O que é e para que serve a intranet?

Para que funcione da melhor forma possível, uma empresa tem que trabalhar também a sua co­mu­ni­ca­ção interna, o que pode ser uma tarefa difícil, prin­ci­pal­mente para grandes ins­ti­tui­ções. Resolver tudo por e-mail ou telefone nem sempre é a melhor solução. Por exemplo, se os fun­ci­o­ná­rios quiserem trocar arquivos ou armazená-los cen­tral­mente, visitar páginas ou acessar notícias e outros conteúdos internos, um ponto de acesso padrão pode ser uma grande vantagem. Uma intranet é uma rede central que pos­si­bi­lita a troca de in­for­ma­ções entre fun­ci­o­ná­rios, assim como a uti­li­za­ção de programas com­par­ti­lha­dos.

A grande vantagem da intranet é que ela é uma rede de com­pu­ta­do­res isolada, usada somente para a co­mu­ni­ca­ção interna. Isso pos­si­bi­lita uma trans­mis­são de dados par­ti­cu­lar­mente segura. Todos os usuários au­to­ri­za­dos podem fazer login na intranet, utilizar as apli­ca­ções dis­po­ní­veis e co­mu­ni­ca­rem-se entre si, o que sim­pli­fica o fluxo de trabalho. Como criar uma intranet, como ela funciona exa­ta­mente e quais são as vantagens, você aprenderá com este artigo.

O que é intranet?

A palavra intranet é formada pelo termo em latim, “intra”, que significa dentro, e pela palavra inglesa “net”, que significa rede. A intranet é uma rede de com­pu­ta­do­res que apenas um grupo se­le­ci­o­nado de pessoas pode acessar. Embora seja baseada nos mesmos padrões da internet pública, ela não é acessível ao público, mas usada dentro de uma empresa ou or­ga­ni­za­ção, para fins cor­po­ra­ti­vos. Usuários só conseguem acessar a intranet se estiverem em uma lo­ca­li­dade es­pe­cí­fica ou ao co­nec­ta­rem-se a uma VPN.

Uma intranet pode fornecer a base e a in­fra­es­tru­tura ne­ces­sá­rias para a co­mu­ni­ca­ção interna de uma empresa. O principal objetivo desse tipo de rede é tornar o trabalho diário mais eficiente ao criar um ambiente mais bem es­tru­tu­rado. A vantagem da intranet é que ela oferece uma segurança de dados bem maior que uma rede pública. Como os dados trocados dentro de uma intranet não podem ser acessados pela internet pública, essa rede interna oferece proteção su­fi­ci­ente contra acessos externos não au­to­ri­za­dos.

Quando usar a intranet?

Negócios, or­ga­ni­za­ções, as­so­ci­a­ções, museus, fundações e outras ins­ti­tui­ções públicas utilizam intranets. No entanto, cada intranet é diferente, sendo definida pela empresa que a utiliza. Os exemplos a seguir mostram o quão flexível uma intranet pode ser:

• Acesso a apli­ca­ções: A intranet é o conjunto de todas as apli­ca­ções web usadas in­ter­na­mente, for­ne­cendo acesso a elas.

• Pro­por­ci­o­nar visão geral: A intranet reúne arquivos em um único local, que pode ser acessado por todos os fun­ci­o­ná­rios. Este local pode ser um servidor ou um banco de dados.

• Or­ga­ni­za­ção do fluxo de trabalho: Facilita a co­la­bo­ra­ção entre colegas por meio de ca­len­dá­rios com­par­ti­lha­dos, listas, tarefas e planos.

• Habilita a troca de mensagens: Funciona como um quadro de avisos. De­par­ta­men­tos ou fun­ci­o­ná­rios in­di­vi­du­ais podem deixar mensagens e recados.

Muitas ins­ti­tui­ções combinam várias dessas e outras fun­ci­o­na­li­da­des ao criar redes privadas que lhes permitam trabalhar com uma variedade de apli­ca­ções úteis. Uni­ver­si­da­des, por exemplo, utilizam intranets para oferecer a fun­ci­o­ná­rios e es­tu­dan­tes a opor­tu­ni­dade de com­par­ti­lha­rem arquivos de bi­bli­o­teca, do­cu­men­tos digitais e outros arquivos internos. Ela também pode ser acessada de casa ou outras lo­ca­li­da­des por meio de um cliente VPN. Uma rede interna facilita a pre­pa­ra­ção de se­mi­ná­rios e palestras, como também reduz esforços e custos en­vol­vi­dos na obtenção de artigos e livros re­le­van­tes, que podem ser dis­po­ni­bi­li­za­dos di­gi­tal­mente.

Como funciona a intranet?

Para entender como a intranet funciona, pri­mei­ra­mente é im­por­tante que você saiba a diferença entre a internet, LAN ou rede local, e intranet. A LAN é a base técnica da intranet, mas enquanto usuários da internet se comunicam pu­bli­ca­mente, a intranet é isolada do mundo externo, sendo acessível apenas por in­di­ví­duos se­le­ci­o­na­dos. Em geral, a intranet funciona da mesma forma que a internet, já que ela também possui apli­ca­ções web in­te­gra­das.

Uma LAN (rede local) conecta com­pu­ta­do­res dentro de um mesmo imóvel, por exemplo. Apenas um com­pu­ta­dor precisa estar conectado à internet para que ela funcione, sendo o roteador o ponto de acesso central dos outros dis­po­si­ti­vos — ser­vi­do­res internos devem ser con­fi­gu­ra­dos para redes maiores. Uma intranet im­ple­menta uma rede privada que abarca os com­pu­ta­do­res co­nec­ta­dos em uma mesma LAN. Ela é baseada prin­ci­pal­mente em um servidor central e suporta todos os pro­to­co­los comuns e padrões da internet, incluindo TCP/IP e HTTP/HTTPS. Esses pro­to­co­los fornecem a base para a troca de dados na intranet, ga­ran­tindo que conexões sejam es­ta­be­le­ci­das e pro­te­gi­das contra perda de dados.

Múltiplas apli­ca­ções típicas de intranet são baseadas nesses pro­to­co­los. Isso inclui sites, e-mail, chats, fóruns e bancos de dados. Além de pos­si­bi­li­tar a troca de dados ou do­cu­men­tos, redes internas servem para a pu­bli­ca­ção de co­mu­ni­ca­dos.

Assim sendo, a LAN conecta os vários com­pu­ta­do­res que acessam a uma intranet. Por meio de softwares como Microsoft Sha­re­Point, Slack, IBM, Sa­les­force e Oracle, um es­pe­ci­a­lista é capaz de adicionar serviços web extras a uma intranet, ge­ral­mente para serem usados como na internet. Em princípio, a intranet é como uma pequena versão da internet, por:

• Dis­po­ni­bi­li­zar ser­vi­do­res web para que in­for­ma­ções e mensagens possam ser pu­bli­ca­das.
• Permitir acesso a sistemas de backend.
• Integrar na­ve­ga­do­res internos.
• Garantir que a troca de e-mails dentro da empresa e pela internet seja segura.
• Tornar possível a criação e o uso de sites privados.
• Fornecer uma base segura para chamadas de áudio, vídeo e con­fe­rên­cia.
• Facilitar a troca de in­for­ma­ções por meio de um banco de dados acessível a todas as pessoas au­to­ri­za­das.

Como garantir a segurança na intranet?

Em redes que permitem trocas de dados e dis­po­ni­bi­li­zam apli­ca­ções web internas, altos padrões de segurança devem ser adotados. Várias tec­no­lo­gias podem ser usadas para manter uma intranet segura, como ser­vi­do­res proxy. Nessa, apenas o servidor central da rede (chamado de servidor proxy) tem acesso à internet. Ele pode ser um com­pu­ta­dor, por exemplo. Caso usuários de outros com­pu­ta­do­res queiram acessar a internet a partir dessa rede, isso só pode ser feito por uma conexão segura ao servidor proxy.

No entanto, es­pe­ci­a­lis­tas usam prin­ci­pal­mente firewalls para proteger intranets. Um firewall pode proteger uma rede cor­po­ra­tiva contra acessos externos in­de­se­ja­dos. Cu­ri­o­sa­mente, uma intranet não precisa estar conectada à internet para funcionar. Se usuários da intranet pre­ci­sa­rem acessar a internet, contudo, isso pode ser feito a qualquer momento, por meio de uma conexão segura. Por outro lado, acessos externos a uma rede interna não são possíveis. Firewalls in­ter­me­diá­rios decidem quais usuários têm acesso permitido e quais devem ter o acesso negado.

Outra tec­no­lo­gia que pode ser usada para proteger uma intranet é chamada de zona des­mi­li­ta­ri­zada (DMZ). Quando instalada cor­re­ta­mente, ela funciona como zona in­ter­me­diá­ria entre a LAN e a internet, regulando es­tri­ta­mente o acesso aos dados.

Duas firewalls são usadas fre­quen­te­mente em zonas des­mi­li­ta­ri­za­das: uma firewall entre a rede pública e a zona de proteção (DMZ) e outra entre a DMZ e a intranet, ou seja, a LAN e as apli­ca­ções internas da empresa. Se fun­ci­o­ná­rios externos pre­ci­sa­rem acessar a intranet, eles podem usar uma VPN, que cria uma rede fechada as­se­gu­rando um acesso remoto seguro.

Como criar a própria intranet?

Para instalar e im­ple­men­tar tec­ni­ca­mente uma intranet, é ne­ces­sá­rio co­nhe­ci­mento es­pe­ci­a­li­zado. É im­por­tante con­fi­gu­rar cor­re­ta­mente uma rede interna para evitar brechas de segurança e barrar acessos não au­to­ri­za­dos. Existem dois prin­ci­pais tipos de portais de intranets possíveis: portais em­pre­sa­ri­ais ou portais ori­en­ta­dos a processos. Ambos podem fornecer todas as apli­ca­ções ne­ces­sá­rias para fun­ci­o­ná­rios de uma empresa:

• Portais em­pre­sa­ri­ais: São van­ta­jo­sos por dis­po­ni­bi­li­za­rem uma interface de usuário pa­dro­ni­zada, para que usuários acessem di­fe­ren­tes apli­ca­ções pela intranet. Es­pe­ci­al­mente se uma intranet tiver de conter muitas apli­ca­ções para usuários, esta deverá ser em­pre­sa­rial. Fun­ci­o­ná­rios da empresa podem encontrar todas as apli­ca­ções in­te­gra­das em um único local. Na maioria dos casos, eles precisam a pla­ta­forma por um navegador da web e realizar um único login, em vez de terem de logar em cada aplicação in­di­vi­dual.

• Portais es­pe­ci­a­li­za­dos em processos em­pre­sa­ri­ais: Se con­cen­tram prin­ci­pal­mente em processos que são re­a­li­za­dos re­gu­lar­mente. Isso inclui, por exemplo, o reembolso de despesas de viagem ou de pedidos de compras. Os processos ge­ral­mente são im­ple­men­ta­dos usando apli­ca­ções separadas, em vez de serem in­te­gra­dos di­re­ta­mente ao portal.

Portanto, se está pla­ne­jando criar uma intranet para sua empresa, é acon­se­lhá­vel entrar em contato com um es­pe­ci­a­lista, caso você não tenha co­nhe­ci­mento su­fi­ci­ente para con­fi­gu­rar a rede interna por conta própria. Além de saber lidar com a tec­no­lo­gia, é im­por­tante que o res­pon­sá­vel pela im­ple­men­ta­ção da intranet conceda todos os direitos de acesso ne­ces­sá­rios. As seguintes questões precisam ser res­pon­di­das durante o processo de im­ple­men­ta­ção de uma intranet:

• Quais pessoas estarão en­vol­vi­das no processo?
• Quem será res­pon­sá­vel por con­fi­gu­rar do­cu­men­tos e dis­tri­buir direitos de acesso?
• Como deverá ser o layout e o design final?
• Qual será o objetivo da intranet (por exemplo, troca de dados, quadro de avisos, ca­len­dá­rio com­par­ti­lhado, listas etc.)?

Vantagens e des­van­ta­gens da intranet

Economia de tempo é uma das prin­ci­pais vantagens da intranet. Em vez de enviar e-mails para cada fun­ci­o­ná­rio, a intranet pos­si­bi­lita trocas mais efi­ci­en­tes de dados, além de oferecer diversas outras funções que podem aumentar a pro­du­ti­vi­dade dos fun­ci­o­ná­rios, uma vez que estes con­su­mi­rão menos tempo ao trocar in­for­ma­ções, prin­ci­pal­mente complexas.

A intranet não apenas sim­pli­fica e melhora o acesso aos canais de co­mu­ni­ca­ção, mas também os torna mais seguros: zonas des­mi­li­ta­ri­za­das e firewalls in­ter­me­diá­rios pro­fis­si­o­nais são su­fi­ci­en­tes para garantir altos padrões de segurança. Como uma intranet é, por definição, uma LAN ou WAN que oferece apli­ca­ções web es­pe­cí­fi­cas para usuários internos, trocas de dados ocorre ex­clu­si­va­mente em um ambiente seguro, di­fe­ren­te­mente do que ocorre na internet pública.

Apli­ca­ções web comuns à intranet dis­po­ni­bi­li­zam arquivos, emitem no­ti­fi­ca­ções, relembram sobre com­pro­mis­sos e emitem in­for­ma­ções para todos os fun­ci­o­ná­rios de uma empresa, assim como para grupos es­pe­cí­fi­cos de pessoas, com apenas alguns cliques. Di­fe­ren­tes processos internos de uma empresa podem ser oti­mi­za­dos por uma intranet.

De­pen­dendo da solução de software escolhida, uma intranet pode entregar os seguintes be­ne­fí­cios adi­ci­o­nais:

• Troca rápida de dados.
• Economia de tempo.
• Arquivos contendo dados or­ga­ni­za­dos clara e lo­gi­ca­mente.
• Canais de co­mu­ni­ca­ção sim­pli­fi­ca­dos, como chats e blogs.
• Pu­bli­ca­ção interna de regras da empresa, in­for­ma­ções sobre be­ne­fí­cios aos fun­ci­o­ná­rios etc.
• Eco­lo­gi­ca­mente vantajosa, pois utiliza do­cu­men­tos digitais em vez de impressos.
• Facilita trabalhos em grupo.
• Pos­si­bi­lita fóruns e pesquisas para envolver fun­ci­o­ná­rios nas decisões.

No entanto, a intranet também tem des­van­ta­gens, que envolvem custos de aquisição e de ma­nu­ten­ção. Afinal, não basta apenas criar uma intranet e pagar pelo software. Para garantir que ela funcione con­ti­nu­a­mente e sem problemas, assim como para manter os padrões de segurança, in­ves­ti­men­tos cons­tan­tes são ne­ces­sá­rios. Há que se atualizar o software sempre que preciso e manter os ser­vi­do­res, por exemplo. A con­tra­ta­ção de um es­pe­ci­a­lista em TI, interno ou externo, será ne­ces­sá­ria para a ma­nu­ten­ção da rede interna, assim como para a re­a­li­za­ção de backups e a resolução de problemas o mais ra­pi­da­mente possível.

Os próprios usuários de uma intranet podem com­pro­me­ter a segurança desse tipo de rede, ao con­fi­gu­ra­rem senhas inseguras e fáceis de adivinhar, o que pode permitir que pessoas não au­to­ri­za­das obtenham acesso sem muito esforço. Para garantir a segurança adequada do lado do usuário, estes devem ser in­cen­ti­va­dos a es­co­lhe­rem senhas seguras, para evitar que dados sensíveis caiam em mãos erradas. Se o servidor puder ser acessado por conexão VPN a partir de um com­pu­ta­dor par­ti­cu­lar, também existe o risco de que malwares infectem a intranet. Por isso, também é essencial a con­tra­ta­ção de um software anti-malware.