Como escrever uma proposta comercial

Empresas precisam receber pedidos para obter lucro. Quando você cria uma proposta comercial, está reagindo às solicitações de potenciais clientes e chamando a atenção deles para os seus produtos ou serviços. Uma proposta comercial profissional, contudo, não pode ser escrita de qualquer jeito. Ela deve atender a certos padrões, pois forma a base do relacionamento entre você e o cliente.

Decidir escrever ou não uma proposta depende, principalmente, da relação custo-benefício que ela pode trazer. Você pode melhorar significativamente suas chances de fechar negócio seguindo estas dicas sobre conteúdo e estrutura, e de como formular uma proposta comercial. Uma proposta comercial certeira e bem estruturada é uma abordagem profissional inteligente, que pode aumentar as chances de o destinatário aceitar a sua oferta.

Criar a proposta perfeita: por que é tão importante?

Preparar uma proposta comercial faz parte do marketing e do processo de aquisição e, portanto, da rotina diária de muitas empresas e prestadores. Freelancers também escrevem propostas para oferecer seus serviços. Ao também fazer isso, você garantirá mais pedidos e, portanto, mais renda. Uma abordagem profissional deve ser a principal prioridade da sua proposta comercial.

Você terá mais segurança jurídica se a sua proposta for submetida aos seus clientes por escrito, já que você terá prova de que todas as partes concordaram com os termos, ao contrário do que ocorre em uma proposta verbal. Geralmente, uma proposta comercial deve cobrir todos os fatos, serviços e custos relevantes para o negócio. Ela também é importante, porque a oferta constitui a base do contrato de compra e venda entre você e o cliente. O contrato é concluído assim que o cliente recebe a sua proposta e oficializa o pedido, funcionando como uma confirmação da cotação enviada.

Se o comprador aceitar a oferta, ela se torna juridicamente vinculativa – ambas as partes (comprador e vendedor) podem referir-se ao acordo estipulado na proposta. Oferta e aceitação constituem duas declarações de intenção que são oficializadas após ambas as partes concordarem com o contrato.

Em circunstâncias excepcionais, uma proposta pode perder sua validade legal (por exemplo, se o pedido for aceito com atraso ou diferir do que o cliente solicitou). Você deve sempre verificar a versão final da proposta para garantir que ela esteja correta – especialmente os preços, bem como as informações de entrega.

No entanto, você pode rotular certas partes da proposta como não vinculativas, por meio de cláusulas de isenção (por exemplo, usando frases como “enquanto durarem os estoques”, “preços sujeitos a alterações” e “sem garantia”). Alguns tribunais, no entanto, rotularam esse tipo de cláusula de isenção como anticompetitiva ou ineficaz em certos contextos. Portanto, é aconselhável usá-las apenas quando não houver outra opção.

Principais passos antes de criar uma proposta comercial

Você deve se comunicar com o cliente potencial antes de escrever a proposta que enviará. É muito mais fácil discutir as condições oralmente, antes de colocá-las no papel. Essa troca verbal também ajudará você a entender melhor as necessidades e desejos do cliente, e a visualizar a jornada do cliente até este ponto.

Quando você troca informações com o seu cliente potencial sobre os detalhes que serão especificados na proposta, acaba chegando a um contrato mais adequado, que será mais bem considerado pelo cliente. Para aumentar suas chances de fechar negócio, aproveite o momento para discutir quaisquer preocupações e intenções específicas que o cliente possa ter: como o cliente se beneficiará dos seus serviços? Qual produto ou serviço melhor atenderá às necessidades do cliente? As condições gerais também desempenharão um papel importante para você – por exemplo, o orçamento e o tempo de que o cliente dispõe. Apenas quando você souber disso poderá criar uma proposta adequada e atraente o suficiente para convencer o cliente de que o seu serviço é o certo.

Como escrever uma proposta comercial

O próximo passo é obter uma visão geral que resuma todos os aspectos importantes da oferta. Este resumo lhe ajudará a encontrar argumentos conclusivos que levarão o cliente a fazer o pedido. Listas também ajudam a estruturar uma proposta de maneira significativa. As seguintes perguntas são um bom guia:

• Por que o cliente precisa dos seus bens e/ou serviços? Para que finalidade?
• O que faz você se destacar da concorrência?
• Por quanto tempo o cliente poderá contar com os seus produtos/serviços?
• O cliente terá custos adicionais?
• Estipular um prazo de validade para a oferta adicionará um senso de urgência?
• Qual tipo de cobrança faz mais sentido: valor total, pagamento por hora ou pagamentos esporádicos, quando certos marcos do projeto forem alcançados?

Uma vez que o resumo esteja completo, você pode começar a escrever a proposta.

Estrutura e componentes de uma proposta comercial

Propostas comerciais são documentos formais. Você definitivamente deve adicionar o seu logotipo à proposta, em uma posição de destaque: ele é sua marca registrada e, portanto, faz parte do design corporativo da sua empresa.

Formalidades de praxe são essenciais ao escrever propostas para clientes: ela deve conter tanto o nome da sua empresa (com status legal e endereço), como o seu nome e sobrenome, e as informações do cliente. Você também deve incluir o número da proposta, a data, a data estimada de entrega, o número do cliente e o atendente responsável da sua empresa. O local para onde você enviará o pedido e a data do documento também são necessários.

No cabeçalho, você pode especificar exatamente o que está oferecendo. Use o tratamento correto ao se dirigir ao cliente, pois isso demonstra respeito e profissionalismo.

O texto deve ser mantido o mais curto possível e dividido em parágrafos compactos, de no máximo quatro linhas. Descreva e explique seus serviços ao cliente. Além disso, detalhe, de forma clara, o que são os seus serviços e as informações básicas que foram acordadas. Inclua os diferentes serviços (por exemplo, a quantidade de bens, o número de horas para um serviço etc.) e os preços correspondentes. Isso pode ser apresentado em forma de tabela ou de lista.

Para que o cliente possa entender melhor a estrutura da sua proposta, você deve discriminar o preço total, por exemplo, especificando o preço líquido, o preço com imposto e os custos de envio. Também é aconselhável definir a validade da proposta, ou seja, por quanto tempo as condições serão válidas.

Sua proposta real deve, idealmente, ter apenas uma página. No entanto, nem sempre é possível adicionar todas as informações necessárias em uma única folha. Se você precisar fornecer mais informações ao seu cliente, que exigem mais espaço, pode enviá-las em forma de anexo.

Conteúdo e formulação de uma proposta comercial

Como regra geral, inclua no texto da sua proposta, argumentos que mostrem ao cliente os benefícios dos seus serviços. Enfatize as vantagens e os aspectos positivos, pois você quer convencer seus potenciais clientes de que o pedido deles estará em boas mãos.

Tente nominar pelo menos uma característica exclusiva que faça sua proposta se destacar das concorrentes. Para bens, você pode mencionar a boa qualidade do material, o impressionante acabamento, as opções de produtos sob medida etc. Em termos de serviços, você pode enfatizar como o cliente será bem apoiado em seu projeto ou que o seu atendimento ao cliente é prestativo e de fácil acesso.

Se a qualidade dos seus serviços fez com que você recebesse referências e/ou comentários de clientes satisfeitos, considere listar isso (incluindo nomes e, se aplicável, a empresa e a posição da respectiva pessoa que o contratou) nas suas propostas comerciais. O objetivo de uma proposta, no entanto, não é de autopromoção. Avaliações devem ser adicionadas somente para mostrar aos potenciais clientes que outros já se beneficiaram dos seus serviços.

Inclua argumentos poderosos para incentivar potenciais clientes a aproveitarem a sua oferta. Ao fazer isso, você se concentrará nas necessidades individuais de cada cliente e evitará usar termos técnicos: o conteúdo deve ser compreensível para o leitor o tempo todo. Ainda, evite repetições, pois isso prolonga desnecessariamente o texto.

Criar proposta comercial: que conteúdo é necessário?

Para que os seus relacionamentos comerciais tenham uma base sólida, você deve incluir certas informações nas suas propostas:

• Descrição exata do que está oferecendo: descreva seus bens e/ou serviços o mais precisamente possível, para que não haja mal-entendidos. Se houver um prazo, você também deve mencioná-lo.
• Preços e quantidade ou duração dos serviços oferecidos: nem sempre é possível especificar o tempo de trabalho esperado e os custos de produção necessários com antecedência. É por isso que pode fazer sentido definir uma taxa horária. Se você oferecer ao seu cliente um desconto ou outros benefícios (um desconto sempre terá um efeito positivo no desempenho de uma oferta), você deve colocar isso por escrito. O mesmo se aplica se houver custos adicionais.
• Tempo de produção e entrega: indique quanto tempo a produção e a entrega dos serviços oferecidos necessitam. Se você não conseguir calcular isso com antecedência, porque o projeto é bastante longo, converse com o cliente sobre o assunto até chegar a um acordo.
• Custos de envio e embalagem: ao enviar mercadorias, você deve listar todos os custos resultantes do frete. Indique também o tipo de envio que será adotado.
• Taxas: quaisquer custos adicionais que você tiver, como com viagens e acomodações para encontrar o cliente, assim como refeições, devem ser discriminados.
• Condições de pagamento: sempre faz sentido especificar como e quando o cliente deverá lhe pagar. Para trabalhos que se estendam por um longo período de tempo, você deve oferecer a opção de pagamento em parcelas.
• Referência aos termos e condições gerais: se a sua empresa tiver termos e condições gerais estabelecidos, você deve incluí-los na sua proposta. Quaisquer detalhes adicionais devem ser mencionados em um documento anexo. Lembre-se que você será o único responsável por disputas legais que possam surgir com o seu cliente.
• Direitos de uso do produto: deixe claro onde o pedido deverá ser realizado e quando o cliente receberá o produto ou serviço contratado (geralmente, após o pagamento ser recebido). Se você quiser estabelecer certos direitos de uso do seu produto após a conclusão do pedido, também precisará especificar isso na proposta.
• Informações sobre produtos danificados, não entregues e problemas de pagamento: às vezes, complicações podem ocorrer (mesmo em casos em que não houve negligência), então, para garantir que você esteja preparado para o pior, insira uma cláusula na proposta explicando qual é o procedimento em casos assim, com o qual ambas as partes devem concordar.

Mesmo que você demore um pouco para montar uma proposta bem estruturada, o esforço valerá a pena, pois você poderá usá-la como modelo para propostas comerciais futuras. Muitas formalidades e componentes podem ser aproveitados em propostas diferentes. Uma vez que você criar uma proposta bem-sucedida, seus funcionários sempre terão uma cópia-modelo, que atenderá aos requisitos básicos de conteúdo dos documentos futuros, bastando personalizar os trechos de acordo com a solicitação específica.

Escrever uma proposta comercial: checklist

Embora uma proposta deva ser sucinta, muitos aspectos precisam ser considerados em termos de conteúdo e estrutura. A lista de verificação a seguir resume os pontos essenciais:

• Garanta que você conhece os desejos e condições gerais que o cliente espera da proposta.
• Mencione os benefícios do que você está oferecendo em comparação com o que os seus concorrentes oferecem.
• Uma oferta por escrito deve ser fácil de entender e o mais curta possível, mas não deve negligenciar nenhum aspecto importante.
• Aborde seus clientes pessoalmente.
• Indique o preço com e sem a incidência de impostos.
• Limite a duração da sua oferta.
• Verifique se todas as informações sobre a sua empresa estão corretas e devidamente detalhadas.

Enviar e analisar uma proposta comercial

Prazos também se aplicam ao envio de propostas: quanto mais rápido você reagir a um cliente interessado, maiores são as chances de obter sucesso. Tente enviar a proposta ao cliente dentro das primeiras 24 horas.

Após enviá-la, você deve conceder algum tempo ao destinatário, para que ele possa lê-la e decidir se deseja prosseguir. Se você não receber uma resposta depois de um tempo, entre em contato novamente. A quantidade de tempo que você deve deixar antes de entrar em contato novamente, para não parecer insistente ou intrusivo, depende do pedido, mas de 1 a 2 semanas é bastante normal.

Se a sua proposta for rejeitada, você pode sempre perguntar por que isso aconteceu. Geralmente, será por causa do preço do produto ou serviço, mas também pode haver outros motivos. Nem todos lhe darão satisfação, então esteja preparado para isso. Você pode ter a sua proposta revisada por um especialista independente (oculte quaisquer informações confidenciais ou omita-as). Ele pode fornecer insights valiosos e melhorar as futuras propostas que você for enviar.

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