Como corrigir ou cancelar notas fiscais

Se você emite muitas notas fiscais por dia, erros podem ocorrer com certa frequência. Isso pode levar a problemas com as autoridades fiscais e a reivindicações de deduções que não são devidas. Existem várias formas de corrigir esse tipo de erro, no entanto. Neste artigo, mostraremos a você como corrigir e como cancelar uma nota fiscal.

Quem pode emitir notas fiscais de correção ou cancelamento?

Somente a empresa prestadora dos serviços ou o comerciante que emitiu a nota fiscal podem corrigir ou cancelar uma nota fiscal. Uma correção feita pelo destinatário dos bens ou serviços não é permitida e não será aceita pelas autoridades financeiras.

Qual é a validade de uma nota fiscal de correção?

Em auditorias fiscais, notas fiscais e recibos são o foco das investigações. Considerando quantas notas fiscais e recibos uma empresa pode acumular ao longo do tempo, é uma grande conquista emiti-las sempre sem erros. A realidade é que empresas frequentemente cometem erros: em geral, erros dividem-se em pequenos e grandes erros. A Receita Federal ou outra autoridade fiscal pode solicitar que você revise suas deduções fiscais desde o início como resultado.

No Brasil, o prazo para a retificação de notas fiscais geralmente é de 30 dias a partir da data de emissão, mas essa regra varia dependendo da legislação estadual e do tipo de documento fiscal. A legislação brasileira não possui uma lei específica equivalente à Administrative Remedies for False Claims, dos Estados Unidos. Aqui, as sanções por emissão de documentos fiscais falsos ou incorretos são previstas pelo Código Tributário Nacional (CTN) e por outras regulamentações fiscais específicas.

Como fazer uma nota fiscal de correção?

Um cliente seu devolveu mercadorias para você? Você notou um valor incorreto na sua nota fiscal ou esqueceu de incluir qualquer outra informação obrigatória nela? Tudo o que você precisa fazer para retificar o documento é emitir uma nota fiscal de correção para o seu cliente! Para fazer isso, você precisa saber quais informações são essenciais em uma nota fiscal.

Informações necessárias em uma nota fiscal de correção

No Brasil, notas fiscais devem conter informações específicas, estabelecidas pela legislação vigente. De acordo com as melhores práticas contábeis e exigências legais, as seguintes informações devem estar presentes em qualquer nota fiscal emitida:

• Nome completo e endereço tanto do emitente quanto do destinatário.
• O CNPJ da empresa ou, no caso de pessoa física, o CPF.
• A data de emissão da nota fiscal.
• O valor total da operação.
• A descrição precisa dos bens ou serviços fornecidos.
• A alíquota e o valor do imposto incidente na operação.
• O número correto da nota fiscal.
• Quaisquer descontos ou acréscimos aplicáveis.
• A chave de acesso da nota fiscal eletrônica, se aplicável.

Se algum desses detalhes estiver faltando ou incorreto, você deve emitir uma nota fiscal de correção. Caso contrário, você corre o risco de apresentar registros incorretos nas suas declarações de impostos e pode não conseguir reivindicar suas despesas de imposto sobre vendas.

Existem duas coisas que você precisa lembrar ao lidar com uma correção de nota fiscal. Primeiro, você deve emitir as informações ausentes ou corrigidas por meio de uma nota fiscal de correção com um novo número de nota fiscal. Segundo, sua nota fiscal corrigida deve referir-se claramente à nota fiscal anterior, à qual está substituindo.

Quando corrigir uma nota fiscal?

Se a nota fiscal incorreta ainda não foi enviada ao cliente ou processada pelo seu departamento contábil, não há necessidade de criar uma nota nova. Tudo o que você precisa fazer é começar a primeira nota fiscal novamente do zero, sob o mesmo número, e enviá-la ao cliente. Afinal, se ele ainda não viu o erro, nunca precisará saber que ele foi sequer cometido.

No entanto, se o cliente já recebeu a nota fiscal com erro, você deve emitir a nota fiscal corrigida o mais rápido possível. Também é prática recomendada informar ao cliente sobre o erro e a imediata correção deste. Se a conta ainda não foi paga e/ou debitada, você pode simplesmente corrigir a nota fiscal, removendo o erro. Uma nota fiscal de correção retifica informações ausentes ou incorretas, e deve ser enviada ao cliente antes de ele pagar a conta. Ao emitir uma correção de nota fiscal, você deve garantir que o documento referencie claramente a nota fiscal emitida anteriormente. Para fazer isso, certifique-se de incluir na correção as seguintes informações:

• Nome e endereço da empresa emitente.
• Correção do erro
• Referência ao número da nota fiscal e à data de origem

Correções manuais não são uma prática comum ou recomendada no Brasil em se tratando de notas fiscais eletrônicas. A forma mais segura de fazer uma correção é através de um sistema eletrônico de emissão de notas fiscais que permita gerar uma carta de correção eletrônica (CC-e) ou emitir uma nova nota fiscal que substitua a anterior.

Quando cancelar uma nota fiscal?

Se a nota fiscal com erro já foi enviada, retificar o documento revisado não é suficiente. Em casos assim, você precisará proceder em duas etapas: primeiro, você precisará cancelar a nota fiscal antiga e emitir uma nova. No Brasil, o cancelamento de uma nota fiscal geralmente deve ocorrer dentro de 24 horas após sua emissão, salvo exceções permitidas pela legislação estadual ou federal. Para cancelar a nota fiscal, é necessário acessar o sistema eletrônico de emissão de notas fiscais e seguir o procedimento de cancelamento. A nota fiscal de cancelamento deve referir-se ao número da nota fiscal original e ser devidamente registrada.

Após realizar o cancelamento, você precisará emitir uma nova nota fiscal, agora com as informações corretas e um novo número de nota fiscal. Certifique-se de incluir o número da nota fiscal original no documento, para manter um registro claro das transações.

Modelo: Nota fiscal de correção e nota fiscal de cancelamento

Criar e gerenciar notas fiscais é fácil se você utiliza o software certo: diversos programas disponíveis na internet ajudam a emitir notas fiscais de correção e cancelamento, de forma correta e eficiente. Também é possível fazer essas alterações sem a ajuda de um software. Abaixo, apresentamos todas as informações que você deve incluir em uma nota fiscal de correção, também chamada de carta de correção.

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