Modelo de livro-caixa: Fer­ra­menta útil de con­ta­bi­li­dade

O livro-caixa é um dos livros contábeis mais im­por­tan­tes da con­ta­bi­li­dade cor­po­ra­tiva. Apesar de ser um documento simples, muitas vezes uma planilha do Excel, o livro-caixa é usado para registrar os pa­ga­men­tos em dinheiro de uma empresa. Afinal, se uma empresa tem de de­mons­trar suas finanças anu­al­mente para a Receita Federal, ela deve não somente prestar conta das tran­sa­ções feitas por débito ou crédito, mas também elaborar uma lista com todas as tran­sa­ções re­a­li­za­das em dinheiro.

Manter um livro-caixa ajuda a garantir que essa lista esteja sempre correta, e modelos de livro-caixa podem ser de grande ajuda. A vantagem de um livro-caixa digital, como uma planilha Excel, é que este é mais rápido e claro. Ainda, os valores podem ser inseridos au­to­ma­ti­ca­mente e com­pen­sa­dos entre si. Assim sendo, modelos de livro-caixa digitais apre­sen­tam um panorama da situação fi­nan­ceira de uma empresa, poupando a ne­ces­si­dade de cálculos demorados, que podem incorrer em erros.

Adotar um modelo de livro-caixa também pode ser vantajoso para autônomos, in­de­pen­den­te­mente de serem obrigados a manter um livro-caixa ou não. Além de dis­po­ni­bi­li­zar um modelo de livro-caixa para download, este artigo também lhe ensinará a preenchê-lo cor­re­ta­mente. Pri­mei­ra­mente, contudo, ex­pli­ca­mos o que está realmente envolvido com a ma­nu­ten­ção de um livro-caixa.

Quem deve manter um livro-caixa?

Nem todos são obrigados a manter um livro-caixa: ele é obri­ga­tó­rio apenas para empresas que operam usando es­cri­tu­ra­ção contábil por partidas dobradas e devem preparar um balanço pa­tri­mo­nial anual. No Brasil, a con­ta­bi­li­dade deve seguir as normas es­ta­be­le­ci­das pelo Código Civil Bra­si­leiro e pelo Re­gu­la­mento do Imposto de Renda, além das normas emitidas pelo Conselho Federal de Con­ta­bi­li­dade. Ainda, é im­por­tante que você tome co­nhe­ci­mento e siga as normas bra­si­lei­ras de con­ta­bi­li­dade (NBC) emitidas pelo Conselho Federal de Con­ta­bi­li­dade.

Mesmo que você opte por seguir prin­cí­pios da con­ta­bi­li­dade simples para do­cu­men­tar as suas tran­sa­ções, ainda pode fazer sentido manter um livro-caixa. Ao contrário do que ocorre no comércio ele­trô­nico, pa­ga­men­tos em dinheiro são muito mais difíceis de lidar em re­tros­pecto, portanto manter os registros sempre atu­a­li­za­dos é sempre vantajoso, para qualquer empresa. Com um livro-caixa, você pode acom­pa­nhar as entradas e saídas em espécie.

Baixe o nosso modelo de livro-caixa

Se você se decidir por manter um livro-caixa, pode baixar o modelo gratuito do nosso Digital Guide. O nosso livro-caixa está dis­po­ní­vel como uma planilha Excel. Baixe-o no seu dis­po­si­tivo e comece a con­ta­bi­li­zar suas tran­sa­ções em dinheiro di­gi­tal­mente. A seguir, apre­sen­ta­re­mos, em detalhes, quais in­for­ma­ções o documento deve conter e como você pode preenchê-lo cor­re­ta­mente.

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In­for­ma­ções im­por­tan­tes de um livro-caixa

Ao enviar sua de­cla­ra­ção de impostos à Receita Federal no final de um ano fiscal, o livro-caixa é um documento essencial para o registro de todas as tran­sa­ções em dinheiro, servindo como base para a apuração dos impostos devidos. Como todos os demais livros co­mer­ci­ais, o livro-caixa deve ser mantido de acordo com os prin­cí­pios de trans­pa­rên­cia e com­pre­en­si­bi­li­dade. Para garantir isso, há algumas entradas obri­ga­tó­rias que cada entrada no livro-caixa deve ter.

Nosso modelo de livro-caixa em branco para download contém todos os detalhes ne­ces­sá­rios para um livro-caixa de­vi­da­mente pre­en­chido. As seguintes in­for­ma­ções são re­gis­tra­das em seis colunas:

1. Data da transação
2. Número do recibo para atri­bui­ção clara do documento à transação
3. Texto da reserva (descrição curta da transação)
4. Receita e moeda da receita ou despesa em dinheiro
5. Taxa de imposto aplicada (imposto sobre vendas)
6. Saldo atual de caixa e saldo devedor

No cabeçalho do modelo de livro-caixa, definimos dois campos: um para inserir o nome da sua empresa e outro para registrar o período da res­pec­tiva folha do livro-caixa. Não se esqueça de colocar a sua as­si­na­tura na tabela. Todas as receitas e despesas in­cor­ri­das devem ser do­cu­men­ta­das cro­no­lo­gi­ca­mente. Aqui, o princípio da com­ple­tude é muito im­por­tante. Até mesmo algo tão simples quanto a compra de balas, um clássico pagamento em dinheiro, deve ser anotada no livro-caixa. Uma das grandes vantagens do formato de livro-caixa para Excel é: o programa compensa os itens entre si au­to­ma­ti­ca­mente, exibindo o saldo atu­a­li­zado.

Como preencher um livro-caixa

Depois de baixar o nosso modelo de livro-caixa gratuito, prossiga da seguinte forma:

1. Pri­mei­ra­mente, insira o nome da sua empresa no cabeçalho do documento.
2. Depois, faça a entrada inicial para o período: se você quiser começar o livro-caixa no mesmo dia, anote a data atual. Se você quiser preencher a folha do livro-caixa ao longo de vários dias (mais provável de ocorrer em casos ex­cep­ci­o­nais), insira a data final quando a folha estiver pre­en­chida. Desta forma, você evitará entradas in­cor­re­tas.
3. O próximo passo é trans­fe­rir o saldo atual de caixa para a tabela. Este deve ser inserido na primeira linha da coluna “Balanço”. Aqui, anote a data atual e o valor em dinheiro.
4. Agora comece a registrar cro­no­lo­gi­ca­mente os pa­ga­men­tos em dinheiro do dia (ou do período em que você está mantendo o livro-caixa): o número do recibo, a data da transação e o valor da receita ou despesa. É im­por­tante que você insira cada transação in­di­vi­du­al­mente e que os valores numéricos possam ser lidos cor­re­ta­mente a partir dessa tabela de Excel.

5. Na coluna “Descrição”, insira um breve co­men­tá­rio sobre a transação comercial, por exemplo, na forma de texto. No dia seguinte, no máximo, você deve inserir todos os pa­ga­men­tos no modelo de livro-caixa.
6. Na parte inferior da tabela, à direita, a soma das receitas e despesas é inserida e o saldo é calculado. Antes de imprimir a folha do livro-caixa, verifique novamente se todos os valores foram cor­re­ta­mente inseridos, para que a entrada final possa ser calculada sem erros. Esta será trans­fe­rida como saldo inicial na próxima folha.
7. Re­co­men­da­mos que você imprima a folha do livro-caixa no final de cada dia. Verifique primeiro se o período do documento foi es­pe­ci­fi­cado cor­re­ta­mente no cabeçalho. Você pode anexar sua as­si­na­tura ao documento impresso e arquivá-lo cro­no­lo­gi­ca­mente com os outros registros. Você também pode salvar essas folhas como PDFs.
8. No dia seguinte, comece uma nova folha de livro-caixa com o modelo salvo.

Nota: Detalhes no livro-caixa não podem ser alterados após serem ar­qui­va­dos. Fazer isso é contra os prin­cí­pios da con­ta­bi­li­dade. Se você encontrar um erro, a alteração precisa ser iden­ti­fi­cá­vel e com­pre­en­sí­vel para terceiros e marcada com a data da alteração. Assim sendo, manter o livro-caixa ex­clu­si­va­mente em formato digital não é su­fi­ci­ente. Para garantir que al­te­ra­ções sub­se­quen­tes sejam ras­treá­veis, imprima o livro-caixa no final do dia, assine-o e arquive-o cro­no­lo­gi­ca­mente. Isso garantirá que todos os prin­cí­pios contábeis sejam mantidos.

No nosso Digital Guide, você pode encontrar mais detalhes sobre livros-caixa e como preenchê-los cor­re­ta­mente.

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