Como corrigir ou cancelar notas fiscais

Se você emite muitas notas fiscais por dia, erros podem ocorrer com certa frequên­cia. Isso pode levar a problemas com as au­to­ri­da­des fiscais e a rei­vin­di­ca­ções de deduções que não são devidas. Existem várias formas de corrigir esse tipo de erro, no entanto. Neste artigo, mos­tra­re­mos a você como corrigir e como cancelar uma nota fiscal.

Quem pode emitir notas fiscais de correção ou can­ce­la­mento?

Somente a empresa pres­ta­dora dos serviços ou o co­mer­ci­ante que emitiu a nota fiscal podem corrigir ou cancelar uma nota fiscal. Uma correção feita pelo des­ti­na­tá­rio dos bens ou serviços não é permitida e não será aceita pelas au­to­ri­da­des fi­nan­cei­ras.

Qual é a validade de uma nota fiscal de correção?

Em au­di­to­rias fiscais, notas fiscais e recibos são o foco das in­ves­ti­ga­ções. Con­si­de­rando quantas notas fiscais e recibos uma empresa pode acumular ao longo do tempo, é uma grande conquista emiti-las sempre sem erros. A realidade é que empresas fre­quen­te­mente cometem erros: em geral, erros dividem-se em pequenos e grandes erros. A Receita Federal ou outra au­to­ri­dade fiscal pode solicitar que você revise suas deduções fiscais desde o início como resultado.

No Brasil, o prazo para a re­ti­fi­ca­ção de notas fiscais ge­ral­mente é de 30 dias a partir da data de emissão, mas essa regra varia de­pen­dendo da le­gis­la­ção estadual e do tipo de documento fiscal. A le­gis­la­ção bra­si­leira não possui uma lei es­pe­cí­fica equi­va­lente à Ad­mi­nis­tra­tive Remedies for False Claims, dos Estados Unidos. Aqui, as sanções por emissão de do­cu­men­tos fiscais falsos ou in­cor­re­tos são previstas pelo Código Tri­bu­tá­rio Nacional (CTN) e por outras re­gu­la­men­ta­ções fiscais es­pe­cí­fi­cas.

Como fazer uma nota fiscal de correção?

Um cliente seu devolveu mer­ca­do­rias para você? Você notou um valor incorreto na sua nota fiscal ou esqueceu de incluir qualquer outra in­for­ma­ção obri­ga­tó­ria nela? Tudo o que você precisa fazer para retificar o documento é emitir uma nota fiscal de correção para o seu cliente! Para fazer isso, você precisa saber quais in­for­ma­ções são es­sen­ci­ais em uma nota fiscal.

In­for­ma­ções ne­ces­sá­rias em uma nota fiscal de correção

No Brasil, notas fiscais devem conter in­for­ma­ções es­pe­cí­fi­cas, es­ta­be­le­ci­das pela le­gis­la­ção vigente. De acordo com as melhores práticas contábeis e exi­gên­cias legais, as seguintes in­for­ma­ções devem estar presentes em qualquer nota fiscal emitida:

• Nome completo e endereço tanto do emitente quanto do des­ti­na­tá­rio.
• O CNPJ da empresa ou, no caso de pessoa física, o CPF.
• A data de emissão da nota fiscal.
• O valor total da operação.
• A descrição precisa dos bens ou serviços for­ne­ci­dos.
• A alíquota e o valor do imposto incidente na operação.
• O número correto da nota fiscal.
• Quaisquer descontos ou acrés­ci­mos apli­cá­veis.
• A chave de acesso da nota fiscal ele­trô­nica, se aplicável.

Se algum desses detalhes estiver faltando ou incorreto, você deve emitir uma nota fiscal de correção. Caso contrário, você corre o risco de apre­sen­tar registros in­cor­re­tos nas suas de­cla­ra­ções de impostos e pode não conseguir rei­vin­di­car suas despesas de imposto sobre vendas.

Existem duas coisas que você precisa lembrar ao lidar com uma correção de nota fiscal. Primeiro, você deve emitir as in­for­ma­ções ausentes ou cor­ri­gi­das por meio de uma nota fiscal de correção com um novo número de nota fiscal. Segundo, sua nota fiscal corrigida deve referir-se cla­ra­mente à nota fiscal anterior, à qual está subs­ti­tuindo.

Quando corrigir uma nota fiscal?

Se a nota fiscal incorreta ainda não foi enviada ao cliente ou pro­ces­sada pelo seu de­par­ta­mento contábil, não há ne­ces­si­dade de criar uma nota nova. Tudo o que você precisa fazer é começar a primeira nota fiscal novamente do zero, sob o mesmo número, e enviá-la ao cliente. Afinal, se ele ainda não viu o erro, nunca precisará saber que ele foi sequer cometido.

No entanto, se o cliente já recebeu a nota fiscal com erro, você deve emitir a nota fiscal corrigida o mais rápido possível. Também é prática re­co­men­dada informar ao cliente sobre o erro e a imediata correção deste. Se a conta ainda não foi paga e/ou debitada, você pode sim­ples­mente corrigir a nota fiscal, removendo o erro. Uma nota fiscal de correção retifica in­for­ma­ções ausentes ou in­cor­re­tas, e deve ser enviada ao cliente antes de ele pagar a conta. Ao emitir uma correção de nota fiscal, você deve garantir que o documento re­fe­ren­cie cla­ra­mente a nota fiscal emitida an­te­ri­or­mente. Para fazer isso, cer­ti­fi­que-se de incluir na correção as seguintes in­for­ma­ções:

• Nome e endereço da empresa emitente.
• Correção do erro
• Re­fe­rên­cia ao número da nota fiscal e à data de origem

Correções manuais não são uma prática comum ou re­co­men­dada no Brasil em se tratando de notas fiscais ele­trô­ni­cas. A forma mais segura de fazer uma correção é através de um sistema ele­trô­nico de emissão de notas fiscais que permita gerar uma carta de correção ele­trô­nica (CC-e) ou emitir uma nova nota fiscal que substitua a anterior.

Quando cancelar uma nota fiscal?

Se a nota fiscal com erro já foi enviada, retificar o documento revisado não é su­fi­ci­ente. Em casos assim, você precisará proceder em duas etapas: primeiro, você precisará cancelar a nota fiscal antiga e emitir uma nova. No Brasil, o can­ce­la­mento de uma nota fiscal ge­ral­mente deve ocorrer dentro de 24 horas após sua emissão, salvo exceções per­mi­ti­das pela le­gis­la­ção estadual ou federal. Para cancelar a nota fiscal, é ne­ces­sá­rio acessar o sistema ele­trô­nico de emissão de notas fiscais e seguir o pro­ce­di­mento de can­ce­la­mento. A nota fiscal de can­ce­la­mento deve referir-se ao número da nota fiscal original e ser de­vi­da­mente re­gis­trada.

Após realizar o can­ce­la­mento, você precisará emitir uma nova nota fiscal, agora com as in­for­ma­ções corretas e um novo número de nota fiscal. Cer­ti­fi­que-se de incluir o número da nota fiscal original no documento, para manter um registro claro das tran­sa­ções.

Modelo: Nota fiscal de correção e nota fiscal de can­ce­la­mento

Criar e gerenciar notas fiscais é fácil se você utiliza o software certo: diversos programas dis­po­ní­veis na internet ajudam a emitir notas fiscais de correção e can­ce­la­mento, de forma correta e eficiente. Também é possível fazer essas al­te­ra­ções sem a ajuda de um software. Abaixo, apre­sen­ta­mos todas as in­for­ma­ções que você deve incluir em uma nota fiscal de correção, também chamada de carta de correção.

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