Assinatura de e-mail profissional

Seja para uso comercial ou pessoal, um e-mail com assinatura adequada garante uma aparência profissional. Neste artigo, você aprenderá quais informações são obrigatórias, como criar uma assinatura de e-mail profissional atraente e quais modelos e ferramentas podem te ajudar.

O que deve constar em um e-mail com assinatura

Um bom e-mail com assinatura inclui todas as informações de contato importantes, é organizado e possui um design personalizado. Dependendo do propósito de uso, comercial ou pessoal, diferentes requisitos se aplicam.

Informações em assinaturas de e-mail profissionais

Desde 2001 existe uma Medida Provisória que institui a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), conferindo validade jurídica a documentos eletrônicos, inclusive e-mails com assinatura digital. Portanto, mesmo sem obrigatoriedade legal de assinatura completa para Ltda e S/A, recomenda-se que o e-mail identifique claramente o remetente, pois isso fortalece sua autenticidade, integridade e valor probatório:

• Nome da empresa com a forma jurídica conforme registro comercial
• Sede da empresa (endereço para correspondência)
• Cartório de registro e número no registro comercial
• Nomes e sobrenomes dos diretores ou membros do conselho
• Se aplicável, presidente do conselho de supervisão

Além disso, recomenda-se:

• Cargo do remetente na empresa
• Número de telefone, endereço de e-mail
• Site da empresa
• Links de mídias sociais, se aplicável

Opcional: informações sobre férias coletivas ou eventos. A publicidade deve ser evitada. Declarações de exoneração de responsabilidade no estilo dos EUA não são necessárias.

Para e-mails privados, também não há obrigação legal, mas uma assinatura pode ser útil, por exemplo, para fornecer formas alternativas de contato ou para referenciar seus próprios projetos.

Informações típicas

• Número de telefone ou celular
• Endereço de e-mail
• Próprio site
• Redes sociais

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Elementos adicionais, como citações ou emojis, devem ser usados de maneira situacional e com parcimônia.

Como deve ser um e-mail com assinatura?

O design da assinatura em e-mail influencia na percepção de profissionalismo. Uma estrutura clara e uma formatação discreta são essenciais.

Recomendações para um bom design

• Parágrafos ou linhas verticais separam visualmente as informações
• No máximo duas fontes
• Cores da empresa usar apenas discretamente
• Espaços em branco para melhor legibilidade
• Opcional: Imagem ou logotipo (usar com moderação)

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Dicas de formatação

• Negrito para nome ou posição
• Fonte menor para informações legais
• Formato HTML ou Rich-Text em vez de texto simples (mas teste a compatibilidade)

Evite designs excessivamente chamativos, eles parecem não ser profissionais e dificultam a legibilidade, como no exemplo a seguir.

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Elementos de Design Opcionais

• Logotipo da empresa
• Foto do remetente
• Slogan ou lema da empresa
• Indicações sobre férias coletivas
• Links para redes sociais

E-mail com assinatura: modelos para diferentes profissões

Utilize esses modelos para criar rapidamente o seu e-mail com assinatura. Copie os exemplos de assinatura de e-mail profissional para empreendimentos comerciais e personalize-os de acordo!

Modelo 1: marketing e Vendas

Modelo 2: consultório médico

Modelo 3: corretores de imóveis