Faturação con­so­li­dada: Juntar cobranças in­di­vi­du­ais em fatura coletiva

Os prin­cí­pios da con­ta­bi­li­dade es­ta­be­le­cem que cada transação realizada por uma empresa deva ser com­pro­vada por meio de uma fatura. No entanto, você pode usar o mesmo documento para várias tran­sa­ções co­mer­ci­ais. Ao fazer isso, você estará gerando uma faturação con­so­li­dada, também chamada de fatura coletiva.

O que é faturação con­so­li­dada?

Uma fatura coletiva é uma fatura única para vários bens ou serviços for­ne­ci­dos a um cliente, dentro do período de fa­tu­ra­mento acordado. Mas qual é a vantagem da fatura coletiva em relação às cobranças in­di­vi­du­ais? E o que os em­pre­sá­rios precisam con­si­de­rar ao combinar várias tran­sa­ções em uma única fatura?

Vantagens da faturação con­so­li­dada

Como uma fatura que agrupa vários pedidos em um só, uma fatura coletiva pode ser uma solução para empresas que fornecem serviços regulares para um único cliente, por um longo período de tempo, pois ela pos­si­bi­lita li­qui­da­ções pe­rió­di­cas. Seu objetivo é dar mais efi­ci­ên­cia à con­ta­bi­li­dade e diminuir os custos. Se várias tran­sa­ções co­mer­ci­ais se acu­mu­la­rem e forem então pagas de uma só vez pelo cliente, haverá menos tran­sa­ções na conta para serem auditadas. Ainda, tanto empresas quanto clientes podem incorrer em menos taxas de transação, o que também economiza dinheiro.

Campos de aplicação da faturação con­so­li­dada

Na prática, faturas coletivas são sempre usadas quando entregas para clientes ou for­ne­ce­do­res regulares precisam ser faturadas de forma eficiente e econômica. Aqui está um exemplo:

O pintor de obras, Sr. Silvino, compra tintas, pincéis e outros materiais de um mesmo ata­ca­dista. Em vez de pagar por cada material in­di­vi­du­al­mente, ele liquida as faturas pendentes men­sal­mente. Como resultado, o ata­ca­dista registra cada pedido em uma nota de entrega separada e emite ao Sr. Silvino uma fatura coletiva para todos os serviços in­cor­ri­dos durante o período de fa­tu­ra­mento (o mês anterior).

Outra área na qual faturas coletivas podem ser úteis é em acordos de for­ne­ci­mento de longo prazo. Por exemplo, a fatura do for­ne­ce­dor de ele­tri­ci­dade pode ser emitida como uma fatura coletiva, durante o período de fa­tu­ra­mento acordado. Médicos e hospitais também costumam emitir fa­tu­ra­ções con­so­li­da­das para os convênios de saúde, com a listagem in­di­vi­dual dos serviços de saúde prestados. O mesmo pode ser feito para a cobrança de pacientes, se o convênio de saúde não cobrir algum pro­ce­di­mento.

Re­qui­si­tos da faturação con­so­li­dada

A faturação con­so­li­dada está sujeita aos mesmos re­qui­si­tos que as faturas in­di­vi­du­ais. No Brasil, a emissão de notas fiscais deve seguir as re­gu­la­men­ta­ções es­ta­be­le­ci­das pela le­gis­la­ção tri­bu­tá­ria federal, estadual e municipal. É essencial que a sua empresa consulte essas re­gu­la­men­ta­ções es­pe­cí­fi­cas antes de gerar faturas coletivas. Dito isso, é uma prática re­co­men­dada garantir que a sua fatura coletiva forneça as mesmas in­for­ma­ções que uma fatura in­di­vi­dual para cada item ou serviço.

As in­for­ma­ções for­ne­ci­das por fa­tu­ra­ções con­so­li­da­das devem ser as mesmas que as for­ne­ci­das por notas fiscais in­di­vi­du­ais, ou seja:

• Dados de iden­ti­fi­ca­ção do emissor (nome ou razão social, CNPJ, endereço completo, inscrição estadual, inscrição municipal)
• Dados de iden­ti­fi­ca­ção do des­ti­na­tá­rio (nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço completo, inscrição estadual)
• Número da nota fiscal
• Data de prestação do serviço ou data de entrega
• Quan­ti­dade e unidade de medida
• Valor unitário e total
• Impostos e encargos (base de cálculo de impostos e alíquotas apli­cá­veis, como ICMS, IPI, PIS, COFINS etc.)
• Valor dos impostos
• In­for­ma­ções sobre subs­ti­tui­ção tri­bu­tá­ria, se aplicável

In­for­ma­ções re­co­men­da­das:

• A palavra FATURA ou FATURAÇÃO
• O número da fatura
• A data da fatura
• O tipo de moeda (código monetário, por exemplo, R$). Esta deve ser a mesma moeda indicada na ordem de compra
• In­for­ma­ções com­ple­men­ta­res re­le­van­tes
• Em boletos par­ce­la­dos, os números das faturas cre­di­ta­das deve ser de­cla­ra­dao (um boleto por fatura).

Ainda, a le­gis­la­ção fiscal bra­si­leira enfatiza os seguintes re­qui­si­tos adi­ci­o­nais para fa­tu­ra­ções con­so­li­da­das:

• A fatura coletiva deve resumir os encargos das vendas in­di­vi­du­ais de um de­ter­mi­nado período. O mesmo se aplica a quaisquer valores adi­ci­o­nais de impostos acu­mu­la­dos.
• Se essas in­for­ma­ções não forem for­ne­ci­das na fatura coletiva, você pode fazer re­fe­rên­cia a do­cu­men­tos su­ple­men­ta­res.

Além de seguir as de­ter­mi­na­ções legais, faturas coletivas devem ser con­fec­ci­o­na­das em con­for­mi­dade com as regras para notas fiscais ele­trô­ni­cas (NF-e), sempre que apli­cá­veis.

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