Aprenda a calcular lucro por entradas e saídas de caixa
Para muitas empresas, a temporada de impostos é sinônimo de estresse. Não só as declarações precisam ser preenchidas e enviadas dentro do prazo, como todas as receitas e despesas operacionais precisam ser calculadas, para que se estabeleça o valor dos impostos devidos. Pequenas empresas, trabalhadores autônomos e freelancers podem usar o método de caixa para isso, que será descrito por este artigo. Entenda o que esse princípio significa e como ele pode ser aplicado especificamente.
O que significam entradas e saídas de caixa?
Entradas e saídas de caixa desempenham papeis decisivos no método de caixa. Para poder enviar a sua declaração anual à Receita Federal corretamente, você precisa registrar todas as receitas e despesas da sua empresa e compensá-las entre si, ou seja, citar o que a sua empresa recebeu e gastou durante o ano fiscal. Portanto, para calcular o lucro dessa forma, apenas o fluxo de caixa real deve ser levado em conta. Mas o que isso realmente significa?
As receitas (entradas) e despesas (saídas) são os valores que entram ou saem diretamente da conta. Valores “flutuantes”, ou seja, o dinheiro que está no sistema entre os dois extremos de uma transação (antes de ser depositado na conta do destinatário ou deduzido da conta do remetente), não devem ser contabilizados aqui. Basta que você reúna os valores que entraram ou saíram da sua conta e em que momento. Essa abordagem é a base do método de caixa.
O momento do fluxo de caixa é o principal aspecto do método de caixa. Quais receitas e despesas operacionais contam para o ano fiscal e quais não contam é decidido pela data do depósito ou da dedução do pagamento.
Princípio de entrada de caixa
O fluxo de caixa, no método de caixa, deve registrar a receita no ano fiscal em que o pagamento foi efetivamente recebido, independentemente de quando for registrado nos livros contábeis. Um exemplo do princípio de entrada de caixa seria o seguinte: Você é um contribuinte de ano fiscal e adotou seu calendário fiscal para começar em janeiro de cada ano. Você recebe um pagamento em 31 de dezembro de 2023, mas não o insere nos seus livros até 1º de janeiro de 2024, que marca o início do novo ano fiscal. Embora o pagamento possa ser registrado no livro do novo ano fiscal (de 2024), este deve ser processado, para fins fiscais, na receita bruta do ano fiscal de 2023, o ano em que o pagamento foi realmente recebido.
Lembre-se de que pagamentos com cartão de crédito e transferências também devem ser registrados na data real do débito.
Um ponto interessante é que a entrada de caixa não somente decide o valor da receita, mas também influencia a faixa de imposto e o quanto você pagará – quanto maior for a sua receita, maior será a sua faixa.
Não registre quantias maiores no final do ano, para o ano fiscal seguinte. Apesar de isso poder diminuir o valor do imposto devido, a prática é considerada ilegal e antiética no Brasil. Alterar deliberadamente o período de registro das receitas para pagar menos impostos pode resultar em penalidades severas, incluindo multas e processos judiciais. Portanto, é crucial que as empresas sigam rigorosamente as normas contábeis e fiscais estabelecidas pela Receita Federal para evitar problemas legais.
Princípio de saída de caixa
O princípio de saída de caixa também usa o momento como fator decisivo para o cálculo dos lucros. Basicamente, ele funciona da mesma forma que a entrada de caixa, mas o momento do pagamento real é o fator decisivo aqui. Despesas pagas antecipadamente são contadas para o ano em que são aplicadas ou sujeitas à regra dos 12 meses, o que pode potencialmente dividir a saída de caixa em mais de um ano fiscal. Como a data de pagamento é crucial para o rastreamento de saídas de caixa, é muito importante que você mantenha todas as faturas e registros de pagamento para garantir a correta apuração dos lucros.
Quando se trata de saídas de caixa, há uma exceção especial: a depreciação (desgaste de um ativo, por exemplo, de máquinas), não pode ser tributada pela soma total dentro de um ano do calendário. Os custos devem ser, em vez disso, distribuídos ao longo de vários anos, de acordo com regras de depreciação estabelecidas pela Receita Federal.
Regra especial: Receita e despesa operacional recorrente
Receitas e despesas recorrentes, como aluguel, salários, contribuição de seguro etc., são exceções, estando sujeitas a regulamentações especiais. Dependendo da data do desempenho econômico e da natureza do item, este pode ser tratado como se tivesse ocorrido no ano fiscal atual, mesmo que seu desempenho econômico ainda não tenha acontecido de fato. Por exemplo, custos de envio para vendas podem ser correspondidos ao ano fiscal da venda em vez de ao ano do envio real. O teste de todos os eventos precisa ser atendido, o que ocorre quando:
- Todos os eventos que fixam o fato da responsabilidade ocorreram e
- A responsabilidade pode ser determinada com razoável precisão
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