In­tro­du­ção à con­ta­bi­li­dade de entrada simples

Para muitas empresas, mexer com con­ta­bi­li­dade pode ser ver­da­dei­ra­mente es­tres­sante e, ide­al­mente, algo que poderia ser evitado. No entanto, nada disso reduz a im­por­tân­cia da con­ta­bi­li­dade, algo que toda empresa precisa fazer, seja ela grande ou pequena. Dado que a con­ta­bi­li­dade é um assunto vasto e abran­gente, na­tu­ral­mente existem vários modos de se fazê-la. Um dos modos é a con­ta­bi­li­dade de entrada simples, também chamada de con­ta­bi­li­dade de livro-caixa. Este artigo tem como objetivo explicar o que é con­ta­bi­li­dade de entrada simples, a que tipo de empresa ela é indicada e qual é a diferença entre ela e sua a con­tra­parte, a con­ta­bi­li­dade de entrada dupla.

O que é con­ta­bi­li­dade de entrada simples?

De acordo com a Receita Federal, o sistema de entrada simples registra o fluxo de receitas e despesas por meio de resumos diários de re­ce­bi­men­tos em dinheiro e resumos mensais de re­ce­bi­men­tos e de­sem­bol­sos em dinheiro. Os resumos podem ser compostos por tran­sa­ções retiradas de cadernos, diários ou livros. Um conjunto completo de diários e livros-caixa contendo contas sobre todas as entradas im­por­tan­tes também pode ser incluído. Tais entradas podem ser retiradas de talões de cheque da empresa, de tabelas de de­pre­ci­a­ção, de con­tra­che­ques de fun­ci­o­ná­rios e de livros-caixa que mostram saldos devedores e credores. Em um primeiro momento, porém, a con­ta­bi­li­dade de entrada simples deve con­si­de­rar apenas tran­sa­ções externas feitas pela empresa. Quaisquer tran­sa­ções ou negócios fi­nan­cei­ros ocorridos in­ter­na­mente dentro de uma empresa não são con­ta­bi­li­za­dos pelo sistema de entrada simples. Em geral, é em torno da de­mons­tra­ção de re­sul­ta­dos de uma empresa que o sistema de con­ta­bi­li­dade de entrada simples é baseado.

A con­ta­bi­li­dade de entrada simples é feita prin­ci­pal­mente por livros-caixa: registros de receitas e despesas em espécie, com espaço acima e abaixo para a indicação tanto do saldo inicial quanto do saldo final. Como ela demanda contas simples, a con­ta­bi­li­dade de entrada simples é ge­ral­mente feita ma­nu­al­mente, porque todos os sistemas in­for­ma­ti­za­dos adotam o sistema de entrada dupla, o que também ocorre com a maioria dos softwares de con­ta­bi­li­dade dis­po­ní­veis para em­pre­en­de­do­res e empresas.

Quem deve fazer a con­ta­bi­li­dade de entrada simples?

A ideia por trás da con­ta­bi­li­dade de entrada simples é facilitar o cálculo do lucro de pequenas empresas. Quanto menor for o fa­tu­ra­mento, menor será a ne­ces­si­dade da com­ple­xi­dade da con­ta­bi­li­dade. Portanto, é a sim­pli­ci­dade que torna a con­ta­bi­li­dade de entrada simples tão atrativa.

A natureza des­com­pli­cada da con­ta­bi­li­dade de entrada simples reflete o tipo de empresa que a utiliza. Para mi­cro­em­pre­en­de­do­res in­di­vi­du­ais, há uma boa chance de que o sistema de entrada simples seja su­fi­ci­ente, dadas as poucas ne­ces­si­da­des contábeis. Este sistema também é muito mais fácil de aprender e, portanto, não exige a con­tra­ta­ção de as­sis­tên­cia es­pe­ci­a­li­zada. Ele é es­pe­ci­al­mente relevante para empresas recém-fundadas, que pro­va­vel­mente não terão recursos su­fi­ci­en­tes para adotar um sistema abran­gente de con­ta­bi­li­dade. À medida em que a empresa for evoluindo, é ex­tre­ma­mente provável que ela passe a adotar o sistema de entrada dupla. Empresa continuam a usar a con­ta­bi­li­dade de entrada simples somente quando a escala do negócio permanece pequena, com tran­sa­ções re­la­ti­va­mente básicas.

Des­van­ta­gens da con­ta­bi­li­dade de entrada simples

Embora haja vários aspectos positivos do uso do sistema de entrada simples, este também tem sua cota de des­van­ta­gens. Devido ao fato de que ele não apresenta todas as in­for­ma­ções re­la­ci­o­na­das ao negócio, a ad­mi­nis­tra­ção acaba por não ter acesso completo aos dados ne­ces­sá­rios para um ge­ren­ci­a­mento mais preciso. Isso leva a um processo ad­mi­nis­tra­tivo não tão eficiente quanto desejado, além de reduzir o controle que se tem sobre o dia a dia da empresa.

Na con­ta­bi­li­dade de entrada simples, ativos e passivos são ge­ral­mente re­gis­tra­dos com apenas uma única entrada para cada transação. Isso significa que furtos e outras perdas são de­tec­ta­dos com mais di­fi­cul­dade. Na verdade, também pode ocorrer de a pessoa res­pon­sá­vel pelas contas conseguir manipular sozinha os livros e desviar recursos fi­nan­cei­ros da empresa.

As cir­cuns­tân­cias acima sugerem, portanto, que é im­pos­sí­vel se obter uma visão to­tal­mente abran­gente da condição fi­nan­ceira de uma empresa com a con­ta­bi­li­dade de entrada simples. Isso afeta não apenas gerentes e in­ves­ti­do­res atuais, mas também futuros in­ves­ti­do­res po­ten­ci­ais, pois uma de­mons­tra­ção fi­nan­ceira preparada por meio de processos de con­ta­bi­li­dade de entrada simples não é um indicador viável do de­sem­pe­nho geral da empresa.

Enquanto o sistema de con­ta­bi­li­dade de entrada dupla exige que cada entrada tenha uma cor­res­pon­dên­cia, o sistema de entrada simples não faz isso, tornando-o muito mais propenso a apre­sen­tar erros contábeis. Como esperado, ele também im­pos­si­bi­lita au­di­to­rias.

Con­ta­bi­li­dade de entrada simples: Exemplo

A con­ta­bi­li­dade de entrada simples é su­fi­ci­ente para a criação de uma lista de todas as receitas e despesas de um período. Por exemplo, ela pode ser tão simples quanto isso:

Apenas as receitas e despesas que realmente ocorreram no período em questão são con­si­de­ra­das, o que cor­res­ponde ao chamado método de con­ta­bi­li­dade de caixa. Di­fe­ren­te­mente da con­ta­bi­li­dade de entrada dupla, a con­ta­bi­li­dade de entrada simples não considera receitas/despesas por terceiros, mudanças no in­ven­tá­rio, acrés­ci­mos e outros ajustes.

Con­ta­bi­li­dade de entrada simples: Prós e Contras

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