Re­qui­si­tos legais para sistemas de frente de caixa

Você ad­mi­nis­tra uma empresa que gera parte ou toda receita a partir de tran­sa­ções em dinheiro? Se sim, então os registros da caixa re­gis­tra­dora são a base para os impostos devidos pela sua empresa. Você deve, portanto, do­cu­men­tar cui­da­do­sa­mente todas as tran­sa­ções co­mer­ci­ais para atender aos re­qui­si­tos da Receita Federal. É comum que pro­pri­e­tá­rios de empresas que incorrem em um grande número de tran­sa­ções diárias em dinheiro usem um sistema ele­trô­nico de registro, chamado de Ponto de Venda. Alguns be­ne­fí­cios do uso desse tipo de sistema incluem:

• Ela­bo­ra­ção de re­la­tó­rios claros e cui­da­do­sos
• Fa­ci­li­ta­ção da co­o­pe­ra­ção com a Receita Federal e com as demais au­to­ri­da­des fi­nan­cei­ras
• Proteção contra roubos e fraudes (prin­ci­pal­mente de fun­ci­o­ná­rios)
• For­ne­ci­mento de in­ter­fa­ces para sistemas pro­fis­si­o­nais de gestão de mer­ca­do­rias

Em princípio, Sistemas de Frente de Caixa (SFC) ou Pontos de Venda (PDN) estão sujeitos às mesmas obri­ga­ções de registro e retenção que sistemas de con­ta­bi­li­dade. Este artigo mostrará o que você precisa con­si­de­rar ao adotar um SFC e lhe ensinará como di­fe­ren­ciar tipos de sistemas.

Di­re­tri­zes de con­ta­bi­li­dade para tran­sa­ções em dinheiro

No Brasil, todos os pro­pri­e­tá­rios de empresas são obrigados a manter registros de­ta­lha­dos de suas tran­sa­ções, mesmo que operem somente com dinheiro em espécie. O método mais popular de ma­nu­ten­ção de registros continua a ser o livro-caixa, mas manter um arquivo detalhado contendo registros e com­pro­van­tes fiscais também é re­co­men­dá­vel. Para melhores práticas, você pode conservar ambos os do­cu­men­tos.

É do seu interesse, como pro­pri­e­tá­rio de uma empresa, manter registros de todas as tran­sa­ções, para que você possa comprovar o que for ne­ces­sá­rio ao ser fis­ca­li­zado pela Receita Federal ou outro órgão de fis­ca­li­za­ção. Além de facilitar o cum­pri­mento de obri­ga­ções tri­bu­tá­rias, esses registros (notas fiscais, recibos e outros com­pro­van­tes de despesas e receitas) ajudam na gestão fi­nan­ceira do negócio.

Manter um registro de tran­sa­ções também se estende à folhas de pagamento, que devem ser pro­ces­sa­das de acordo com a le­gis­la­ção tra­ba­lhista bra­si­leira. Mesmo que você opte por pagar seus fun­ci­o­ná­rios em dinheiro, é essencial emitir recibos e realizar os devidos registros contábeis e fiscais, como o re­co­lhi­mento do FGTS, do INSS, e o pagamento dos demais encargos previstos na le­gis­la­ção.

Di­fe­ren­tes Sistemas de Frente de Caixa

É im­pe­ra­tivo que empresas mantenham registros adequados e aces­sí­veis de todas as tran­sa­ções que realizam, como manda a le­gis­la­ção bra­si­leira. Contudo, essa não faz distinção entre registros no formato ele­trô­nico e em papel. Para que sejam válidos, basta que eles estejam em con­for­mi­dade com as normas da Receita Federal e dos outros órgãos re­gu­la­do­res, como das Se­cre­ta­rias de Fazenda estaduais. Ao optar por registros ele­trô­ni­cos, cer­ti­fi­que-se de que eles sigam os padrões legais de ar­ma­ze­na­mento e segurança de dados. Adote sistemas que atendem às exi­gên­cias fiscais e contábeis, e que garantem a in­te­gri­dade e a au­ten­ti­ci­dade das in­for­ma­ções.

Caixa re­gis­tra­dora física aberta

Uma caixa re­gis­tra­dora física aberta nada mais é que uma gaveta de dinheiro ou que uma carteira, que opera sem o uso de tec­no­lo­gias. Como dados não são au­to­ma­ti­ca­mente gravados por uma caixa re­gis­tra­dora física aberta, acom­pa­nhar e registrar as tran­sa­ções pode ser tra­ba­lhoso, prin­ci­pal­mente quando em com­pa­ra­ção com registros re­a­li­za­dos por sistemas ele­trô­ni­cos.

Em princípio, todas as tran­sa­ções co­mer­ci­ais devem ser re­gis­tra­das e descritas in­di­vi­du­al­mente. Os registros devem conter:

• O conteúdo da transação
• O nome ou razão social do parceiro comercial
• O CNPJ ou CPF, quando aplicável
• O endereço do parceiro comercial, se ne­ces­sá­rio, es­pe­ci­al­mente em do­cu­men­tos fiscais

Tran­sa­ções em dinheiro devem ser re­gis­tra­das cro­no­lo­gi­ca­mente, numeradas con­se­cu­ti­va­mente e incluir a alíquota de imposto sobre a venda aplicável, como o ICMS (Imposto sobre Cir­cu­la­ção de Mer­ca­do­rias e Serviços), o ISS (Imposto sobre Serviços) ou outro tributo es­pe­cí­fico sobre tran­sa­ções ou lo­ca­li­da­des. Sua con­ta­bi­li­dade é con­si­de­rada adequada quando você consegue fornecer a um terceiro (como à Receita Federal, a um auditor ou a um tribunal) uma visão clara das tran­sa­ções ocorridas dentro de um período de­ter­mi­nado.

A le­gis­la­ção bra­si­leira não prevê isenções es­pe­cí­fi­cas para o registro in­di­vi­dual de despesas, in­de­pen­den­te­mente do valor que elas tenham. Assim, todas as despesas, mesmo que de pequeno valor, devem ser re­gis­tra­das contendo as seguintes in­for­ma­ções:

• Data
• Valor
• Local
• Fi­na­li­dade da despesa

Pro­pri­e­tá­rios de empresas que operam com caixas re­gis­tra­do­ras físicas abertas devem registrar todas as tran­sa­ções do dia após o fe­cha­mento do caixa. Os registros fi­na­li­za­dos devem cor­res­pon­der ao saldo real da caixa re­gis­tra­dora em todos os momentos. Somente assim eles podem ser con­si­de­ra­dos precisos e con­fiá­veis.

Os re­ce­bi­men­tos diários devem ser de­ter­mi­na­dos di­a­ri­a­mente, no relatório de caixa:

Re­ce­bi­men­tos em dinheiro, trans­fe­rên­cias, saques pessoais e aportes de recursos próprios devem ser do­cu­men­ta­dos. Se não houver do­cu­men­tos com­pro­ba­tó­rios externos para uma transação (por exemplo, em aportes pessoais), um documento interno ou recibo deve ser elaborado, datado e assinado.

Você pode verificar se o resultado diário foi calculado cor­re­ta­mente re­a­li­zando um teste cruzado. Nele, o saldo calculado do caixa deve cor­res­pon­der ao saldo real, conforme apurado pela contagem física.

Cada relatório de caixa deve ser assinado e datado, ge­ral­mente após o fe­cha­mento do caixa. O resultado diário de­ter­mi­nado pelo relatório do caixa deve, então, ser re­gis­trado no livro-caixa.

Atenção: Re­la­tó­rios de caixa e livros-caixa criados com programas Office tra­di­ci­o­nais (por exemplo, com planilhas do Excel) nem sempre podem ser con­si­de­ra­dos in­vi­o­lá­veis. Um software de con­ta­bi­li­dade só é con­si­de­rado válido se impedir mudanças sub­se­quen­tes e registrar au­to­ma­ti­ca­mente al­te­ra­ções re­a­li­za­das.

Sistemas ele­trô­ni­cos de Ponto de Venda

Sistemas ele­trô­ni­cos de Ponto de Venda consistem em equi­pa­men­tos de registro es­pe­ci­a­li­za­dos, que registram re­ce­bi­men­tos e despesas em espécie, e emitem o devido com­pro­vante. Esses sistemas são fun­da­men­tais para a correta emissão de do­cu­men­tos fiscais e para o controle fi­nan­ceiro de uma empresa. Em termos de design e operação, existem dois prin­ci­pais tipos de sistemas ele­trô­ni­cos de caixa: terminais de PDV com im­pres­so­ras físicas in­te­gra­das e sistemas de caixa baseados em com­pu­ta­do­res.

• Terminais de PDV com im­pres­so­ras in­te­gra­das: Sistemas de Ponto de Venda típicos costumam ter uma ou duas unidades de impressão. Deve-se fazer uma distinção entre PDVs mecânicos e ele­trô­ni­cos simples.
  • Sistemas de Ponto de Venda com impressão mecânica: Caixas re­gis­tra­do­ras mecânicas ge­ral­mente funcionam com duas unidades de impressão, emitindo um documento em papel para o cliente e um rolo contínuo para a empresa, que contém todas as entradas da caixa re­gis­tra­dora — esses rolos não são su­por­ta­dos ele­tro­ni­ca­mente.
  • Sistemas de Ponto de Venda simples: Caixas re­gis­tra­do­ras ele­trô­ni­cas simples ge­ral­mente têm apenas uma unidade de impressão, que fornece aos clientes um recibo físico das compras. Já o rolo de caixa contendo as tran­sa­ções do dia, destinado ao pro­pri­e­tá­rio da empresa, é produzido e ar­ma­ze­nado ele­tro­ni­ca­mente. No processo de fe­cha­mento do caixa, os dados re­gis­tra­dos podem ser emitidos no formato de total diário e pos­te­ri­or­mente excluídos da caixa re­gis­tra­dora.
• Sistemas de Ponto de Venda baseados em com­pu­ta­do­res: Em com­pa­ra­ção com caixas re­gis­tra­do­ras ele­trô­ni­cas simples, sistemas de Ponto de Venda para com­pu­ta­do­res oferecem uma gama mais ampla de funções em termos de coleta e de ar­ma­ze­na­mento de dados. O uso de PDVs para com­pu­ta­do­res é con­si­de­ra­vel­mente mais con­ve­ni­ente, graças a seus scanners de códigos de barras e às suas telas sensíveis ao toque, como a de caixas de au­to­a­ten­di­mento. Outra grande vantagem de PDVs para com­pu­ta­do­res é a ca­pa­ci­dade que eles têm de processar dados ainda mais, com a ajuda de sistemas de gestão de mer­ca­do­rias ou de con­ta­bi­li­dade. Atente-se, contudo, às res­tri­ções de com­pa­ti­bi­li­dade entre os softwares. Sistemas para com­pu­ta­do­res estão dis­po­ní­veis como sistemas abertos ou fechados, o que depende do nível de fle­xi­bi­li­dade e de per­so­na­li­za­ção de cada um.
  • Sistemas abertos: O software e o hardware são ad­qui­ri­dos se­pa­ra­da­mente. O software de PDV (seja uma solução padrão ou per­so­na­li­zá­vel) ge­ral­mente roda em sistemas ope­ra­ci­o­nais comuns, como Windows e Linux.
  • Sistemas fechados: Com­po­nen­tes de hardware e software são ofe­re­ci­dos como um único pacote, pelo mesmo fa­bri­cante. Embora essa con­fi­gu­ra­ção possa criar uma de­pen­dên­cia do for­ne­ce­dor, ela oferece um nível mais alto de segurança e uma in­te­gra­ção mais eficiente entre os com­po­nen­tes.

Proteção contra fraudes

A ma­ni­pu­la­ção de registros de tran­sa­ções para o co­me­ti­mento de fraudes está se tornando cada vez mais frequente. Nor­mal­mente, riscos para pro­pri­e­tá­rios de empresas envolvem a re­a­li­za­ção de de­vo­lu­ções frau­du­len­tas por clientes ou furtos de caixa pelos próprios fun­ci­o­ná­rios. Uma série de softwares de PDV estão dis­po­ní­vel hoje, for­ne­cendo elementos de segurança para proteger pro­pri­e­tá­rios de empresas contra ati­vi­da­des frau­du­len­tas dessa natureza. No entanto, há casos em que os próprios donos de empresas adulteram caixas re­gis­tra­do­ras na tentativa de sonegar impostos.

No Brasil, a Receita Federal e as Se­cre­ta­rias de Fazenda estaduais têm adotado medidas rigorosas para combater fraudes em sistemas de PDV. Assim como a União Europeia, o Canadá e os Estados Unidos, o Brasil faz uso de tec­no­lo­gias de controle es­pe­cí­fi­cas, que garantem a in­te­gri­dade dos registros fiscais e previnem so­ne­ga­ções. Essas medidas incluem a exigência de emissão de notas fiscais ele­trô­ni­cas (NF-e) e de cupons fiscais ele­trô­ni­cos (CF-e), bem como a re­a­li­za­ção de fis­ca­li­za­ções e au­di­to­rias para garantir que todos os registros sejam precisos e em con­for­mi­dade com a le­gis­la­ção tri­bu­tá­ria.

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