Como escrever uma carta de cobrança: Modelos profissionais

Dívidas pendentes ameaçam a solvência de uma empresa. Quanto mais contas de clientes não pagas você tiver, maior será seu problema de liquidez. Altas quantidades de dívidas pendentes não só levam a perdas financeiras significativas, pelo pagamento de juros, como à contração de empréstimos, que incorrem em custos adicionais. Portanto, empresas devem se esforçar para coletar pagamentos pendentes pelos serviços prestados de maneira eficiente. Isso geralmente pode ser feito por meio de um processo de cobrança extrajudicial, no qual clientes ou parceiros comerciais são informados de sua inadimplência, por meio de uma série de cobranças. Se medidas extrajudiciais não levarem ao resultado desejado, empresas terão melhores chances de reivindicar pagamentos por meio de processos judiciais.

Neste artigo, mostraremos como exigir o pagamento de faturas pendentes de maneira profissional. Realizar o procedimento correto é de grande importância para o processo de cobrança. Geralmente, cartas de cobrança devem ser enviadas antes de se partir para etapas legais posteriores. Além disso, disputas judiciais podem, muitas vezes, ser evitadas ao se enfatizar a importância do pagamento dentro do procedimento de cobrança.

Melhores práticas para cartas de cobrança bem-sucedidas

O objetivo da carta de cobrança como uma ferramenta para o gerenciamento das dívidas a se receber é reduzir o número de pagamentos pendentes e evitar a perda de recebíveis. Ao mesmo tempo, um sistema de cobrança profissional também visa reter clientes. Ele deve ser refletido no tom do documento, bem como no nível de tomada de providências, que devem ser delineadas para relembrar as obrigações contratuais dos parceiros envolvidos.

A base legal para o envio de cartas de cobrança extrajudiciais por empresas, advogados e agências de crédito no Brasil está fundamentada no Código de Defesa do Consumidor (CDC) e na Lei nº 13.105/2015, que estabelece o novo Código de Processo Civil (CPC). O Procon, por sua vez, é o órgão responsável por supervisionar a aplicação correta desses regulamentos. Já a ordem judicial de pagamento, obtida por meio de um processo judicial, é regulamentada de maneira diferente e costuma ser julgada a nível estadual, pelos Tribunais de Justiça e pelos Juizados Especiais. No entanto, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) e o Supremo Tribunal Federal (STF) mantêm jurisdição exclusiva sobre casos considerados de repercussão geral ou que envolvem a interpretação de leis federais e da constituição.

Conceitos centrais dentro de um quadro de sistema de cobrança são caducidade e inadimplência.

Caducidade

Pré-requisito para um procedimento de cobrança é a relação entre o credor e o devedor, como prevê as leis estaduais e federais. Elas permitem a um credor exigir pagamentos de seu devedor, pelos bens ou serviços prestados. Esse tipo de relação de dívida geralmente é registrado por um contrato (por exemplo, um acordo de compra). Aplica-se o seguinte, em princípio: pagamentos caducos só podem ser reivindicados por meio de um sistema de cobrança se a dívida existir e puder ser comprovada:

Exemplo:

Fulano de Tal deseja pavimentar sua entrada de carro, então ele compra uma tonelada de cascalho e três paletes de uma loja de materiais de construção. Um prazo de pagamento de duas semanas após a data de entrega é estabelecido no contrato de compra. A loja de bricolagem entrega os suprimentos no dia seguinte, cumprindo assim sua obrigação contratual, e agora tem direito ao pagamento. Isso resulta em uma relação de dívida entre Fulano de Tal (como devedor) e a loja de materiais de construção (como credora).

Se o devedor não fornecer o serviço acordado contratualmente até a data de vencimento (por exemplo, 14 dias após a entrega), o credor terá direito de exigi-lo.

No exemplo acima, o devedor torna-se automaticamente em atraso assim que a data de vencimento chega. Chegar a esse ponto é imprescindível para que um credor possa reivindicar direitos contra o seu devedor, para exigir o pagamento devido.

Inadimplência

Se um devedor estiver em inadimplência de pagamento, seu credor tem direito a reivindicar danos (na forma de taxas de cobrança e de juros). Para que taxas e juros não incorram na cobrança, circunstâncias de atraso devem ser estabelecidas: motivos extraordinários que levem ao não pagamento, apesar da data de vencimento estabelecida.

No exemplo acima, o devedor Fulano de Tal automaticamente cai em atraso, porque os termos de pagamento são especificamente estipulados por uma data no calendário (14 dias após a entrega). Não é necessário que a loja de bricolagem emita um lembrete adicional, já que Fulano de Tal já tem a informação do prazo de pagamento no contrato de compra. Assim, a melhor prática é emitir uma carta de cobrança no dia seguinte à data de vencimento, 60 dias após a data de vencimento e 90 dias após a data de vencimento.

O prazo legal de uma fatura é imprescindível em um contrato entre um devedor e um credor. Se o devedor não pagar até a data especificada no contrato, o credor pode então iniciar o procedimento de cobrança, seja por si mesmo ou por meio de uma agência de cobrança de dívidas.

Especificações da carta de cobrança

No Brasil, não há uma lei federal específica que defina exatamente como uma carta de cobrança extrajudicial deve ser formulada. No entanto, a cobrança de dívidas é regulamentada pelo CDC, que estabelece diretrizes para a proteção do devedor contra práticas abusivas.

O credor ou cobrador da dívida pode entrar em contato com o devedor por escrito, verbalmente ou por outros meios de comunicação, desde que respeite os direitos do consumidor. Práticas de cobrança não podem expor o devedor ao ridículo nem sujeitá-lo a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Devido ao seu caráter oficial, a carta de cobrança é a forma de correspondência de dívida mais indicada.

O seguinte então se aplica: uma carta de cobrança extrajudicial deve ser explicitamente intitulada como tal. Assim, tanto um texto particularmente formal quanto um coloquial cumprirá sua função de cobrança — contanto que satisfaça os requisitos legais. Um tom profissional e cordial é sempre recomendado, para que você não manche a reputação da sua empresa ao enviar correspondências grosseiras ou rudes.

Uma cópia da fatura vencida pode ser anexada à carta de cobrança. Na prática, faturas em aberto costumam ser diretamente anexadas a cartas de cobrança extrajudiciais. Isso é particularmente aconselhável se houver a possibilidade de o devedor ter extraviado essa fatura ou possivelmente nunca tê-la recebido. Um lembrete sobre os meios de pagamento e até uma ameaça de consequências legais podem ser necessários para aumentar a pressão sobre os devedores.

Procedimentos de cobrança

No Brasil, é prática comum enviar até três cartas de cobrança em casos de dívidas comerciais — existem pequenas diferenças entre a primeira, a segunda e terceira carta. Geralmente, esse procedimento de cobrança é aplicado mesmo quando o devedor já pode ser levado à Justiça de imediato. A razão para se fazer isso é tentar não perder esse cliente.

Nem sempre pagamentos pendentes devem-se somente à falta de vontade do devedor em quitar a dívida. Em alguns casos, destinatários simplesmente se esquecem da dívida, liquidando imediatamente os valores pendentes. Em outros casos, a fatura pode não ter sido recebida pelo destinatário. A fim de evitar aborrecimentos desnecessários com clientes inadimplentes, é aconselhável, primeiramente, que você simplesmente os lembre da obrigação de pagar.

Você pode fazer uso dos modelos da IONOS para criar as suas próprias cartas de cobrança extrajudiciais.

Modelos de cobrança para primeira, segunda e terceira cartas

Use modelos de cartas profissionais ao lidar com clientes inadimplentes. A IONOS disponibiliza uma carta modelo pré-formulada, que pode ser usada na primeira, na segunda e na terceira cobrança. O arquivo pode ser editado no Word ou no Excel.

Modelo para a primeira carta de cobrança

A primeira carta de cobrança deve ser imediatamente enviada, assim que o valor de uma fatura não for pago, vencido o prazo de pagamento. Se você não tiver motivo para duvidar que o devedor pagará a sua dívida, ou se não tiver desconfiança sobre a má fé deste devedor, escreva a primeira carta de cobrança de forma mais polida. Exprima, de um jeito amigável, porém inequívoco, que você espera pelo pagamento devido.

Aqui está um exemplo de como o corpo da carta pode parecer:

Dependendo da gravidade do atraso e da dívida incorrida, um linguajar mais assertivo pode ser recomendado ao se formular uma carta de cobrança.

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Modelo para primeira de carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para primeira de carta de cobrança - Excel Baixar

Modelo para a segunda carta de cobrança

Se a fatura ainda não tiver sido liquidada após 30 dias do recebimento da primeira carta de cobrança, é aconselhável que você envie ao devedor uma segunda carta. Esta deve ser explicitamente intitulada como “Carta de Cobrança” e escrita em tom mais sério e inequívoco. Também é aconselhável que você forneça algum tipo de plano de pagamento nessa segunda carta:

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Modelo para a segunda carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para a segunda carta de cobrança - Excel Baixar

Modelo para a terceira carta de cobrança

Se um devedor permanecer inadimplente apesar das duas primeiras cartas, envie a ele uma terceira e última cobrança. Nesta, destaque novamente o valor da fatura em aberto e estabeleça uma data final de pagamento. Além disso, você deve declarar, na terceira carta de cobrança, que se o pagamento não for realizado até a data estabelecida, serão tomadas outras ações legais para a reivindicação dos seus direitos. Isso pode incluir o envolvimento de um advogado ou a transferência da cobrança para um escritório especializado.

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Modelo para a terceira carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para a terceira carta de cobrança - Excel Baixar

Como usar os modelos de carta de cobrança da IONOS

Com os modelos da IONOS, você pode criar cartas de cobrança profissionais para cada uma das três etapas de cobrança. Para tanto, proceda da seguinte forma:

1. Baixe o modelo desejado: Todos os modelos estão disponíveis como arquivos para Word e Excel.
   • Escolha o formato de arquivo: Selecione o modelo com o formato de arquivo apropriado.
   • Faça o download: Clique no botão de download abaixo da miniatura de cada modelo.
2. Substitua traços por dados: Todos os modelos contêm espaços tracejados nos trechos em que você deve inserir dados específicos. Eles foram adicionados para ajudá-lo a entender como usar o modelo e garantir que a sua cobrança contenha todas as informações necessárias. Analise campo por campo do documento e substitua os espaços tracejados pelos dados correspondentes.
   • Texto do cabeçalho: Cada modelo de carta de cobrança contém uma área de cabeçalho. Além do nome da sua empresa, ele abrange o endereço do cliente a ser notificado, bem como o seu endereço de remetente. Substitua os espaços reservados com os respectivos detalhes.
   • Data: Certifique-se de que a sua carta esteja com a data atual.
   • Número da fatura: Substitua o respectivo espaço tracejado no modelo pelo número da fatura à qual a carta se refere.
   • Data de vencimento da fatura: Substitua o espaço reservado pela data limite da fatura que não foi paga.
   • Número do cliente: Insira, em “Nº do Cliente”, o número do cliente inadimplente, se for o caso.
   • Texto da cobrança: Dependendo do modelo baixado, você encontrará dados e quantias contábeis. Substitua-os pelos detalhes específicos da sua cobrança.
   • Fatura: A terceira carta de cobrança contém uma fatura que apresenta o valor em aberto somado a juros de mora e aos custos de cobrança incorridos até aquele ponto. Substitua esses detalhes e determine o valor total devido.
   • Saudação: Substitua a forma de saudação como preferir. É recomendado referir-se ao destinatário pelo nome completo.
   • Rodapé: O rodapé da sua carta de cobrança deve incluir o endereço completo da sua empresa, o CNPJ e os detalhes bancários para a realização do pagamento (ou detalhes sobre quaisquer outros métodos de pagamento que você oferecer). Certifique-se de que você substitua completamente os espaços tracejados do modelo com os seus dados.
   • Salve e imprima o modelo: Imprima e envie o modelo ao cliente inadimplente, e mantenha sempre uma cópia da carta de cobrança nos seus registros. Isso pode ser feito eletronicamente, armazenando o documento Word ou Excel em uma pasta do seu sistema. Alternativamente, imprima outra cópia e mantenha-a nos seus livros de registro.

Cartas de cobrança malsucedidas: O que fazer?

Se o procedimento de cobrança extrajudicial não obtiver o resultado desejado, o credor pode levar o caso ao Tribunal de Pequenas Causas (se o montante estiver abaixo do limite estabelecido), procurar orientações jurídicas sobre como proceder ou contratar os serviços de uma agência de cobrança.

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