O que é inventário?
Muitas startups e pequenas empresas, em particular, acham difícil gerenciar a contagem de inventário, especialmente porque esse controle envolve diferentes funcionários. Explicaremos exatamente o que está por trás do termo contagem de inventário e no que você deve prestar atenção ao fazer o inventário da sua empresa. Para garantir que a sua próxima contagem de inventário ocorra da maneira mais tranquila possível, também fornecemos dicas para você realizá-la de forma fácil e eficiente.
Contagens de inventário não são apenas necessárias para fins fiscais, mas também ajudam você, como proprietário, a calcular o valor da sua própria empresa. O ato de contar o inventário não é novo: há mais de 500 anos, o matemático italiano Luca Pacioli (amigo de Leonardo Da Vinci) já destacava a importância da prática. Seus trabalhos não só descreveram o método de contabilidade por partida dobrada, utilizado por mercadores italianos da época, como também incentivavam empreendedores da época a fazerem contagens de inventário para ajudar no balanço patrimonial.
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Definição: Contagem de inventário
A contagem de inventário, também chamada de levantamento de estoque, refere-se à verificação física das quantidades de produtos em um inventário ou armazém, assim como à condição em que se encontram. Ao realizar essa contagem anual, você determina tanto os seus ativos quanto as suas dívidas. No Brasil, essa prática é regulada principalmente pela legislação contábil e tributária, que exige que todas as empresas anotem os seus ativos e passivos em uma lista. O objetivo deste procedimento é auxiliar na elaboração das demonstrações contábeis, inclusive do balanço patrimonial.
Empreendedores e empresários devem controlar, com regularidade, o que consta em seus estoques, de preferência com a ajuda de um sistema de gestão de mercadorias. A realização da contagem de inventário permite que uma empresa saiba exatamente o estoque e os ativos que possui, e como localizá-los rapidamente. Ela também verifica se o inventário esperado está correto. Não é incomum que o inventário real não corresponda aos saldos contábeis. Aqui estão os cinco principais objetivos de uma contagem de inventário:
| Rastrear inventário | Um sistema organizado permite que você tenha uma visão geral das suas vendas, mantendo controle sobre quanto estoque tem e onde ele se encontra, caso você possua mais de um armazém. |
|---|---|
| Controlar custos | Você pode descobrir que produtos estão vendendo mais e quais não valem mais a pena oferecer, por estarem há muito tempo parados. |
| Melhorar processo de envio | Você poderá estimar quando os seus produtos serão entregues, evitando que os clientes tenham de esperar mais que o necessário, devido a um item em falta, por exemplo. Você pode enviar para os seus clientes quando e onde eles desejarem receber os produtos. |
| Gerenciar planejamento e previsão | Você também pode usar um sistema de gestão de mercadorias para analisar dados de estoque, identificando as vendas bem-sucedidas. Assim, você será capaz de prever o que acontecerá no futuro, melhorando o seu planejamento. |
| Contar inventário de forma mais eficiente | Se você tiver uma boa solução de gerenciamento de inventário, será mais fácil manter o controle sobre os produtos disponíveis, o que economizará tempo a longo prazo. |
Por que contagem de inventário é importante?
Um bom sistema de gestão de inventário pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Algumas empresas até têm potencial de lucrar mais, mas não o fazem devido à ineficiência operacional. Se a empresa não tiver 100% de certeza do que tem em estoque, pode perder vendas devido a produtos em falta, não atendendo à real demanda. O cenário oposto também pode ser prejudicial: você pensar que um determinado item está fora de estoque quando ele não está. Isso poderá fazer com que o cliente tenha de esperar mais tempo que o necessário e também significará que o armazenamento não está sendo usado de forma eficiente, uma vez que os itens aparecem como “fora de estoque” (não servindo como fonte de receita). No pior caso, seu cliente comprará em outro lugar, talvez até na concorrência.
Empresas precisam conhecer seus ativos não somente por motivos operacionais, mas também fiscais. Em termos tributários, o controle correto do inventário pode ajudar na apuração do imposto de renda, já que a depreciação dos estoques e equipamentos pode reduzir a base de cálculo dos impostos, dentro das normas estabelecidas pela legislação brasileira.
Como fazer contagem de inventário
Agora que você sabe os motivos pelos quais empresas devem realizar contagens de inventário, precisa decidir os itens a serem contados. Se você se preparar da maneira certa, o processo ocorrerá de maneira muito mais tranquila e eficiente. Aqui estão alguns exemplos de categorias que podem entrar na contagem:
- Itens vendáveis: Qualquer produto que possa ser vendido para um cliente (categoria de contagem mais popular).
- Matérias-primas: São os componentes a serem usados na produção dos produtos.
- Maquinário e mobiliário: Registrar esses itens é valioso para o controle patrimonial.
- Veículos e equipamentos alugados: Empresas também devem rastrear seus ativos móveis (quantos estão em uso, que funcionários estão os usando etc.).
Algumas empresas têm apenas um local de funcionamento, enquanto outras operam em diferentes localidades. Não importa o quão pequeno seja o seu armazém, é importante que você realize a sua contagem de inventário. Se a contagem for muito extensa, divida-a em etapas para que fique mais fácil. Não se esqueça de que alguns dos seus itens podem estar em trânsito (ou seja, em caminhões ou carros de transporte). Qualquer produto que esteja quebrado ou tenha sido devolvido deve ser registrado separadamente, para que não seja confundido com o estoque atual.
Escolher quando realizar a contagem de inventário é delicado. Preferencialmente, faça isso fora do horário de funcionamento da empresa, para evitar um resultado impreciso, interrupções temporárias da contagem e outras questões que podem levar a imprecisões.
Tradicionalmente, contagens físicas de inventário são feitas com papel e caneta, e muitos proprietários de empresas ainda preferem esse método. Nele, produtos são contados manualmente e somente depois inseridos no sistema. Embora popular, esse método é relativamente ineficiente, pois exige que você registre todos os produtos duas vezes (primeiro no papel, depois no sistema). Algumas empresas usam scanners para facilitar a tarefa.
Ao adotar um software de gestão de inventário como o Vend, você pode aliviar a sua carga de trabalho e ainda economizar tempo.
Equipe para contagem de inventário
Estime quanto tempo a contagem de inventário levará, para que você possa dividir as tarefas entre os funcionários. Para ajudar nessa estimativa, faça um teste em uma pequena quantidade do estoque e multiplique esse tempo pela quantidade restante. Calcule quantas pessoas serão necessárias na força-tarefa e distribua os papéis de acordo com a experiência dos funcionários.
Certifique-se de que cada funcionário conheça o plano de contagem, por exemplo, se deve começar da esquerda para a direita ou de cima para baixo. Quando uma área já tiver sido contada, marque-a como tal, para que ninguém a insira na contagem novamente. Nomeie uma pessoa como a principal responsável, para que ela possa ser o ponto de ajuda e responder possíveis perguntas. Orientações por escrito para cada funcionário podem ser úteis, se o procedimento for mais complicado.
Métodos de contagem de inventário
Os três métodos de contagem de inventário mais usados no Brasil são:
- Custo médio ponderado
- Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)
- Último a entrar, primeiro a sair (UEPS)
A legislação fiscal brasileira, ao contrário da dos Estados Unidos, não permite o uso do método UEPS para fins fiscais, uma vez que ele tende a reduzir o lucro tributável em tempos de inflação.
Frequência da contagem de inventário
Ao planejar o seu processo de inventário, você deve decidir com que frequência irá realizá-lo e que método utilizará. A regularidade da contagem de estoque difere de uma empresa para outra, com algumas empresas optando por contagens mensais e outras optando por uma única contagem anual. Tudo dependerá do giro de estoque da empresa e de quanto os números foram precisos no passado, sem a necessidade de uma auditoria completa. Empresas com menos itens não precisam realizar auditorias com tanta frequência. Empresas maiores com sistemas de inventário totalmente automatizados podem nem precisar de pessoal para realizar a contagem, o que economizará tempo e dinheiro. Contagens completas devem ser realizadas no final do exercício financeiro, de preferência, embora seu contador possa recomendar que você faça uma parcial na metade do exercício financeiro. Outros momentos recomendados para a realização de contagens de inventário são antes da venda da empresa e depois de períodos muito movimentados, como Natal e outras datas festivas.
Contagem cíclica ou contínua
Desde que você tenha um sistema de inventário informatizado, a contagem cíclica pode ser realizada, o que economizará dinheiro, aumentará a precisão da contagem e não interromperá suas operações como uma contagem física anual. Muitos proprietários de empresas optam por esse método, pois inventários físicos anuais são muito mais complexos e, portanto, têm maior chance de erros. Como o método de contagem cíclica é realizado por software, faz sentido realizar verificações ao longo do ano para garantir que o software esteja fornecendo resultados precisos. No Brasil, o uso de sistemas automatizados para controle de estoque é incentivado, para que o registro contábil reflita adequadamente o saldo final de cada exercício fiscal.
Contagem periódica
Esse método é bastante semelhante ao de contagem cíclica, sendo ligeiramente mais sistemático. Algumas empresas optam por realizar contagens completas periódicas a cada três ou seis meses para verificar a precisão do método adotado.
Contagem sazonal
O método sazonal pode abranger contagens de inventário parciais ou completas. Esse método tenta respeitar tendências que mudam com o tempo ou a deterioração dos produtos. Por exemplo, uma empresa de roupas pode realizar uma contagem de inventário ao fim de uma estação para verificar se vendeu todo o estoque que planejava e se preparar para os produtos da próxima estação. No setor de alimentos, estoques perecíveis precisam ser descartados se não tiverem sido vendidos antes da data de validade, por oferecer riscos à saúde.
Contagem anual
Contagens anuais de inventário são mais comuns em empresas que não adotam o método de contagem cíclica nem um software de gestão de estoque. Ainda, contagens de inventário ao fim de cada ano fiscal são comuns por coincidirem com o encerramento das demonstrações financeiras. A prática pode ser acompanhada por auditorias externas, o que, em alguns casos, é exigido pela legislação.
Exemplo de contagem de inventário
A multinacional de tecnologia Apple sabe o que faz quando se trata de gestão de inventário bem-sucedida. Ela gerencia de perto sua cadeia de suprimentos, tentando manter os estoques baixos, ter poucos armazéns e deixar os fornecedores competirem entre si para trabalhar com ela.
Manter um nível de estoque baixo é especialmente importante para empresas que vendem tecnologia, pois um concorrente pode lançar um novo dispositivo a qualquer momento, o que pode fazer com que ninguém mais se interesse por comprar o estoque “desatualizado” da sua empresa.
Não é barato manter estoques em movimento e armazéns em diferentes localidades. Também por isso a Apple decidiu que seus fornecedores devem enviar suas peças para a fábrica localizada na China. Assim, quando um comprador faz um pedido, o produto final é enviado diretamente da fábrica, eliminando etapas logísticas e economizando tempo.
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