Como escrever uma proposta comercial

Empresas precisam receber pedidos para obter lucro. Quando você cria uma proposta comercial, está reagindo às so­li­ci­ta­ções de po­ten­ci­ais clientes e chamando a atenção deles para os seus produtos ou serviços. Uma proposta comercial pro­fis­si­o­nal, contudo, não pode ser escrita de qualquer jeito. Ela deve atender a certos padrões, pois forma a base do re­la­ci­o­na­mento entre você e o cliente.

Decidir escrever ou não uma proposta depende, prin­ci­pal­mente, da relação custo-benefício que ela pode trazer. Você pode melhorar sig­ni­fi­ca­ti­va­mente suas chances de fechar negócio seguindo estas dicas sobre conteúdo e estrutura, e de como formular uma proposta comercial. Uma proposta comercial certeira e bem es­tru­tu­rada é uma abordagem pro­fis­si­o­nal in­te­li­gente, que pode aumentar as chances de o des­ti­na­tá­rio aceitar a sua oferta.

Criar a proposta perfeita: por que é tão im­por­tante?

Preparar uma proposta comercial faz parte do marketing e do processo de aquisição e, portanto, da rotina diária de muitas empresas e pres­ta­do­res. Fre­e­lan­cers também escrevem propostas para oferecer seus serviços. Ao também fazer isso, você garantirá mais pedidos e, portanto, mais renda. Uma abordagem pro­fis­si­o­nal deve ser a principal pri­o­ri­dade da sua proposta comercial.

Você terá mais segurança jurídica se a sua proposta for submetida aos seus clientes por escrito, já que você terá prova de que todas as partes con­cor­da­ram com os termos, ao contrário do que ocorre em uma proposta verbal. Ge­ral­mente, uma proposta comercial deve cobrir todos os fatos, serviços e custos re­le­van­tes para o negócio. Ela também é im­por­tante, porque a oferta constitui a base do contrato de compra e venda entre você e o cliente. O contrato é concluído assim que o cliente recebe a sua proposta e ofi­ci­a­liza o pedido, fun­ci­o­nando como uma con­fir­ma­ção da cotação enviada.

Se o comprador aceitar a oferta, ela se torna ju­ri­di­ca­mente vin­cu­la­tiva – ambas as partes (comprador e vendedor) podem referir-se ao acordo es­ti­pu­lado na proposta. Oferta e aceitação cons­ti­tuem duas de­cla­ra­ções de intenção que são ofi­ci­a­li­za­das após ambas as partes con­cor­da­rem com o contrato.

Em cir­cuns­tân­cias ex­cep­ci­o­nais, uma proposta pode perder sua validade legal (por exemplo, se o pedido for aceito com atraso ou diferir do que o cliente solicitou). Você deve sempre verificar a versão final da proposta para garantir que ela esteja correta – es­pe­ci­al­mente os preços, bem como as in­for­ma­ções de entrega.

No entanto, você pode rotular certas partes da proposta como não vin­cu­la­ti­vas, por meio de cláusulas de isenção (por exemplo, usando frases como “enquanto durarem os estoques”, “preços sujeitos a al­te­ra­ções” e “sem garantia”). Alguns tribunais, no entanto, rotularam esse tipo de cláusula de isenção como an­ti­com­pe­ti­tiva ou ineficaz em certos contextos. Portanto, é acon­se­lhá­vel usá-las apenas quando não houver outra opção.

Prin­ci­pais passos antes de criar uma proposta comercial

Você deve se comunicar com o cliente potencial antes de escrever a proposta que enviará. É muito mais fácil discutir as condições oralmente, antes de colocá-las no papel. Essa troca verbal também ajudará você a entender melhor as ne­ces­si­da­des e desejos do cliente, e a vi­su­a­li­zar a jornada do cliente até este ponto.

Quando você troca in­for­ma­ções com o seu cliente potencial sobre os detalhes que serão es­pe­ci­fi­ca­dos na proposta, acaba chegando a um contrato mais adequado, que será mais bem con­si­de­rado pelo cliente. Para aumentar suas chances de fechar negócio, aproveite o momento para discutir quaisquer pre­o­cu­pa­ções e intenções es­pe­cí­fi­cas que o cliente possa ter: como o cliente se be­ne­fi­ci­ará dos seus serviços? Qual produto ou serviço melhor atenderá às ne­ces­si­da­des do cliente? As condições gerais também de­sem­pe­nha­rão um papel im­por­tante para você – por exemplo, o orçamento e o tempo de que o cliente dispõe. Apenas quando você souber disso poderá criar uma proposta adequada e atraente o su­fi­ci­ente para convencer o cliente de que o seu serviço é o certo.

Como escrever uma proposta comercial

O próximo passo é obter uma visão geral que resuma todos os aspectos im­por­tan­tes da oferta. Este resumo lhe ajudará a encontrar ar­gu­men­tos con­clu­si­vos que levarão o cliente a fazer o pedido. Listas também ajudam a es­tru­tu­rar uma proposta de maneira sig­ni­fi­ca­tiva. As seguintes perguntas são um bom guia:

• Por que o cliente precisa dos seus bens e/ou serviços? Para que fi­na­li­dade?
• O que faz você se destacar da con­cor­rên­cia?
• Por quanto tempo o cliente poderá contar com os seus produtos/serviços?
• O cliente terá custos adi­ci­o­nais?
• Estipular um prazo de validade para a oferta adi­ci­o­nará um senso de urgência?
• Qual tipo de cobrança faz mais sentido: valor total, pagamento por hora ou pa­ga­men­tos es­po­rá­di­cos, quando certos marcos do projeto forem al­can­ça­dos?

Uma vez que o resumo esteja completo, você pode começar a escrever a proposta.

Estrutura e com­po­nen­tes de uma proposta comercial

Propostas co­mer­ci­ais são do­cu­men­tos formais. Você de­fi­ni­ti­va­mente deve adicionar o seu logotipo à proposta, em uma posição de destaque: ele é sua marca re­gis­trada e, portanto, faz parte do design cor­po­ra­tivo da sua empresa.

For­ma­li­da­des de praxe são es­sen­ci­ais ao escrever propostas para clientes: ela deve conter tanto o nome da sua empresa (com status legal e endereço), como o seu nome e sobrenome, e as in­for­ma­ções do cliente. Você também deve incluir o número da proposta, a data, a data estimada de entrega, o número do cliente e o atendente res­pon­sá­vel da sua empresa. O local para onde você enviará o pedido e a data do documento também são ne­ces­sá­rios.

No cabeçalho, você pode es­pe­ci­fi­car exa­ta­mente o que está ofe­re­cendo. Use o tra­ta­mento correto ao se dirigir ao cliente, pois isso demonstra respeito e pro­fis­si­o­na­lismo.

O texto deve ser mantido o mais curto possível e dividido em pa­rá­gra­fos compactos, de no máximo quatro linhas. Descreva e explique seus serviços ao cliente. Além disso, detalhe, de forma clara, o que são os seus serviços e as in­for­ma­ções básicas que foram acordadas. Inclua os di­fe­ren­tes serviços (por exemplo, a quan­ti­dade de bens, o número de horas para um serviço etc.) e os preços cor­res­pon­den­tes. Isso pode ser apre­sen­tado em forma de tabela ou de lista.

Para que o cliente possa entender melhor a estrutura da sua proposta, você deve dis­cri­mi­nar o preço total, por exemplo, es­pe­ci­fi­cando o preço líquido, o preço com imposto e os custos de envio. Também é acon­se­lhá­vel definir a validade da proposta, ou seja, por quanto tempo as condições serão válidas.

Sua proposta real deve, ide­al­mente, ter apenas uma página. No entanto, nem sempre é possível adicionar todas as in­for­ma­ções ne­ces­sá­rias em uma única folha. Se você precisar fornecer mais in­for­ma­ções ao seu cliente, que exigem mais espaço, pode enviá-las em forma de anexo.

Conteúdo e for­mu­la­ção de uma proposta comercial

Como regra geral, inclua no texto da sua proposta, ar­gu­men­tos que mostrem ao cliente os be­ne­fí­cios dos seus serviços. Enfatize as vantagens e os aspectos positivos, pois você quer convencer seus po­ten­ci­ais clientes de que o pedido deles estará em boas mãos.

Tente nominar pelo menos uma ca­rac­te­rís­tica exclusiva que faça sua proposta se destacar das con­cor­ren­tes. Para bens, você pode mencionar a boa qualidade do material, o im­pres­si­o­nante aca­ba­mento, as opções de produtos sob medida etc. Em termos de serviços, você pode enfatizar como o cliente será bem apoiado em seu projeto ou que o seu aten­di­mento ao cliente é pres­ta­tivo e de fácil acesso.

Se a qualidade dos seus serviços fez com que você recebesse re­fe­rên­cias e/ou co­men­tá­rios de clientes sa­tis­fei­tos, considere listar isso (incluindo nomes e, se aplicável, a empresa e a posição da res­pec­tiva pessoa que o contratou) nas suas propostas co­mer­ci­ais. O objetivo de uma proposta, no entanto, não é de au­to­pro­mo­ção. Ava­li­a­ções devem ser adi­ci­o­na­das somente para mostrar aos po­ten­ci­ais clientes que outros já se be­ne­fi­ci­a­ram dos seus serviços.

Inclua ar­gu­men­tos poderosos para in­cen­ti­var po­ten­ci­ais clientes a apro­vei­ta­rem a sua oferta. Ao fazer isso, você se con­cen­trará nas ne­ces­si­da­des in­di­vi­du­ais de cada cliente e evitará usar termos técnicos: o conteúdo deve ser com­pre­en­sí­vel para o leitor o tempo todo. Ainda, evite re­pe­ti­ções, pois isso prolonga des­ne­ces­sa­ri­a­mente o texto.

Criar proposta comercial: que conteúdo é ne­ces­sá­rio?

Para que os seus re­la­ci­o­na­men­tos co­mer­ci­ais tenham uma base sólida, você deve incluir certas in­for­ma­ções nas suas propostas:

• Descrição exata do que está ofe­re­cendo: descreva seus bens e/ou serviços o mais pre­ci­sa­mente possível, para que não haja mal-en­ten­di­dos. Se houver um prazo, você também deve mencioná-lo.
• Preços e quan­ti­dade ou duração dos serviços ofe­re­ci­dos: nem sempre é possível es­pe­ci­fi­car o tempo de trabalho esperado e os custos de produção ne­ces­sá­rios com an­te­ce­dên­cia. É por isso que pode fazer sentido definir uma taxa horária. Se você oferecer ao seu cliente um desconto ou outros be­ne­fí­cios (um desconto sempre terá um efeito positivo no de­sem­pe­nho de uma oferta), você deve colocar isso por escrito. O mesmo se aplica se houver custos adi­ci­o­nais.
• Tempo de produção e entrega: indique quanto tempo a produção e a entrega dos serviços ofe­re­ci­dos ne­ces­si­tam. Se você não conseguir calcular isso com an­te­ce­dên­cia, porque o projeto é bastante longo, converse com o cliente sobre o assunto até chegar a um acordo.
• Custos de envio e embalagem: ao enviar mer­ca­do­rias, você deve listar todos os custos re­sul­tan­tes do frete. Indique também o tipo de envio que será adotado.
• Taxas: quaisquer custos adi­ci­o­nais que você tiver, como com viagens e aco­mo­da­ções para encontrar o cliente, assim como refeições, devem ser dis­cri­mi­na­dos.
• Condições de pagamento: sempre faz sentido es­pe­ci­fi­car como e quando o cliente deverá lhe pagar. Para trabalhos que se estendam por um longo período de tempo, você deve oferecer a opção de pagamento em parcelas.
• Re­fe­rên­cia aos termos e condições gerais: se a sua empresa tiver termos e condições gerais es­ta­be­le­ci­dos, você deve incluí-los na sua proposta. Quaisquer detalhes adi­ci­o­nais devem ser men­ci­o­na­dos em um documento anexo. Lembre-se que você será o único res­pon­sá­vel por disputas legais que possam surgir com o seu cliente.
• Direitos de uso do produto: deixe claro onde o pedido deverá ser realizado e quando o cliente receberá o produto ou serviço con­tra­tado (ge­ral­mente, após o pagamento ser recebido). Se você quiser es­ta­be­le­cer certos direitos de uso do seu produto após a conclusão do pedido, também precisará es­pe­ci­fi­car isso na proposta.
• In­for­ma­ções sobre produtos da­ni­fi­ca­dos, não entregues e problemas de pagamento: às vezes, com­pli­ca­ções podem ocorrer (mesmo em casos em que não houve ne­gli­gên­cia), então, para garantir que você esteja preparado para o pior, insira uma cláusula na proposta ex­pli­cando qual é o pro­ce­di­mento em casos assim, com o qual ambas as partes devem concordar.

Mesmo que você demore um pouco para montar uma proposta bem es­tru­tu­rada, o esforço valerá a pena, pois você poderá usá-la como modelo para propostas co­mer­ci­ais futuras. Muitas for­ma­li­da­des e com­po­nen­tes podem ser apro­vei­ta­dos em propostas di­fe­ren­tes. Uma vez que você criar uma proposta bem-sucedida, seus fun­ci­o­ná­rios sempre terão uma cópia-modelo, que atenderá aos re­qui­si­tos básicos de conteúdo dos do­cu­men­tos futuros, bastando per­so­na­li­zar os trechos de acordo com a so­li­ci­ta­ção es­pe­cí­fica.

Escrever uma proposta comercial: checklist

Embora uma proposta deva ser sucinta, muitos aspectos precisam ser con­si­de­ra­dos em termos de conteúdo e estrutura. A lista de ve­ri­fi­ca­ção a seguir resume os pontos es­sen­ci­ais:

• Garanta que você conhece os desejos e condições gerais que o cliente espera da proposta.
• Mencione os be­ne­fí­cios do que você está ofe­re­cendo em com­pa­ra­ção com o que os seus con­cor­ren­tes oferecem.
• Uma oferta por escrito deve ser fácil de entender e o mais curta possível, mas não deve ne­gli­gen­ciar nenhum aspecto im­por­tante.
• Aborde seus clientes pes­so­al­mente.
• Indique o preço com e sem a in­ci­dên­cia de impostos.
• Limite a duração da sua oferta.
• Verifique se todas as in­for­ma­ções sobre a sua empresa estão corretas e de­vi­da­mente de­ta­lha­das.

Enviar e analisar uma proposta comercial

Prazos também se aplicam ao envio de propostas: quanto mais rápido você reagir a um cliente in­te­res­sado, maiores são as chances de obter sucesso. Tente enviar a proposta ao cliente dentro das primeiras 24 horas.

Após enviá-la, você deve conceder algum tempo ao des­ti­na­tá­rio, para que ele possa lê-la e decidir se deseja pros­se­guir. Se você não receber uma resposta depois de um tempo, entre em contato novamente. A quan­ti­dade de tempo que você deve deixar antes de entrar em contato novamente, para não parecer in­sis­tente ou intrusivo, depende do pedido, mas de 1 a 2 semanas é bastante normal.

Se a sua proposta for rejeitada, você pode sempre perguntar por que isso aconteceu. Ge­ral­mente, será por causa do preço do produto ou serviço, mas também pode haver outros motivos. Nem todos lhe darão sa­tis­fa­ção, então esteja preparado para isso. Você pode ter a sua proposta revisada por um es­pe­ci­a­lista in­de­pen­dente (oculte quaisquer in­for­ma­ções con­fi­den­ci­ais ou omita-as). Ele pode fornecer insights valiosos e melhorar as futuras propostas que você for enviar.

Isenção de res­pon­sa­bi­li­dade: Por favor, consulte o aviso legal re­la­ci­o­nado a este artigo.