O que são contas a receber na con­ta­bi­li­dade?

A maioria das empresas e autônomos lida di­a­ri­a­mente com clientes a quem fornecem bens ou serviços. In­de­pen­den­te­mente de se tratar da entrega de um bem ou de um serviço, essas nem sempre são pagas ime­di­a­ta­mente após serem exe­cu­ta­das. Em vez disso, faturas são emitidas e o setor de con­ta­bi­li­dade se res­pon­sa­bi­liza por gerenciar os valores a receber, ou seja, as contas a receber. O que exa­ta­mente significa esse termo e como as contas a receber in­flu­en­ciam a con­ta­bi­li­dade?

Diferença entre contas a receber e contas a pagar

O termo “devedor” vem do latim e significa pessoa com dívidas. No contexto dos negócios, muitos clientes pagam por bens ou serviços de forma parcelada, tornando-se devedores da empresa. O setor de contas a receber é, jus­ta­mente, o res­pon­sá­vel por gerenciar esses re­ce­bí­veis.

Além disso, essa área da con­ta­bi­li­dade também lida com notas de crédito. Se, por exemplo, um cliente tiver um crédito com uma empresa por conta de uma devolução ou erro na fatura, este é de res­pon­sa­bi­li­dade do setor de contas a receber, por se tratar de um re­la­ci­o­na­mento comercial com um cliente.

Acom­pa­nhar débitos de clientes

O saldo de contas a receber é a soma dos saldos de cada cliente. Algumas empresas agrupam di­fe­ren­tes clientes em uma única conta. O setor de contas a receber tem a tarefa de manter essas contas atu­a­li­za­das, re­fle­tindo, com precisão, os ativos correntes no balanço, fa­ci­li­tando a análise fi­nan­ceira e a gestão da liquidez da empresa.

Essas contas também podem ser usadas para monitorar faturas em aberto (não pagas). Via de regra, softwares de con­ta­bi­li­dade emitem no­ti­fi­ca­ções para alertar sobre re­ce­bí­veis vencidos ou em atraso, o que facilita a gestão. Além disso, muitos sistemas de con­ta­bi­li­dade podem ser co­nec­ta­dos di­re­ta­mente a contas bancárias, per­mi­tindo a im­por­ta­ção de extratos ele­trô­ni­cos e o registro au­to­má­tico dos pa­ga­men­tos nas contas corretas.

Res­pon­sa­bi­li­dade do setor de contas a receber

O setor de contas a receber não apenas registra as tran­sa­ções co­mer­ci­ais, mas também documenta os re­ce­bí­veis, não apenas para que você possa iden­ti­fi­car os clientes com pa­ga­men­tos pendentes, mas também para que possa monitorar os fluxos de caixa. Ou seja, ele ajuda você a avaliar melhor a vi­a­bi­li­dade de futuros negócios com seus clientes.

Gestão de re­ce­bí­veis e análise de re­ce­bí­veis são os dois prin­ci­pais deveres desta área da con­ta­bi­li­dade. Ambas têm foco nos re­la­ci­o­na­men­tos co­mer­ci­ais com os clientes, sejam estes pessoas físicas, outras empresas ou ins­ti­tui­ções públicas a quem a empresa fornece bens e/ou serviços sem que o pagamento seja realizado de imediato. Nesses casos, a empresa emite faturas e os clientes têm um de­ter­mi­nado prazo para quitar esses valores.

Gestão de re­ce­bí­veis

A gestão de re­ce­bí­veis, ou gestão de contas em aberto, é parte essencial da con­ta­bi­li­dade de contas a receber. Suas funções incluem, por exemplo:

• Registro de itens em aberto
• Geração e envio de faturas (em papel ou por trans­mis­são ele­trô­nica)
• Registro de pa­ga­men­tos de clientes e atri­bui­ção às faturas em aberto
• Mo­ni­to­ra­mento de prazos de pagamento
• Criação de cartas de cobrança

Uma das res­pon­sa­bi­li­da­des da gestão de re­ce­bí­veis é a ela­bo­ra­ção de cartas de cobrança, que notificam clientes de sua ina­dim­plên­cia. Cartas de cobrança são usadas para tentar obter valores pendentes. No Brasil, empresas também podem recorrer a protestos de títulos, forma legal de cobrança que pode levar a res­tri­ções de crédito para o devedor. Al­ter­na­ti­va­mente, elas podem acionar uma ação judicial de cobrança ou de execução de­pen­dendo da situação.

Além disso, o setor de contas a receber pode con­fi­gu­rar métodos de pagamento e processar pa­ga­men­tos recebidos e enviados.

Análise de re­ce­bí­veis

A análise de re­ce­bí­veis trabalha com dois tipos de in­for­ma­ções: por um lado, com pa­ga­men­tos pendentes por parte de um cliente e, por outro, com o com­por­ta­mento de pagamento do cliente. Ambas as in­for­ma­ções sobre pa­ga­men­tos pendentes fornecem in­for­ma­ções sobre a liquidez da empresa. Se a gestão souber quando esperar quais pa­ga­men­tos, entenderá melhor a própria fle­xi­bi­li­dade fi­nan­ceira, ajustando seu pla­ne­ja­mento de acordo.

Além disso, o setor de contas a receber também mantém um olho nos próprios clientes, como men­ci­o­nado an­te­ri­or­mente. In­for­ma­ções sobre o com­por­ta­mento de pagamento dos devedores, bem como uma análise do com­por­ta­mento geral de pagamento de todos os clientes, fornecem in­for­ma­ções an­te­ci­pa­das sobre riscos po­ten­ci­ais para a empresa e possíveis ina­dim­plên­cias.

Relatório de en­ve­lhe­ci­mento de contas a receber

As “listas de devedores por idade” são uma im­por­tante fer­ra­menta de análise. Elas agrupam os re­ce­bí­veis de acordo com a data de ven­ci­mento e o tempo de atraso, resumindo dados sobre o com­por­ta­mento de pagamento e a solvência dos clientes. Faturas em atraso podem ser agrupadas entre com até 30 dias, de 30 a 60 dias e assim por diante. De­pen­dendo da empresa, essas listas podem ser criadas de acordo com grupos de clientes, grupos de produtos e outros critérios. Elas ajudam a avaliar a solvência dos clientes e o risco de ina­dim­plên­cia, per­mi­tindo que a empresa ajuste a sua gestão fi­nan­ceira de acordo.

Exemplo de contas a receber

Vamos supor que a sua empresa produza e venda peças de plástico, e faça uma grande venda a um cliente es­pe­cí­fico. Como este é um grande pedido, o primeiro passo do setor de contas a receber é avaliar a situação fi­nan­ceira e o histórico de pa­ga­men­tos do cliente antes de for­ma­li­zar o contrato. Se nada de incomum for iden­ti­fi­cado, o contrato de for­ne­ci­mento pode ser fechado. Em um segundo momento, o setor mo­ni­to­rará os pa­ga­men­tos e, em caso de atraso, enviará cartas de cobrança, podendo até ameaçar o in­ter­rom­pi­mento da entrega.

Como o novo cliente para este pedido não é tão confiável quanto antes e excede os prazos de pagamento, contas a receber escreve lembretes de pagamento apro­pri­a­dos e informa o setor de vendas sobre a situação. Suas dis­cus­sões com o cliente não levam ini­ci­al­mente a uma melhoria na situação. Por essa razão, o setor de contas a receber formula um lembrete com a ameaça de in­ter­rup­ção de entrega. O cliente reage com pa­ga­men­tos ace­le­ra­dos. A análise de re­ce­bí­veis documenta as di­fi­cul­da­des de pagamento e salva essas in­for­ma­ções para possíveis negócios futuros com o cliente.

Diferença para contas a pagar

A con­ta­bi­li­dade de contas a pagar é o oposto da con­ta­bi­li­dade de contas a receber. Enquanto contas a receber lida com re­la­ci­o­na­men­tos com clientes, contas a pagar lida com for­ne­ce­do­res. A con­ta­bi­li­dade de contas a pagar também ajuda empresas a manter o controle sobre a liquidez. Bens e serviços são ad­qui­ri­dos a prazo e devem ser pagos dentro dos prazos de pagamento es­ti­pu­la­dos, para não arcar com multas e taxas de juros.

As contas a pagar registram o nível de dívida de uma empresa para com os seus for­ne­ce­do­res. Juntas, contas a pagar e contas a receber fornecem uma visão geral da situação fi­nan­ceira atual de uma empresa em relação a for­ne­ce­do­res e clientes: quais pa­ga­men­tos são devidos e quais receitas são esperadas.

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