O que é ter­cei­ri­za­ção?

Ter­cei­ri­za­ção é a prática de trans­fe­rir tarefas es­pe­cí­fi­cas, subáreas ou processos de negócios a terceiros, ou seja, a fun­ci­o­ná­rios não con­tra­ta­dos di­re­ta­mente pela empresa. Serviços que antes eram de res­pon­sa­bi­li­dade dos seus fun­ci­o­ná­rios passam a ser for­ne­ci­dos por pres­ta­do­res de serviços es­pe­ci­a­li­za­dos. No Brasil, tanto ati­vi­da­des-meio como ati­vi­da­des-fim podem ser ter­cei­ri­za­das. Ao ter­cei­ri­zar ati­vi­da­des-meio, o que ocorre mais comumente, uma empresa pode se con­cen­trar na execução de tarefas re­fe­ren­tes à sua atividade central.

Sig­ni­fi­cado de ter­cei­ri­za­ção

Definição: O termo ter­cei­ri­za­ção refere-se à es­tra­té­gia de negócio na qual tarefas e es­tru­tu­ras são atri­buí­das a um prestador de serviços externo. Essas podem ser tarefas in­di­vi­du­ais, áreas es­pe­cí­fi­cas ou até mesmo a atividade principal da empresa.

A Lei nº 13.429/2017 (Lei da Ter­cei­ri­za­ção) e a Lei nº 13.467/2017 (Reforma Tra­ba­lhista) re­gu­la­men­tam a prestação de serviço ter­cei­ri­zado no Brasil. Elas autorizam a ter­cei­ri­za­ção de uma ou múltiplas tarefas e processos a parceiros externos. Essa fle­xi­bi­li­dade amplia as pos­si­bi­li­da­des de con­tra­ta­ção e traz novos formatos para o mercado de trabalho.

Prin­ci­pais motivos para ter­cei­ri­zar

Além da economia de custos esperada com a ter­cei­ri­za­ção, existem outros fortes motivos para a delegação de de­ter­mi­na­das tarefas:

• Aumento da efi­ci­ên­cia: Empresas podem se con­cen­trar em suas com­pe­tên­cias prin­ci­pais e trabalhar de forma mais eficiente ao ter­cei­ri­zar funções.
• Es­ca­la­bi­li­dade ideal: A ter­cei­ri­za­ção aumenta a dis­po­ni­bi­li­dade da mão de obra, per­mi­tindo atingir o máximo de pro­du­ti­vi­dade e ga­ran­tindo a produção, mesmo em períodos de sa­zo­na­li­dade ou flu­tu­a­ções de ca­pa­ci­dade ope­ra­ci­o­nal.
• Resposta rápida: Você se torna mais ágil a mudanças, já que pode delegar novas tarefas a empresas ter­cei­ri­za­das es­pe­ci­a­li­za­das.
• Melhoria da qualidade: A ter­cei­ri­za­ção muitas vezes acarreta melhorias na qualidade do trabalho oferecido. Por exemplo, em uma fábrica ou oficina es­pe­ci­a­li­zada, a qualidade dos produtos pode ser sig­ni­fi­ca­ti­va­mente apri­mo­rada devido à atuação de tra­ba­lha­do­res es­pe­ci­a­li­za­dos.
• Economia de custos: Empresas externas têm alto grau de es­pe­ci­a­li­za­ção de serviços, o que lhes permite trabalhar de forma mais eficiente e oferecer taxas reduzidas.
• Falta de know-how: Novos processos e operações são muitas vezes ne­ces­sá­rios, mas os fun­ci­o­ná­rios podem não ter as ha­bi­li­da­des e o co­nhe­ci­mento ne­ces­sá­rio para im­ple­mentá-los. A ter­cei­ri­za­ção é uma al­ter­na­tiva à con­tra­ta­ção de tra­ba­lha­do­res qua­li­fi­ca­dos.

Tipos de ter­cei­ri­za­ção per­mi­ti­dos pela le­gis­la­ção bra­si­leira

Um dos prin­ci­pais tipos de trabalho ter­cei­ri­zado ocorre em ati­vi­da­des-meio, aquelas que não estão di­re­ta­mente re­la­ci­o­na­das ao objetivo central do negócio. Exemplos comuns incluem serviços de segurança, limpeza, ma­nu­ten­ção predial, trans­porte e suporte ad­mi­nis­tra­tivo. Esses serviços costumam ser ter­cei­ri­za­dos para empresas es­pe­ci­a­li­za­das, o que permite que a con­tra­tante foque seus recursos e esforços em suas operações prin­ci­pais.

Por outro lado, a le­gis­la­ção também permite a ter­cei­ri­za­ção de ati­vi­da­des-fim, ou seja, aquelas re­la­ci­o­na­das di­re­ta­mente à área principal de atuação da empresa. Por exemplo, uma escola pode ter­cei­ri­zar a con­tra­ta­ção de pro­fes­so­res ou uma fábrica pode ter­cei­ri­zar operários da linha de produção. Antes da re­gu­la­men­ta­ção, essa prática era vedada pela ju­ris­pru­dên­cia e gerava muitas dúvidas, mas agora ela é permitida, desde que res­pei­ta­dos os direitos tra­ba­lhis­tas e as condições con­tra­tu­ais adequadas.

Outro tipo de trabalho que se encaixa no regime de ter­cei­ri­za­ção é o trabalho tem­po­rá­rio, re­gu­la­men­tado pela mesma le­gis­la­ção. Nesse caso, as empresas contratam tra­ba­lha­do­res para atender demandas es­pe­cí­fi­cas e tem­po­rá­rias, como aumento sazonal de produção ou subs­ti­tui­ção de em­pre­ga­dos. Embora o trabalho tem­po­rá­rio tenha ca­rac­te­rís­ti­cas di­fe­ren­tes da ter­cei­ri­za­ção tra­di­ci­o­nal, ele oferece uma solução eficiente para demandas tran­si­tó­rias.

In­te­res­san­tes funções que podem ser ter­cei­ri­za­das

Es­tra­té­gias de ter­cei­ri­za­ção podem ser usadas em áreas como aten­di­mento ao cliente, con­ta­bi­li­dade, con­sul­to­ria tri­bu­tá­ria, tec­no­lo­gia da in­for­ma­ção (TI) e marketing. Exemplos:

• Aten­di­mento ao cliente: Uma empresa ter­cei­riza o aten­di­mento ao cliente para uma companhia es­pe­ci­a­li­zada, como um call center.
• Marketing: Uma empresa delega a gestão das suas redes sociais para uma agência es­pe­ci­a­li­zada.
• Fa­bri­ca­ção de produtos: Empresas de moda, por exemplo, costumam ter­cei­ri­zar a produção para países asiáticos, onde os custos são mais baixos.

Esses são apenas alguns exemplos típicos de ter­cei­ri­za­ção. Na prática, uma empresa hoje pode ter­cei­ri­zar cada etapa de suas operações, seja na fa­bri­ca­ção de produtos ou na prestação de serviços, para a empresa con­tra­tada. Graças às pos­si­bi­li­da­des ofe­re­ci­das pela internet, não importa mais se a empresa con­tra­tada está lo­ca­li­zada no bairro ao lado ou do outro lado do mundo.

Ter­cei­ri­zar do jeito certo

Você acha que a ter­cei­ri­za­ção é a melhor es­tra­té­gia para a sua empresa, mas não sabe por onde começar? Não existe uma abordagem única para um projeto de ter­cei­ri­za­ção. Assim como empresas são di­fe­ren­tes umas das outras, es­tra­té­gias de ter­cei­ri­za­ção também são. Conheça as melhores práticas para realizar processos de ter­cei­ri­za­ção de forma mais eficaz:

1. Analise o estado atual: Avalie o estado atual de uma tarefa, subárea ou processo de negócio. Com essa análise, você pode de­ter­mi­nar o melhor curso de ação e estimar o potencial de uma es­tra­té­gia de ter­cei­ri­za­ção.
2. Prepare-se: Organize uma reunião inicial com todos os sta­kehol­ders da sua empresa para obter o máximo do projeto de ter­cei­ri­za­ção. Na reunião, você pode es­ta­be­le­cer as bases para o trabalho conjunto futuro. É im­por­tante destacar e discutir os be­ne­fí­cios do projeto, o conteúdo e o cro­no­grama do projeto e os próximos passos.
3. Selecione um provedor de serviços: Compare po­ten­ci­ais pro­ve­do­res de serviços. Para a seleção e a interação com for­ne­ce­do­res em potencial, considere a ela­bo­ra­ção de dois do­cu­men­tos: um documento que requisita o produto ou serviço, para que você registre todas as suas ne­ces­si­da­des básicas, bem como o conceito geral do projeto; um documento que detalha o escopo, as demandas e os re­qui­si­tos. Com base neles, os pres­ta­do­res de serviço poderão propor soluções ou melhorar as exis­ten­tes, além de evitar possíveis mal-en­ten­di­dos.
4. Siga o cro­no­grama de im­ple­men­ta­ção: Uma vez assinado o contrato, a im­ple­men­ta­ção pode começar. Im­por­tante: negocie um cro­no­grama concreto no contrato. Como parte do ge­ren­ci­a­mento do projeto, verifique re­gu­lar­mente se os marcos acordados con­tra­tu­al­mente estão sendo res­pei­ta­dos.

Não cometa estes erros ao ter­cei­ri­zar

A ter­cei­ri­za­ção é um processo complexo, que pode acarretar erros de im­ple­men­ta­ção. Mesmo fazendo um pla­ne­ja­mento abran­gente e detalhado, não há garantia de que o processo ocorrerá sem problemas. Aqui estão alguns dos erros de ter­cei­ri­za­ção mais comuns, para que você possa evitá-los:

1. Prestador de serviços errado: Empresas podem escolher entre di­fe­ren­tes parceiros, de­pen­dendo de suas ne­ces­si­da­des: fa­bri­can­tes es­pe­ci­a­li­za­dos, agências ou pro­fis­si­o­nais autônomos. No entanto, para obter um resultado mais sa­tis­fa­tó­rio, é preciso que você selecione os seus pres­ta­do­res de serviço cui­da­do­sa­mente.
2. Ter­cei­ri­za­ção ar­bi­trá­ria: Delegar tarefas ar­bi­tra­ri­a­mente pode eco­no­mi­zar trabalho, mas raramente faz sentido. Não apenas sob o ponto de vista econômico, é melhor primeiro analisar os di­fe­ren­tes campos e ati­vi­da­des da sua empresa em detalhes e, em seguida, tomar uma decisão.
3. Acordos im­pre­ci­sos: Arranjos vagos muitas vezes sig­ni­fi­cam que você ou a sua empresa não ficarão sa­tis­fei­tos com os re­sul­ta­dos. Portanto, é im­por­tante es­pe­ci­fi­car, antes da con­tra­ta­ção, exa­ta­mente o que está sendo ter­cei­ri­zado e como ou que critérios es­pe­cí­fi­cos serão mo­ni­to­ra­dos.
4. Contratos ruins: Um contrato de ter­cei­ri­za­ção deve do­cu­men­tar as tarefas ter­cei­ri­za­das e as obri­ga­ções mútuas. Questões não abordadas podem levar a mal-en­ten­di­dos e a problemas futuros.

Ter­cei­ri­za­ção in­ter­na­ci­o­nal

Se você deseja ter­cei­ri­zar parte de seus processos de trabalho con­tra­tando uma empresa ou pres­ta­dora de serviços fora do Brasil, não deixe de con­si­de­rar as seguintes questões:

• Con­tra­ta­ção de empresas es­tran­gei­ras: Empresas bra­si­lei­ras podem ter­cei­ri­zar serviços con­tra­tando empresas lo­ca­li­za­das no exterior. Isso é comum em áreas como tec­no­lo­gia, aten­di­mento ao cliente e de­sen­vol­vi­mento de software. Nesse caso, a relação con­tra­tual se dá entre duas empresas, e não há vínculo direto com os tra­ba­lha­do­res da empresa es­tran­geira.
• Con­tra­ta­ção de tra­ba­lha­do­res es­tran­gei­ros por empresas bra­si­lei­ras: Nesse modelo, empresas bra­si­lei­ras contratam es­tran­gei­ros di­re­ta­mente como pres­ta­do­res de serviços. Esses tra­ba­lha­do­res podem atuar re­mo­ta­mente em seus países de origem ou, em alguns casos, se mudar para o Brasil para de­sem­pe­nhar suas funções.
• Ex­por­ta­ção de serviços ter­cei­ri­za­dos: Empresas bra­si­lei­ras podem oferecer serviços ter­cei­ri­za­dos para empresas es­tran­gei­ras, uti­li­zando a força de trabalho local para atender demandas in­ter­na­ci­o­nais. Isso é comum em call centers, assim como nas áreas de tec­no­lo­gia e en­ge­nha­ria.

Ainda, reflita sobre as seguintes situações:

• Diferença de horário: Graças à di­gi­ta­li­za­ção, você pode contratar fre­e­lan­cers de todo o mundo. Mas, no caso de uma tarefa urgente ou de uma reunião es­pon­tâ­nea, a diferença de horário pode ser uma di­fi­cul­dade.
• Barreiras lin­guís­ti­cas: O inglês fluente é um dos pré-re­qui­si­tos mais im­por­tan­tes para a ter­cei­ri­za­ção no exterior.
• Método de trabalho: As técnicas e abor­da­gens não são as mesmas em todas as empresas. É provável que uma empresa do outro lado do mundo trate um problema de maneira diferente daquela a que você está acos­tu­mado.

Vantagens e des­van­ta­gens da ter­cei­ri­za­ção

A decisão de delegar certas funções a um prestador de serviços externo nunca deve ser tomada de forma pre­ci­pi­tada. Uma vez que as tarefas tenham sido ter­cei­ri­za­das, reintegrá-las de volta à empresa pode ser tudo, menos fácil. Cer­ti­fi­que-se, primeiro, se os be­ne­fí­cios superam as des­van­ta­gens para sua empresa antes de optar pela ter­cei­ri­za­ção.

A crescente im­por­tân­cia da ter­cei­ri­za­ção

Muitas empresas recorrem à ter­cei­ri­za­ção para adquirir serviços de forma econômica e con­cen­trar-se mais em suas com­pe­tên­cias prin­ci­pais. Conceitos modernos de produção e logística são ne­ces­sá­rios para que essas medidas alcancem o sucesso esperado. A es­tra­té­gia de produção just-in-time é um exemplo de tal conceito. Nela, materiais são pro­du­zi­dos ou entregues apenas quando ne­ces­sá­rio.

Com a glo­ba­li­za­ção, o avanço da internet e as pos­si­bi­li­da­des da logística in­ter­na­ci­o­nal, é mais fácil do que nunca delegar tarefas e processos de negócios para terceiros. Quando feita do jeito certo, a ter­cei­ri­za­ção pode acelerar os fluxos de trabalho e melhorar os produtos ou serviços ofe­re­ci­dos, ajudando empresas a enfrentar a crescente con­cor­rên­cia.

Es­pe­ci­fi­ca­mente no Brasil, a ampliação das pos­si­bi­li­da­des de ter­cei­ri­za­ção trouxe uma nova dinâmica para o mercado de trabalho, per­mi­tindo maior fle­xi­bi­li­dade para empresas e tra­ba­lha­do­res. É im­pres­cin­dí­vel que empresas in­te­res­sa­das na ter­cei­ri­za­ção cumpram as normas legais exis­ten­tes, ga­ran­tindo condições adequadas de trabalho, respeito aos direitos dos pro­fis­si­o­nais ter­cei­ri­za­dos e as­se­gu­rando uma relação justa e trans­pa­rente.