Como manter um livro caixa: Fundamentos básicos
Você deve documentar bem as receitas e despesas do seu negócio, principalmente porque esses registros ajudam a avaliar o sucesso da empreitada e o estado financeiro dela. Ainda, no final de cada ano fiscal, a Receita Federal exige tal balanço, para realizar os devidos cálculos tributários. Mas como registrar as transações diárias? Para documentar valores em dinheiro de acordo com os regulamentos vigentes, você precisa de um livro caixa. Conheça esse tipo de documento, descubra quem é obrigado a usá-lo e conheça seus fundamentos mais importantes, para que você mantenha corretamente o livro caixa da sua empresa.
O que é livro caixa?
Atualmente, muitos proprietários de negócios não recebem mais pagamentos em espécie, faturando por meio de boletos, transferências, PIX e pagamentos com cartão de crédito e débito. Em outras empresas, contudo, pagamentos em dinheiro ainda são bastante comuns. Para garantir que a Receita Federal receba todas as informações que exige sobre transações, quem recebe valores em espécie precisa registrar tais entradas. Isso pode ser feito com a ajuda de um livro caixa.
O livro caixa é um dos livros mais importantes da contabilidade empresarial, mas você não precisa ser contador para entender os fundamentos dele. Em geral, basta que você entenda quem deve fazê-lo:
Somente profissionais liberais, autônomos, titulares de cartório e leiloeiros podem deduzir despesas escrituradas em Livro Caixa (Livro Caixa, Receita Federal).
Em poucas palavras, a contabilidade de um profissional liberal ou empresa, que inclui um livro caixa, serve de base tributária para a Receita Federal. Por causa disso, cada entrada em um livro caixa (recebimentos, despesas, número dos documentos, tributos etc.) precisa ser listada de forma clara e compreensível, para que possa ser analisada pelas autoridades fiscais.
Atualmente, existem softwares especializados na manutenção de livros caixa. Ao utilizar um deles, você poderá gerenciar a sua caixa registradora de forma mais eficiente, sem perder tempo ou se preocupar com a realização de cálculos complexos. Mas antes de investir em um programa pago, você deve dedicar um tempo para aprender sobre suas funções e características específicas. Em se tratando de soluções on-line, verificar o nível de proteção de dados é particularmente importante, considerando que elas obterão acesso aos dados financeiros da sua empresa.
Regras para manter registros em um livro caixa
Para evitar que você caia na malha fina, a própria Receita Federal pode fornecer orientações sobre como manter os registros de um livro caixa — em caso de dúvida, consulte o órgão. Manter todos os documentos exigidos impedirá que você se esqueça de declarar ou comprovar transações no seu imposto de renda. Também é recomendável que você mantenha todos os seus registros organizados em ordem cronológica, com base no ano fiscal e de acordo com o tipo de receita e despesa. A tabela a seguir sugere o que registrar em um livro caixa:
| Tipo de registro | Descrição | Documentação necessária |
|---|---|---|
| Receitas brutas | Toda receita recebida pelo negócio |
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| Compras | Todos os itens comprados e revendidos aos clientes (incluindo o custo de materiais ou peças) |
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| Despesas | Custos incorridos no negócio |
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| Despesas de viagem, transporte, entretenimento e presentes | Despesas dedutÃveis |
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| Ativos | Propriedades do negócio |
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| Impostos empregatÃcios | Registros de emprego |
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Livro caixa e balanço patrimonial
O livro caixa é um elemento essencial da contabilidade. No documento que deve ser apresentada à Receita Federal no final de cada ano fiscal, transações em dinheiro também precisam ser incluídas. Para isso, insira o saldo do livro caixa entre os ativos da seção de ativos circulantes.
O vídeo a seguir (em inglês) também pode ajudar você a entender melhor a ligação entre a sua caixa registradora e o seu balanço patrimonial:
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A contabilidade de livro caixa não é obrigatória para todos, e a Receita Federal pode informar os tipos de empresas e profissionais que devem manter e apresentar o registro — geralmente quando praticam a contabilidade por partida dobrada. De toda forma, recomendamos que todas as empresas maiores adotem a prática, mesmo que por questão somente de organização.
Se você dirige um pequeno negócio ou simplesmente opta por não usar a contabilidade por partida dobrada, seguindo as regras da contabilidade simples, talvez não precisará manter um livro caixa. Nesse caso, a Receita Federal pode exigir somente o cálculo de lucros, forma simplificada da contabilidade de caixa.
Um livro caixa nunca pode ter um valor negativo. Isso porque nenhuma caixa registradora pode conter menos dinheiro do que 0 reais. Se esse resultado aparecer, você infelizmente terá cometido um erro de contagem e deverá revisar o cálculo e a receita.
Mesmo que você não seja obrigado a manter um livro caixa, ainda deve considerar fazê-lo. Para pequenas e médias empresas que geralmente recebem em espécie pelos serviços, a contabilidade de livro caixa oferece uma vantagem decisiva: um panorama exato da situação financeira de uma empresa.
Como manter um livro caixa?
No fundo, a contabilidade de livro caixa é bastante simples: tudo que o seu negócio receber ou desembolsar em dinheiro precisa ser registrado, cronologicamente e em detalhes, para a realização do cálculo de lucro no final. Depois de entender como o processo se dá, você rapidamente desenvolverá a sua própria rotina. Mas antes de começar a se familiarizar com o livro caixa, deve entender como ele precisa ser estruturado.
Estrutura de um livro caixa
Para documentar corretamente as quantias do seu negócio, você precisa de um livro caixa consistentemente estruturado. Todas as entradas precisam conter as seguintes informações:
- Data da transação
- Número do recibo para atribuição do respectivo documento de transação
- Texto de lançamento (descrição curta da transação)
- Receita e moeda da receita ou despesa
- Tributação aplicada (imposto sobre mercadorias e serviços, por exemplo)
- Saldo atual do caixa e saldo devedor
O saldo atual do caixa deve indicar o valor real da contagem de caixa. Determine esse valor com a ajuda do protocolo de contagem de caixa registradora, ou seja, com o simples registro do próprio saldo. Liste o conteúdo da sua caixa registradora de acordo com o valor das cédulas e moedas individuais, e depois realize a soma. É importante que, no final, as entradas de débito no seu livro caixa correspondam ao valor real da contagem de caixa.
Como funciona a contabilidade em um livro caixa?
Com o modelo de livro caixa certo, você poderá começar imediatamente a sua contabilidade de livro caixa. Basta inserir as informações necessárias nos campos correspondentes, de acordo com as instruções. Certifique-se de atualizar o seu livro caixa todos os dias, inserindo cuidadosamente todos os dados, juntamente com os documentos relevantes. Ao criar uma entrada no livro caixa, observe os seguintes pontos:
- O livro caixa pode conter apenas transações em dinheiro.
- Insira a data exata, bem como o saldo de abertura do dia, mês ou ano.
- Insira a receita em dinheiro na coluna “Receita” e a despesa em dinheiro na coluna “Despesa”.
- Insira todas as transações em dinheiro cronologicamente (modificações subsequentes não são permitidas).
- No final, verifique se o saldo devedor corresponde ao valor real da contagem de caixa.
- Garanta que o seu saldo de caixa nunca exiba menos de 0 reais.
Exemplo de livro caixa
Uma entrada em um livro caixa pode ser assim:
Exemplo de caixa registradora de dinheiro
Para calcular adequadamente a sua caixa registradora, você precisa inserir a quantidade de cédulas e moedas individuais em uma lista, e depois somar os valores inseridos:
Benefícios de livros caixa digitais
Graças a soluções profissionais, a contabilidade de livro caixa se tornou relativamente simples. Inserir uma entrada em um livro caixa digital significa não apenas menos esforço, mas também mais segurança ao passar pela auditoria anual. Caso a Receita Federal tenha alguma dúvida, você conseguirá responder rapidamente às perguntas, sem precisar revisar o seu livro caixa analógico. Acima de tudo, é importante que o seu livro caixa atenda a todos os requisitos fiscais, não importando se você mantém um livro caixa em uma tabela do Excel ou com a ajuda de um software profissional.
Softwares profissionais de contabilidade permitem que você mantenha livros caixa de maneira mais eficiente, o que economiza tempo e garante maior precisão. Programas assim armazenam, de forma confiável, todas as entradas no livro caixa, criando diretamente os documentos correspondentes. Todos os documentos exigidos pela Receita Federal estarão, então, disponíveis para download. Por exemplo, se você opera um caixa aberto na sua empresa, poderá criar um relatório de caixa com apenas um clique e encaminhá-lo diretamente ao seu escritório de contabilidade ou à Receita Federal. Ainda, você sempre terá o exato panorama da situação financeira da sua empresa.
Em geral, existem três tipos diferentes de soluções de contabilidade de livro caixa:
| Solução | Vantagens | Desvantagens | Adequado para |
|---|---|---|---|
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Download rápido; operação simples | Pode ser manipulado (portanto, rejeitado pela Receita Federal) | Adequado para pequenas empresas não obrigadas a manter um livro caixa |
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AcessÃvel de todos os dispositivos; nenhum download necessário | A segurança dos dados nem sempre é suficiente | Adequado para pequenas e médias empresas obrigadas a manter um livro caixa |
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Alto desempenho e confiável | Download necessário; possivelmente caro | Adequado para médias e grandes empresas obrigadas a manter um livro caixa |
Fazer uso de um software profissional de livro caixa fará mais ou menos sentido dependendo do tamanho do seu negócio, se ele é ou não obrigado a manter um livro caixa e do quanto ele opera com transações em dinheiro. Para empresas ou associações que não são obrigadas a este tipo de contabilidade, livros caixa na forma de planilhas simples do Excel são perfeitos, enquanto grandes empresas obrigadas a prestar contas podem se beneficiar substancialmente dos muitos recursos oferecidos por um software profissional.
Riscos de livros caixa com registros errados
Erros no livro caixa indicam erros na contabilidade da empresa, não sendo aceitos pela Receita Federal. Ainda, se as autoridades encontrarem violações que infrinjam a lei (relativas a informações faltantes ou a alterações subsequentes), tais situações podem vir a ocorrer:
- Os documentos submetidos serem devolvidos a você, com uma solicitação para a correção das informações faltantes ou incorretas.
- A Receita Federal fará os devidos ajustes nos seus documentos e emitirá a sanção cabível.
Dependendo do alcance e da gravidade das suas violações, você poderá enfrentar as seguintes penalidades:
- Perda de concessões fiscais
- Estimativas desfavoráveis da base tributária
- Processo criminal por evasão fiscal
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