Faturação consolidada: Juntar cobranças individuais em fatura coletiva

Os princípios da contabilidade estabelecem que cada transação realizada por uma empresa deva ser comprovada por meio de uma fatura. No entanto, você pode usar o mesmo documento para várias transações comerciais. Ao fazer isso, você estará gerando uma faturação consolidada, também chamada de fatura coletiva.

O que é faturação consolidada?

Uma fatura coletiva é uma fatura única para vários bens ou serviços fornecidos a um cliente, dentro do período de faturamento acordado. Mas qual é a vantagem da fatura coletiva em relação às cobranças individuais? E o que os empresários precisam considerar ao combinar várias transações em uma única fatura?

Vantagens da faturação consolidada

Como uma fatura que agrupa vários pedidos em um só, uma fatura coletiva pode ser uma solução para empresas que fornecem serviços regulares para um único cliente, por um longo período de tempo, pois ela possibilita liquidações periódicas. Seu objetivo é dar mais eficiência à contabilidade e diminuir os custos. Se várias transações comerciais se acumularem e forem então pagas de uma só vez pelo cliente, haverá menos transações na conta para serem auditadas. Ainda, tanto empresas quanto clientes podem incorrer em menos taxas de transação, o que também economiza dinheiro.

Campos de aplicação da faturação consolidada

Na prática, faturas coletivas são sempre usadas quando entregas para clientes ou fornecedores regulares precisam ser faturadas de forma eficiente e econômica. Aqui está um exemplo:

O pintor de obras, Sr. Silvino, compra tintas, pincéis e outros materiais de um mesmo atacadista. Em vez de pagar por cada material individualmente, ele liquida as faturas pendentes mensalmente. Como resultado, o atacadista registra cada pedido em uma nota de entrega separada e emite ao Sr. Silvino uma fatura coletiva para todos os serviços incorridos durante o período de faturamento (o mês anterior).

Outra área na qual faturas coletivas podem ser úteis é em acordos de fornecimento de longo prazo. Por exemplo, a fatura do fornecedor de eletricidade pode ser emitida como uma fatura coletiva, durante o período de faturamento acordado. Médicos e hospitais também costumam emitir faturações consolidadas para os convênios de saúde, com a listagem individual dos serviços de saúde prestados. O mesmo pode ser feito para a cobrança de pacientes, se o convênio de saúde não cobrir algum procedimento.

Requisitos da faturação consolidada

A faturação consolidada está sujeita aos mesmos requisitos que as faturas individuais. No Brasil, a emissão de notas fiscais deve seguir as regulamentações estabelecidas pela legislação tributária federal, estadual e municipal. É essencial que a sua empresa consulte essas regulamentações específicas antes de gerar faturas coletivas. Dito isso, é uma prática recomendada garantir que a sua fatura coletiva forneça as mesmas informações que uma fatura individual para cada item ou serviço.

As informações fornecidas por faturações consolidadas devem ser as mesmas que as fornecidas por notas fiscais individuais, ou seja:

• Dados de identificação do emissor (nome ou razão social, CNPJ, endereço completo, inscrição estadual, inscrição municipal)
• Dados de identificação do destinatário (nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço completo, inscrição estadual)
• Número da nota fiscal
• Data de prestação do serviço ou data de entrega
• Quantidade e unidade de medida
• Valor unitário e total
• Impostos e encargos (base de cálculo de impostos e alíquotas aplicáveis, como ICMS, IPI, PIS, COFINS etc.)
• Valor dos impostos
• Informações sobre substituição tributária, se aplicável

Informações recomendadas:

• A palavra FATURA ou FATURAÇÃO
• O número da fatura
• A data da fatura
• O tipo de moeda (código monetário, por exemplo, R$). Esta deve ser a mesma moeda indicada na ordem de compra
• Informações complementares relevantes
• Em boletos parcelados, os números das faturas creditadas deve ser declaradao (um boleto por fatura).

Ainda, a legislação fiscal brasileira enfatiza os seguintes requisitos adicionais para faturações consolidadas:

• A fatura coletiva deve resumir os encargos das vendas individuais de um determinado período. O mesmo se aplica a quaisquer valores adicionais de impostos acumulados.
• Se essas informações não forem fornecidas na fatura coletiva, você pode fazer referência a documentos suplementares.

Além de seguir as determinações legais, faturas coletivas devem ser confeccionadas em conformidade com as regras para notas fiscais eletrônicas (NF-e), sempre que aplicáveis.

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