O livro-caixa é um dos livros contábeis mais importantes da contabilidade corporativa. Apesar de ser um documento simples, muitas vezes uma planilha do Excel, o livro-caixa é usado para registrar os pagamentos em dinheiro de uma empresa. Afinal, se uma empresa tem de demonstrar suas finanças anualmente para a Receita Federal, ela deve não somente prestar conta das transações feitas por débito ou crédito, mas também elaborar uma lista com todas as transações realizadas em dinheiro.

Manter um livro-caixa ajuda a garantir que essa lista esteja sempre correta, e modelos de livro-caixa podem ser de grande ajuda. A vantagem de um livro-caixa digital, como uma planilha Excel, é que este é mais rápido e claro. Ainda, os valores podem ser inseridos automaticamente e compensados entre si. Assim sendo, modelos de livro-caixa digitais apresentam um panorama da situação financeira de uma empresa, poupando a necessidade de cálculos demorados, que podem incorrer em erros.

Adotar um modelo de livro-caixa também pode ser vantajoso para autônomos, independentemente de serem obrigados a manter um livro-caixa ou não. Além de disponibilizar um modelo de livro-caixa para download, este artigo também lhe ensinará a preenchê-lo corretamente. Primeiramente, contudo, explicamos o que está realmente envolvido com a manutenção de um livro-caixa.

Quem deve manter um livro-caixa?

Nem todos são obrigados a manter um livro-caixa: ele é obrigatório apenas para empresas que operam usando escrituração contábil por partidas dobradas e devem preparar um balanço patrimonial anual. No Brasil, a contabilidade deve seguir as normas estabelecidas pelo Código Civil Brasileiro e pelo Regulamento do Imposto de Renda, além das normas emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade. Ainda, é importante que você tome conhecimento e siga as normas brasileiras de contabilidade (NBC) emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Fato

No caso de uma auditoria fiscal, um livro-caixa incompleto ou incorreto pode levar a consequências desagradáveis, como a avaliações negativas pela Receita Federal. Para evitar dores de cabeça, certifique-se de manter os seus livros-caixa sempre completos e compreensíveis.

Mesmo que você opte por seguir princípios da contabilidade simples para documentar as suas transações, ainda pode fazer sentido manter um livro-caixa. Ao contrário do que ocorre no comércio eletrônico, pagamentos em dinheiro são muito mais difíceis de lidar em retrospecto, portanto manter os registros sempre atualizados é sempre vantajoso, para qualquer empresa. Com um livro-caixa, você pode acompanhar as entradas e saídas em espécie.

Baixe o nosso modelo de livro-caixa

Se você se decidir por manter um livro-caixa, pode baixar o modelo gratuito do nosso Digital Guide. O nosso livro-caixa está disponível como uma planilha Excel. Baixe-o no seu dispositivo e comece a contabilizar suas transações em dinheiro digitalmente. A seguir, apresentaremos, em detalhes, quais informações o documento deve conter e como você pode preenchê-lo corretamente.

Imagem: Modelo de livro-caixa da IONOS para o Excel
Basta fazer o download do modelo de livro-caixa da IONOS e começar a contabilizar digitalmente as suas transações em dinheiro. Abaixo, explicamos detalhadamente quais informações o formulário deve conter e como preenchê-lo corretamente.
Modelo_Livro-caixa_IONOS.xlsx

Informações importantes de um livro-caixa

Ao enviar sua declaração de impostos à Receita Federal no final de um ano fiscal, o livro-caixa é um documento essencial para o registro de todas as transações em dinheiro, servindo como base para a apuração dos impostos devidos. Como todos os demais livros comerciais, o livro-caixa deve ser mantido de acordo com os princípios de transparência e compreensibilidade. Para garantir isso, há algumas entradas obrigatórias que cada entrada no livro-caixa deve ter.

Nosso modelo de livro-caixa em branco para download contém todos os detalhes necessários para um livro-caixa devidamente preenchido. As seguintes informações são registradas em seis colunas:

  1. Data da transação
  2. Número do recibo para atribuição clara do documento à transação
  3. Texto da reserva (descrição curta da transação)
  4. Receita e moeda da receita ou despesa em dinheiro
  5. Taxa de imposto aplicada (imposto sobre vendas)
  6. Saldo atual de caixa e saldo devedor

No cabeçalho do modelo de livro-caixa, definimos dois campos: um para inserir o nome da sua empresa e outro para registrar o período da respectiva folha do livro-caixa. Não se esqueça de colocar a sua assinatura na tabela. Todas as receitas e despesas incorridas devem ser documentadas cronologicamente. Aqui, o princípio da completude é muito importante. Até mesmo algo tão simples quanto a compra de balas, um clássico pagamento em dinheiro, deve ser anotada no livro-caixa. Uma das grandes vantagens do formato de livro-caixa para Excel é: o programa compensa os itens entre si automaticamente, exibindo o saldo atualizado.

Como preencher um livro-caixa

Depois de baixar o nosso modelo de livro-caixa gratuito, prossiga da seguinte forma:

  1. Primeiramente, insira o nome da sua empresa no cabeçalho do documento.
  2. Depois, faça a entrada inicial para o período: se você quiser começar o livro-caixa no mesmo dia, anote a data atual. Se você quiser preencher a folha do livro-caixa ao longo de vários dias (mais provável de ocorrer em casos excepcionais), insira a data final quando a folha estiver preenchida. Desta forma, você evitará entradas incorretas.
  3. O próximo passo é transferir o saldo atual de caixa para a tabela. Este deve ser inserido na primeira linha da coluna “Balanço”. Aqui, anote a data atual e o valor em dinheiro.
  4. Agora comece a registrar cronologicamente os pagamentos em dinheiro do dia (ou do período em que você está mantendo o livro-caixa): o número do recibo, a data da transação e o valor da receita ou despesa. É importante que você insira cada transação individualmente e que os valores numéricos possam ser lidos corretamente a partir dessa tabela de Excel.
Dica

Se um determinado valor não ficar legível (por exemplo, se uma vírgula for definida incorretamente), a coluna “Balanço” exibirá a mensagem de erro #VALOR!. Basta corrigir esse erro para os valores serem recalculados.

  1. Na coluna “Descrição”, insira um breve comentário sobre a transação comercial, por exemplo, na forma de texto. No dia seguinte, no máximo, você deve inserir todos os pagamentos no modelo de livro-caixa.
  2. Na parte inferior da tabela, à direita, a soma das receitas e despesas é inserida e o saldo é calculado. Antes de imprimir a folha do livro-caixa, verifique novamente se todos os valores foram corretamente inseridos, para que a entrada final possa ser calculada sem erros. Esta será transferida como saldo inicial na próxima folha.
  3. Recomendamos que você imprima a folha do livro-caixa no final de cada dia. Verifique primeiro se o período do documento foi especificado corretamente no cabeçalho. Você pode anexar sua assinatura ao documento impresso e arquivá-lo cronologicamente com os outros registros. Você também pode salvar essas folhas como PDFs.
  4. No dia seguinte, comece uma nova folha de livro-caixa com o modelo salvo.

Nota: Detalhes no livro-caixa não podem ser alterados após serem arquivados. Fazer isso é contra os princípios da contabilidade. Se você encontrar um erro, a alteração precisa ser identificável e compreensível para terceiros e marcada com a data da alteração. Assim sendo, manter o livro-caixa exclusivamente em formato digital não é suficiente. Para garantir que alterações subsequentes sejam rastreáveis, imprima o livro-caixa no final do dia, assine-o e arquive-o cronologicamente. Isso garantirá que todos os princípios contábeis sejam mantidos.

No nosso Digital Guide, você pode encontrar mais detalhes sobre livros-caixa e como preenchê-los corretamente.

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