Intranet social: Solução de comunicação interna para empresas

É essencial que empresas tenham uma boa comunicação interna, ou seja, uma boa troca de informações. Quanto mais os funcionários souberem sobre eventos, planos de desenvolvimento e ações futuras, mais eles se sentirão integrados à empresa. Por outro lado, funcionários que obtêm pouca informação sobre eventos importantes ou que se sentem ignorados, têm sua satisfação afetada a longo prazo. Empresas com funcionários que atuam em diferentes localidades ou que viajam com frequência devem focar ainda mais na comunicação interna. Além da intranet clássica, que tem sido considerada a solução perfeita há anos, existe agora a intranet social, mais avançada e cada vez mais popular.

O que é intranet social?

Os primeiros tipos de intranet foram criados assim que os computadores começaram a fazer parte do cotidiano das empresas. Intranet é a rede interna de uma empresa, ou seja, ela não pode ser acessada publicamente, mas somente por usuários autorizados (mais especificamente, por funcionários de uma empresa). Além de vantagens administrativas, como de regular o acesso à internet e monitorar a segurança da rede, a principal vantagem de uma intranet é que ela possibilita que todos os funcionários sejam contatados melhor e mais rapidamente. Por sua praticidade, redes corporativas ainda hoje são usadas para o compartilhamento e para a troca de informações internas, geralmente no formato de posts.

Desde que plataformas de bate-papo e de redes sociais revolucionaram fundamentalmente a comunicação digital, esse modelo tradicional de intranet, com sua estrutura hierárquica estática, perdeu aceitação. Novas maneiras de se comunicar surgiram, mais interativas e em tempo real, demandando mudanças nesse espaço digital. Assim surgiu a intranet social.

O que diferencia a intranet social da intranet tradicional?

A intranet social lança bases para uma identidade corporativa mais aberta. Quando estruturada corretamente, todos os funcionários passam a receber informações relevantes o mais rapidamente possível. Além disso, ela também funciona como um networking social, estimulando os funcionários a participarem e contribuírem com a comunicação interna. Desta forma, a gestão não apenas consegue obter feedbacks valiosos, mas também é aliviada pelo seu trabalho de gestão, já que graças à intranet social, as várias equipes podem se organizar melhor, inclusive oferecendo acesso aos materiais de trabalho necessários.

Embora grande parte das soluções sejam fortemente adaptadas às necessidades das respectivas empresas e, portanto, bastante diferentes umas das outras, elas ainda compartilham elementos que podem ser encontrados em quase toda intranet social. Os principais são:

• Feed de notícias: Feeds de notícias, muitas vezes chamados de fluxos de atividades, são frequentemente o componente central de uma intranet social. Eles garantem que todos os funcionários sejam alimentados com informações atualizadas sobre a empresa e os departamentos. Artigos em feeds de notícias são ordenados por data, podendo o histórico de publicações ser recuperado a qualquer momento. Fluxos de atividade são frequentemente apresentados na forma de um blog, embora não haja necessidade de uma equipe editorial fixa, responsável pela elaboração dos conteúdos. Ao contrário do que ocorre em uma intranet tradicional, na intranet social os funcionários podem reagir diretamente às novas mensagens, por exemplo, por meio de comentários.
• Perfis de usuários e grupos: Conhecido componente das redes sociais, perfis de usuários podem estar presentes na intranet social. Eles ajudam com a atribuição de contribuições e comentários, e facilita que funcionários encontrem a pessoa de contato que procuram. Perfis também permitem que usuários sejam adicionados a grupos específicos, como de um determinado departamento ou projeto. Em um pequeno círculo, é mais fácil discutir tópicos e anunciar notícias sem tanta relevância a outros funcionários. Grupos costumam ter feeds de notícias próprios, além do feed principal da empresa.
• Messenger: Assim como plataformas de mensagens específicas para empresas, a intranet social também costuma oferecer o próprio sistema de bate-papo, que é principalmente destinado a atuar como uma alternativa dinâmica aos tradicionais e-mails, permitindo comunicação em tempo real, independentemente da quantidade de contatos participantes de uma conversa. Geralmente, diferentes bate-papos são configurados em uma única intranet, como o bate-papo geral e bate-papos de grupos.
• Calendário: Além de modernos canais de comunicação oferecidos por uma boa intranet social, esta também deve oferecer uma simples e clássica função de calendário. Calendários ajudam funcionários a acompanharem todos os compromissos importantes, como reuniões de equipe, almoços de negócios ou prazos finais. Em algumas empresas, você também pode visualizar as agendas dos colegas.
• Armazenamento central de arquivos: Para que funcionários de uma empresa possam colaborar virtualmente, uma boa troca de informações não é o único aspecto importante: deve haver também uma boa gestão de documentos. Armazenar arquivos centralmente e disponibilizá-los a funcionários é parte integrante de muitos tipos de intranet social. Neste local, documentos podem ser armazenados e recuperados. A gestão de versões também garante que os arquivos estejam sempre atualizados.
• Função de busca: Por definição, a intranet social destina-se a promover uma melhor comunicação e cooperação entre os funcionários de uma empresa. Embora outros componentes desse tipo de rede já sejam suficientemente interessantes, nem sempre é fácil acompanhar tudo que se passa, especialmente em grandes empresas: listas de contatos extensas, históricos intermináveis de notícias e uma enorme gama de documentos tornam a busca por certas informações uma tarefa demorada. Funções de busca para várias funcionalidades devem, portanto, ser uma parte integrante da estrutura de uma boa intranet social. Isso fará com que determinados conteúdos e contatos possam ser encontrados a qualquer momento, bastando inserir uma palavra-chave.

Um software adequado é primordial para a implementação dos vários componentes de uma intranet social. Programas individuais podem ser adquiridos, cada um para um propósito, e coordenados entre si. Existem também soluções completas, como o Jive-n, que integram uma plataforma social completa à uma estrutura empresarial. Em ambos os casos, é importante decidir se a intranet social escolhida será implementada em uma única etapa ou introduzida gradualmente. A primeira opção significará que a intranet poderá ser usada por todos os funcionários imediatamente, o que exigirá um maior esforço. A variante passo a passo pode levar dias ou semanas, dependendo do planejamento, mas tem a vantagem de garantir o dia a dia dos negócios a todo o tempo e com restrições mínimas.

Quais vantagens as intranets sociais trazem para as empresas

Implementar uma intranet social pode valer a pena para empresas por uma variedade de razões: em primeiro lugar, ela otimiza e acelera processos internos e externos, o que é garantido pelas opções de comunicação personalizadas. Como resultado, a comunicação por e-mail e a duração das reuniões são significativamente reduzidas. Ao organizar processos e agrupar todas as ferramentas relevantes em um só lugar, a produtividade dos funcionários tende a aumentar. Não importa se estão na empresa, fazendo home office ou em um compromisso em outra localidade. Além de aumentar a eficiência, a intranet social reforça laços de colaboração (internos e entre equipes) garantindo a redução de custos de forma sustentável.

Além disso, outra vantagem da intranet social é que ela pode moldar uma empresa e impulsionar seu desenvolvimento de forma decisiva. A possibilidade de interatividade, especialmente com a gestão, fortalece o senso de comunidade e influencia positivamente a motivação e a iniciativa dos funcionários. Elogios, críticas e ideias criativas podem ser expressos de forma rápida e fácil, o que significa que a empresa e os líderes de equipe agirão de acordo mais rapidamente. Em empresas sem intranet social, funcionários muitas vezes hesitam em apresentar ideias, o que significa que pontos promissores e importantes nunca são mencionados. A intranet social também ajuda a arquivar conhecimento e experiências acumulados dentro da empresa.

Que empresas podem se beneficiar da intranet social?

Empresas diferem não apenas em termos de missão, visão e valores, mas também em termos de tamanho e estrutura. Quando se trata de desenvolver a solução ideal para uma rede digital de funcionários, as abordagens devem ser tomadas de modo a levar ao sucesso. Enquanto um modelo abrangente de intranet social é principalmente lucrativo para grandes empresas e corporações, pequenas empresas muitas vezes conseguem melhorar as estruturas de comunicação interna simplesmente adotando elementos individuais. O quanto uma intranet social pode beneficiar uma empresa, no entanto, não pode ser determinado simplesmente pelo número de funcionários.

Os componentes que a sua intranet social precisa dependem das demandas individuais da empresa. A questão crucial é, portanto: quais são os seus objetivos ao introduzir uma intranet social? Em muitos casos, estruturas básicas já estarão implementadas, necessitando apenas de alguns ajustes. Isso pode significar que um serviço de mensagens não será necessário, se um software de chat já estiver sendo usado. Tudo dependerá de quais dos possíveis elementos sociais de uma intranet oferecerão valor agregado aos seus funcionários. Um argumento importante para introduzir a intranet social pode ser o quão útil é treinar e integrar os funcionários recém-contratados.

Aqui estão possíveis motivações e situações que levam à implementação de uma intranet social em uma empresa:

• O envio interno de e-mails é muito alto
• Reuniões e decisões estão levando muito tempo
• Parte da força de trabalho não está sendo suficientemente informada sobre situações atuais e desenvolvimentos futuros da empresa
• Funcionários carecem da chance de enviar críticas e sugestões ou compartilhar ideias próprias
• O conhecimento, em determinadas áreas, está bastante vinculado a uma pessoa específica
• Funcionários trabalham em diferentes localidades ou fazem home office
• É muito complicado encontrar a pessoa de contato certa para um certo problema ou estabelecer contato com ela
• Compartilhar, editar e gerenciar documentos está se tornando complicado.