Como escrever uma carta de cobrança: Modelos pro­fis­si­o­nais

Dívidas pendentes ameaçam a solvência de uma empresa. Quanto mais contas de clientes não pagas você tiver, maior será seu problema de liquidez. Altas quan­ti­da­des de dívidas pendentes não só levam a perdas fi­nan­cei­ras sig­ni­fi­ca­ti­vas, pelo pagamento de juros, como à contração de em­prés­ti­mos, que incorrem em custos adi­ci­o­nais. Portanto, empresas devem se esforçar para coletar pa­ga­men­tos pendentes pelos serviços prestados de maneira eficiente. Isso ge­ral­mente pode ser feito por meio de um processo de cobrança ex­tra­ju­di­cial, no qual clientes ou parceiros co­mer­ci­ais são in­for­ma­dos de sua ina­dim­plên­cia, por meio de uma série de cobranças. Se medidas ex­tra­ju­di­ci­ais não levarem ao resultado desejado, empresas terão melhores chances de rei­vin­di­car pa­ga­men­tos por meio de processos judiciais.

Neste artigo, mos­tra­re­mos como exigir o pagamento de faturas pendentes de maneira pro­fis­si­o­nal. Realizar o pro­ce­di­mento correto é de grande im­por­tân­cia para o processo de cobrança. Ge­ral­mente, cartas de cobrança devem ser enviadas antes de se partir para etapas legais pos­te­ri­o­res. Além disso, disputas judiciais podem, muitas vezes, ser evitadas ao se enfatizar a im­por­tân­cia do pagamento dentro do pro­ce­di­mento de cobrança.

Melhores práticas para cartas de cobrança bem-sucedidas

O objetivo da carta de cobrança como uma fer­ra­menta para o ge­ren­ci­a­mento das dívidas a se receber é reduzir o número de pa­ga­men­tos pendentes e evitar a perda de re­ce­bí­veis. Ao mesmo tempo, um sistema de cobrança pro­fis­si­o­nal também visa reter clientes. Ele deve ser refletido no tom do documento, bem como no nível de tomada de pro­vi­dên­cias, que devem ser de­li­ne­a­das para relembrar as obri­ga­ções con­tra­tu­ais dos parceiros en­vol­vi­dos.

A base legal para o envio de cartas de cobrança ex­tra­ju­di­ci­ais por empresas, advogados e agências de crédito no Brasil está fun­da­men­tada no Código de Defesa do Con­su­mi­dor (CDC) e na Lei nº 13.105/2015, que es­ta­be­lece o novo Código de Processo Civil (CPC). O Procon, por sua vez, é o órgão res­pon­sá­vel por su­per­vi­si­o­nar a aplicação correta desses re­gu­la­men­tos. Já a ordem judicial de pagamento, obtida por meio de um processo judicial, é re­gu­la­men­tada de maneira diferente e costuma ser julgada a nível estadual, pelos Tribunais de Justiça e pelos Juizados Especiais. No entanto, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) e o Supremo Tribunal Federal (STF) mantêm ju­ris­di­ção exclusiva sobre casos con­si­de­ra­dos de re­per­cus­são geral ou que envolvem a in­ter­pre­ta­ção de leis federais e da cons­ti­tui­ção.

Conceitos centrais dentro de um quadro de sistema de cobrança são ca­du­ci­dade e ina­dim­plên­cia.

Ca­du­ci­dade

Pré-requisito para um pro­ce­di­mento de cobrança é a relação entre o credor e o devedor, como prevê as leis estaduais e federais. Elas permitem a um credor exigir pa­ga­men­tos de seu devedor, pelos bens ou serviços prestados. Esse tipo de relação de dívida ge­ral­mente é re­gis­trado por um contrato (por exemplo, um acordo de compra). Aplica-se o seguinte, em princípio: pa­ga­men­tos caducos só podem ser rei­vin­di­ca­dos por meio de um sistema de cobrança se a dívida existir e puder ser com­pro­vada:

Exemplo:

Fulano de Tal deseja pa­vi­men­tar sua entrada de carro, então ele compra uma tonelada de cascalho e três paletes de uma loja de materiais de cons­tru­ção. Um prazo de pagamento de duas semanas após a data de entrega é es­ta­be­le­cido no contrato de compra. A loja de bri­co­la­gem entrega os su­pri­men­tos no dia seguinte, cumprindo assim sua obrigação con­tra­tual, e agora tem direito ao pagamento. Isso resulta em uma relação de dívida entre Fulano de Tal (como devedor) e a loja de materiais de cons­tru­ção (como credora).

Se o devedor não fornecer o serviço acordado con­tra­tu­al­mente até a data de ven­ci­mento (por exemplo, 14 dias após a entrega), o credor terá direito de exigi-lo.

No exemplo acima, o devedor torna-se au­to­ma­ti­ca­mente em atraso assim que a data de ven­ci­mento chega. Chegar a esse ponto é im­pres­cin­dí­vel para que um credor possa rei­vin­di­car direitos contra o seu devedor, para exigir o pagamento devido.

Ina­dim­plên­cia

Se um devedor estiver em ina­dim­plên­cia de pagamento, seu credor tem direito a rei­vin­di­car danos (na forma de taxas de cobrança e de juros). Para que taxas e juros não incorram na cobrança, cir­cuns­tân­cias de atraso devem ser es­ta­be­le­ci­das: motivos ex­tra­or­di­ná­rios que levem ao não pagamento, apesar da data de ven­ci­mento es­ta­be­le­cida.

No exemplo acima, o devedor Fulano de Tal au­to­ma­ti­ca­mente cai em atraso, porque os termos de pagamento são es­pe­ci­fi­ca­mente es­ti­pu­la­dos por uma data no ca­len­dá­rio (14 dias após a entrega). Não é ne­ces­sá­rio que a loja de bri­co­la­gem emita um lembrete adicional, já que Fulano de Tal já tem a in­for­ma­ção do prazo de pagamento no contrato de compra. Assim, a melhor prática é emitir uma carta de cobrança no dia seguinte à data de ven­ci­mento, 60 dias após a data de ven­ci­mento e 90 dias após a data de ven­ci­mento.

O prazo legal de uma fatura é im­pres­cin­dí­vel em um contrato entre um devedor e um credor. Se o devedor não pagar até a data es­pe­ci­fi­cada no contrato, o credor pode então iniciar o pro­ce­di­mento de cobrança, seja por si mesmo ou por meio de uma agência de cobrança de dívidas.

Es­pe­ci­fi­ca­ções da carta de cobrança

No Brasil, não há uma lei federal es­pe­cí­fica que defina exa­ta­mente como uma carta de cobrança ex­tra­ju­di­cial deve ser formulada. No entanto, a cobrança de dívidas é re­gu­la­men­tada pelo CDC, que es­ta­be­lece di­re­tri­zes para a proteção do devedor contra práticas abusivas.

O credor ou cobrador da dívida pode entrar em contato com o devedor por escrito, ver­bal­mente ou por outros meios de co­mu­ni­ca­ção, desde que respeite os direitos do con­su­mi­dor. Práticas de cobrança não podem expor o devedor ao ridículo nem sujeitá-lo a qualquer tipo de cons­tran­gi­mento ou ameaça.

Devido ao seu caráter oficial, a carta de cobrança é a forma de cor­res­pon­dên­cia de dívida mais indicada.

O seguinte então se aplica: uma carta de cobrança ex­tra­ju­di­cial deve ser ex­pli­ci­ta­mente in­ti­tu­lada como tal. Assim, tanto um texto par­ti­cu­lar­mente formal quanto um coloquial cumprirá sua função de cobrança — contanto que satisfaça os re­qui­si­tos legais. Um tom pro­fis­si­o­nal e cordial é sempre re­co­men­dado, para que você não manche a reputação da sua empresa ao enviar cor­res­pon­dên­cias gros­sei­ras ou rudes.

Uma cópia da fatura vencida pode ser anexada à carta de cobrança. Na prática, faturas em aberto costumam ser di­re­ta­mente anexadas a cartas de cobrança ex­tra­ju­di­ci­ais. Isso é par­ti­cu­lar­mente acon­se­lhá­vel se houver a pos­si­bi­li­dade de o devedor ter ex­tra­vi­ado essa fatura ou pos­si­vel­mente nunca tê-la recebido. Um lembrete sobre os meios de pagamento e até uma ameaça de con­sequên­cias legais podem ser ne­ces­sá­rios para aumentar a pressão sobre os devedores.

Pro­ce­di­men­tos de cobrança

No Brasil, é prática comum enviar até três cartas de cobrança em casos de dívidas co­mer­ci­ais — existem pequenas di­fe­ren­ças entre a primeira, a segunda e terceira carta. Ge­ral­mente, esse pro­ce­di­mento de cobrança é aplicado mesmo quando o devedor já pode ser levado à Justiça de imediato. A razão para se fazer isso é tentar não perder esse cliente.

Nem sempre pa­ga­men­tos pendentes devem-se somente à falta de vontade do devedor em quitar a dívida. Em alguns casos, des­ti­na­tá­rios sim­ples­mente se esquecem da dívida, li­qui­dando ime­di­a­ta­mente os valores pendentes. Em outros casos, a fatura pode não ter sido recebida pelo des­ti­na­tá­rio. A fim de evitar abor­re­ci­men­tos des­ne­ces­sá­rios com clientes ina­dim­plen­tes, é acon­se­lhá­vel, pri­mei­ra­mente, que você sim­ples­mente os lembre da obrigação de pagar.

Você pode fazer uso dos modelos da IONOS para criar as suas próprias cartas de cobrança ex­tra­ju­di­ci­ais.

Modelos de cobrança para primeira, segunda e terceira cartas

Use modelos de cartas pro­fis­si­o­nais ao lidar com clientes ina­dim­plen­tes. A IONOS dis­po­ni­bi­liza uma carta modelo pré-formulada, que pode ser usada na primeira, na segunda e na terceira cobrança. O arquivo pode ser editado no Word ou no Excel.

Modelo para a primeira carta de cobrança

A primeira carta de cobrança deve ser ime­di­a­ta­mente enviada, assim que o valor de uma fatura não for pago, vencido o prazo de pagamento. Se você não tiver motivo para duvidar que o devedor pagará a sua dívida, ou se não tiver des­con­fi­ança sobre a má fé deste devedor, escreva a primeira carta de cobrança de forma mais polida. Exprima, de um jeito amigável, porém inequí­voco, que você espera pelo pagamento devido.

Aqui está um exemplo de como o corpo da carta pode parecer:

De­pen­dendo da gravidade do atraso e da dívida incorrida, um linguajar mais assertivo pode ser re­co­men­dado ao se formular uma carta de cobrança.

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Modelo para primeira de carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para primeira de carta de cobrança - Excel Baixar

Modelo para a segunda carta de cobrança

Se a fatura ainda não tiver sido liquidada após 30 dias do re­ce­bi­mento da primeira carta de cobrança, é acon­se­lhá­vel que você envie ao devedor uma segunda carta. Esta deve ser ex­pli­ci­ta­mente in­ti­tu­lada como “Carta de Cobrança” e escrita em tom mais sério e inequí­voco. Também é acon­se­lhá­vel que você forneça algum tipo de plano de pagamento nessa segunda carta:

PLA­CEHOL­DER

Modelo para a segunda carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para a segunda carta de cobrança - Excel Baixar

Modelo para a terceira carta de cobrança

Se um devedor per­ma­ne­cer ina­dim­plente apesar das duas primeiras cartas, envie a ele uma terceira e última cobrança. Nesta, destaque novamente o valor da fatura em aberto e es­ta­be­leça uma data final de pagamento. Além disso, você deve declarar, na terceira carta de cobrança, que se o pagamento não for realizado até a data es­ta­be­le­cida, serão tomadas outras ações legais para a rei­vin­di­ca­ção dos seus direitos. Isso pode incluir o en­vol­vi­mento de um advogado ou a trans­fe­rên­cia da cobrança para um es­cri­tó­rio es­pe­ci­a­li­zado.

PLA­CEHOL­DER

Modelo para a terceira carta de cobrança - Word Baixar

Modelo para a terceira carta de cobrança - Excel Baixar

Como usar os modelos de carta de cobrança da IONOS

Com os modelos da IONOS, você pode criar cartas de cobrança pro­fis­si­o­nais para cada uma das três etapas de cobrança. Para tanto, proceda da seguinte forma:

1. Baixe o modelo desejado: Todos os modelos estão dis­po­ní­veis como arquivos para Word e Excel.
   • Escolha o formato de arquivo: Selecione o modelo com o formato de arquivo apro­pri­ado.
   • Faça o download: Clique no botão de download abaixo da miniatura de cada modelo.
2. Substitua traços por dados: Todos os modelos contêm espaços tra­ce­ja­dos nos trechos em que você deve inserir dados es­pe­cí­fi­cos. Eles foram adi­ci­o­na­dos para ajudá-lo a entender como usar o modelo e garantir que a sua cobrança contenha todas as in­for­ma­ções ne­ces­sá­rias. Analise campo por campo do documento e substitua os espaços tra­ce­ja­dos pelos dados cor­res­pon­den­tes.
   • Texto do cabeçalho: Cada modelo de carta de cobrança contém uma área de cabeçalho. Além do nome da sua empresa, ele abrange o endereço do cliente a ser no­ti­fi­cado, bem como o seu endereço de remetente. Substitua os espaços re­ser­va­dos com os res­pec­ti­vos detalhes.
   • Data: Cer­ti­fi­que-se de que a sua carta esteja com a data atual.
   • Número da fatura: Substitua o res­pec­tivo espaço tracejado no modelo pelo número da fatura à qual a carta se refere.
   • Data de ven­ci­mento da fatura: Substitua o espaço reservado pela data limite da fatura que não foi paga.
   • Número do cliente: Insira, em “Nº do Cliente”, o número do cliente ina­dim­plente, se for o caso.
   • Texto da cobrança: De­pen­dendo do modelo baixado, você en­con­trará dados e quantias contábeis. Substitua-os pelos detalhes es­pe­cí­fi­cos da sua cobrança.
   • Fatura: A terceira carta de cobrança contém uma fatura que apresenta o valor em aberto somado a juros de mora e aos custos de cobrança in­cor­ri­dos até aquele ponto. Substitua esses detalhes e determine o valor total devido.
   • Saudação: Substitua a forma de saudação como preferir. É re­co­men­dado referir-se ao des­ti­na­tá­rio pelo nome completo.
   • Rodapé: O rodapé da sua carta de cobrança deve incluir o endereço completo da sua empresa, o CNPJ e os detalhes bancários para a re­a­li­za­ção do pagamento (ou detalhes sobre quaisquer outros métodos de pagamento que você oferecer). Cer­ti­fi­que-se de que você substitua com­ple­ta­mente os espaços tra­ce­ja­dos do modelo com os seus dados.
   • Salve e imprima o modelo: Imprima e envie o modelo ao cliente ina­dim­plente, e mantenha sempre uma cópia da carta de cobrança nos seus registros. Isso pode ser feito ele­tro­ni­ca­mente, ar­ma­ze­nando o documento Word ou Excel em uma pasta do seu sistema. Al­ter­na­ti­va­mente, imprima outra cópia e mantenha-a nos seus livros de registro.

Cartas de cobrança mal­su­ce­di­das: O que fazer?

Se o pro­ce­di­mento de cobrança ex­tra­ju­di­cial não obtiver o resultado desejado, o credor pode levar o caso ao Tribunal de Pequenas Causas (se o montante estiver abaixo do limite es­ta­be­le­cido), procurar ori­en­ta­ções jurídicas sobre como proceder ou contratar os serviços de uma agência de cobrança.

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