As­si­na­tura de e-mail pro­fis­si­o­nal

Seja para uso comercial ou pessoal, um e-mail com as­si­na­tura adequada garante uma aparência pro­fis­si­o­nal. Neste artigo, você aprenderá quais in­for­ma­ções são obri­ga­tó­rias, como criar uma as­si­na­tura de e-mail pro­fis­si­o­nal atraente e quais modelos e fer­ra­men­tas podem te ajudar.

O que deve constar em um e-mail com as­si­na­tura

Um bom e-mail com as­si­na­tura inclui todas as in­for­ma­ções de contato im­por­tan­tes, é or­ga­ni­zado e possui um design per­so­na­li­zado. De­pen­dendo do propósito de uso, comercial ou pessoal, di­fe­ren­tes re­qui­si­tos se aplicam.

In­for­ma­ções em as­si­na­tu­ras de e-mail pro­fis­si­o­nais

Desde 2001 existe uma Medida Pro­vi­só­ria que institui a ICP-Brasil (In­fra­es­tru­tura de Chaves Públicas Bra­si­lei­ras), con­fe­rindo validade jurídica a do­cu­men­tos ele­trô­ni­cos, inclusive e-mails com as­si­na­tura digital. Portanto, mesmo sem obri­ga­to­ri­e­dade legal de as­si­na­tura completa para Ltda e S/A, recomenda-se que o e-mail iden­ti­fi­que cla­ra­mente o remetente, pois isso fortalece sua au­ten­ti­ci­dade, in­te­gri­dade e valor pro­ba­tó­rio:

• Nome da empresa com a forma jurídica conforme registro comercial
• Sede da empresa (endereço para cor­res­pon­dên­cia)
• Cartório de registro e número no registro comercial
• Nomes e so­bre­no­mes dos diretores ou membros do conselho
• Se aplicável, pre­si­dente do conselho de su­per­vi­são

Além disso, recomenda-se:

• Cargo do remetente na empresa
• Número de telefone, endereço de e-mail
• Site da empresa
• Links de mídias sociais, se aplicável

Opcional: in­for­ma­ções sobre férias coletivas ou eventos. A pu­bli­ci­dade deve ser evitada. De­cla­ra­ções de exo­ne­ra­ção de res­pon­sa­bi­li­dade no estilo dos EUA não são ne­ces­sá­rias.

Para e-mails privados, também não há obrigação legal, mas uma as­si­na­tura pode ser útil, por exemplo, para fornecer formas al­ter­na­ti­vas de contato ou para re­fe­ren­ciar seus próprios projetos.

In­for­ma­ções típicas

• Número de telefone ou celular
• Endereço de e-mail
• Próprio site
• Redes sociais

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Elementos adi­ci­o­nais, como citações ou emojis, devem ser usados de maneira si­tu­a­ci­o­nal e com par­cimô­nia.

Como deve ser um e-mail com as­si­na­tura?

O design da as­si­na­tura em e-mail in­flu­en­cia na percepção de pro­fis­si­o­na­lismo. Uma estrutura clara e uma for­ma­ta­ção discreta são es­sen­ci­ais.

Re­co­men­da­ções para um bom design

• Pa­rá­gra­fos ou linhas verticais separam vi­su­al­mente as in­for­ma­ções
• No máximo duas fontes
• Cores da empresa usar apenas dis­cre­ta­mente
• Espaços em branco para melhor le­gi­bi­li­dade
• Opcional: Imagem ou logotipo (usar com moderação)

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Dicas de for­ma­ta­ção

• Negrito para nome ou posição
• Fonte menor para in­for­ma­ções legais
• Formato HTML ou Rich-Text em vez de texto simples (mas teste a com­pa­ti­bi­li­dade)

Evite designs ex­ces­si­va­mente cha­ma­ti­vos, eles parecem não ser pro­fis­si­o­nais e di­fi­cul­tam a le­gi­bi­li­dade, como no exemplo a seguir.

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Elementos de Design Opcionais

• Logotipo da empresa
• Foto do remetente
• Slogan ou lema da empresa
• In­di­ca­ções sobre férias coletivas
• Links para redes sociais

E-mail com as­si­na­tura: modelos para di­fe­ren­tes pro­fis­sões

Utilize esses modelos para criar ra­pi­da­mente o seu e-mail com as­si­na­tura. Copie os exemplos de as­si­na­tura de e-mail pro­fis­si­o­nal para em­pre­en­di­men­tos co­mer­ci­ais e per­so­na­lize-os de acordo!

Modelo 1: marketing e Vendas

Modelo 2: con­sul­tó­rio médico

Modelo 3: cor­re­to­res de imóveis