Quase todas as empresas têm dúvidas quanto a como registrar despesas de eventos cor­po­ra­ti­vos. In­de­pen­den­te­mente de se tratar de uma mul­ti­na­ci­o­nal gigante, uma pequena empresa ou um fre­e­lan­cer, almoços ou jantares de negócios cons­ti­tuem aspectos im­por­tan­tes das ati­vi­da­des co­mer­ci­ais gerais. Ocasiões como essas permitem que você se reúna com clientes, parceiros e até mesmo for­ne­ce­do­res, para estreitar re­la­ci­o­na­men­tos, tratar de novos projetos e negociar contratos. Tudo isso tem um preço, mas parte dos custos podem ser de­du­tí­veis de impostos.

No Brasil, despesas com ali­men­ta­ção e eventos cor­po­ra­ti­vos podem ser de­du­tí­veis de impostos, de­pen­dendo do regime de tri­bu­ta­ção (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e das regras es­ta­be­le­ci­das pela Receita Federal. Entre situações possíveis de dedução estão festas de fim de ano e alguns outros eventos internos. Para conseguir as deduções, contudo, você deve do­cu­men­tar bem tais despesas e provar que estas estão di­re­ta­mente re­la­ci­o­na­das aos seus negócios.

Claro que nem é preciso dizer que, para fazer isso, você precisa organizar e armazenar todos os do­cu­men­tos per­ti­nen­tes. No entanto, essa não é a única razão pela qual guardar os recibos de despesas com refeições e eventos cor­po­ra­ti­vos é im­por­tante. Qualquer negócio, pequeno ou grande, pode ser escolhido para passar por uma auditoria fiscal. Se, em tal ocasião, as au­to­ri­da­des fiscais des­co­bri­rem que as refeições em­pre­sa­ri­ais e as demais despesas com eventos não foram re­gis­tra­das cor­re­ta­mente e não podem ser com­pro­va­das com os res­pec­ti­vos recibos, elas podem aplicar sanções. Por esse motivo, apre­sen­ta­mos neste artigo as in­for­ma­ções mais im­por­tan­tes re­la­ci­o­na­das às despesas com refeições e eventos cor­po­ra­ti­vos.

O que são recibos de despesas com refeições e eventos cor­po­ra­ti­vos?

Um recibo de despesa é um documento contendo detalhes sobre despesas de hos­pi­ta­li­dade re­a­li­za­das para fins co­mer­ci­ais, como uma refeição em­pre­sa­rial. Tec­ni­ca­mente, recibos de despesas com refeições e eventos cor­po­ra­ti­vos pertencem à categoria de do­cu­men­tos de suporte, que nor­mal­mente são for­ne­ci­dos por uma parte externa, neste caso, o res­tau­rante ou o devido for­ne­ce­dor. Taxas de serviço, aluguel do salão, cobrança de es­ta­ci­o­na­mento e quaisquer outros custos re­la­ci­o­na­dos também podem ser incluídos entre as despesas de­du­tí­veis, a depender das cir­cuns­tân­cias. Para cumprir os padrões contábeis e fiscais no Brasil, é im­pe­ra­tivo que você esteja em posse de todos os recibos e do­cu­men­tos de despesas corretos.

Es­pe­ci­fi­ca­mente no Brasil, é im­por­tante que as despesas enviadas às au­to­ri­da­des fiscais estejam cla­ra­mente re­la­ci­o­na­das a ati­vi­da­des em­pre­sa­ri­ais, sendo essencial do­cu­men­tar ade­qua­da­mente o evento e a fi­na­li­dade cor­po­ra­tiva dele. Isso inclui detalhes como o motivo da refeição ou evento, a lista de par­ti­ci­pan­tes, entre outros.

O que um recibo de despesas com ali­men­ta­ção e eventos deve conter?

Para comprovar a fi­na­li­dade de uma refeição ou evento cor­po­ra­tivo, apre­sen­tar um simples recibo do res­tau­rante, bar etc. não é su­fi­ci­ente como evidência do­cu­men­tal. Sua do­cu­men­ta­ção deve incluir todos os seguintes itens, para que possa ser con­si­de­rada:

  • Nome e lo­ca­li­za­ção do res­tau­rante, data e valor da refeição ou evento
  • Número de pessoas servidas
  • O recibo deve registrar quaisquer outros itens, além de alimentos e bebidas, se também con­su­mi­dos
  • Motivo da refeição ou evento

Dicas adi­ci­o­nais sobre recibos de refeições e eventos

Ao registrar despesas de eventos cor­po­ra­ti­vos, você deve observar mais alguns pontos:

  • O recibo precisa ser impresso – recibos e con­fir­ma­ções ma­nus­cri­tas devem ser evitados.
  • Se você não tiver certeza se o recibo de despesas é su­fi­ci­ente, pode ser útil arquivar provas adi­ci­o­nais de que o evento ocorreu. Isso pode incluir e-mails enviados aos par­ti­ci­pan­tes ou até mesmo a pro­gra­ma­ção do dia do evento.
  • Em princípio, a ocasião e os custos as­so­ci­a­dos devem ser apro­xi­ma­da­mente pro­por­ci­o­nais. Isso significa que os custos não devem ser muito ex­ces­si­vos para que o auditor entenda o valor gasto como razoável.
  • É sempre re­co­men­dá­vel que você assine cada recibo de despesas.

Conforme men­ci­o­nado acima, taxas de serviço também são parte im­por­tante das refeições em­pre­sa­ri­ais, podendo ser do­cu­men­ta­das como despesa. De toda forma, é fun­da­men­tal que você consiga comprovar todas as despesas por meio de recibos ou notas fiscais, in­de­pen­den­te­mente do valor destas.

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