Intranet social: Solução de co­mu­ni­ca­ção interna para empresas

É essencial que empresas tenham uma boa co­mu­ni­ca­ção interna, ou seja, uma boa troca de in­for­ma­ções. Quanto mais os fun­ci­o­ná­rios souberem sobre eventos, planos de de­sen­vol­vi­mento e ações futuras, mais eles se sentirão in­te­gra­dos à empresa. Por outro lado, fun­ci­o­ná­rios que obtêm pouca in­for­ma­ção sobre eventos im­por­tan­tes ou que se sentem ignorados, têm sua sa­tis­fa­ção afetada a longo prazo. Empresas com fun­ci­o­ná­rios que atuam em di­fe­ren­tes lo­ca­li­da­des ou que viajam com frequên­cia devem focar ainda mais na co­mu­ni­ca­ção interna. Além da intranet clássica, que tem sido con­si­de­rada a solução perfeita há anos, existe agora a intranet social, mais avançada e cada vez mais popular.

O que é intranet social?

Os primeiros tipos de intranet foram criados assim que os com­pu­ta­do­res começaram a fazer parte do cotidiano das empresas. Intranet é a rede interna de uma empresa, ou seja, ela não pode ser acessada pu­bli­ca­mente, mas somente por usuários au­to­ri­za­dos (mais es­pe­ci­fi­ca­mente, por fun­ci­o­ná­rios de uma empresa). Além de vantagens ad­mi­nis­tra­ti­vas, como de regular o acesso à internet e monitorar a segurança da rede, a principal vantagem de uma intranet é que ela pos­si­bi­lita que todos os fun­ci­o­ná­rios sejam con­ta­ta­dos melhor e mais ra­pi­da­mente. Por sua pra­ti­ci­dade, redes cor­po­ra­ti­vas ainda hoje são usadas para o com­par­ti­lha­mento e para a troca de in­for­ma­ções internas, ge­ral­mente no formato de posts.

Desde que pla­ta­for­mas de bate-papo e de redes sociais re­vo­lu­ci­o­na­ram fun­da­men­tal­mente a co­mu­ni­ca­ção digital, esse modelo tra­di­ci­o­nal de intranet, com sua estrutura hi­e­rár­quica estática, perdeu aceitação. Novas maneiras de se comunicar surgiram, mais in­te­ra­ti­vas e em tempo real, de­man­dando mudanças nesse espaço digital. Assim surgiu a intranet social.

O que di­fe­ren­cia a intranet social da intranet tra­di­ci­o­nal?

A intranet social lança bases para uma iden­ti­dade cor­po­ra­tiva mais aberta. Quando es­tru­tu­rada cor­re­ta­mente, todos os fun­ci­o­ná­rios passam a receber in­for­ma­ções re­le­van­tes o mais ra­pi­da­mente possível. Além disso, ela também funciona como um networ­king social, es­ti­mu­lando os fun­ci­o­ná­rios a par­ti­ci­pa­rem e con­tri­buí­rem com a co­mu­ni­ca­ção interna. Desta forma, a gestão não apenas consegue obter feedbacks valiosos, mas também é aliviada pelo seu trabalho de gestão, já que graças à intranet social, as várias equipes podem se organizar melhor, inclusive ofe­re­cendo acesso aos materiais de trabalho ne­ces­sá­rios.

Embora grande parte das soluções sejam for­te­mente adaptadas às ne­ces­si­da­des das res­pec­ti­vas empresas e, portanto, bastante di­fe­ren­tes umas das outras, elas ainda com­par­ti­lham elementos que podem ser en­con­tra­dos em quase toda intranet social. Os prin­ci­pais são:

• Feed de notícias: Feeds de notícias, muitas vezes chamados de fluxos de ati­vi­da­des, são fre­quen­te­mente o com­po­nente central de uma intranet social. Eles garantem que todos os fun­ci­o­ná­rios sejam ali­men­ta­dos com in­for­ma­ções atu­a­li­za­das sobre a empresa e os de­par­ta­men­tos. Artigos em feeds de notícias são ordenados por data, podendo o histórico de pu­bli­ca­ções ser re­cu­pe­rado a qualquer momento. Fluxos de atividade são fre­quen­te­mente apre­sen­ta­dos na forma de um blog, embora não haja ne­ces­si­dade de uma equipe editorial fixa, res­pon­sá­vel pela ela­bo­ra­ção dos conteúdos. Ao contrário do que ocorre em uma intranet tra­di­ci­o­nal, na intranet social os fun­ci­o­ná­rios podem reagir di­re­ta­mente às novas mensagens, por exemplo, por meio de co­men­tá­rios.
• Perfis de usuários e grupos: Conhecido com­po­nente das redes sociais, perfis de usuários podem estar presentes na intranet social. Eles ajudam com a atri­bui­ção de con­tri­bui­ções e co­men­tá­rios, e facilita que fun­ci­o­ná­rios encontrem a pessoa de contato que procuram. Perfis também permitem que usuários sejam adi­ci­o­na­dos a grupos es­pe­cí­fi­cos, como de um de­ter­mi­nado de­par­ta­mento ou projeto. Em um pequeno círculo, é mais fácil discutir tópicos e anunciar notícias sem tanta re­le­vân­cia a outros fun­ci­o­ná­rios. Grupos costumam ter feeds de notícias próprios, além do feed principal da empresa.
• Messenger: Assim como pla­ta­for­mas de mensagens es­pe­cí­fi­cas para empresas, a intranet social também costuma oferecer o próprio sistema de bate-papo, que é prin­ci­pal­mente destinado a atuar como uma al­ter­na­tiva dinâmica aos tra­di­ci­o­nais e-mails, per­mi­tindo co­mu­ni­ca­ção em tempo real, in­de­pen­den­te­mente da quan­ti­dade de contatos par­ti­ci­pan­tes de uma conversa. Ge­ral­mente, di­fe­ren­tes bate-papos são con­fi­gu­ra­dos em uma única intranet, como o bate-papo geral e bate-papos de grupos.
• Ca­len­dá­rio: Além de modernos canais de co­mu­ni­ca­ção ofe­re­ci­dos por uma boa intranet social, esta também deve oferecer uma simples e clássica função de ca­len­dá­rio. Ca­len­dá­rios ajudam fun­ci­o­ná­rios a acom­pa­nha­rem todos os com­pro­mis­sos im­por­tan­tes, como reuniões de equipe, almoços de negócios ou prazos finais. Em algumas empresas, você também pode vi­su­a­li­zar as agendas dos colegas.
• Ar­ma­ze­na­mento central de arquivos: Para que fun­ci­o­ná­rios de uma empresa possam colaborar vir­tu­al­mente, uma boa troca de in­for­ma­ções não é o único aspecto im­por­tante: deve haver também uma boa gestão de do­cu­men­tos. Armazenar arquivos cen­tral­mente e dis­po­ni­bi­lizá-los a fun­ci­o­ná­rios é parte in­te­grante de muitos tipos de intranet social. Neste local, do­cu­men­tos podem ser ar­ma­ze­na­dos e re­cu­pe­ra­dos. A gestão de versões também garante que os arquivos estejam sempre atu­a­li­za­dos.
• Função de busca: Por definição, a intranet social destina-se a promover uma melhor co­mu­ni­ca­ção e co­o­pe­ra­ção entre os fun­ci­o­ná­rios de uma empresa. Embora outros com­po­nen­tes desse tipo de rede já sejam su­fi­ci­en­te­mente in­te­res­san­tes, nem sempre é fácil acom­pa­nhar tudo que se passa, es­pe­ci­al­mente em grandes empresas: listas de contatos extensas, his­tó­ri­cos in­ter­mi­ná­veis de notícias e uma enorme gama de do­cu­men­tos tornam a busca por certas in­for­ma­ções uma tarefa demorada. Funções de busca para várias fun­ci­o­na­li­da­des devem, portanto, ser uma parte in­te­grante da estrutura de uma boa intranet social. Isso fará com que de­ter­mi­na­dos conteúdos e contatos possam ser en­con­tra­dos a qualquer momento, bastando inserir uma palavra-chave.

Um software adequado é pri­mor­dial para a im­ple­men­ta­ção dos vários com­po­nen­tes de uma intranet social. Programas in­di­vi­du­ais podem ser ad­qui­ri­dos, cada um para um propósito, e co­or­de­na­dos entre si. Existem também soluções completas, como o Jive-n, que integram uma pla­ta­forma social completa à uma estrutura em­pre­sa­rial. Em ambos os casos, é im­por­tante decidir se a intranet social escolhida será im­ple­men­tada em uma única etapa ou in­tro­du­zida gra­du­al­mente. A primeira opção sig­ni­fi­cará que a intranet poderá ser usada por todos os fun­ci­o­ná­rios ime­di­a­ta­mente, o que exigirá um maior esforço. A variante passo a passo pode levar dias ou semanas, de­pen­dendo do pla­ne­ja­mento, mas tem a vantagem de garantir o dia a dia dos negócios a todo o tempo e com res­tri­ções mínimas.

Quais vantagens as intranets sociais trazem para as empresas

Im­ple­men­tar uma intranet social pode valer a pena para empresas por uma variedade de razões: em primeiro lugar, ela otimiza e acelera processos internos e externos, o que é garantido pelas opções de co­mu­ni­ca­ção per­so­na­li­za­das. Como resultado, a co­mu­ni­ca­ção por e-mail e a duração das reuniões são sig­ni­fi­ca­ti­va­mente reduzidas. Ao organizar processos e agrupar todas as fer­ra­men­tas re­le­van­tes em um só lugar, a pro­du­ti­vi­dade dos fun­ci­o­ná­rios tende a aumentar. Não importa se estão na empresa, fazendo home office ou em um com­pro­misso em outra lo­ca­li­dade. Além de aumentar a efi­ci­ên­cia, a intranet social reforça laços de co­la­bo­ra­ção (internos e entre equipes) ga­ran­tindo a redução de custos de forma sus­ten­tá­vel.

Além disso, outra vantagem da intranet social é que ela pode moldar uma empresa e im­pul­si­o­nar seu de­sen­vol­vi­mento de forma decisiva. A pos­si­bi­li­dade de in­te­ra­ti­vi­dade, es­pe­ci­al­mente com a gestão, fortalece o senso de co­mu­ni­dade e in­flu­en­cia po­si­ti­va­mente a motivação e a ini­ci­a­tiva dos fun­ci­o­ná­rios. Elogios, críticas e ideias criativas podem ser expressos de forma rápida e fácil, o que significa que a empresa e os líderes de equipe agirão de acordo mais ra­pi­da­mente. Em empresas sem intranet social, fun­ci­o­ná­rios muitas vezes hesitam em apre­sen­tar ideias, o que significa que pontos pro­mis­so­res e im­por­tan­tes nunca são men­ci­o­na­dos. A intranet social também ajuda a arquivar co­nhe­ci­mento e ex­pe­ri­ên­cias acu­mu­la­dos dentro da empresa.

Que empresas podem se be­ne­fi­ciar da intranet social?

Empresas diferem não apenas em termos de missão, visão e valores, mas também em termos de tamanho e estrutura. Quando se trata de de­sen­vol­ver a solução ideal para uma rede digital de fun­ci­o­ná­rios, as abor­da­gens devem ser tomadas de modo a levar ao sucesso. Enquanto um modelo abran­gente de intranet social é prin­ci­pal­mente lucrativo para grandes empresas e cor­po­ra­ções, pequenas empresas muitas vezes conseguem melhorar as es­tru­tu­ras de co­mu­ni­ca­ção interna sim­ples­mente adotando elementos in­di­vi­du­ais. O quanto uma intranet social pode be­ne­fi­ciar uma empresa, no entanto, não pode ser de­ter­mi­nado sim­ples­mente pelo número de fun­ci­o­ná­rios.

Os com­po­nen­tes que a sua intranet social precisa dependem das demandas in­di­vi­du­ais da empresa. A questão crucial é, portanto: quais são os seus objetivos ao in­tro­du­zir uma intranet social? Em muitos casos, es­tru­tu­ras básicas já estarão im­ple­men­ta­das, ne­ces­si­tando apenas de alguns ajustes. Isso pode sig­ni­fi­car que um serviço de mensagens não será ne­ces­sá­rio, se um software de chat já estiver sendo usado. Tudo dependerá de quais dos possíveis elementos sociais de uma intranet ofe­re­ce­rão valor agregado aos seus fun­ci­o­ná­rios. Um argumento im­por­tante para in­tro­du­zir a intranet social pode ser o quão útil é treinar e integrar os fun­ci­o­ná­rios recém-con­tra­ta­dos.

Aqui estão possíveis mo­ti­va­ções e situações que levam à im­ple­men­ta­ção de uma intranet social em uma empresa:

• O envio interno de e-mails é muito alto
• Reuniões e decisões estão levando muito tempo
• Parte da força de trabalho não está sendo su­fi­ci­en­te­mente informada sobre situações atuais e de­sen­vol­vi­men­tos futuros da empresa
• Fun­ci­o­ná­rios carecem da chance de enviar críticas e sugestões ou com­par­ti­lhar ideias próprias
• O co­nhe­ci­mento, em de­ter­mi­na­das áreas, está bastante vinculado a uma pessoa es­pe­cí­fica
• Fun­ci­o­ná­rios trabalham em di­fe­ren­tes lo­ca­li­da­des ou fazem home office
• É muito com­pli­cado encontrar a pessoa de contato certa para um certo problema ou es­ta­be­le­cer contato com ela
• Com­par­ti­lhar, editar e gerenciar do­cu­men­tos está se tornando com­pli­cado.