O que são contas a receber na contabilidade?
A maioria das empresas e autônomos lida diariamente com clientes a quem fornecem bens ou serviços. Independentemente de se tratar da entrega de um bem ou de um serviço, essas nem sempre são pagas imediatamente após serem executadas. Em vez disso, faturas são emitidas e o setor de contabilidade se responsabiliza por gerenciar os valores a receber, ou seja, as contas a receber. O que exatamente significa esse termo e como as contas a receber influenciam a contabilidade?
Diferença entre contas a receber e contas a pagar
O setor de contas a receber existe para organizar e processar os recebíveis que uma empresa tem a receber de seus clientes. Isso inclui o lançamento e o envio de faturas, a alocação de pagamentos, o acompanhamento de prazos, o envio cartas de cobrança e protestos, bem como a análise dessas contas.
O termo “devedor” vem do latim e significa pessoa com dívidas. No contexto dos negócios, muitos clientes pagam por bens ou serviços de forma parcelada, tornando-se devedores da empresa. O setor de contas a receber é, justamente, o responsável por gerenciar esses recebíveis.
As contas de uma empresa geralmente possuem um sub-razão integrado ao livro razão. O sub-razão de contas a receber, por exemplo, contém todas as vendas a crédito feitas para os clientes, assim como devoluções de mercadorias, descontos, etc. Outros exemplos de sub-razão incluem contas a pagar, que tratam das obrigações financeiras da empresa, contabilidade de folha de pagamento e contabilidade de estoque.
Além disso, essa área da contabilidade também lida com notas de crédito. Se, por exemplo, um cliente tiver um crédito com uma empresa por conta de uma devolução ou erro na fatura, este é de responsabilidade do setor de contas a receber, por se tratar de um relacionamento comercial com um cliente.
É comum que o cancelamento de uma fatura ou a redução do valor de uma fatura seja chamado de nota de crédito. Na verdade, o termo correto para este documento é “fatura de correção”. Uma nota de crédito, no sentido legal, é um documento emitido pelo comprador e não pelo fornecedor dos bens ou serviços. Trata-se de um acordo prévio entre as partes, contestando ou corrigindo um valor.
Acompanhar débitos de clientes
O saldo de contas a receber é a soma dos saldos de cada cliente. Algumas empresas agrupam diferentes clientes em uma única conta. O setor de contas a receber tem a tarefa de manter essas contas atualizadas, refletindo, com precisão, os ativos correntes no balanço, facilitando a análise financeira e a gestão da liquidez da empresa.
Essas contas também podem ser usadas para monitorar faturas em aberto (não pagas). Via de regra, softwares de contabilidade emitem notificações para alertar sobre recebíveis vencidos ou em atraso, o que facilita a gestão. Além disso, muitos sistemas de contabilidade podem ser conectados diretamente a contas bancárias, permitindo a importação de extratos eletrônicos e o registro automático dos pagamentos nas contas corretas.
Responsabilidade do setor de contas a receber
O setor de contas a receber não apenas registra as transações comerciais, mas também documenta os recebíveis, não apenas para que você possa identificar os clientes com pagamentos pendentes, mas também para que possa monitorar os fluxos de caixa. Ou seja, ele ajuda você a avaliar melhor a viabilidade de futuros negócios com seus clientes.
Gestão de recebíveis e análise de recebíveis são os dois principais deveres desta área da contabilidade. Ambas têm foco nos relacionamentos comerciais com os clientes, sejam estes pessoas físicas, outras empresas ou instituições públicas a quem a empresa fornece bens e/ou serviços sem que o pagamento seja realizado de imediato. Nesses casos, a empresa emite faturas e os clientes têm um determinado prazo para quitar esses valores.
Gestão de recebíveis
A gestão de recebíveis, ou gestão de contas em aberto, é parte essencial da contabilidade de contas a receber. Suas funções incluem, por exemplo:
- Registro de itens em aberto
- Geração e envio de faturas (em papel ou por transmissão eletrônica)
- Registro de pagamentos de clientes e atribuição às faturas em aberto
- Monitoramento de prazos de pagamento
- Criação de cartas de cobrança
Uma das responsabilidades da gestão de recebíveis é a elaboração de cartas de cobrança, que notificam clientes de sua inadimplência. Cartas de cobrança são usadas para tentar obter valores pendentes. No Brasil, empresas também podem recorrer a protestos de títulos, forma legal de cobrança que pode levar a restrições de crédito para o devedor. Alternativamente, elas podem acionar uma ação judicial de cobrança ou de execução dependendo da situação.
Além disso, o setor de contas a receber pode configurar métodos de pagamento e processar pagamentos recebidos e enviados.
Análise de recebíveis
A análise de recebíveis trabalha com dois tipos de informações: por um lado, com pagamentos pendentes por parte de um cliente e, por outro, com o comportamento de pagamento do cliente. Ambas as informações sobre pagamentos pendentes fornecem informações sobre a liquidez da empresa. Se a gestão souber quando esperar quais pagamentos, entenderá melhor a própria flexibilidade financeira, ajustando seu planejamento de acordo.
Além disso, o setor de contas a receber também mantém um olho nos próprios clientes, como mencionado anteriormente. Informações sobre o comportamento de pagamento dos devedores, bem como uma análise do comportamento geral de pagamento de todos os clientes, fornecem informações antecipadas sobre riscos potenciais para a empresa e possíveis inadimplências.
Relatório de envelhecimento de contas a receber
As “listas de devedores por idade” são uma importante ferramenta de análise. Elas agrupam os recebíveis de acordo com a data de vencimento e o tempo de atraso, resumindo dados sobre o comportamento de pagamento e a solvência dos clientes. Faturas em atraso podem ser agrupadas entre com até 30 dias, de 30 a 60 dias e assim por diante. Dependendo da empresa, essas listas podem ser criadas de acordo com grupos de clientes, grupos de produtos e outros critérios. Elas ajudam a avaliar a solvência dos clientes e o risco de inadimplência, permitindo que a empresa ajuste a sua gestão financeira de acordo.
Exemplo de contas a receber
Vamos supor que a sua empresa produza e venda peças de plástico, e faça uma grande venda a um cliente específico. Como este é um grande pedido, o primeiro passo do setor de contas a receber é avaliar a situação financeira e o histórico de pagamentos do cliente antes de formalizar o contrato. Se nada de incomum for identificado, o contrato de fornecimento pode ser fechado. Em um segundo momento, o setor monitorará os pagamentos e, em caso de atraso, enviará cartas de cobrança, podendo até ameaçar o interrompimento da entrega.
Como o novo cliente para este pedido não é tão confiável quanto antes e excede os prazos de pagamento, contas a receber escreve lembretes de pagamento apropriados e informa o setor de vendas sobre a situação. Suas discussões com o cliente não levam inicialmente a uma melhoria na situação. Por essa razão, o setor de contas a receber formula um lembrete com a ameaça de interrupção de entrega. O cliente reage com pagamentos acelerados. A análise de recebíveis documenta as dificuldades de pagamento e salva essas informações para possíveis negócios futuros com o cliente.
Diferença para contas a pagar
A contabilidade de contas a pagar é o oposto da contabilidade de contas a receber. Enquanto contas a receber lida com relacionamentos com clientes, contas a pagar lida com fornecedores. A contabilidade de contas a pagar também ajuda empresas a manter o controle sobre a liquidez. Bens e serviços são adquiridos a prazo e devem ser pagos dentro dos prazos de pagamento estipulados, para não arcar com multas e taxas de juros.
As contas a pagar registram o nível de dívida de uma empresa para com os seus fornecedores. Juntas, contas a pagar e contas a receber fornecem uma visão geral da situação financeira atual de uma empresa em relação a fornecedores e clientes: quais pagamentos são devidos e quais receitas são esperadas.
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