O que é e para que serve a intranet?

Para que funcione da melhor forma possível, uma empresa tem que trabalhar também a sua comunicação interna, o que pode ser uma tarefa difícil, principalmente para grandes instituições. Resolver tudo por e-mail ou telefone nem sempre é a melhor solução. Por exemplo, se os funcionários quiserem trocar arquivos ou armazená-los centralmente, visitar páginas ou acessar notícias e outros conteúdos internos, um ponto de acesso padrão pode ser uma grande vantagem. Uma intranet é uma rede central que possibilita a troca de informações entre funcionários, assim como a utilização de programas compartilhados.

A grande vantagem da intranet é que ela é uma rede de computadores isolada, usada somente para a comunicação interna. Isso possibilita uma transmissão de dados particularmente segura. Todos os usuários autorizados podem fazer login na intranet, utilizar as aplicações disponíveis e comunicarem-se entre si, o que simplifica o fluxo de trabalho. Como criar uma intranet, como ela funciona exatamente e quais são as vantagens, você aprenderá com este artigo.

O que é intranet?

A palavra intranet é formada pelo termo em latim, “intra”, que significa dentro, e pela palavra inglesa “net”, que significa rede. A intranet é uma rede de computadores que apenas um grupo selecionado de pessoas pode acessar. Embora seja baseada nos mesmos padrões da internet pública, ela não é acessível ao público, mas usada dentro de uma empresa ou organização, para fins corporativos. Usuários só conseguem acessar a intranet se estiverem em uma localidade específica ou ao conectarem-se a uma VPN.

Uma intranet pode fornecer a base e a infraestrutura necessárias para a comunicação interna de uma empresa. O principal objetivo desse tipo de rede é tornar o trabalho diário mais eficiente ao criar um ambiente mais bem estruturado. A vantagem da intranet é que ela oferece uma segurança de dados bem maior que uma rede pública. Como os dados trocados dentro de uma intranet não podem ser acessados pela internet pública, essa rede interna oferece proteção suficiente contra acessos externos não autorizados.

Quando usar a intranet?

Negócios, organizações, associações, museus, fundações e outras instituições públicas utilizam intranets. No entanto, cada intranet é diferente, sendo definida pela empresa que a utiliza. Os exemplos a seguir mostram o quão flexível uma intranet pode ser:

• Acesso a aplicações: A intranet é o conjunto de todas as aplicações web usadas internamente, fornecendo acesso a elas.

• Proporcionar visão geral: A intranet reúne arquivos em um único local, que pode ser acessado por todos os funcionários. Este local pode ser um servidor ou um banco de dados.

• Organização do fluxo de trabalho: Facilita a colaboração entre colegas por meio de calendários compartilhados, listas, tarefas e planos.

• Habilita a troca de mensagens: Funciona como um quadro de avisos. Departamentos ou funcionários individuais podem deixar mensagens e recados.

Muitas instituições combinam várias dessas e outras funcionalidades ao criar redes privadas que lhes permitam trabalhar com uma variedade de aplicações úteis. Universidades, por exemplo, utilizam intranets para oferecer a funcionários e estudantes a oportunidade de compartilharem arquivos de biblioteca, documentos digitais e outros arquivos internos. Ela também pode ser acessada de casa ou outras localidades por meio de um cliente VPN. Uma rede interna facilita a preparação de seminários e palestras, como também reduz esforços e custos envolvidos na obtenção de artigos e livros relevantes, que podem ser disponibilizados digitalmente.

Como funciona a intranet?

Para entender como a intranet funciona, primeiramente é importante que você saiba a diferença entre a internet, LAN ou rede local, e intranet. A LAN é a base técnica da intranet, mas enquanto usuários da internet se comunicam publicamente, a intranet é isolada do mundo externo, sendo acessível apenas por indivíduos selecionados. Em geral, a intranet funciona da mesma forma que a internet, já que ela também possui aplicações web integradas.

Uma LAN (rede local) conecta computadores dentro de um mesmo imóvel, por exemplo. Apenas um computador precisa estar conectado à internet para que ela funcione, sendo o roteador o ponto de acesso central dos outros dispositivos — servidores internos devem ser configurados para redes maiores. Uma intranet implementa uma rede privada que abarca os computadores conectados em uma mesma LAN. Ela é baseada principalmente em um servidor central e suporta todos os protocolos comuns e padrões da internet, incluindo TCP/IP e HTTP/HTTPS. Esses protocolos fornecem a base para a troca de dados na intranet, garantindo que conexões sejam estabelecidas e protegidas contra perda de dados.

Múltiplas aplicações típicas de intranet são baseadas nesses protocolos. Isso inclui sites, e-mail, chats, fóruns e bancos de dados. Além de possibilitar a troca de dados ou documentos, redes internas servem para a publicação de comunicados.

Assim sendo, a LAN conecta os vários computadores que acessam a uma intranet. Por meio de softwares como Microsoft SharePoint, Slack, IBM, Salesforce e Oracle, um especialista é capaz de adicionar serviços web extras a uma intranet, geralmente para serem usados como na internet. Em princípio, a intranet é como uma pequena versão da internet, por:

• Disponibilizar servidores web para que informações e mensagens possam ser publicadas.
• Permitir acesso a sistemas de backend.
• Integrar navegadores internos.
• Garantir que a troca de e-mails dentro da empresa e pela internet seja segura.
• Tornar possível a criação e o uso de sites privados.
• Fornecer uma base segura para chamadas de áudio, vídeo e conferência.
• Facilitar a troca de informações por meio de um banco de dados acessível a todas as pessoas autorizadas.

Como garantir a segurança na intranet?

Em redes que permitem trocas de dados e disponibilizam aplicações web internas, altos padrões de segurança devem ser adotados. Várias tecnologias podem ser usadas para manter uma intranet segura, como servidores proxy. Nessa, apenas o servidor central da rede (chamado de servidor proxy) tem acesso à internet. Ele pode ser um computador, por exemplo. Caso usuários de outros computadores queiram acessar a internet a partir dessa rede, isso só pode ser feito por uma conexão segura ao servidor proxy.

No entanto, especialistas usam principalmente firewalls para proteger intranets. Um firewall pode proteger uma rede corporativa contra acessos externos indesejados. Curiosamente, uma intranet não precisa estar conectada à internet para funcionar. Se usuários da intranet precisarem acessar a internet, contudo, isso pode ser feito a qualquer momento, por meio de uma conexão segura. Por outro lado, acessos externos a uma rede interna não são possíveis. Firewalls intermediários decidem quais usuários têm acesso permitido e quais devem ter o acesso negado.

Outra tecnologia que pode ser usada para proteger uma intranet é chamada de zona desmilitarizada (DMZ). Quando instalada corretamente, ela funciona como zona intermediária entre a LAN e a internet, regulando estritamente o acesso aos dados.

Duas firewalls são usadas frequentemente em zonas desmilitarizadas: uma firewall entre a rede pública e a zona de proteção (DMZ) e outra entre a DMZ e a intranet, ou seja, a LAN e as aplicações internas da empresa. Se funcionários externos precisarem acessar a intranet, eles podem usar uma VPN, que cria uma rede fechada assegurando um acesso remoto seguro.

Como criar a própria intranet?

Para instalar e implementar tecnicamente uma intranet, é necessário conhecimento especializado. É importante configurar corretamente uma rede interna para evitar brechas de segurança e barrar acessos não autorizados. Existem dois principais tipos de portais de intranets possíveis: portais empresariais ou portais orientados a processos. Ambos podem fornecer todas as aplicações necessárias para funcionários de uma empresa:

• Portais empresariais: São vantajosos por disponibilizarem uma interface de usuário padronizada, para que usuários acessem diferentes aplicações pela intranet. Especialmente se uma intranet tiver de conter muitas aplicações para usuários, esta deverá ser empresarial. Funcionários da empresa podem encontrar todas as aplicações integradas em um único local. Na maioria dos casos, eles precisam a plataforma por um navegador da web e realizar um único login, em vez de terem de logar em cada aplicação individual.

• Portais especializados em processos empresariais: Se concentram principalmente em processos que são realizados regularmente. Isso inclui, por exemplo, o reembolso de despesas de viagem ou de pedidos de compras. Os processos geralmente são implementados usando aplicações separadas, em vez de serem integrados diretamente ao portal.

Portanto, se está planejando criar uma intranet para sua empresa, é aconselhável entrar em contato com um especialista, caso você não tenha conhecimento suficiente para configurar a rede interna por conta própria. Além de saber lidar com a tecnologia, é importante que o responsável pela implementação da intranet conceda todos os direitos de acesso necessários. As seguintes questões precisam ser respondidas durante o processo de implementação de uma intranet:

• Quais pessoas estarão envolvidas no processo?
• Quem será responsável por configurar documentos e distribuir direitos de acesso?
• Como deverá ser o layout e o design final?
• Qual será o objetivo da intranet (por exemplo, troca de dados, quadro de avisos, calendário compartilhado, listas etc.)?

Vantagens e desvantagens da intranet

Economia de tempo é uma das principais vantagens da intranet. Em vez de enviar e-mails para cada funcionário, a intranet possibilita trocas mais eficientes de dados, além de oferecer diversas outras funções que podem aumentar a produtividade dos funcionários, uma vez que estes consumirão menos tempo ao trocar informações, principalmente complexas.

A intranet não apenas simplifica e melhora o acesso aos canais de comunicação, mas também os torna mais seguros: zonas desmilitarizadas e firewalls intermediários profissionais são suficientes para garantir altos padrões de segurança. Como uma intranet é, por definição, uma LAN ou WAN que oferece aplicações web específicas para usuários internos, trocas de dados ocorre exclusivamente em um ambiente seguro, diferentemente do que ocorre na internet pública.

Aplicações web comuns à intranet disponibilizam arquivos, emitem notificações, relembram sobre compromissos e emitem informações para todos os funcionários de uma empresa, assim como para grupos específicos de pessoas, com apenas alguns cliques. Diferentes processos internos de uma empresa podem ser otimizados por uma intranet.

Dependendo da solução de software escolhida, uma intranet pode entregar os seguintes benefícios adicionais:

• Troca rápida de dados.
• Economia de tempo.
• Arquivos contendo dados organizados clara e logicamente.
• Canais de comunicação simplificados, como chats e blogs.
• Publicação interna de regras da empresa, informações sobre benefícios aos funcionários etc.
• Ecologicamente vantajosa, pois utiliza documentos digitais em vez de impressos.
• Facilita trabalhos em grupo.
• Possibilita fóruns e pesquisas para envolver funcionários nas decisões.

No entanto, a intranet também tem desvantagens, que envolvem custos de aquisição e de manutenção. Afinal, não basta apenas criar uma intranet e pagar pelo software. Para garantir que ela funcione continuamente e sem problemas, assim como para manter os padrões de segurança, investimentos constantes são necessários. Há que se atualizar o software sempre que preciso e manter os servidores, por exemplo. A contratação de um especialista em TI, interno ou externo, será necessária para a manutenção da rede interna, assim como para a realização de backups e a resolução de problemas o mais rapidamente possível.

Os próprios usuários de uma intranet podem comprometer a segurança desse tipo de rede, ao configurarem senhas inseguras e fáceis de adivinhar, o que pode permitir que pessoas não autorizadas obtenham acesso sem muito esforço. Para garantir a segurança adequada do lado do usuário, estes devem ser incentivados a escolherem senhas seguras, para evitar que dados sensíveis caiam em mãos erradas. Se o servidor puder ser acessado por conexão VPN a partir de um computador particular, também existe o risco de que malwares infectem a intranet. Por isso, também é essencial a contratação de um software anti-malware.