Estrutura organizacional: O organograma de cada empresa

Você acabou de fundar a sua própria empresa. O conceito dela está sendo implementado, o capital inicial já está disponível e seus funcionários estão altamente motivados a começar. No entanto, de alguma forma, a realidade está sendo mais branda que a expectativa, e os negócios não estão prosperando como imaginado. O que será que deve estar faltando? Você pode ter se esquecido de estabelecer uma estrutura organizacional. Como qualquer outro tipo de organização, empresas precisam de uma estrutura clara. Somente dessa maneira todas as partes saberão onde se encontram e o que devem fazer dentro da nova empresa, suas responsabilidades e quem tem a autoridade para definir diretrizes. Você sabe qual é a melhor estrutura para a sua empresa?

Estrutura organizacional: Definição

O termo “estrutura organizacional” é originário de teorias organizacionais e refere-se à estrutura hierárquica que define a divisão interna do trabalho dentro da empresa (mas o termo também é usado no contexto de outras organizações, como de instituições públicas e ONGs). Um plano de estrutura organizacional serve para estruturar uma empresa de acordo com seus objetivos próprios (por exemplo, aumentar a produção e salvaguardar o crescimento futuro). Entre outros, ele esclarece:

• Quais cargos e departamentos existem na empresa
• Responsabilidades e que autoridades podem definir diretrizes
• Como se dará a rede de relacionamentos
• Como será o fluxo vertical de informações e comandos

A estrutura organizacional, portanto, cria um quadro geral para a execução de tarefas em uma empresa, assim como uma base para quaisquer procedimentos e rotinas padrão do dia a dia de trabalho. Depois, ela é concretizada e complementada por instrumentos adicionais (a saber, planejamento e gestão), bem como pelas atividades dos funcionários na prática. Dependendo dos objetivos de cada empresa, estruturas organizacionais, também chamadas de organogramas podem variar bastante entre si.

Quão importante é a estrutura organizacional de uma empresa?

Empresas precisam estabelecer estruturas claras para funcionar sem maiores problemas, ao mesmo tempo em que crescem. Sem um bom organograma, nem a gestão nem os funcionários conseguirão obter uma boa visão do todo. Ninguém saberá exatamente o que está dentro da sua área de responsabilidade e a quem deverá se reportar. Isso pode causar confusão e estresse, e conflitos sobre responsabilidades serão quase inevitáveis. Entre as consequências estarão: falta de coordenação e processos de tomada de decisão lentos, que podem, a longo prazo, afetar negativamente a eficiência econômica da empresa.

Uma estrutura organizacional bem pensada, que define cadeias de comando, a amplitude de controle e os canais de comunicação de forma compreensível, ajuda a alinhar todas as energias individuais com os objetivos corporativos. Para isso, a cadeia de valor deve ser esclarecida. Ela proporciona uma visão geral das áreas de trabalho e pode até reduzir custos organizacionais, além de ajudar novos funcionários a se orientarem dentro da empresa, a identificarem superiores e subordinados, e a entenderem o quadro geral e as oportunidades de carreira. Uma estrutura organizacional clara, portanto, contribui para a satisfação no trabalho e para o senso de segurança do funcionário. Por essas razões, muitas vezes o organograma é disponibilizado na área de recrutamento de sites de empresas.

Como montar a estrutura organizacional de uma empresa?

Projetar a estrutura organizacional certa e apresentá-la em um organograma claro não é tão fácil. A maior dificuldade é elaborar uma estrutura sólida e confiável, levando-se em conta ambientes complexos e dinâmicos. Para fazer jus a essa tarefa, primeiramente você precisará saber o que um organograma deve conter:

• Elementos organizacionais: Todas as unidades de ação que realizam tarefas dentro de uma empresa, desde a menor unidade (o trabalhador), até o corpo (órgão com autoridade para emitir diretrizes), o departamento (combinação de várias unidades sob a direção de um órgão), os departamentos de apoio, e as equipes e comitês (geralmente estabelecidos por um tempo limitado para lidar com projetos complexos).
• Relações estruturais: A rede de relacionamentos entre todos os elementos organizacionais mencionados acima.
• Fluxograma de tubulação: Elementos gráficos, como caixas, linhas e setas, que ilustram visualmente a ordem e os caminhos das instruções.

O processo de elaboração de um plano organizacional pode ser dividido em duas etapas:

• Análise de tarefas: Você identifica todos os objetivos da sua empresa, traduz esses objetivos nas principais tarefas a serem realizadas, e as divide em subtarefas. Essa classificação pode ser de acordo com o desempenho (por exemplo, físico/mental), o objeto (por exemplo, um produto), a alocação (tarefas primárias ou secundárias), as fases do processo de gestão e o grau na hierarquia.
• Síntese de tarefas: Esquematiza a atividade organizacional real para você, fundador da empresa. Aqui, você pega as subtarefas definidas na análise de tarefas e as combina em complexos de tarefas que fazem sentido, a serem atribuídos aos trabalhadores correspondentes. O maior desafio é aproveitar os recursos existentes da melhor forma, garantindo a cooperação suave entre todos os elementos da estrutura.

Diferenças entre formas de estruturas organizacionais

Estes seis componentes são usados para diferenciar formas de estruturas organizacionais empresariais:

1. Cadeia de comando (longa ou curta): Componente básico da estrutura organizacional empresarial. Uma cadeia de comando é uma linha ininterrupta de autoridade entre a alta administração e os funcionários no nível mais baixo. Ela especifica quem deve se reportar a quem (palavra-chave: reportar).
2. Amplitude de controle (ampla ou estreita): Quanto mais subordinados um supervisor poderá ou deverá gerenciar efetivamente, maior será a amplitude de controle do plano organizacional.
3. Centralização (centralizada ou descentralizada): Descreve se a tomada de decisão na empresa ocorre em um ponto central (na gestão) ou descentralizadamente (consultando os funcionários). A última variante é considerada mais democrática, mas também pode desacelerar o processo de tomada de decisão.
4. Especialização (especializada ou generalizada): Também conhecido como divisão do trabalho, o componente descreve o grau em que as tarefas de uma empresa são divididas em subtarefas e distribuídas a trabalhadores individuais. Quando têm um alto grau de especialização, funcionários são considerados especialistas em suas áreas, sendo capazes de trabalhar de forma mais produtiva. Baixos níveis de especialização, por sua vez, incentivam a formação de talentos flexíveis e versáteis.
5. Formalização (formal ou informal): Em estruturas organizacionais formais, trabalhos e processos têm de ser fortemente regulamentados e padronizados, independendo da pessoa que os executa. Uma estrutura organizacional informal, por outro lado, dá ao indivíduo mais liberdade para moldar o seu trabalho com base nas suas preferências, habilidades e desempenho. Estruturas menos formais permitem que os funcionários vejam além do horizonte e se dediquem a construir uma carreia, seja no atual ou em outro departamento.
6. Estrutura dos departamentos (rígida ou flexível): Em inglês, o termo departmentalization diz respeito ao processo de agrupar trabalhos diferentes para realizar projetos comuns. Departamentos com estruturas rígidas são autônomos e mal interagem entre si, enquanto um conceito mais flexível promove e incentiva a colaboração.

Combinações entre esses componentes resultam em diferentes formas de estruturas organizacionais, que basicamente podem variar entre os espectros “mecanicista” e “orgânico”.

• Mecanicista: O termo mecanicista é usado para fazer referência a abordagens de estruturas organizacionais mais tradicionais, que incluem a estrutura funcional e divisional, bem como a organização matricial. Esses tipos de estrutura organizacional costumam ter uma cadeia de comando fixa, e apresentar uma amplitude de controle estreita, assim como um alto grau de centralização. Trabalhadores e departamentos tendem a ser altamente especializados, formalizados e rigidamente subdivididos.
• Orgânico: A parte orgânica do espectro inclui estruturas organizacionais inovadoras e experimentais, que são frequentemente referidas como de “hierarquia plana”. Nela, a cadeia de comando é menos estrita, mas a amplitude de controle é grande. Os componentes centralização, especialização, formalização e estruturação de departamentos também se contrastam com o lado mecanicista do espectro.

Quais são os tipos mais comuns de estrutura organizacional?

Em teorias organizacionais, diferentes arquétipos estruturais fazem sucesso, sendo frequentemente adotados. No entanto, empresas tendem a usar modelos híbridos, que combinam características de diferentes tipos de estruturas organizacionais.

Estrutura organizacional funcional

A forma mais antiga e difundida de estrutura organizacional divide uma empresa em funções de trabalho gerais e estritamente determinadas. Isso significa, por exemplo, que todos os profissionais de marketing serão combinados no departamento de marketing; todos os gerentes de RH no departamento de recursos humanos e assim por diante.

As vantagens desse conceito incluem a facilidade de escalação, já que os funcionários podem se especializar em suas respectivas áreas e, assim, trabalhar de forma mais eficiente. Áreas de competência e responsabilidade bem definidas evitam que atividades, como de contabilidade, se dupliquem nos vários departamentos (conceito chamado de “redundância”). Ao mesmo tempo, essa estrutura funcional permite uma rápida tomada de decisões. Isso a torna particularmente adequada para empresas menores, que produzem uma gama relativamente pequena de bens, em grandes quantidades e a baixo custo.

Entre as desvantagens estão potenciais barreiras que podem surgir entre as diversas áreas funcionais, se uma divisão muito rígida se formar. Quanto mais um departamento trabalhar isoladamente, pior será sua capacidade de comunicação e seu entendimento dos outros departamentos – às vezes, a situação é chamada de “egoísmo departamental”, que pode se manifestar em interesses distintos, conflitos e, a longo prazo, diminuição da produtividade. A falta de orientação para um mercado específico, grupo-alvo ou produto, assim como altos graus de padronização e formalização, também limitam potenciais de inovação.

Vantagens:

• Responsabilidades claras
• Facilmente escalável
• Forte especialização entre os funcionários
• Alta eficiência de trabalho
• Prevenção de redundâncias
• Tomada de decisões rápida

Desvantagens:

• Potenciais barreiras entre áreas funcionais
• Falta de comunicação e cooperação
• Falta de conhecimento sobre outras funções de trabalho
• Risco de egoísmo departamental e de conflitos
• Baixa orientação para o produto, o grupo-alvo e o mercado
• Potencial de inovação limitado

Estrutura organizacional divisional

Estruturas organizacionais divisionais, também conhecidas como “organizações divisionais” ou “organizações por área de negócios” são interessantes sempre que uma empresa cresce e deve ser estruturada de forma diferente. As subdivisões geralmente são feitas de acordo com as seguintes áreas de trabalho:

• Produtos/serviços
• Grupos-alvo/mercados
• Regiões/áreas de vendas

Esses elementos estruturais, também conhecidos como “divisões”, têm áreas funcionais separadas, ou seja, departamentos próprios de produção, marketing e vendas.

Nessa estrutura altamente adaptável, cada departamento pode se concentrar em sua respectiva área de atuação e, assim, trabalhar de forma mais rápida, estratégica e coordenada. A autonomia resultante leva a uma maior motivação dos funcionários. Ainda, essa alocação mais determinada permite que as atividades comerciais se tornem mais transparentes, possibilitando medições e avaliações de desempenho mais precisas. Por essas razões, estruturas organizacionais divisionais são encontradas principalmente em empresas maiores, que oferecem uma ampla gama de produtos e serviços especializados, para diversos mercados. Subdivisões por regiões são particularmente adequadas a empresas que operam internacionalmente. Em casos assim, a tomada de decisões fica geralmente descentralizada.

De fato, estruturas divisionais são mais determinadas, exigindo, portanto, mais gerentes especializados. Essa é uma das razões pelas quais a implementação desse tipo de estrutura costuma estar associada a custos mais altos e a um maior esforço de coordenação. Se os departamentos individuais trabalharem de forma autônoma ou estiverem geograficamente distantes, também existe o risco de se ocorrer egoísmo departamental e de se duplicar atividades de trabalho. No pior dos casos, a estrutura pode levar a uma discrepância entre os objetivos das divisões e os objetivos principais da empresa.

Vantagens:

• Muito flexível
• Concentração nas estratégias das respectivas divisões
• Proximidade do mercado e orientação ao grupo-alvo
• Alta motivação devido a uma maior autonomia
• Mais transparência permite uma avaliação mais precisa dos resultados

Desvantagens:

• Maior esforço de coordenação e gestão
• Comunicação limitada devido à separação (geográfica)
• Risco de egoísmo departamental
• Possível surgimento de redundâncias
• Risco de discrepância entre metas corporativas e divisionais

Organização matricial

Essa estrutura organizacional combina as vantagens dos modelos funcional e divisional em uma matriz tridimensional. Ela diferencia trabalhos e departamentos primeiramente por função e depois por divisão. A autoridade definida para estabelcer diretrizes é dividida em duas dimensões independentes e iguais. Isso significa que todos os funcionários estarão em dois relacionamentos de instrução ao mesmo tempo: um com o chefe do departamento responsável e outro com o respectivo gerente de produto.

A força da organização matricial está no fato de que ela pode ser adaptada, de forma flexível, para lidar melhor com as flutuações da utilização das capacidades de uma empresa. Os canais de comunicação mais curtos e a disponibilidade constante dos contatos especializados proporcionam uma melhor dinâmica de tomada de decisões e de transmissão de informações. Devido à sua complexidade, entretanto, a estrutura de organização matricial deve ser usada principalmente por grandes empresas que operam internacionalmente, como a Starbucks, e por indústrias orientadas a projetos, como de montagem e desenvolvimento de veículos.

É essa mesma complexidade que não só incorre em altos custos de planejamento e implementação, mas que também pode causar confusão entre os funcionários. Pontos de conflito potenciais devem-se à gestão dupla — sobrepor áreas de responsabilidade pode levar a conflitos de competência, a dificuldades de comunicação, de tomada de decisões, e da realização de avaliações de desempenho. Por essa razão, muitas empresas nomeiam apenas uma única pessoa autorizada (geralmente o gerente do departamento relacionado à função) para atribuir tarefas aos subordinados das respectivas áreas.

Vantagens:

• Combina as vantagens da estrutura organizacional funcional e divisional
• Maior flexibilidade
• Melhor para lidar com flutuações de utilização de capacidades
• Comunicação mais dinâmica e transferência de informações mais rápida
• Tomada de decisão democrática mais ampla

Desvantagens:

• Altos custos de planejamento e de implementação
• Complexidade pode levar a confusões e conflitos
• Sobrecarga de comunicação
• Dificuldades em se atribuir sucessos e falhas

Hierarquias planas

A evolução das relações de trabalho produziu várias formas inovadoras e experimentais de estruturas organizacionais, que rompem com os conceitos tradicionais. Estruturas baseadas em equipes, bem como em redes e holdings, devem ser fortemente orientadas à digitalização e aos conceitos mais modernos de trabalho. Em contrapartida, elas devem se afastar de cadeias de comando clássicas. Conceitos assim são geralmente referidos como de “hierarquia plana” e apresentados, por exemplo, em forma de círculo (em uma estrutura organizacional redonda).

Embora ainda haja alguma hierarquia nesse tipo de organograma, a gestão não parte do topo, mas sim do meio da organização. A ideologia prega que o CEO intervenha menos diretamente no trabalho dos funcionários e, em vez disso, comunique sua visão dos negócios de dentro para fora. Apenas alguns níveis de gerência intermediária são estabelecidos nessa estrutura de organização, então os chefes de departamento acabam se tornando responsáveis por mais funcionários, apesar de as cadeias de comando serem comparativamente mais curtas.

Hierarquias planas, portanto, dependem da iniciativa e da responsabilidade individual dos funcionários. Ao mesmo tempo, elas possibilitam a realização de feedbacks mais diretos, em vez de obrigar ideias a passarem por todo um caminho burocrático para chegarem até o topo do esquema. Enquanto conceitos tradicionais praticam uma separação relativamente forte entre departamentos semiautônomos, hierarquias planas estabelecem limites menos rígidos.

Hierarquias planas fazem com que papéis no trabalho sejam mais flexíveis, por terem o objetivo de aumentar a motivação dos funcionários. Elas são particularmente populares em empresas menores e mais jovens, como em startups. À medida que uma empresa cresce e sai dessa fase, a tendência é contrabalançar a complexidade crescente das atividades empresariais com mais departamentos e uma cadeia de comando mais longa. A experiência mostra que apenas algumas empresas mantêm essa estrutura organizacional, adotada no seu surgimento. Exemplos incluem a desenvolvedora de jogos Valve Corporation e o serviço de hospedagem web GitHub Inc.

A maior desvantagem de uma estrutura hierárquica flexível é o fato desta ser pouco atrativa para alguns tipos de funcionários, uma vez que a autoridade que determina diretrizes e responsabilidades nem sempre é clara. Portanto, pode ser difícil para um novo funcionário entender seu lugar exato na empresa no início. A maioria das estruturas organizacionais desse tipo não foi testada por tempo suficiente, então adotar o conceito pode ser uma aposta arriscada para você como fundador.

Vantagens:

• Adaptável às condições da digitalização e do mundo do trabalho moderno
• Grande flexibilidade de elaboração
• Comunicação e cooperação “no mesmo nível”
• Cadeias de comando curtas
• Cultura de feedback mais dinâmica
• Maior flexibilidade na atribuição de trabalhos
• Maior motivação e comprometimento dos funcionários

Desvantagens:

• Muitas vezes não consegue acompanhar a crescente complexidade de uma organização
• Poderes de instrução e áreas de responsabilidade pouco claros
• Potenciais confusões entre funcionários
• Caráter experimental (tentativa e erro)

Resumo: Existe uma estrutura organizacional correta para empresas?

Para que a sua empresa obtenha sucesso, você deve primeiro elaborar um plano organizacional que se encaixe nos seus objetivos. Que estrutura organizacional é a melhor, seja ela mais tradicional/mecanicista ou moderna/orgânica, ainda está em debate.

Se você acredita em responsabilidades claras e maior rigidez, o modelo funcional é provavelmente o melhor para você. No entanto, se você tem uma ampla gama de produtos especializados e também está ativo no mercado internacional, deve considerar um conceito híbrido, e combinar uma estrutura funcional com uma divisional para formar uma organização matricial. Mas a história não acaba aqui: hierarquias planas e modelos de equipes de igual importância estão se tornando cada vez mais populares, porque possibilitam comunicação e cooperação mais próximas entre os funcionários, promovendo a motivação destes.

Resumidamente, não existe uma solução perfeita: toda boa estrutura organizacional será sempre uma combinação de conceitos de estrutura fixa (integração) e de ambientes altamente dinâmicos (diferenciação).

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