Como escrever um e-mail formal: Dicas e exemplos

Mais de 300 bilhões de e-mails são escritos e enviados todos os dias no mundo, o que faz deste tipo de comunicação parte da vida cotidiana da maioria das pessoas. Principalmente em situações profissionais, e-mails mal escritos ou que não seguem um certo padrão podem pegar mal e não alcançar o objetivo almejado. Para evitar o cometimento de erros, aprenda, com o nosso tutorial, como escrever um e-mail formal.

Como escrever um e-mail formal de qualidade?

Ao escrever um e-mail formal, você transmite profissionalismo e respeito. Tente sempre adequar seu texto ao destinatário. Ainda, aposte em frases informativas e bem estruturadas. Deixe o intuito da comunicação sempre clara e ajude no entendimento da sua intenção. Edite seu texto para que ele fique o mais objetivo possível, mas mantenha sempre a educação. Assim, você otimizará seu próprio tempo e o do seu leitor.

Não economize na cortesia ao escrever um e-mail formal. Cumprimentar adequadamente, usar “por favor” e “obrigado”, e despedir-se educadamente são indispensáveis. Regras de etiqueta também se aplicam a e-mails e aumentam as chances de ele ser levado a sério e respondido em tempo hábil pelo destinatário.

Passo a passo para escrever um e-mail formal

Assim como cartas, e-mails formais também devem seguir um padrão, para que sejam adequadamente considerados pelo destinatário.

Passo 1: Assunto

Ao iniciar a escrita de um novo e-mail, você se depara com a caixa de assunto, muitas vezes ignorada. Ela serve para sinalizar o objetivo da mensagem logo de cara. Ao tomarem conhecimento do assunto, destinatários conseguem julgar, com mais rapidez, o imediatismo da comunicação e agir de acordo. O assunto de um e-mail também auxilia a organização e a classificação da caixa de entrada. Apresentamos, abaixo, interessantes exemplos de assuntos:

• Reunião para início do projeto: 24/03 - 10h
• Programação: Seminário de Direitos Trabalhistas
• Ata da Assembleia de 7 de novembro 2023
• Aviso TI: Manutenção de software

Esses exemplos explicitam imediatamente aos destinatários, o conteúdo da mensagem do e-mail, assim como sua (possível) urgência. Evite inserir frases imprecisas no assunto, que não abordem o tema principal da comunicação, ou que possam causar algum desconforto:

• Atenção! Urgente! — Faz mais sentido indicar o que é tão urgente do que utilizar palavras genéricas
• Pedido — Adiante o que será pedido no e-mail
• Mais algumas dúvidas sobre o que foi acordado na reunião da última sexta-feira — Escreva um assunto curto e objetivo
• RES: ENC: RES: ENC: RES: ENC: Almoço de domingo com Felipe e Cláudia — Elimine abreviações automáticas
• Isso não está certo! — Não adicione uma crítica ao assunto do e-mail

Passo 2: Saudação

Comece a escrever um e-mail formal pela saudação, acompanhada do vocativo. Apesar de curto e padronizado, muitos ainda se confundem na hora de elaborar o cumprimento adequado.

Formalidade da saudação

É preferível ser mais formal e educado que o necessário, do que o contrário. Utilizando a expressão clássica “Prezado Senhor…/Prezada Senhora…”, você nunca errará, principalmente se estiver se dirigindo a desconhecidos. Também pode ser interessante inserir título profissional em mensagens para doutores, advogados, médicos e outros: “Prezado Doutor…/ Prezada Doutora…”. Altos cargos exigem maiores formalidades. Nestes casos, opte por “Excelentíssimo Senhor…/Excelentíssima Senhora…”.

Contudo, caso você já conheça o destinatário e tenha certa intimidade, basta dirigir-se a ele pelo nome, ou nome e sobrenome, precedido de termos como “Olá” ou “Bom dia”.

Quem deve ser nomeado primeiro?

Se você estiver escrevendo um e-mail formal que será enviado a várias pessoas, o ideal é que todas elas sejam nomeadas. Termos genéricos, como “Prezados”, só devem ser usados caso você não tenha acesso aos nomes dos destinatários. Via de regra, comece por mencionar quem possui o cargo hierarquicamente mais elevado. Caso estejam todos no mesmo nível, liste os nomes por ordem alfabética.

Como saber o gênero do destinatário?

Se você só tiver acesso, por exemplo, ao sobrenome do destinatário, será difícil descobrir seu gênero. Caso tenha tempo, realize breve pesquisa, para escrever o e-mail utilizando o artigo correto — usar o artigo errado pode somar pontos negativos à sua comunicação. Sites, redes sociais e cadastros podem ajudar você a obter mais informações sobre o destinatário. Caso não seja possível identificar o gênero do leitor, aposte em “Prezado(a) Senhor(a)”.

Como pontuar a saudação?

Inicie a saudação com letra maiúscula e finalize-a com uma vírgula. Deixe uma linha em branco e, em seguida, comece o texto do e-mail utilizando letra maiúscula. Jamais finalize uma saudação com ponto final.

Passo 3: Introdução

Antes de tratar propriamente do tema do seu e-mail, inicie a comunicação com um “quebra-gelo”. Sua introdução deve ser concisa, para não desperdiçar seu tempo e o do leitor. Observe alguns exemplos de como iniciar um e-mail:

• Com enorme interesse, entro em contato para me candidatar à vaga de emprego anunciada.
• Espero que tenha aproveitado as suas férias.
• Obrigada por auxiliar-me nas dúvidas de ontem.
• Agradeço a pronta resposta!
• Sua palestra sobre como escrever um e-mail formal foi de grande ajuda.

Caso seja possível, personalize a comunicação introdutória, evitando frases genéricas, como “faz tempo que não chove”. Pergunte sobre como o destinatário passou as férias, se melhorou do problema de saúde ou faça algum agradecimento, para demonstrar interesse. Como mostra o primeiro exemplo, você também pode utilizar a introdução do seu texto para reforçar o motivo do contato (no nosso caso, candidatar-se a uma vaga de emprego).

Passo 4: Bloco de texto

Chegou a hora do nosso tutorial de como escrever um e-mail formal focar-se no principal: no conteúdo do e-mail, que, como todos os outros componentes, deve ser objetivo e bem estruturado. Tenha em mente que, acima de tudo, seu leitor deve ser capaz de entender o que você deseja transmitir, para responder ou agir de acordo. Siga estas regras para escrever um e-mail de qualidade:

• Frases curtas: Construa frases simples. Grandes orações, com vírgulas e voltas, podem atrapalhar o fluxo de leitura.
• Negrito e itálico: Utilize a seu favor recursos para destacar as informações mais importantes do seu texto. Contudo, não exagere nos destaques — um por parágrafo é suficiente.
• Parágrafos lógicos: Parágrafos estruturam o texto e devem ser divididos com clareza, de acordo com o contexto. Construa parágrafos que contenham de três a cinco frases.
• Listas: Construa listas para apresentar fatos ou dados com maior objetividade. Dados de um encontro, custos de um projeto, membros de um passeio etc., podem ser elencados em índice, para facilitar a leitura.
• Palavras simples: Muitas vezes a complexidade pode atrapalhar. Escreva com simplicidade, para que todos consigam entender o que você tem a dizer. Se forem imprescindíveis para a comunicação, faça uso de palavras elaboradas ou específicas, mas com parcimônia.
• Comunicação não violenta: E-mails formais devem ser sempre corteses. Especialmente ao tecer críticas, elabore-as de forma construtiva. Evite escrever frases imperativas ou negativas.

Passo 5: Encerramento

Um e-mail formal deve ser encerrado de maneira apropriada, com uma conclusão. Use o parágrafo de encerramento para resumir o assunto tratado, chamar o destinatário à ação ou para deixar uma boa impressão:

• Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.
• Agradeço pela atenção.
• Encontre mais informações no nosso site.
• Ficarei feliz com a sua resposta.
• Bom dia de trabalho e bom fim de semana.

Passo 6: Fecho

A saudação final é tão importante quanto a saudação inicial em e-mails formais, pois expressa apreço pelo leitor. Faça uso dos bons modos, mas sem exageros. Em caso de dúvida, aposte no padrão: “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”. Também é possível utilizar variações de fecho, para personalizar a comunicação:

• Com os melhores cumprimentos
• Cordialmente
• Saudações
• Até breve
• Grato/Grata

Apesar de ambas as formas serem aceitas na atualidade (com e sem vírgula), tradicionalmente adiciona-se essa pontuação ao fecho, separando-o da assinatura. Para não errar ao escrever e-mails formais, finalize o encerramento com o ponto final, pule uma linha, insira o fecho com vírgula, pule outra linha e parta para a assinatura, como mostra o exemplo abaixo:

Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.

Cordialmente,

Fulano de Tal

Passo 7: Assinatura

A assinatura é a última parte do seu e-mail. Além de apresentar seu nome, utilize este espaço para compartilhar informações de contato com o destinatário. Aprenda o que incluir e o que deixar em lado em assinaturas de e-mail pessoais e profissionais, no nosso artigo especializado.

Passo 8: Anexos

Adicione um anexo ao seu e-mail somente se ele for realmente importante, para manter o e-mail o mais leve possível. Primeiramente, caixas de e-mail têm capacidade de armazenamento limitadas. Em segundo lugar, muitas pessoas costumam acessar o correio eletrônico somente pelo celular, que pode ficar mais lento ou gastar mais dados móveis que o desejado ao baixar anexos. Idealmente, limite anexos de e-mail a 5 MB. Caso não seja possível, ofereça um link de acesso ao conteúdo ou envie arquivos pesados somente mediante solicitação.

Exemplo de como escrever um e-mail formal

Assunto: Convite para Workshop XXXX, 24/11/23

Prezado Doutor Fulano de Tal,

Primeiramente, gostaria de agradecer a agradável e informativa conversa que tivemos na semana passada.

Conforme discutido na ocasião, ofereceremos um workshop sobre o tema aos interessados. Por isso, é com enorme prazer que o convidamos oficialmente a participar do evento.

• Data: 24 de novembro de 2023
• Horário: 10h00 - 16h00
• Local: Sala de reuniões da empresa

Receberemos, no total,28 convidados. Umbrunchserá oferecido a todos, no momento do intervalo.

Caso tenha interesse em ser um de nossos palestrantes, peço que tenha a gentileza de entrar em contato o mais rapidamente possível, para que possamos inserir sua contribuição na programação.

Será um prazer tê-lo conosco novamente.

Até breve,

Sicrano de Tal

Coordenador de Recursos Humanos

Empresa S/A

Rua do Comércio, nº 123, Cidade das Flores – SP, CEP 77777-777

Telefone: (11) 99999-9111

E-mail: sicrano.rh@empresa.com.br

www.empresa.com.br

Quais são os acertos deste e-mail?

• A caixa de assunto é específica e objetiva.
• A saudação é apropriada e personalizada, por conter o título do remente.
• A introdução “quebra o gelo” ao relembrar pontos positivos de um encontro passado.
• O bloco de texto é composto de parágrafos concisos e os dados mais importantes são listados ou destacados.
• Uma chamada à ação foi inserida no encerramento.
• A saudação final é cortês e personalizada.
• A assinatura está completa e dispõe de variadas formas de contato.
• Não foi necessário inserir anexo.

Certo e errado ao escrever um e-mail formal