Quase todas as empresas têm dúvidas quanto a como registrar despesas de eventos corporativos. Independentemente de se tratar de uma multinacional gigante, uma pequena empresa ou um freelancer, almoços ou jantares de negócios constituem aspectos importantes das atividades comerciais gerais. Ocasiões como essas permitem que você se reúna com clientes, parceiros e até mesmo fornecedores, para estreitar relacionamentos, tratar de novos projetos e negociar contratos. Tudo isso tem um preço, mas parte dos custos podem ser dedutíveis de impostos.

No Brasil, despesas com alimentação e eventos corporativos podem ser dedutíveis de impostos, dependendo do regime de tributação (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e das regras estabelecidas pela Receita Federal. Entre situações possíveis de dedução estão festas de fim de ano e alguns outros eventos internos. Para conseguir as deduções, contudo, você deve documentar bem tais despesas e provar que estas estão diretamente relacionadas aos seus negócios.

Claro que nem é preciso dizer que, para fazer isso, você precisa organizar e armazenar todos os documentos pertinentes. No entanto, essa não é a única razão pela qual guardar os recibos de despesas com refeições e eventos corporativos é importante. Qualquer negócio, pequeno ou grande, pode ser escolhido para passar por uma auditoria fiscal. Se, em tal ocasião, as autoridades fiscais descobrirem que as refeições empresariais e as demais despesas com eventos não foram registradas corretamente e não podem ser comprovadas com os respectivos recibos, elas podem aplicar sanções. Por esse motivo, apresentamos neste artigo as informações mais importantes relacionadas às despesas com refeições e eventos corporativos.

O que são recibos de despesas com refeições e eventos corporativos?

Um recibo de despesa é um documento contendo detalhes sobre despesas de hospitalidade realizadas para fins comerciais, como uma refeição empresarial. Tecnicamente, recibos de despesas com refeições e eventos corporativos pertencem à categoria de documentos de suporte, que normalmente são fornecidos por uma parte externa, neste caso, o restaurante ou o devido fornecedor. Taxas de serviço, aluguel do salão, cobrança de estacionamento e quaisquer outros custos relacionados também podem ser incluídos entre as despesas dedutíveis, a depender das circunstâncias. Para cumprir os padrões contábeis e fiscais no Brasil, é imperativo que você esteja em posse de todos os recibos e documentos de despesas corretos.

Especificamente no Brasil, é importante que as despesas enviadas às autoridades fiscais estejam claramente relacionadas a atividades empresariais, sendo essencial documentar adequadamente o evento e a finalidade corporativa dele. Isso inclui detalhes como o motivo da refeição ou evento, a lista de participantes, entre outros.

O que um recibo de despesas com alimentação e eventos deve conter?

Para comprovar a finalidade de uma refeição ou evento corporativo, apresentar um simples recibo do restaurante, bar etc. não é suficiente como evidência documental. Sua documentação deve incluir todos os seguintes itens, para que possa ser considerada:

  • Nome e localização do restaurante, data e valor da refeição ou evento
  • Número de pessoas servidas
  • O recibo deve registrar quaisquer outros itens, além de alimentos e bebidas, se também consumidos
  • Motivo da refeição ou evento

Dicas adicionais sobre recibos de refeições e eventos

Ao registrar despesas de eventos corporativos, você deve observar mais alguns pontos:

  • O recibo precisa ser impresso – recibos e confirmações manuscritas devem ser evitados.
  • Se você não tiver certeza se o recibo de despesas é suficiente, pode ser útil arquivar provas adicionais de que o evento ocorreu. Isso pode incluir e-mails enviados aos participantes ou até mesmo a programação do dia do evento.
  • Em princípio, a ocasião e os custos associados devem ser aproximadamente proporcionais. Isso significa que os custos não devem ser muito excessivos para que o auditor entenda o valor gasto como razoável.
  • É sempre recomendável que você assine cada recibo de despesas.

Conforme mencionado acima, taxas de serviço também são parte importante das refeições empresariais, podendo ser documentadas como despesa. De toda forma, é fundamental que você consiga comprovar todas as despesas por meio de recibos ou notas fiscais, independentemente do valor destas.

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