Par­ce­la­mento: Como usar faturas parciais na cobrança de serviços

Uma fatura parcial é se­me­lhante a uma fatura comum, mas cobra por apenas uma parte do valor total devido por um serviço ou entrega. Projetos de longo prazo, como cons­tru­ções e pres­ta­ções de serviços con­ti­nu­a­dos, ge­ral­mente são faturados dessa maneira, per­mi­tindo pa­ga­men­tos em parcelas mais baixas, ao longo do progresso do projeto. A prática evita que o prestador de serviço financie toda a execução do contrato an­te­ci­pa­da­mente e também reduz o risco de ina­dim­plên­cia.

Para o cliente, a adoção de faturas parciais garante que o prestador de serviço tenha um incentivo para concluir cada etapa do projeto de maneira pontual e sem erros. O valor e a frequên­cia dessas faturas são definidos pre­vi­a­mente entre as partes en­vol­vi­das, levando em conta a natureza do contrato e o cro­no­grama de execução.

Áreas de aplicação e propósito de faturas parciais

No setor da cons­tru­ção civil, a adoção de faturas parciais é muito comum. Projetos de cons­tru­ção ge­ral­mente se estendem por longos períodos, e os pa­ga­men­tos são acordados com base no progresso esperado da obra. Também é comum a cobrança de uma entrada, que o cliente paga antes do início da execução do trabalho con­tra­tado.

Outros trabalhos de en­ge­nha­ria e ma­nu­ten­ção in­dus­trial também são baseados no pagamento de faturas parciais, prin­ci­pal­mente em se tratando de projetos de longa duração. Nor­mal­mente, clientes realizam um pagamento an­te­ci­pado antes do início do projeto, seguido por faturas emitidas à medida que as entregas acordadas são feitas e aceitas.

Pro­fis­si­o­nais autônomos que também executam projetos de longo prazo podem adotar a emissão de faturas parciais para garantir um fluxo de caixa constante. Da mesma forma, clientes podem preferir esse formato de cobrança parcelada para melhor dis­tri­buir seus custos ao longo do tempo. Dessa forma, ambos os lados se be­ne­fi­ciam de um fluxo de caixa mais pre­vi­sí­vel.

O que uma fatura parcial deve conter?

Faturas parciais têm a mesma estrutura básica que qualquer outra fatura. Contudo, como qualquer outro documento fiscal, mesmo que parcial, uma fatura deve conter elementos obri­ga­tó­rios exigidos pela le­gis­la­ção bra­si­leira. Tais elementos são:

• Razão social e CNPJ do prestador de serviço
• Nome e CPF/CNPJ do cliente
• Data de emissão da fatura parcial
• Descrição detalhada dos serviços prestados ou produtos for­ne­ci­dos
• Valor da fatura parcial
• Alíquotas e valores de tributos apli­cá­veis (ISS, ICMS, PIS, COFINS etc.)
• Indicação de que se trata de uma fatura parcial e numeração cor­res­pon­dente (ex.: 1ª fatura parcial, 2ª fatura parcial etc.)
• Dados bancários para pagamento

Além disso, recomenda-se incluir um resumo dos valores já pagos e os saldos pendentes. Se a fatura parcial for a última do projeto, a fatura final deve ser anexada, con­so­li­dando todas as faturas an­te­ri­o­res.

Qual deve ser o valor de uma fatura parcial?

Não há re­gu­la­men­ta­ção es­pe­cí­fica que determine o valor mínimo ou máximo de faturas parciais. Os parceiros co­mer­ci­ais devem definir, antes do fe­cha­mento do contrato, quando os pa­ga­men­tos devem ser re­a­li­za­dos e como as parcelas serão dis­tri­buí­das. No entanto, im­pre­vis­tos podem surgir, sendo ne­ces­sá­rio ajustar os valores com o decorrer do tempo.

Nor­mal­mente, as fases de um projeto são definidas an­te­ci­pa­da­mente, e assim que cada etapa é concluída, uma fatura parcial é emitida, cujo valor pode ser de­ter­mi­nado de acordo com:

• Critérios de pagamento: Em que momento os pa­ga­men­tos serão re­a­li­za­dos e como serão dis­tri­buí­dos ao longo do projeto.
• Custos en­vol­vi­dos: Materiais, mão de obra, despesas ad­mi­nis­tra­ti­vas e impostos devem ser con­si­de­ra­dos.
• Ajustes conforme o andamento do projeto: Em caso de im­pre­vis­tos, os valores podem ser re­ne­go­ci­a­dos para refletir mudanças no escopo.

Não cometa estes erros ao emitir faturas parciais

• Não incluir todas as in­for­ma­ções obri­ga­tó­rias na fatura.
• Erro no cálculo de tributos: Cada fatura parcial deve conter o imposto adequado (ISS para serviços, ICMS para produtos etc.), que deve ser recolhido conforme a le­gis­la­ção vigente.
• Falta de registro adequado: Todas as faturas parciais devem ser bem do­cu­men­ta­das para que a fatura final apresente um histórico trans­pa­rente.

Exemplo de fatura parcial

Nor­mal­mente, você pode adaptar modelos de faturas totais para a emissão de faturas parciais. Não se esqueça de mudar a indicação para “fatura parcial” e adaptar os valores. Caso a fatura parcial a ser emitida seja a última prevista, anexe, para fins de com­pro­va­ção, a fatura final com os valores totais. Observe abaixo um exemplo de fatura parcial:

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