Requisitos legais para sistemas de frente de caixa

Você administra uma empresa que gera parte ou toda receita a partir de transações em dinheiro? Se sim, então os registros da caixa registradora são a base para os impostos devidos pela sua empresa. Você deve, portanto, documentar cuidadosamente todas as transações comerciais para atender aos requisitos da Receita Federal. É comum que proprietários de empresas que incorrem em um grande número de transações diárias em dinheiro usem um sistema eletrônico de registro, chamado de Ponto de Venda. Alguns benefícios do uso desse tipo de sistema incluem:

• Elaboração de relatórios claros e cuidadosos
• Facilitação da cooperação com a Receita Federal e com as demais autoridades financeiras
• Proteção contra roubos e fraudes (principalmente de funcionários)
• Fornecimento de interfaces para sistemas profissionais de gestão de mercadorias

Em princípio, Sistemas de Frente de Caixa (SFC) ou Pontos de Venda (PDN) estão sujeitos às mesmas obrigações de registro e retenção que sistemas de contabilidade. Este artigo mostrará o que você precisa considerar ao adotar um SFC e lhe ensinará como diferenciar tipos de sistemas.

Diretrizes de contabilidade para transações em dinheiro

No Brasil, todos os proprietários de empresas são obrigados a manter registros detalhados de suas transações, mesmo que operem somente com dinheiro em espécie. O método mais popular de manutenção de registros continua a ser o livro-caixa, mas manter um arquivo detalhado contendo registros e comprovantes fiscais também é recomendável. Para melhores práticas, você pode conservar ambos os documentos.

É do seu interesse, como proprietário de uma empresa, manter registros de todas as transações, para que você possa comprovar o que for necessário ao ser fiscalizado pela Receita Federal ou outro órgão de fiscalização. Além de facilitar o cumprimento de obrigações tributárias, esses registros (notas fiscais, recibos e outros comprovantes de despesas e receitas) ajudam na gestão financeira do negócio.

Manter um registro de transações também se estende à folhas de pagamento, que devem ser processadas de acordo com a legislação trabalhista brasileira. Mesmo que você opte por pagar seus funcionários em dinheiro, é essencial emitir recibos e realizar os devidos registros contábeis e fiscais, como o recolhimento do FGTS, do INSS, e o pagamento dos demais encargos previstos na legislação.

Diferentes Sistemas de Frente de Caixa

É imperativo que empresas mantenham registros adequados e acessíveis de todas as transações que realizam, como manda a legislação brasileira. Contudo, essa não faz distinção entre registros no formato eletrônico e em papel. Para que sejam válidos, basta que eles estejam em conformidade com as normas da Receita Federal e dos outros órgãos reguladores, como das Secretarias de Fazenda estaduais. Ao optar por registros eletrônicos, certifique-se de que eles sigam os padrões legais de armazenamento e segurança de dados. Adote sistemas que atendem às exigências fiscais e contábeis, e que garantem a integridade e a autenticidade das informações.

Caixa registradora física aberta

Uma caixa registradora física aberta nada mais é que uma gaveta de dinheiro ou que uma carteira, que opera sem o uso de tecnologias. Como dados não são automaticamente gravados por uma caixa registradora física aberta, acompanhar e registrar as transações pode ser trabalhoso, principalmente quando em comparação com registros realizados por sistemas eletrônicos.

Em princípio, todas as transações comerciais devem ser registradas e descritas individualmente. Os registros devem conter:

• O conteúdo da transação
• O nome ou razão social do parceiro comercial
• O CNPJ ou CPF, quando aplicável
• O endereço do parceiro comercial, se necessário, especialmente em documentos fiscais

Transações em dinheiro devem ser registradas cronologicamente, numeradas consecutivamente e incluir a alíquota de imposto sobre a venda aplicável, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), o ISS (Imposto sobre Serviços) ou outro tributo específico sobre transações ou localidades. Sua contabilidade é considerada adequada quando você consegue fornecer a um terceiro (como à Receita Federal, a um auditor ou a um tribunal) uma visão clara das transações ocorridas dentro de um período determinado.

A legislação brasileira não prevê isenções específicas para o registro individual de despesas, independentemente do valor que elas tenham. Assim, todas as despesas, mesmo que de pequeno valor, devem ser registradas contendo as seguintes informações:

• Data
• Valor
• Local
• Finalidade da despesa

Proprietários de empresas que operam com caixas registradoras físicas abertas devem registrar todas as transações do dia após o fechamento do caixa. Os registros finalizados devem corresponder ao saldo real da caixa registradora em todos os momentos. Somente assim eles podem ser considerados precisos e confiáveis.

Os recebimentos diários devem ser determinados diariamente, no relatório de caixa:

Recebimentos em dinheiro, transferências, saques pessoais e aportes de recursos próprios devem ser documentados. Se não houver documentos comprobatórios externos para uma transação (por exemplo, em aportes pessoais), um documento interno ou recibo deve ser elaborado, datado e assinado.

Você pode verificar se o resultado diário foi calculado corretamente realizando um teste cruzado. Nele, o saldo calculado do caixa deve corresponder ao saldo real, conforme apurado pela contagem física.

Cada relatório de caixa deve ser assinado e datado, geralmente após o fechamento do caixa. O resultado diário determinado pelo relatório do caixa deve, então, ser registrado no livro-caixa.

Atenção: Relatórios de caixa e livros-caixa criados com programas Office tradicionais (por exemplo, com planilhas do Excel) nem sempre podem ser considerados invioláveis. Um software de contabilidade só é considerado válido se impedir mudanças subsequentes e registrar automaticamente alterações realizadas.

Sistemas eletrônicos de Ponto de Venda

Sistemas eletrônicos de Ponto de Venda consistem em equipamentos de registro especializados, que registram recebimentos e despesas em espécie, e emitem o devido comprovante. Esses sistemas são fundamentais para a correta emissão de documentos fiscais e para o controle financeiro de uma empresa. Em termos de design e operação, existem dois principais tipos de sistemas eletrônicos de caixa: terminais de PDV com impressoras físicas integradas e sistemas de caixa baseados em computadores.

• Terminais de PDV com impressoras integradas: Sistemas de Ponto de Venda típicos costumam ter uma ou duas unidades de impressão. Deve-se fazer uma distinção entre PDVs mecânicos e eletrônicos simples.
  • Sistemas de Ponto de Venda com impressão mecânica: Caixas registradoras mecânicas geralmente funcionam com duas unidades de impressão, emitindo um documento em papel para o cliente e um rolo contínuo para a empresa, que contém todas as entradas da caixa registradora — esses rolos não são suportados eletronicamente.
  • Sistemas de Ponto de Venda simples: Caixas registradoras eletrônicas simples geralmente têm apenas uma unidade de impressão, que fornece aos clientes um recibo físico das compras. Já o rolo de caixa contendo as transações do dia, destinado ao proprietário da empresa, é produzido e armazenado eletronicamente. No processo de fechamento do caixa, os dados registrados podem ser emitidos no formato de total diário e posteriormente excluídos da caixa registradora.
• Sistemas de Ponto de Venda baseados em computadores: Em comparação com caixas registradoras eletrônicas simples, sistemas de Ponto de Venda para computadores oferecem uma gama mais ampla de funções em termos de coleta e de armazenamento de dados. O uso de PDVs para computadores é consideravelmente mais conveniente, graças a seus scanners de códigos de barras e às suas telas sensíveis ao toque, como a de caixas de autoatendimento. Outra grande vantagem de PDVs para computadores é a capacidade que eles têm de processar dados ainda mais, com a ajuda de sistemas de gestão de mercadorias ou de contabilidade. Atente-se, contudo, às restrições de compatibilidade entre os softwares. Sistemas para computadores estão disponíveis como sistemas abertos ou fechados, o que depende do nível de flexibilidade e de personalização de cada um.
  • Sistemas abertos: O software e o hardware são adquiridos separadamente. O software de PDV (seja uma solução padrão ou personalizável) geralmente roda em sistemas operacionais comuns, como Windows e Linux.
  • Sistemas fechados: Componentes de hardware e software são oferecidos como um único pacote, pelo mesmo fabricante. Embora essa configuração possa criar uma dependência do fornecedor, ela oferece um nível mais alto de segurança e uma integração mais eficiente entre os componentes.

Proteção contra fraudes

A manipulação de registros de transações para o cometimento de fraudes está se tornando cada vez mais frequente. Normalmente, riscos para proprietários de empresas envolvem a realização de devoluções fraudulentas por clientes ou furtos de caixa pelos próprios funcionários. Uma série de softwares de PDV estão disponível hoje, fornecendo elementos de segurança para proteger proprietários de empresas contra atividades fraudulentas dessa natureza. No entanto, há casos em que os próprios donos de empresas adulteram caixas registradoras na tentativa de sonegar impostos.

No Brasil, a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda estaduais têm adotado medidas rigorosas para combater fraudes em sistemas de PDV. Assim como a União Europeia, o Canadá e os Estados Unidos, o Brasil faz uso de tecnologias de controle específicas, que garantem a integridade dos registros fiscais e previnem sonegações. Essas medidas incluem a exigência de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e de cupons fiscais eletrônicos (CF-e), bem como a realização de fiscalizações e auditorias para garantir que todos os registros sejam precisos e em conformidade com a legislação tributária.

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