O que é extranet e por que usá-la?

Uma boa comunicação é a chave para um trabalho em equipe eficaz. A máxima se aplica tanto à comunicação interna de empresas quanto à comunicação externa. Seja trocar informações referentes a pedidos de fornecedores, enviar instruções de produção a clientes ou esclarecer certos detalhes, a comunicação por telefone ou e-mail demanda tempo. A extranet, por sua vez, disponibiliza informações a grupos selecionados de pessoas, de forma imediata. Entenda o conceito por trás da extranet, como ele funciona e para que fins pode ser utilizada.

Extranet: Definição

A palavra extranet é composta pelo termo em latim “extra” (fora) e pelo termo em inglês “net” (rede). Ela denomina uma rede de computadores privada e controlada, que utiliza a internet para conectar grupos específicos de usuários externos, oferecendo a eles acesso a uma certa rede de computadores. A extranet serve para disponibilizar recursos a usuários autorizados, mas não para o público em geral. Possíveis usuários externos incluem parceiros comerciais, fornecedores e clientes selecionados. Com a implementação de uma rede de extranet, é possível simplificar o intercâmbio de informações além das fronteiras da empresa, por exemplo entre funcionários internos e terceiros.

Diferença entre extranet e outras redes de computadores

A extranet é uma extensão de uma intranet, que utiliza os mesmos recursos que a internet. Compreenda melhor as diferenças, em se tratando da utilização dessas redes por uma empresa:

• Intranet: Rede corporativa que conecta participantes internos, facilitando a comunicação interna de uma empresa. Geralmente, está disponível em apenas uma localidade. Direitos de acesso aos participantes são regulados por controles de acesso, definições de grupos e funções de usuários. Isso significa que nem todos os usuários de uma intranet conseguirão obter acesso a todas as áreas da empresa. Restrições de acesso podem ser aplicadas, por exemplo, para disponibilizar informações apenas para departamentos específicos.

• Extranet: Rede empresarial que conecta participantes internos e externos por meio de sub-redes, facilitando trocas entre funcionários e agentes externos à empresa. O acesso à extranet é possível a partir de diferentes localidades. Usuários externos costumam não ter acesso a toda intranet, mas apenas às certas áreas a eles disponibilizadas. Na extranet, controles de acesso, bem como grupos e funções de usuários regulam quais informações podem ser acessadas e por quem: fornecedores e clientes, por exemplo, ganham diferentes direitos de acesso.

• Internet: A internet é uma rede mundialmente acessível. Não é uma rede homogênea, mas composta por várias sub-redes.

Como usar a extranet?

Seja para empresas privadas, universidades ou associações, ao configurar uma extranet, você cria uma rede de troca de informações abrangente, que pode ser integrada ao dia a dia de trabalho para:

• Transmissão de dados: Uma extranet possibilita a troca eletrônica de documentos, como de formulários, solicitações e notas, entre parceiros comerciais. Com ela, dados podem ser compartilhados além das fronteiras da empresa e processados diretamente, sem a necessidade de processos manuais. A extranet permite transferências de dados que independem de sistemas de gestão de terceiros.

• Manutenção de dados: Dados podem ser atualizados e disponibilizados a usuários autorizados de forma imediata. Isso garante um alto grau de atualidade e mais transparência no processamento de informações.

• Cooperação: Uma extranet permite o uso concomitante de aplicativos e software pela empresa e seus parceiros.

• Transmissão de informações: Notícias de interesse para grupos específicos podem ser disponibilizadas em um curto espaço de tempo.

• Gestão de conhecimento: Compartilhamento de programas de treinamento ou desenvolvimento, em conjunto, de aplicações de cooperação com outras empresas.

Empresas também podem integrar funcionalidades adicionais à extranet para facilitar a interação com as partes externas. Recursos possíveis incluem mecanismo de busca, diretório de pessoal e aplicação de chat. Funções interativas (como a de pesquisas e votações) também podem ser interessantes.

Como funciona a extranet?

Tecnicamente falando, a extranet é estruturada como a internet. A comunicação é possibilitada por um conjunto de cerca de 500 protocolos de rede, que definem as regras e o formato em que as trocas devem ocorrer. O Protocolo de Internet (IP) e o Protocolo de Controle de Transmissão (TCP) formam a base da troca de dados.

Como proteger a extranet?

Precauções de segurança são extremamente importantes em se tratando de dados privados: é necessário garantir que pessoas externas não autorizadas não acessem informações confidenciais, assim como corrigir lacunas de segurança internas. Para proteger a extranet e impedir acessos não autorizados a dados confidenciais, duas principais medidas são adotadas:

• Firewalls: Um firewall impede que pessoas não autorizadas externas à empresa acessem dados da extranet.

• Senhas: Senhas evitam que pessoas não autorizadas (mesmo dentro da empresa) obtenham acesso direto aos dados armazenados no servidor.

A proteção eficaz da extranet é garantida por um firewall externo. Por ser configurado entre diferentes sistemas de computadores, ele é conhecido como firewall de rede ou firewall de hardware. Diferentemente de um firewall pessoal, ele não é executado pelo sistema que protege, o que dificulta o acesso e a manipulação por pessoas não autorizadas.

Redes privadas virtuais (VPN) também são capazes de garantir acessos mais seguros a dados. Uma VPN é uma rede de comunicações privadas, na qual usuários usam túneis IP virtuais para acessar a intranet de uma empresa, por exemplo. Para garantir o alto nível de segurança dos dados durante o uso de linhas públicas, todas as informações são transmitidas de forma criptografada (tunneling) por uma VPN. Isso significa que os dados transmitidos dessa forma não ficam visíveis para outros usuários da rede pública.

Como criar a própria extranet

Existem essencialmente duas formas de se criar uma extranet e integrá-la à comunicação corporativa. Ambas são soluções de portal:

• Portais empresariais: Combinam diferentes aplicações em uma única interface de usuário. São particularmente vantajosos se muitas aplicações diferentes precisarem ser integradas. Dessa forma, usuários não precisam lidar com conceitos operacionais diferentes. Além disso, a autenticação é realizada uma única vez nesse tipo de portal, e não por cada aplicativo individual.

• Portais orientados a processos: Servem principalmente para gerenciar certos processos em empresas. Exemplos possíveis são pedidos ou despesas. Diferentes processos de uma empresa podem ser integrados a um único portal, mas não necessariamente precisam ser. Eles também podem ser implementados por aplicações separadas.

Uma extranet também pode ser configurada com base em um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS). Em casos assim, a gama de funções varia a depender do software utilizado. Se as funções necessárias não forem cobertas pelo software padrão, é possível complementá-las com extensões. No entanto, deve-se ter em mente que a implementação e manutenção de sistemas complexos requerem um certo nível de especialização.

Se você não tiver certeza de qual solução é adequada para você, é aconselhável consultar um especialista.

Vantagens da extranet

A implementação de uma extranet oferece muitas vantagens para empresas. Isso inclui a rápida troca de dados entre funcionários internos e externos, bem como entre parceiros externos. Como grandes volumes de dados podem ser trocados rapidamente pela extranet, diferentes tipos de processos acabam sendo otimizados. A redução do tempo gasto em aplicações que devem ser manualmente executadas geralmente resulta em aumento de produtividade e economia de custos. Informações sobre o status de pedidos, por exemplo, não precisam mais ser enviadas individualmente, por e-mail, para cada cliente. O cliente correspondente simplesmente acessa o status atual do pedido pela extranet. Como a extranet elimina a necessidade de um software EDI, custos adicionais podem ser evitados. Por fim, se menos processos manuais precisam ser executados, há menos fontes potenciais de erro.

Desvantagens da extranet

A implementação de uma extranet também tem suas desvantagens. Entre elas estão os custos de aquisição do software correspondente. Além de custos iniciais associados à produção, há também custos subsequentes: para que a extranet cumpra seu propósito, ela deve ser mantida por funcionários internos ou prestadores de serviços externos, para atualizações de software, backups e resolução de problemas. Além disso, o tempo de treinamento dos funcionários também resultará em custos, especialmente se sistemas mais complexos forem adotados. Em outras palavras, durante o período de treinamento, funcionários não terão tempo para realizar outras tarefas, o que poderá reduzir o faturamento da empresa, especialmente se muitos funcionários precisarem ser treinados ao mesmo tempo.

Além dos custos, é preciso também considerar os possíveis riscos de segurança. Padrões de segurança elevados devem ser mantidos para evitar o acesso não autorizado a dados confidenciais. Isso se aplica tanto ao acesso externo quanto ao acesso interno não autorizado.

Tabela comparativa: Vantagens e desvantagens da extranet