Como manter um livro caixa: Fun­da­men­tos básicos

Você deve do­cu­men­tar bem as receitas e despesas do seu negócio, prin­ci­pal­mente porque esses registros ajudam a avaliar o sucesso da em­prei­tada e o estado fi­nan­ceiro dela. Ainda, no final de cada ano fiscal, a Receita Federal exige tal balanço, para realizar os devidos cálculos tri­bu­tá­rios. Mas como registrar as tran­sa­ções diárias? Para do­cu­men­tar valores em dinheiro de acordo com os re­gu­la­men­tos vigentes, você precisa de um livro caixa. Conheça esse tipo de documento, descubra quem é obrigado a usá-lo e conheça seus fun­da­men­tos mais im­por­tan­tes, para que você mantenha cor­re­ta­mente o livro caixa da sua empresa.

O que é livro caixa?

Atu­al­mente, muitos pro­pri­e­tá­rios de negócios não recebem mais pa­ga­men­tos em espécie, faturando por meio de boletos, trans­fe­rên­cias, PIX e pa­ga­men­tos com cartão de crédito e débito. Em outras empresas, contudo, pa­ga­men­tos em dinheiro ainda são bastante comuns. Para garantir que a Receita Federal receba todas as in­for­ma­ções que exige sobre tran­sa­ções, quem recebe valores em espécie precisa registrar tais entradas. Isso pode ser feito com a ajuda de um livro caixa.

O livro caixa é um dos livros mais im­por­tan­tes da con­ta­bi­li­dade em­pre­sa­rial, mas você não precisa ser contador para entender os fun­da­men­tos dele. Em geral, basta que você entenda quem deve fazê-lo:

Em poucas palavras, a con­ta­bi­li­dade de um pro­fis­si­o­nal liberal ou empresa, que inclui um livro caixa, serve de base tri­bu­tá­ria para a Receita Federal. Por causa disso, cada entrada em um livro caixa (re­ce­bi­men­tos, despesas, número dos do­cu­men­tos, tributos etc.) precisa ser listada de forma clara e com­pre­en­sí­vel, para que possa ser analisada pelas au­to­ri­da­des fiscais.

Regras para manter registros em um livro caixa

Para evitar que você caia na malha fina, a própria Receita Federal pode fornecer ori­en­ta­ções sobre como manter os registros de um livro caixa — em caso de dúvida, consulte o órgão. Manter todos os do­cu­men­tos exigidos impedirá que você se esqueça de declarar ou comprovar tran­sa­ções no seu imposto de renda. Também é re­co­men­dá­vel que você mantenha todos os seus registros or­ga­ni­za­dos em ordem cro­no­ló­gica, com base no ano fiscal e de acordo com o tipo de receita e despesa. A tabela a seguir sugere o que registrar em um livro caixa:

Livro caixa e balanço pa­tri­mo­nial

O livro caixa é um elemento essencial da con­ta­bi­li­dade. No documento que deve ser apre­sen­tada à Receita Federal no final de cada ano fiscal, tran­sa­ções em dinheiro também precisam ser incluídas. Para isso, insira o saldo do livro caixa entre os ativos da seção de ativos cir­cu­lan­tes.

O vídeo a seguir (em inglês) também pode ajudar você a entender melhor a ligação entre a sua caixa re­gis­tra­dora e o seu balanço pa­tri­mo­nial:

Quem é obrigado a manter um livro caixa?

A con­ta­bi­li­dade de livro caixa não é obri­ga­tó­ria para todos, e a Receita Federal pode informar os tipos de empresas e pro­fis­si­o­nais que devem manter e apre­sen­tar o registro — ge­ral­mente quando praticam a con­ta­bi­li­dade por partida dobrada. De toda forma, re­co­men­da­mos que todas as empresas maiores adotem a prática, mesmo que por questão somente de or­ga­ni­za­ção.

Se você dirige um pequeno negócio ou sim­ples­mente opta por não usar a con­ta­bi­li­dade por partida dobrada, seguindo as regras da con­ta­bi­li­dade simples, talvez não precisará manter um livro caixa. Nesse caso, a Receita Federal pode exigir somente o cálculo de lucros, forma sim­pli­fi­cada da con­ta­bi­li­dade de caixa.

Mesmo que você não seja obrigado a manter um livro caixa, ainda deve con­si­de­rar fazê-lo. Para pequenas e médias empresas que ge­ral­mente recebem em espécie pelos serviços, a con­ta­bi­li­dade de livro caixa oferece uma vantagem decisiva: um panorama exato da situação fi­nan­ceira de uma empresa.

Como manter um livro caixa?

No fundo, a con­ta­bi­li­dade de livro caixa é bastante simples: tudo que o seu negócio receber ou de­sem­bol­sar em dinheiro precisa ser re­gis­trado, cro­no­lo­gi­ca­mente e em detalhes, para a re­a­li­za­ção do cálculo de lucro no final. Depois de entender como o processo se dá, você ra­pi­da­mente de­sen­vol­verá a sua própria rotina. Mas antes de começar a se fa­mi­li­a­ri­zar com o livro caixa, deve entender como ele precisa ser es­tru­tu­rado.

Estrutura de um livro caixa

Para do­cu­men­tar cor­re­ta­mente as quantias do seu negócio, você precisa de um livro caixa con­sis­ten­te­mente es­tru­tu­rado. Todas as entradas precisam conter as seguintes in­for­ma­ções:

1. Data da transação
2. Número do recibo para atri­bui­ção do res­pec­tivo documento de transação
3. Texto de lan­ça­mento (descrição curta da transação)
4. Receita e moeda da receita ou despesa
5. Tri­bu­ta­ção aplicada (imposto sobre mer­ca­do­rias e serviços, por exemplo)
6. Saldo atual do caixa e saldo devedor

O saldo atual do caixa deve indicar o valor real da contagem de caixa. Determine esse valor com a ajuda do protocolo de contagem de caixa re­gis­tra­dora, ou seja, com o simples registro do próprio saldo. Liste o conteúdo da sua caixa re­gis­tra­dora de acordo com o valor das cédulas e moedas in­di­vi­du­ais, e depois realize a soma. É im­por­tante que, no final, as entradas de débito no seu livro caixa cor­res­pon­dam ao valor real da contagem de caixa.

Como funciona a con­ta­bi­li­dade em um livro caixa?

Com o modelo de livro caixa certo, você poderá começar ime­di­a­ta­mente a sua con­ta­bi­li­dade de livro caixa. Basta inserir as in­for­ma­ções ne­ces­sá­rias nos campos cor­res­pon­den­tes, de acordo com as ins­tru­ções. Cer­ti­fi­que-se de atualizar o seu livro caixa todos os dias, inserindo cui­da­do­sa­mente todos os dados, jun­ta­mente com os do­cu­men­tos re­le­van­tes. Ao criar uma entrada no livro caixa, observe os seguintes pontos:

• O livro caixa pode conter apenas tran­sa­ções em dinheiro.
• Insira a data exata, bem como o saldo de abertura do dia, mês ou ano.
• Insira a receita em dinheiro na coluna “Receita” e a despesa em dinheiro na coluna “Despesa”.
• Insira todas as tran­sa­ções em dinheiro cro­no­lo­gi­ca­mente (mo­di­fi­ca­ções sub­se­quen­tes não são per­mi­ti­das).
• No final, verifique se o saldo devedor cor­res­ponde ao valor real da contagem de caixa.
• Garanta que o seu saldo de caixa nunca exiba menos de 0 reais.

Exemplo de livro caixa

Uma entrada em um livro caixa pode ser assim:

Exemplo de caixa re­gis­tra­dora de dinheiro

Para calcular ade­qua­da­mente a sua caixa re­gis­tra­dora, você precisa inserir a quan­ti­dade de cédulas e moedas in­di­vi­du­ais em uma lista, e depois somar os valores inseridos:

Be­ne­fí­cios de livros caixa digitais

Graças a soluções pro­fis­si­o­nais, a con­ta­bi­li­dade de livro caixa se tornou re­la­ti­va­mente simples. Inserir uma entrada em um livro caixa digital significa não apenas menos esforço, mas também mais segurança ao passar pela auditoria anual. Caso a Receita Federal tenha alguma dúvida, você con­se­guirá responder ra­pi­da­mente às perguntas, sem precisar revisar o seu livro caixa analógico. Acima de tudo, é im­por­tante que o seu livro caixa atenda a todos os re­qui­si­tos fiscais, não im­por­tando se você mantém um livro caixa em uma tabela do Excel ou com a ajuda de um software pro­fis­si­o­nal.

Softwares pro­fis­si­o­nais de con­ta­bi­li­dade permitem que você mantenha livros caixa de maneira mais eficiente, o que economiza tempo e garante maior precisão. Programas assim armazenam, de forma confiável, todas as entradas no livro caixa, criando di­re­ta­mente os do­cu­men­tos cor­res­pon­den­tes. Todos os do­cu­men­tos exigidos pela Receita Federal estarão, então, dis­po­ní­veis para download. Por exemplo, se você opera um caixa aberto na sua empresa, poderá criar um relatório de caixa com apenas um clique e encaminhá-lo di­re­ta­mente ao seu es­cri­tó­rio de con­ta­bi­li­dade ou à Receita Federal. Ainda, você sempre terá o exato panorama da situação fi­nan­ceira da sua empresa.

Em geral, existem três tipos di­fe­ren­tes de soluções de con­ta­bi­li­dade de livro caixa:

Fazer uso de um software pro­fis­si­o­nal de livro caixa fará mais ou menos sentido de­pen­dendo do tamanho do seu negócio, se ele é ou não obrigado a manter um livro caixa e do quanto ele opera com tran­sa­ções em dinheiro. Para empresas ou as­so­ci­a­ções que não são obrigadas a este tipo de con­ta­bi­li­dade, livros caixa na forma de planilhas simples do Excel são perfeitos, enquanto grandes empresas obrigadas a prestar contas podem se be­ne­fi­ciar subs­tan­ci­al­mente dos muitos recursos ofe­re­ci­dos por um software pro­fis­si­o­nal.

Riscos de livros caixa com registros errados

Erros no livro caixa indicam erros na con­ta­bi­li­dade da empresa, não sendo aceitos pela Receita Federal. Ainda, se as au­to­ri­da­des en­con­tra­rem violações que infrinjam a lei (relativas a in­for­ma­ções faltantes ou a al­te­ra­ções sub­se­quen­tes), tais situações podem vir a ocorrer:

• Os do­cu­men­tos sub­me­ti­dos serem de­vol­vi­dos a você, com uma so­li­ci­ta­ção para a correção das in­for­ma­ções faltantes ou in­cor­re­tas.
• A Receita Federal fará os devidos ajustes nos seus do­cu­men­tos e emitirá a sanção cabível.

De­pen­dendo do alcance e da gravidade das suas violações, você poderá enfrentar as seguintes pe­na­li­da­des:

• Perda de con­ces­sões fiscais
• Es­ti­ma­ti­vas des­fa­vo­rá­veis da base tri­bu­tá­ria
• Processo criminal por evasão fiscal

Leia a isenção de res­pon­sa­bi­li­dade legal re­la­ci­o­nada a este artigo.