Como calcular, relatar e reverter provisões no balanço patrimonial

Como empreendedor, você é obrigado a declarar seus rendimentos junto à Receita Federal. Isso pode ser facilitado pelo uso de um sistema de contabilidade por partidas dobradas ou pela adoção de registros detalhados. Um balanço patrimonial completo envolve relatar corretamente as provisões assim como revertê-las, se necessário. Mas o que exatamente são provisões na contabilidade e como são calculadas, registradas e revertidas em um balanço patrimonial? Explicaremos os passos que você precisa seguir para inserir dados precisos.

O que são provisões?

Provisões são montantes reservados para cobrir obrigações futuras consideradas prováveis, mas ainda não confirmadas. Por exemplo, se você está envolvido em um caso judicial em andamento, pode presumir que as despesas legais precisarão ser pagas em algum momento, mas não imediatamente. Assim, você não deve deixar de incluir este gasto nos seus cálculos, mesmo que o processo se estenda para o próximo ano. Como provisões são quantias que ainda não foram contabilizadas, mas que o seu negócio deverá no final do período contábil, você pode simplesmente estimar provisões, para que elas correspondam aos custos legais futuros. Assim que as despesas legais forem pagas, você pode reverter essas provisões no balanço patrimonial. Provisões são semelhantes a reservas e são alocadas para obrigações futuras prováveis, porém ainda incertas. Uma provisão é feita quando há uma expectativa razoável de que uma despesa incorrerá no futuro.

A contabilidade de provisão difere da contabilidade de caixa, que registra as receitas e as despesas quando o serviço é realizado ou quando a despesa incorre, independentemente de quando o pagamento é feito ou recebido.

Por esse motivo, a contabilidade de provisão costuma ser mais comum e preferida por órgãos de fiscalização, se a empresa tem mais do que um certo nível de receita ou mantém um inventário. Aqui está um exemplo de como funciona a contabilidade de provisão:

A empresa X fechou um seguro para um de seus prédios, e é faturada por esse serviço duas vezes ao ano (R$ 2.500 de cada vez). Usando o método de contabilidade de caixa, a empresa X registraria R$ 2.500 duas vezes por ano, já o método de contabilidade de provisão diluiria o valor total (R$ 5.000) entre os doze meses, o que significaria o custo de cerca de R$ 416 por mês.

Por que provisões são usadas?

Há duas razões pelas quais provisões são usadas:

• Se a empresa já recebeu os serviços, mas ainda não pagou por eles.
• Se os serviços foram prestados, mas a empresa ainda não foi paga.

Ao fazer provisões, um negócio pode ver além do fluxo de caixa e ser capaz de se planejar melhor. É normal que uma empresa registre transações quando o dinheiro muda de mãos, mas transações nem sempre são assim. Por exemplo, uma companhia aérea recebe pagamentos semanas ou meses antes de prestar um serviço, já que a maioria das pessoas reserva seus voos com bastante antecedência. Neste caso, a companhia aérea recebeu o pagamento, mas o serviço ainda precisa ser prestado. Um exemplo que mostra o oposto é uma loja de eletrodomésticos, que permite que os clientes paguem no crédito. Assim, eles recebem sua máquina de lavar imediatamente, mas pagam durante o ano, o que significa que a empresa sabe que receberá o dinheiro com o passar do tempo.

Quando uma empresa registra um valor como uma provisão, ela contribui para uma melhor visão geral de sua situação financeira, por saber o que ainda deve e o que lhe é devido.

Tipos de provisões

Embora haja muitos tipos de provisões, a maioria deles se enquadra em uma dessas duas categorias:

• Despesa: Quando uma empresa recebeu serviços ou bens, mas ainda não fez o pagamento. Um exemplo é uma empresa recebendo uma fatura de eletricidade em março pelo gasto elétrico de fevereiro. A empresa registraria isso como uma provisão de despesa.
• Receita: Quando uma empresa forneceu bens ou serviços, mas o pagamento ainda não foi recebido. Por exemplo, quando um cliente compra um veículo no crédito e paga com o passar dos meses. A empresa sabe que terá o dinheiro chegando em um certo ponto no tempo.

Como relatar provisões

Uma despesa geralmente se acumula apenas por um período limitado de tempo (ou seja, provavelmente ela será liquidada nos próximos meses). Neste caso, você deve classificá-la como um passivo corrente. Ela deve, então, aparecer na seção de passivos correntes do balanço patrimonial:

Como calcular provisões

Usando o método de balanço patrimonial, você pode calcular provisões com esta equação:

Como o balanço patrimonial não revela diretamente os ganhos de uma provisão, são necessários cálculos adicionais.

Para calcular os ganhos de uma provisão, você precisa conhecer os lucros retidos. Estes podem ser encontrados na seção de patrimônio líquido do balanço patrimonial.

No cálculo dos ganhos de uma provisão, a equação acima pode ser rearranjada para se descobrir a diferença entre o patrimônio líquido final e o patrimônio líquido inicial. Isso tudo depende dos dividendos, das emissões de ações e de recompras de ações.

Pode-se presumir que ativos - passivos = patrimônio líquido; assim, a próxima equação pode ser usada para se descobrir os ganhos da provisão:

Para calcular o ganho de capital, você deve se basear na mudança da conta de caixa: a conta de caixa é afetada por distribuições líquidas de caixa aos detentores de capital, tendo de ser, portanto, ajustada. Ganhos de capital, no final do ano ou no período, aparecerão assim:

A expressão começa com a equação básica que calcula o total líquido de provisões. Depois, ela passa a definir ganhos de provisão e ganhos de capital. O total líquido de provisões pode ser substituído, nesta equação, assim que essas definições se tornam conhecidas:

Isso significa que as distribuições líquidas de caixa para o capital se cancelam, o que reduz a equação a:

Como reverter provisões

Quando você reverte provisões, cancela as provisões do mês anterior. A contabilidade de provisão combina receitas e despesas do período contábil atual para equilibrar as contas. Assim, provisões continuarão a se acumular até que uma entrada correspondente seja feita, que equilibre o montante. Reverter uma provisão significa admitir um erro de cálculo de provisão. Contudo, nada precisa ser feito, porque a entrada original é cancelada assim que o próximo período contábil começa. Reverter provisões é opcional e pode ser feito a qualquer momento, pois não faz diferença no demonstrativo financeiro. Uma reversão pode ser usada para combinar receitas, despesas e itens pré-pagos com o período contábil atual, mas não para reverter depreciações ou dívidas.

Você pode reverter provisões automaticamente ou manualmente. Manualmente demandaria adicionar entradas no primeiro dia do mês. Um sistema automático, por sua vez, reverteria automaticamente a entrada para o primeiro dia do próximo período contábil.

Reverter provisões é muito vantajoso para grandes empresas, pois diminui o risco de entradas duplicadas e economiza o tempo que seria gasto com pesquisas de histórico de provisões anteriores. Ainda, é fácil manter uma visão geral e completar esse tipo de tarefa sem grandes conhecimentos contábeis, pois tudo o que isso implica é cancelar entradas anteriores.

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