Como calcular, relatar e reverter provisões no balanço pa­tri­mo­nial

Como em­pre­en­de­dor, você é obrigado a declarar seus ren­di­men­tos junto à Receita Federal. Isso pode ser fa­ci­li­tado pelo uso de um sistema de con­ta­bi­li­dade por partidas dobradas ou pela adoção de registros de­ta­lha­dos. Um balanço pa­tri­mo­nial completo envolve relatar cor­re­ta­mente as provisões assim como revertê-las, se ne­ces­sá­rio. Mas o que exa­ta­mente são provisões na con­ta­bi­li­dade e como são cal­cu­la­das, re­gis­tra­das e re­ver­ti­das em um balanço pa­tri­mo­nial? Ex­pli­ca­re­mos os passos que você precisa seguir para inserir dados precisos.

O que são provisões?

Provisões são montantes re­ser­va­dos para cobrir obri­ga­ções futuras con­si­de­ra­das prováveis, mas ainda não con­fir­ma­das. Por exemplo, se você está envolvido em um caso judicial em andamento, pode presumir que as despesas legais pre­ci­sa­rão ser pagas em algum momento, mas não ime­di­a­ta­mente. Assim, você não deve deixar de incluir este gasto nos seus cálculos, mesmo que o processo se estenda para o próximo ano. Como provisões são quantias que ainda não foram con­ta­bi­li­za­das, mas que o seu negócio deverá no final do período contábil, você pode sim­ples­mente estimar provisões, para que elas cor­res­pon­dam aos custos legais futuros. Assim que as despesas legais forem pagas, você pode reverter essas provisões no balanço pa­tri­mo­nial. Provisões são se­me­lhan­tes a reservas e são alocadas para obri­ga­ções futuras prováveis, porém ainda incertas. Uma provisão é feita quando há uma ex­pec­ta­tiva razoável de que uma despesa incorrerá no futuro.

A con­ta­bi­li­dade de provisão difere da con­ta­bi­li­dade de caixa, que registra as receitas e as despesas quando o serviço é realizado ou quando a despesa incorre, in­de­pen­den­te­mente de quando o pagamento é feito ou recebido.

Por esse motivo, a con­ta­bi­li­dade de provisão costuma ser mais comum e preferida por órgãos de fis­ca­li­za­ção, se a empresa tem mais do que um certo nível de receita ou mantém um in­ven­tá­rio. Aqui está um exemplo de como funciona a con­ta­bi­li­dade de provisão:

A empresa X fechou um seguro para um de seus prédios, e é faturada por esse serviço duas vezes ao ano (R$ 2.500 de cada vez). Usando o método de con­ta­bi­li­dade de caixa, a empresa X re­gis­tra­ria R$ 2.500 duas vezes por ano, já o método de con­ta­bi­li­dade de provisão diluiria o valor total (R$ 5.000) entre os doze meses, o que sig­ni­fi­ca­ria o custo de cerca de R$ 416 por mês.

Por que provisões são usadas?

Há duas razões pelas quais provisões são usadas:

• Se a empresa já recebeu os serviços, mas ainda não pagou por eles.
• Se os serviços foram prestados, mas a empresa ainda não foi paga.

Ao fazer provisões, um negócio pode ver além do fluxo de caixa e ser capaz de se planejar melhor. É normal que uma empresa registre tran­sa­ções quando o dinheiro muda de mãos, mas tran­sa­ções nem sempre são assim. Por exemplo, uma companhia aérea recebe pa­ga­men­tos semanas ou meses antes de prestar um serviço, já que a maioria das pessoas reserva seus voos com bastante an­te­ce­dên­cia. Neste caso, a companhia aérea recebeu o pagamento, mas o serviço ainda precisa ser prestado. Um exemplo que mostra o oposto é uma loja de ele­tro­do­més­ti­cos, que permite que os clientes paguem no crédito. Assim, eles recebem sua máquina de lavar ime­di­a­ta­mente, mas pagam durante o ano, o que significa que a empresa sabe que receberá o dinheiro com o passar do tempo.

Quando uma empresa registra um valor como uma provisão, ela contribui para uma melhor visão geral de sua situação fi­nan­ceira, por saber o que ainda deve e o que lhe é devido.

Tipos de provisões

Embora haja muitos tipos de provisões, a maioria deles se enquadra em uma dessas duas ca­te­go­rias:

• Despesa: Quando uma empresa recebeu serviços ou bens, mas ainda não fez o pagamento. Um exemplo é uma empresa recebendo uma fatura de ele­tri­ci­dade em março pelo gasto elétrico de fevereiro. A empresa re­gis­tra­ria isso como uma provisão de despesa.
• Receita: Quando uma empresa forneceu bens ou serviços, mas o pagamento ainda não foi recebido. Por exemplo, quando um cliente compra um veículo no crédito e paga com o passar dos meses. A empresa sabe que terá o dinheiro chegando em um certo ponto no tempo.

Como relatar provisões

Uma despesa ge­ral­mente se acumula apenas por um período limitado de tempo (ou seja, pro­va­vel­mente ela será liquidada nos próximos meses). Neste caso, você deve clas­si­ficá-la como um passivo corrente. Ela deve, então, aparecer na seção de passivos correntes do balanço pa­tri­mo­nial:

Como calcular provisões

Usando o método de balanço pa­tri­mo­nial, você pode calcular provisões com esta equação:

Como o balanço pa­tri­mo­nial não revela di­re­ta­mente os ganhos de uma provisão, são ne­ces­sá­rios cálculos adi­ci­o­nais.

Para calcular os ganhos de uma provisão, você precisa conhecer os lucros retidos. Estes podem ser en­con­tra­dos na seção de pa­trimô­nio líquido do balanço pa­tri­mo­nial.

No cálculo dos ganhos de uma provisão, a equação acima pode ser re­ar­ran­jada para se descobrir a diferença entre o pa­trimô­nio líquido final e o pa­trimô­nio líquido inicial. Isso tudo depende dos di­vi­den­dos, das emissões de ações e de recompras de ações.

Pode-se presumir que ativos - passivos = pa­trimô­nio líquido; assim, a próxima equação pode ser usada para se descobrir os ganhos da provisão:

Para calcular o ganho de capital, você deve se basear na mudança da conta de caixa: a conta de caixa é afetada por dis­tri­bui­ções líquidas de caixa aos de­ten­to­res de capital, tendo de ser, portanto, ajustada. Ganhos de capital, no final do ano ou no período, apa­re­ce­rão assim:

A expressão começa com a equação básica que calcula o total líquido de provisões. Depois, ela passa a definir ganhos de provisão e ganhos de capital. O total líquido de provisões pode ser subs­ti­tuído, nesta equação, assim que essas de­fi­ni­ções se tornam co­nhe­ci­das:

Isso significa que as dis­tri­bui­ções líquidas de caixa para o capital se cancelam, o que reduz a equação a:

Como reverter provisões

Quando você reverte provisões, cancela as provisões do mês anterior. A con­ta­bi­li­dade de provisão combina receitas e despesas do período contábil atual para equi­li­brar as contas. Assim, provisões con­ti­nu­a­rão a se acumular até que uma entrada cor­res­pon­dente seja feita, que equilibre o montante. Reverter uma provisão significa admitir um erro de cálculo de provisão. Contudo, nada precisa ser feito, porque a entrada original é cancelada assim que o próximo período contábil começa. Reverter provisões é opcional e pode ser feito a qualquer momento, pois não faz diferença no de­mons­tra­tivo fi­nan­ceiro. Uma reversão pode ser usada para combinar receitas, despesas e itens pré-pagos com o período contábil atual, mas não para reverter de­pre­ci­a­ções ou dívidas.

Você pode reverter provisões au­to­ma­ti­ca­mente ou ma­nu­al­mente. Ma­nu­al­mente de­man­da­ria adicionar entradas no primeiro dia do mês. Um sistema au­to­má­tico, por sua vez, re­ver­te­ria au­to­ma­ti­ca­mente a entrada para o primeiro dia do próximo período contábil.

Reverter provisões é muito vantajoso para grandes empresas, pois diminui o risco de entradas du­pli­ca­das e economiza o tempo que seria gasto com pesquisas de histórico de provisões an­te­ri­o­res. Ainda, é fácil manter uma visão geral e completar esse tipo de tarefa sem grandes co­nhe­ci­men­tos contábeis, pois tudo o que isso implica é cancelar entradas an­te­ri­o­res.

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