O que são contas a pagar?

Contas a pagar é parte essencial da contabilidade de uma empresa: ela lida com credores, ou seja, com pessoas físicas e jurídicas que aguardam por pagamentos dessa mesma empresa. Antes de serem quitadas, esses débitos devem ser processados internamente. O processo inclui registrar e verificar as faturas, bem como preparar os pagamentos para que sejam efetuados. Ainda, essas faturas devem ser registradas no sistema contábil utilizado. O lançamento deve ser feito após a verificação formal e factual da fatura. Por fim, faturas devem ser arquivadas de acordo com as exigências legais, para que possam ser consultadas e comprovadas, em caso de necessidade.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

Contas a pagar é o contraponto exato de contas a receber: parte da contabilidade que lida com os devedores de uma empresa. Em se tratando de contas a pagar, por outro lado, a empresa é o devedor: ela deve dinheiro ao fornecedor ou prestador de serviços, pelos bens ou serviços adquiridos.

Contas a pagar: Conceito simplificado

Em resumo, a seção de contas a pagar de uma empresa cuida das faturas por ela recebidas. Por exemplo, se um negócio contrata um prestador de serviços ou encomenda produtos, as faturas resultantes dessas ações são enviadas à seção de contas a pagar. Dependendo do tamanho da empresa, ela pode ser um departamento inteiro ou simplesmente uma das tarefas do contador responsável.

Para que empresas não enfrentem problemas com as autoridades fiscais, as faturas por ela recebidas, assim como os pagamentos efetuados, devem ser processados e registrados corretamente: valores das faturas devem ser creditados sob contas a pagar, até mesmo para que sejam devidamente registrados no IRPJ (Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas), quando exigido pela legislação.

Lembre-se que arquivar documentos contábeis em conformidade com a legislação é importante. Para fins de arquivamento, idealmente faturas devem ser organizadas de forma sistemática (física e eletronicamente), para que possam ser encontradas tanto cronologicamente quanto alfabeticamente. Após o término do período de arquivamento, a seção de contas a pagar pode, então, destruir as faturas.

Duas outras tarefas da seção de contas a pagar também são de grande importância para o sucesso de uma empresa: a verificação de faturas e a organização dos pagamentos, também conhecida como gestão de pagamentos.

Verificação de faturas

Verificar faturas recebidas é uma tarefa importante da seção de contas a pagar, já que faturas não verificadas podem rapidamente levar a perdas financeiras. A verificação de faturas geralmente é dividida em duas fases:

A primeira verifica a fatura quanto à correção formal, checando se esta contém todos os elementos exigidos (por exemplo, endereço, data e número da fatura) e se os elementos obrigatórios estão especificados corretamente. Esse tipo de verificação pode até parecer exagerado, especialmente em se tratando de faturas de parceiros comerciais conhecidos e de longa data, que já conquistaram a confiança da empresa. Mesmo nesses casos, não deixe de se certificar de que a fatura está livre de erros, que os itens estão listados corretamente, que correspondem à quantidade e ao valor combinado, que o imposto calculado está certo etc.

A segunda fase da verificação deve ser realizada em dois passos:

Passo 1: Verificar condições

A seção de contas a pagar deve sempre estar alinhada à seção de compras, para saber se os preços e as condições de entrega descritos na fatura correspondem às condições acordadas. Os prazos de pagamento e possíveis condições especiais (por exemplo, descontos) estão conforme o acordado? Para descobrirem, muitas empresas utilizam o método da tríplice conferência:

Tríplice, de tríplice conferência, faz referência aos três documentos que devem ser comparados:

• A fatura enviada pelo fornecedor, que será incluída nas contas a pagar quando aprovada
• A ordem de compra preparada pela empresa
• O relatório de recebimento emitido pela empresa

Passo 2: Verificar entrega

É aqui que o recebimento das mercadorias e o destino das mercadorias ou serviços entram em cena: a fatura corresponde à nota fiscal? A entrega corresponde ao que foi acordado em termos de quantidade e qualidade? A entrega está completa e no prazo? Há alguma reclamação?

Após verificar a entrega, a seção de contas a pagar esclarece as questões em aberto com os fornecedores. Se uma fatura estiver incorreta ou imprecisa, ela solicita uma correção. O mesmo acontece com faturas contendo preços e condições diferentes dos acordados. Em caso de reclamações, a seção de compras geralmente negocia uma redução de preço ou cancela o pedido, se necessário. A seção de contas a pagar então também cuida dos lançamentos de ajuste correspondentes.

Organizar pagamentos

A terceira tarefa importante da seção de contas a pagar é a organização dos pagamentos da empresa, de forma que erros não ocorram e perdas desnecessárias sejam evitadas. É importante manter o controle sobre as faturas recebidas, assim como preparar e realizar os pagamentos pendentes sem que ocorram erros. Os seguintes erros não são raros de ocorrer, mas uma boa contabilidade de contas a pagar ajuda a evitá-los:

• Uma fatura ser esquecida
• Um valor de uma fatura ser pago incorretamente ou duas vezes
• Fornecedores serem confundidos, e um pagamento ser feito à conta errada

Todos esses erros custam tempo e possivelmente dinheiro, como taxas e juros. Ainda, os pagamentos devem ser organizados de modo a serem financeiramente vantajosos para a empresa.

Muitos fornecedores estabelecem um prazo para o pagamento (por exemplo, 30 dias), mas também oferecem descontos se você pagar mais cedo (por exemplo, no ato da compra). Empresas costumam aproveitar esse tipo de oferta e costumam pagar dentro do combinado. No entanto, é preciso ficar de olho nas finanças: é possível que o dinheiro em caixa não seja suficiente para efetuar o pagamento no prazo estipulado, o que pode acarretar juros que superem os descontos obtidos.

Outra razão para se realizar um pagamento antecipado pode ser a obtenção de um bônus para a próxima compra. Pode ser mais vantajoso pagar antecipadamente e receber, por exemplo, um código de desconto a ser aplicado no futuro.

O que são notas de crédito?

A seção de contas a pagar também deve se responsabilizar por notas de crédito para os fornecedores da empresa.

Se uma empresa reclama de uma entrega ou serviço e o devolve ou requer uma redução de preço, o fornecedor emite uma nota de crédito referente ao valor correspondente. Da mesma forma, um desconto concedido por um fornecedor também pode assumir a forma de uma nota de crédito. Em ambos os casos, a seção de contas a pagar registra o valor em questão, incluindo o imposto sobre vendas correspondente.

Além de processar todas as transações relacionadas às faturas recebidas, a seção de contas a pagar de uma empresa tem várias outras tarefas. Estas incluem:

Manutenção de dados

Dados de todos os credores com os quais uma empresa faz negócios são armazenados em um banco de dados (endereços, atendente responsável, detalhes bancários), assim como transações comerciais, como pedidos, entregas, pagamentos, vendas, reclamações e outros. Esses dados devem ser registrados e mantidos idealmente por um software de contabilidade.

Realização de outros pagamentos

A seção de contas a pagar também é responsável por pagamentos recorrentes ou débitos. Estes podem ser, por exemplo, pagamentos de aluguel. A seção também processa ordens de pagamento permanentes e emite autorizações de débito, além de verificar se esses pagamentos foram feitos no prazo e no valor acordado. A seção de contas a pagar pode se encarregar de qualquer tipo de pagamento, até mesmo com despesas de viagem, por exemplo.

Exemplo de seção de contas a pagar

A Empresa “A” encomenda 1.000 parafusos da Empresa “B”. Para organizar o processo de pagamento, a seção de contas a pagar primeiramente registra a Empresa “B” no banco de dados de fornecedores. Para isso, ela também atribui um número de fornecedor.

Os parafusos finalmente chegam com a nota fiscal anexada. A seção de contas a pagar verifica a precisão dessa nota e registra o valor da conta a ser paga para que a transação possa ser facilmente rastreada posteriormente. Segue-se, então, o registro de lançamento, para que a conta seja corretamente debitada. A fatura é então classificada com relação às demais faturas a serem pagas. Isso ocorre porque pode haver faturas que vencem antecipadamente ou que devem ser pagas com prioridade.

Quando o prazo de pagamento estiver prestes a vencer, a seção de contas a pagar submete a fatura à gestão para aprovação e, em seguida, organiza o pagamento do valor pendente, correspondente ao valor dos parafusos encomendados da Empresa “B”.

A fatura paga é agora arquivada, seja em uma pasta ou eletronicamente. Assim, em caso de auditoria fiscal, ela estará imediatamente disponível.

Importância da contabilidade de contas a pagar

A contabilidade de contas a pagar é indispensável para empresas maiores, mas também muito útil para empresas menores. Se uma empresa adquire bens ou serviços, a seção de contas a pagar assume todas as tarefas contábeis e organizacionais associadas. Com um departamento que lida apenas com credores, você pode garantir que os pagamentos da sua empresa estarão sempre organizados e em dia.

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