Introdução à contabilidade de entrada simples

Para muitas empresas, mexer com contabilidade pode ser verdadeiramente estressante e, idealmente, algo que poderia ser evitado. No entanto, nada disso reduz a importância da contabilidade, algo que toda empresa precisa fazer, seja ela grande ou pequena. Dado que a contabilidade é um assunto vasto e abrangente, naturalmente existem vários modos de se fazê-la. Um dos modos é a contabilidade de entrada simples, também chamada de contabilidade de livro-caixa. Este artigo tem como objetivo explicar o que é contabilidade de entrada simples, a que tipo de empresa ela é indicada e qual é a diferença entre ela e sua a contraparte, a contabilidade de entrada dupla.

O que é contabilidade de entrada simples?

De acordo com a Receita Federal, o sistema de entrada simples registra o fluxo de receitas e despesas por meio de resumos diários de recebimentos em dinheiro e resumos mensais de recebimentos e desembolsos em dinheiro. Os resumos podem ser compostos por transações retiradas de cadernos, diários ou livros. Um conjunto completo de diários e livros-caixa contendo contas sobre todas as entradas importantes também pode ser incluído. Tais entradas podem ser retiradas de talões de cheque da empresa, de tabelas de depreciação, de contracheques de funcionários e de livros-caixa que mostram saldos devedores e credores. Em um primeiro momento, porém, a contabilidade de entrada simples deve considerar apenas transações externas feitas pela empresa. Quaisquer transações ou negócios financeiros ocorridos internamente dentro de uma empresa não são contabilizados pelo sistema de entrada simples. Em geral, é em torno da demonstração de resultados de uma empresa que o sistema de contabilidade de entrada simples é baseado.

A contabilidade de entrada simples é feita principalmente por livros-caixa: registros de receitas e despesas em espécie, com espaço acima e abaixo para a indicação tanto do saldo inicial quanto do saldo final. Como ela demanda contas simples, a contabilidade de entrada simples é geralmente feita manualmente, porque todos os sistemas informatizados adotam o sistema de entrada dupla, o que também ocorre com a maioria dos softwares de contabilidade disponíveis para empreendedores e empresas.

Quem deve fazer a contabilidade de entrada simples?

A ideia por trás da contabilidade de entrada simples é facilitar o cálculo do lucro de pequenas empresas. Quanto menor for o faturamento, menor será a necessidade da complexidade da contabilidade. Portanto, é a simplicidade que torna a contabilidade de entrada simples tão atrativa.

A natureza descomplicada da contabilidade de entrada simples reflete o tipo de empresa que a utiliza. Para microempreendedores individuais, há uma boa chance de que o sistema de entrada simples seja suficiente, dadas as poucas necessidades contábeis. Este sistema também é muito mais fácil de aprender e, portanto, não exige a contratação de assistência especializada. Ele é especialmente relevante para empresas recém-fundadas, que provavelmente não terão recursos suficientes para adotar um sistema abrangente de contabilidade. À medida em que a empresa for evoluindo, é extremamente provável que ela passe a adotar o sistema de entrada dupla. Empresa continuam a usar a contabilidade de entrada simples somente quando a escala do negócio permanece pequena, com transações relativamente básicas.

Desvantagens da contabilidade de entrada simples

Embora haja vários aspectos positivos do uso do sistema de entrada simples, este também tem sua cota de desvantagens. Devido ao fato de que ele não apresenta todas as informações relacionadas ao negócio, a administração acaba por não ter acesso completo aos dados necessários para um gerenciamento mais preciso. Isso leva a um processo administrativo não tão eficiente quanto desejado, além de reduzir o controle que se tem sobre o dia a dia da empresa.

Na contabilidade de entrada simples, ativos e passivos são geralmente registrados com apenas uma única entrada para cada transação. Isso significa que furtos e outras perdas são detectados com mais dificuldade. Na verdade, também pode ocorrer de a pessoa responsável pelas contas conseguir manipular sozinha os livros e desviar recursos financeiros da empresa.

As circunstâncias acima sugerem, portanto, que é impossível se obter uma visão totalmente abrangente da condição financeira de uma empresa com a contabilidade de entrada simples. Isso afeta não apenas gerentes e investidores atuais, mas também futuros investidores potenciais, pois uma demonstração financeira preparada por meio de processos de contabilidade de entrada simples não é um indicador viável do desempenho geral da empresa.

Enquanto o sistema de contabilidade de entrada dupla exige que cada entrada tenha uma correspondência, o sistema de entrada simples não faz isso, tornando-o muito mais propenso a apresentar erros contábeis. Como esperado, ele também impossibilita auditorias.

Contabilidade de entrada simples: Exemplo

A contabilidade de entrada simples é suficiente para a criação de uma lista de todas as receitas e despesas de um período. Por exemplo, ela pode ser tão simples quanto isso:

Apenas as receitas e despesas que realmente ocorreram no período em questão são consideradas, o que corresponde ao chamado método de contabilidade de caixa. Diferentemente da contabilidade de entrada dupla, a contabilidade de entrada simples não considera receitas/despesas por terceiros, mudanças no inventário, acréscimos e outros ajustes.

Contabilidade de entrada simples: Prós e Contras

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