O que é extranet e por que usá-la?

Uma boa co­mu­ni­ca­ção é a chave para um trabalho em equipe eficaz. A máxima se aplica tanto à co­mu­ni­ca­ção interna de empresas quanto à co­mu­ni­ca­ção externa. Seja trocar in­for­ma­ções re­fe­ren­tes a pedidos de for­ne­ce­do­res, enviar ins­tru­ções de produção a clientes ou es­cla­re­cer certos detalhes, a co­mu­ni­ca­ção por telefone ou e-mail demanda tempo. A extranet, por sua vez, dis­po­ni­bi­liza in­for­ma­ções a grupos se­le­ci­o­na­dos de pessoas, de forma imediata. Entenda o conceito por trás da extranet, como ele funciona e para que fins pode ser utilizada.

Extranet: Definição

A palavra extranet é composta pelo termo em latim “extra” (fora) e pelo termo em inglês “net” (rede). Ela denomina uma rede de com­pu­ta­do­res privada e con­tro­lada, que utiliza a internet para conectar grupos es­pe­cí­fi­cos de usuários externos, ofe­re­cendo a eles acesso a uma certa rede de com­pu­ta­do­res. A extranet serve para dis­po­ni­bi­li­zar recursos a usuários au­to­ri­za­dos, mas não para o público em geral. Possíveis usuários externos incluem parceiros co­mer­ci­ais, for­ne­ce­do­res e clientes se­le­ci­o­na­dos. Com a im­ple­men­ta­ção de uma rede de extranet, é possível sim­pli­fi­car o in­ter­câm­bio de in­for­ma­ções além das fron­tei­ras da empresa, por exemplo entre fun­ci­o­ná­rios internos e terceiros.

Diferença entre extranet e outras redes de com­pu­ta­do­res

A extranet é uma extensão de uma intranet, que utiliza os mesmos recursos que a internet. Com­pre­enda melhor as di­fe­ren­ças, em se tratando da uti­li­za­ção dessas redes por uma empresa:

• Intranet: Rede cor­po­ra­tiva que conecta par­ti­ci­pan­tes internos, fa­ci­li­tando a co­mu­ni­ca­ção interna de uma empresa. Ge­ral­mente, está dis­po­ní­vel em apenas uma lo­ca­li­dade. Direitos de acesso aos par­ti­ci­pan­tes são regulados por controles de acesso, de­fi­ni­ções de grupos e funções de usuários. Isso significa que nem todos os usuários de uma intranet con­se­gui­rão obter acesso a todas as áreas da empresa. Res­tri­ções de acesso podem ser aplicadas, por exemplo, para dis­po­ni­bi­li­zar in­for­ma­ções apenas para de­par­ta­men­tos es­pe­cí­fi­cos.

• Extranet: Rede em­pre­sa­rial que conecta par­ti­ci­pan­tes internos e externos por meio de sub-redes, fa­ci­li­tando trocas entre fun­ci­o­ná­rios e agentes externos à empresa. O acesso à extranet é possível a partir de di­fe­ren­tes lo­ca­li­da­des. Usuários externos costumam não ter acesso a toda intranet, mas apenas às certas áreas a eles dis­po­ni­bi­li­za­das. Na extranet, controles de acesso, bem como grupos e funções de usuários regulam quais in­for­ma­ções podem ser acessadas e por quem: for­ne­ce­do­res e clientes, por exemplo, ganham di­fe­ren­tes direitos de acesso.

• Internet: A internet é uma rede mun­di­al­mente acessível. Não é uma rede homogênea, mas composta por várias sub-redes.

Como usar a extranet?

Seja para empresas privadas, uni­ver­si­da­des ou as­so­ci­a­ções, ao con­fi­gu­rar uma extranet, você cria uma rede de troca de in­for­ma­ções abran­gente, que pode ser integrada ao dia a dia de trabalho para:

• Trans­mis­são de dados: Uma extranet pos­si­bi­lita a troca ele­trô­nica de do­cu­men­tos, como de for­mu­lá­rios, so­li­ci­ta­ções e notas, entre parceiros co­mer­ci­ais. Com ela, dados podem ser com­par­ti­lha­dos além das fron­tei­ras da empresa e pro­ces­sa­dos di­re­ta­mente, sem a ne­ces­si­dade de processos manuais. A extranet permite trans­fe­rên­cias de dados que in­de­pen­dem de sistemas de gestão de terceiros.

• Ma­nu­ten­ção de dados: Dados podem ser atu­a­li­za­dos e dis­po­ni­bi­li­za­dos a usuários au­to­ri­za­dos de forma imediata. Isso garante um alto grau de atu­a­li­dade e mais trans­pa­rên­cia no pro­ces­sa­mento de in­for­ma­ções.

• Co­o­pe­ra­ção: Uma extranet permite o uso con­co­mi­tante de apli­ca­ti­vos e software pela empresa e seus parceiros.

• Trans­mis­são de in­for­ma­ções: Notícias de interesse para grupos es­pe­cí­fi­cos podem ser dis­po­ni­bi­li­za­das em um curto espaço de tempo.

• Gestão de co­nhe­ci­mento: Com­par­ti­lha­mento de programas de trei­na­mento ou de­sen­vol­vi­mento, em conjunto, de apli­ca­ções de co­o­pe­ra­ção com outras empresas.

Empresas também podem integrar fun­ci­o­na­li­da­des adi­ci­o­nais à extranet para facilitar a interação com as partes externas. Recursos possíveis incluem mecanismo de busca, diretório de pessoal e aplicação de chat. Funções in­te­ra­ti­vas (como a de pesquisas e votações) também podem ser in­te­res­san­tes.

Como funciona a extranet?

Tec­ni­ca­mente falando, a extranet é es­tru­tu­rada como a internet. A co­mu­ni­ca­ção é pos­si­bi­li­tada por um conjunto de cerca de 500 pro­to­co­los de rede, que definem as regras e o formato em que as trocas devem ocorrer. O Protocolo de Internet (IP) e o Protocolo de Controle de Trans­mis­são (TCP) formam a base da troca de dados.

Como proteger a extranet?

Pre­cau­ções de segurança são ex­tre­ma­mente im­por­tan­tes em se tratando de dados privados: é ne­ces­sá­rio garantir que pessoas externas não au­to­ri­za­das não acessem in­for­ma­ções con­fi­den­ci­ais, assim como corrigir lacunas de segurança internas. Para proteger a extranet e impedir acessos não au­to­ri­za­dos a dados con­fi­den­ci­ais, duas prin­ci­pais medidas são adotadas:

• Firewalls: Um firewall impede que pessoas não au­to­ri­za­das externas à empresa acessem dados da extranet.

• Senhas: Senhas evitam que pessoas não au­to­ri­za­das (mesmo dentro da empresa) obtenham acesso direto aos dados ar­ma­ze­na­dos no servidor.

A proteção eficaz da extranet é garantida por um firewall externo. Por ser con­fi­gu­rado entre di­fe­ren­tes sistemas de com­pu­ta­do­res, ele é conhecido como firewall de rede ou firewall de hardware. Di­fe­ren­te­mente de um firewall pessoal, ele não é executado pelo sistema que protege, o que dificulta o acesso e a ma­ni­pu­la­ção por pessoas não au­to­ri­za­das.

Redes privadas virtuais (VPN) também são capazes de garantir acessos mais seguros a dados. Uma VPN é uma rede de co­mu­ni­ca­ções privadas, na qual usuários usam túneis IP virtuais para acessar a intranet de uma empresa, por exemplo. Para garantir o alto nível de segurança dos dados durante o uso de linhas públicas, todas as in­for­ma­ções são trans­mi­ti­das de forma crip­to­gra­fada (tunneling) por uma VPN. Isso significa que os dados trans­mi­ti­dos dessa forma não ficam visíveis para outros usuários da rede pública.

Como criar a própria extranet

Existem es­sen­ci­al­mente duas formas de se criar uma extranet e integrá-la à co­mu­ni­ca­ção cor­po­ra­tiva. Ambas são soluções de portal:

• Portais em­pre­sa­ri­ais: Combinam di­fe­ren­tes apli­ca­ções em uma única interface de usuário. São par­ti­cu­lar­mente van­ta­jo­sos se muitas apli­ca­ções di­fe­ren­tes pre­ci­sa­rem ser in­te­gra­das. Dessa forma, usuários não precisam lidar com conceitos ope­ra­ci­o­nais di­fe­ren­tes. Além disso, a au­ten­ti­ca­ção é realizada uma única vez nesse tipo de portal, e não por cada apli­ca­tivo in­di­vi­dual.

• Portais ori­en­ta­dos a processos: Servem prin­ci­pal­mente para gerenciar certos processos em empresas. Exemplos possíveis são pedidos ou despesas. Di­fe­ren­tes processos de uma empresa podem ser in­te­gra­dos a um único portal, mas não ne­ces­sa­ri­a­mente precisam ser. Eles também podem ser im­ple­men­ta­dos por apli­ca­ções separadas.

Uma extranet também pode ser con­fi­gu­rada com base em um sistema de ge­ren­ci­a­mento de conteúdo (CMS). Em casos assim, a gama de funções varia a depender do software utilizado. Se as funções ne­ces­sá­rias não forem cobertas pelo software padrão, é possível com­ple­mentá-las com extensões. No entanto, deve-se ter em mente que a im­ple­men­ta­ção e ma­nu­ten­ção de sistemas complexos requerem um certo nível de es­pe­ci­a­li­za­ção.

Se você não tiver certeza de qual solução é adequada para você, é acon­se­lhá­vel consultar um es­pe­ci­a­lista.

Vantagens da extranet

A im­ple­men­ta­ção de uma extranet oferece muitas vantagens para empresas. Isso inclui a rápida troca de dados entre fun­ci­o­ná­rios internos e externos, bem como entre parceiros externos. Como grandes volumes de dados podem ser trocados ra­pi­da­mente pela extranet, di­fe­ren­tes tipos de processos acabam sendo oti­mi­za­dos. A redução do tempo gasto em apli­ca­ções que devem ser ma­nu­al­mente exe­cu­ta­das ge­ral­mente resulta em aumento de pro­du­ti­vi­dade e economia de custos. In­for­ma­ções sobre o status de pedidos, por exemplo, não precisam mais ser enviadas in­di­vi­du­al­mente, por e-mail, para cada cliente. O cliente cor­res­pon­dente sim­ples­mente acessa o status atual do pedido pela extranet. Como a extranet elimina a ne­ces­si­dade de um software EDI, custos adi­ci­o­nais podem ser evitados. Por fim, se menos processos manuais precisam ser exe­cu­ta­dos, há menos fontes po­ten­ci­ais de erro.

Des­van­ta­gens da extranet

A im­ple­men­ta­ção de uma extranet também tem suas des­van­ta­gens. Entre elas estão os custos de aquisição do software cor­res­pon­dente. Além de custos iniciais as­so­ci­a­dos à produção, há também custos sub­se­quen­tes: para que a extranet cumpra seu propósito, ela deve ser mantida por fun­ci­o­ná­rios internos ou pres­ta­do­res de serviços externos, para atu­a­li­za­ções de software, backups e resolução de problemas. Além disso, o tempo de trei­na­mento dos fun­ci­o­ná­rios também resultará em custos, es­pe­ci­al­mente se sistemas mais complexos forem adotados. Em outras palavras, durante o período de trei­na­mento, fun­ci­o­ná­rios não terão tempo para realizar outras tarefas, o que poderá reduzir o fa­tu­ra­mento da empresa, es­pe­ci­al­mente se muitos fun­ci­o­ná­rios pre­ci­sa­rem ser treinados ao mesmo tempo.

Além dos custos, é preciso também con­si­de­rar os possíveis riscos de segurança. Padrões de segurança elevados devem ser mantidos para evitar o acesso não au­to­ri­zado a dados con­fi­den­ci­ais. Isso se aplica tanto ao acesso externo quanto ao acesso interno não au­to­ri­zado.

Tabela com­pa­ra­tiva: Vantagens e des­van­ta­gens da extranet