

• Size: Permite filtrar e-mails por tamanho de arquivo, por exemplo, para evitar que e-mails com do­cu­men­tos grandes sejam baixados usando seus dados de celular se você estiver em trânsito.
• Received: Aqui você pode separar os e-mails que chegam durante um período es­pe­cí­fico.
• Você também pode definir pa­râ­me­tros para im­por­tân­cia e sen­si­bi­li­dade.
• Você pode definir regras especiais para não lidos e-mails e e-mails com anexos.
• Ao marcar a opção “Only items that do not match these con­di­ti­ons” (Somente itens que não cor­res­pon­dem a essas condições), é possível reverter a seleção de seus critérios; por exemplo, ao se­le­ci­o­nar um contato em “From” (De) e ativar esse recurso, a regra geral se aplica a todos os contatos, exceto à pessoa se­le­ci­o­nada.
• Designar pro­pri­e­da­des por meio de for­mu­lá­rios ou do­cu­men­tos ar­ma­ze­na­dos (des­ti­na­dos a es­pe­ci­a­lis­tas).

Depois que suas regras forem definidas, elas apa­re­ce­rão na visão geral.

Use essa lista para ativar ou desativar fa­cil­mente as regras e editá-las. O exemplo acima mostra uma regra especial para o seu chefe, cujos e-mails serão en­ca­mi­nha­dos para o seu e-mail par­ti­cu­lar para que você possa ser contatado em casos urgentes. Todos os outros contatos receberão uma das duas respostas fora do es­cri­tó­rio, o que depende de serem colegas internos ou contatos externos. Quando você tiver designado todas as regras que devem ser aplicadas, salve-as clicando em “OK”

Três modelos para criar respostas do Outlook fora do es­cri­tó­rio

A con­fi­gu­ra­ção de uma resposta de ausência tem­po­rá­ria do Outlook requer o texto correto, é claro. Às vezes, um endereço formal é apro­pri­ado, enquanto, em outras ocasiões, uma nota per­so­na­li­zada é mais adequada. Aqui estão três modelos para usar como ins­pi­ra­ção para sua no­ti­fi­ca­ção de ausência tem­po­rá­ria do Outlook.

No­ti­fi­ca­ção universal de ausência do es­cri­tó­rio

Caro remetente,

Minhas desculpas, mas você acabou de me perder. Re­tor­na­rei em MM/DD/YY. Durante minha ausência, entre em contato com NOME no ENDEREÇO DE EMAIL. Eles poderão ajudá-lo com todos os seus problemas e dúvidas.

Best wishes,

NAME

No­ti­fi­ca­ção formal geral de ausência do es­cri­tó­rio

A quem possa in­te­res­sar,

Obrigado por sua cor­res­pon­dên­cia! No momento, estou de férias e re­tor­na­rei em MM/DD/YYY.

Por motivos de con­fi­den­ci­a­li­dade, sua cor­res­pon­dên­cia não está sendo en­ca­mi­nhada. Em caso de dúvidas urgentes, entre em contato com meu colega COLLEAGUE em: ENDEREÇO DE EMAIL.

Best wishes,

NAME

No­ti­fi­ca­ção de ausência do es­cri­tó­rio em caso de doença

Caro remetente,

Obrigado por sua mensagem. Por motivos pessoais, é im­pro­vá­vel que eu esteja dis­po­ní­vel até MM.DD. Em caso de dúvidas urgentes, entre em contato com meu colega(s) NAME em EMAIL ADDRESS.

Best wishes

NAME