O que são contas a pagar?

Contas a pagar é parte essencial da con­ta­bi­li­dade de uma empresa: ela lida com credores, ou seja, com pessoas físicas e jurídicas que aguardam por pa­ga­men­tos dessa mesma empresa. Antes de serem quitadas, esses débitos devem ser pro­ces­sa­dos in­ter­na­mente. O processo inclui registrar e verificar as faturas, bem como preparar os pa­ga­men­tos para que sejam efetuados. Ainda, essas faturas devem ser re­gis­tra­das no sistema contábil utilizado. O lan­ça­mento deve ser feito após a ve­ri­fi­ca­ção formal e factual da fatura. Por fim, faturas devem ser ar­qui­va­das de acordo com as exi­gên­cias legais, para que possam ser con­sul­ta­das e com­pro­va­das, em caso de ne­ces­si­dade.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

Contas a pagar é o con­tra­ponto exato de contas a receber: parte da con­ta­bi­li­dade que lida com os devedores de uma empresa. Em se tratando de contas a pagar, por outro lado, a empresa é o devedor: ela deve dinheiro ao for­ne­ce­dor ou prestador de serviços, pelos bens ou serviços ad­qui­ri­dos.

Contas a pagar: Conceito sim­pli­fi­cado

Em resumo, a seção de contas a pagar de uma empresa cuida das faturas por ela recebidas. Por exemplo, se um negócio contrata um prestador de serviços ou encomenda produtos, as faturas re­sul­tan­tes dessas ações são enviadas à seção de contas a pagar. De­pen­dendo do tamanho da empresa, ela pode ser um de­par­ta­mento inteiro ou sim­ples­mente uma das tarefas do contador res­pon­sá­vel.

Para que empresas não enfrentem problemas com as au­to­ri­da­des fiscais, as faturas por ela recebidas, assim como os pa­ga­men­tos efetuados, devem ser pro­ces­sa­dos e re­gis­tra­dos cor­re­ta­mente: valores das faturas devem ser cre­di­ta­dos sob contas a pagar, até mesmo para que sejam de­vi­da­mente re­gis­tra­dos no IRPJ (Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas), quando exigido pela le­gis­la­ção.

Lembre-se que arquivar do­cu­men­tos contábeis em con­for­mi­dade com a le­gis­la­ção é im­por­tante. Para fins de ar­qui­va­mento, ide­al­mente faturas devem ser or­ga­ni­za­das de forma sis­te­má­tica (física e ele­tro­ni­ca­mente), para que possam ser en­con­tra­das tanto cro­no­lo­gi­ca­mente quanto al­fa­be­ti­ca­mente. Após o término do período de ar­qui­va­mento, a seção de contas a pagar pode, então, destruir as faturas.

Duas outras tarefas da seção de contas a pagar também são de grande im­por­tân­cia para o sucesso de uma empresa: a ve­ri­fi­ca­ção de faturas e a or­ga­ni­za­ção dos pa­ga­men­tos, também conhecida como gestão de pa­ga­men­tos.

Ve­ri­fi­ca­ção de faturas

Verificar faturas recebidas é uma tarefa im­por­tante da seção de contas a pagar, já que faturas não ve­ri­fi­ca­das podem ra­pi­da­mente levar a perdas fi­nan­cei­ras. A ve­ri­fi­ca­ção de faturas ge­ral­mente é dividida em duas fases:

A primeira verifica a fatura quanto à correção formal, checando se esta contém todos os elementos exigidos (por exemplo, endereço, data e número da fatura) e se os elementos obri­ga­tó­rios estão es­pe­ci­fi­ca­dos cor­re­ta­mente. Esse tipo de ve­ri­fi­ca­ção pode até parecer exagerado, es­pe­ci­al­mente em se tratando de faturas de parceiros co­mer­ci­ais co­nhe­ci­dos e de longa data, que já con­quis­ta­ram a confiança da empresa. Mesmo nesses casos, não deixe de se cer­ti­fi­car de que a fatura está livre de erros, que os itens estão listados cor­re­ta­mente, que cor­res­pon­dem à quan­ti­dade e ao valor combinado, que o imposto calculado está certo etc.

A segunda fase da ve­ri­fi­ca­ção deve ser realizada em dois passos:

Passo 1: Verificar condições

A seção de contas a pagar deve sempre estar alinhada à seção de compras, para saber se os preços e as condições de entrega descritos na fatura cor­res­pon­dem às condições acordadas. Os prazos de pagamento e possíveis condições especiais (por exemplo, descontos) estão conforme o acordado? Para des­co­bri­rem, muitas empresas utilizam o método da tríplice con­fe­rên­cia:

Tríplice, de tríplice con­fe­rên­cia, faz re­fe­rên­cia aos três do­cu­men­tos que devem ser com­pa­ra­dos:

• A fatura enviada pelo for­ne­ce­dor, que será incluída nas contas a pagar quando aprovada
• A ordem de compra preparada pela empresa
• O relatório de re­ce­bi­mento emitido pela empresa

Passo 2: Verificar entrega

É aqui que o re­ce­bi­mento das mer­ca­do­rias e o destino das mer­ca­do­rias ou serviços entram em cena: a fatura cor­res­ponde à nota fiscal? A entrega cor­res­ponde ao que foi acordado em termos de quan­ti­dade e qualidade? A entrega está completa e no prazo? Há alguma re­cla­ma­ção?

Após verificar a entrega, a seção de contas a pagar esclarece as questões em aberto com os for­ne­ce­do­res. Se uma fatura estiver incorreta ou imprecisa, ela solicita uma correção. O mesmo acontece com faturas contendo preços e condições di­fe­ren­tes dos acordados. Em caso de re­cla­ma­ções, a seção de compras ge­ral­mente negocia uma redução de preço ou cancela o pedido, se ne­ces­sá­rio. A seção de contas a pagar então também cuida dos lan­ça­men­tos de ajuste cor­res­pon­den­tes.

Organizar pa­ga­men­tos

A terceira tarefa im­por­tante da seção de contas a pagar é a or­ga­ni­za­ção dos pa­ga­men­tos da empresa, de forma que erros não ocorram e perdas des­ne­ces­sá­rias sejam evitadas. É im­por­tante manter o controle sobre as faturas recebidas, assim como preparar e realizar os pa­ga­men­tos pendentes sem que ocorram erros. Os seguintes erros não são raros de ocorrer, mas uma boa con­ta­bi­li­dade de contas a pagar ajuda a evitá-los:

• Uma fatura ser esquecida
• Um valor de uma fatura ser pago in­cor­re­ta­mente ou duas vezes
• For­ne­ce­do­res serem con­fun­di­dos, e um pagamento ser feito à conta errada

Todos esses erros custam tempo e pos­si­vel­mente dinheiro, como taxas e juros. Ainda, os pa­ga­men­tos devem ser or­ga­ni­za­dos de modo a serem fi­nan­cei­ra­mente van­ta­jo­sos para a empresa.

Muitos for­ne­ce­do­res es­ta­be­le­cem um prazo para o pagamento (por exemplo, 30 dias), mas também oferecem descontos se você pagar mais cedo (por exemplo, no ato da compra). Empresas costumam apro­vei­tar esse tipo de oferta e costumam pagar dentro do combinado. No entanto, é preciso ficar de olho nas finanças: é possível que o dinheiro em caixa não seja su­fi­ci­ente para efetuar o pagamento no prazo es­ti­pu­lado, o que pode acarretar juros que superem os descontos obtidos.

Outra razão para se realizar um pagamento an­te­ci­pado pode ser a obtenção de um bônus para a próxima compra. Pode ser mais vantajoso pagar an­te­ci­pa­da­mente e receber, por exemplo, um código de desconto a ser aplicado no futuro.

O que são notas de crédito?

A seção de contas a pagar também deve se res­pon­sa­bi­li­zar por notas de crédito para os for­ne­ce­do­res da empresa.

Se uma empresa reclama de uma entrega ou serviço e o devolve ou requer uma redução de preço, o for­ne­ce­dor emite uma nota de crédito referente ao valor cor­res­pon­dente. Da mesma forma, um desconto concedido por um for­ne­ce­dor também pode assumir a forma de uma nota de crédito. Em ambos os casos, a seção de contas a pagar registra o valor em questão, incluindo o imposto sobre vendas cor­res­pon­dente.

Além de processar todas as tran­sa­ções re­la­ci­o­na­das às faturas recebidas, a seção de contas a pagar de uma empresa tem várias outras tarefas. Estas incluem:

Ma­nu­ten­ção de dados

Dados de todos os credores com os quais uma empresa faz negócios são ar­ma­ze­na­dos em um banco de dados (endereços, atendente res­pon­sá­vel, detalhes bancários), assim como tran­sa­ções co­mer­ci­ais, como pedidos, entregas, pa­ga­men­tos, vendas, re­cla­ma­ções e outros. Esses dados devem ser re­gis­tra­dos e mantidos ide­al­mente por um software de con­ta­bi­li­dade.

Re­a­li­za­ção de outros pa­ga­men­tos

A seção de contas a pagar também é res­pon­sá­vel por pa­ga­men­tos re­cor­ren­tes ou débitos. Estes podem ser, por exemplo, pa­ga­men­tos de aluguel. A seção também processa ordens de pagamento per­ma­nen­tes e emite au­to­ri­za­ções de débito, além de verificar se esses pa­ga­men­tos foram feitos no prazo e no valor acordado. A seção de contas a pagar pode se en­car­re­gar de qualquer tipo de pagamento, até mesmo com despesas de viagem, por exemplo.

Exemplo de seção de contas a pagar

A Empresa “A” encomenda 1.000 parafusos da Empresa “B”. Para organizar o processo de pagamento, a seção de contas a pagar pri­mei­ra­mente registra a Empresa “B” no banco de dados de for­ne­ce­do­res. Para isso, ela também atribui um número de for­ne­ce­dor.

Os parafusos fi­nal­mente chegam com a nota fiscal anexada. A seção de contas a pagar verifica a precisão dessa nota e registra o valor da conta a ser paga para que a transação possa ser fa­cil­mente rastreada pos­te­ri­or­mente. Segue-se, então, o registro de lan­ça­mento, para que a conta seja cor­re­ta­mente debitada. A fatura é então clas­si­fi­cada com relação às demais faturas a serem pagas. Isso ocorre porque pode haver faturas que vencem an­te­ci­pa­da­mente ou que devem ser pagas com pri­o­ri­dade.

Quando o prazo de pagamento estiver prestes a vencer, a seção de contas a pagar submete a fatura à gestão para aprovação e, em seguida, organiza o pagamento do valor pendente, cor­res­pon­dente ao valor dos parafusos en­co­men­da­dos da Empresa “B”.

A fatura paga é agora arquivada, seja em uma pasta ou ele­tro­ni­ca­mente. Assim, em caso de auditoria fiscal, ela estará ime­di­a­ta­mente dis­po­ní­vel.

Im­por­tân­cia da con­ta­bi­li­dade de contas a pagar

A con­ta­bi­li­dade de contas a pagar é in­dis­pen­sá­vel para empresas maiores, mas também muito útil para empresas menores. Se uma empresa adquire bens ou serviços, a seção de contas a pagar assume todas as tarefas contábeis e or­ga­ni­za­ci­o­nais as­so­ci­a­das. Com um de­par­ta­mento que lida apenas com credores, você pode garantir que os pa­ga­men­tos da sua empresa estarão sempre or­ga­ni­za­dos e em dia.

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