Como escrever um e-mail formal: Dicas e exemplos

Mais de 300 bilhões de e-mails são escritos e enviados todos os dias no mundo, o que faz deste tipo de co­mu­ni­ca­ção parte da vida cotidiana da maioria das pessoas. Prin­ci­pal­mente em situações pro­fis­si­o­nais, e-mails mal escritos ou que não seguem um certo padrão podem pegar mal e não alcançar o objetivo almejado. Para evitar o co­me­ti­mento de erros, aprenda, com o nosso tutorial, como escrever um e-mail formal.

Como escrever um e-mail formal de qualidade?

Ao escrever um e-mail formal, você transmite pro­fis­si­o­na­lismo e respeito. Tente sempre adequar seu texto ao des­ti­na­tá­rio. Ainda, aposte em frases in­for­ma­ti­vas e bem es­tru­tu­ra­das. Deixe o intuito da co­mu­ni­ca­ção sempre clara e ajude no en­ten­di­mento da sua intenção. Edite seu texto para que ele fique o mais objetivo possível, mas mantenha sempre a educação. Assim, você otimizará seu próprio tempo e o do seu leitor.

Não economize na cortesia ao escrever um e-mail formal. Cum­pri­men­tar ade­qua­da­mente, usar “por favor” e “obrigado”, e despedir-se edu­ca­da­mente são in­dis­pen­sá­veis. Regras de etiqueta também se aplicam a e-mails e aumentam as chances de ele ser levado a sério e res­pon­dido em tempo hábil pelo des­ti­na­tá­rio.

Passo a passo para escrever um e-mail formal

Assim como cartas, e-mails formais também devem seguir um padrão, para que sejam ade­qua­da­mente con­si­de­ra­dos pelo des­ti­na­tá­rio.

Passo 1: Assunto

Ao iniciar a escrita de um novo e-mail, você se depara com a caixa de assunto, muitas vezes ignorada. Ela serve para sinalizar o objetivo da mensagem logo de cara. Ao tomarem co­nhe­ci­mento do assunto, des­ti­na­tá­rios conseguem julgar, com mais rapidez, o ime­di­a­tismo da co­mu­ni­ca­ção e agir de acordo. O assunto de um e-mail também auxilia a or­ga­ni­za­ção e a clas­si­fi­ca­ção da caixa de entrada. Apre­sen­ta­mos, abaixo, in­te­res­san­tes exemplos de assuntos:

• Reunião para início do projeto: 24/03 - 10h
• Pro­gra­ma­ção: Seminário de Direitos Tra­ba­lhis­tas
• Ata da As­sem­bleia de 7 de novembro 2023
• Aviso TI: Ma­nu­ten­ção de software

Esses exemplos ex­pli­ci­tam ime­di­a­ta­mente aos des­ti­na­tá­rios, o conteúdo da mensagem do e-mail, assim como sua (possível) urgência. Evite inserir frases im­pre­ci­sas no assunto, que não abordem o tema principal da co­mu­ni­ca­ção, ou que possam causar algum des­con­forto:

• Atenção! Urgente! — Faz mais sentido indicar o que é tão urgente do que utilizar palavras genéricas
• Pedido — Adiante o que será pedido no e-mail
• Mais algumas dúvidas sobre o que foi acordado na reunião da última sexta-feira — Escreva um assunto curto e objetivo
• RES: ENC: RES: ENC: RES: ENC: Almoço de domingo com Felipe e Cláudia — Elimine abre­vi­a­ções au­to­má­ti­cas
• Isso não está certo! — Não adicione uma crítica ao assunto do e-mail

Passo 2: Saudação

Comece a escrever um e-mail formal pela saudação, acom­pa­nhada do vocativo. Apesar de curto e pa­dro­ni­zado, muitos ainda se confundem na hora de elaborar o cum­pri­mento adequado.

For­ma­li­dade da saudação

É pre­fe­rí­vel ser mais formal e educado que o ne­ces­sá­rio, do que o contrário. Uti­li­zando a expressão clássica “Prezado Senhor…/Prezada Senhora…”, você nunca errará, prin­ci­pal­mente se estiver se dirigindo a des­co­nhe­ci­dos. Também pode ser in­te­res­sante inserir título pro­fis­si­o­nal em mensagens para doutores, advogados, médicos e outros: “Prezado Doutor…/ Prezada Doutora…”. Altos cargos exigem maiores for­ma­li­da­des. Nestes casos, opte por “Ex­ce­len­tís­simo Senhor…/Ex­ce­len­tís­sima Senhora…”.

Contudo, caso você já conheça o des­ti­na­tá­rio e tenha certa in­ti­mi­dade, basta dirigir-se a ele pelo nome, ou nome e sobrenome, precedido de termos como “Olá” ou “Bom dia”.

Quem deve ser nomeado primeiro?

Se você estiver es­cre­vendo um e-mail formal que será enviado a várias pessoas, o ideal é que todas elas sejam nomeadas. Termos genéricos, como “Prezados”, só devem ser usados caso você não tenha acesso aos nomes dos des­ti­na­tá­rios. Via de regra, comece por mencionar quem possui o cargo hi­e­rar­qui­ca­mente mais elevado. Caso estejam todos no mesmo nível, liste os nomes por ordem al­fa­bé­tica.

Como saber o gênero do des­ti­na­tá­rio?

Se você só tiver acesso, por exemplo, ao sobrenome do des­ti­na­tá­rio, será difícil descobrir seu gênero. Caso tenha tempo, realize breve pesquisa, para escrever o e-mail uti­li­zando o artigo correto — usar o artigo errado pode somar pontos negativos à sua co­mu­ni­ca­ção. Sites, redes sociais e cadastros podem ajudar você a obter mais in­for­ma­ções sobre o des­ti­na­tá­rio. Caso não seja possível iden­ti­fi­car o gênero do leitor, aposte em “Prezado(a) Senhor(a)”.

Como pontuar a saudação?

Inicie a saudação com letra maiúscula e finalize-a com uma vírgula. Deixe uma linha em branco e, em seguida, comece o texto do e-mail uti­li­zando letra maiúscula. Jamais finalize uma saudação com ponto final.

Passo 3: In­tro­du­ção

Antes de tratar pro­pri­a­mente do tema do seu e-mail, inicie a co­mu­ni­ca­ção com um “quebra-gelo”. Sua in­tro­du­ção deve ser concisa, para não des­per­di­çar seu tempo e o do leitor. Observe alguns exemplos de como iniciar um e-mail:

• Com enorme interesse, entro em contato para me can­di­da­tar à vaga de emprego anunciada.
• Espero que tenha apro­vei­tado as suas férias.
• Obrigada por auxiliar-me nas dúvidas de ontem.
• Agradeço a pronta resposta!
• Sua palestra sobre como escrever um e-mail formal foi de grande ajuda.

Caso seja possível, per­so­na­lize a co­mu­ni­ca­ção in­tro­du­tó­ria, evitando frases genéricas, como “faz tempo que não chove”. Pergunte sobre como o des­ti­na­tá­rio passou as férias, se melhorou do problema de saúde ou faça algum agra­de­ci­mento, para de­mons­trar interesse. Como mostra o primeiro exemplo, você também pode utilizar a in­tro­du­ção do seu texto para reforçar o motivo do contato (no nosso caso, can­di­da­tar-se a uma vaga de emprego).

Passo 4: Bloco de texto

Chegou a hora do nosso tutorial de como escrever um e-mail formal focar-se no principal: no conteúdo do e-mail, que, como todos os outros com­po­nen­tes, deve ser objetivo e bem es­tru­tu­rado. Tenha em mente que, acima de tudo, seu leitor deve ser capaz de entender o que você deseja trans­mi­tir, para responder ou agir de acordo. Siga estas regras para escrever um e-mail de qualidade:

• Frases curtas: Construa frases simples. Grandes orações, com vírgulas e voltas, podem atra­pa­lhar o fluxo de leitura.
• Negrito e itálico: Utilize a seu favor recursos para destacar as in­for­ma­ções mais im­por­tan­tes do seu texto. Contudo, não exagere nos destaques — um por parágrafo é su­fi­ci­ente.
• Pa­rá­gra­fos lógicos: Pa­rá­gra­fos es­tru­tu­ram o texto e devem ser divididos com clareza, de acordo com o contexto. Construa pa­rá­gra­fos que contenham de três a cinco frases.
• Listas: Construa listas para apre­sen­tar fatos ou dados com maior ob­je­ti­vi­dade. Dados de um encontro, custos de um projeto, membros de um passeio etc., podem ser elencados em índice, para facilitar a leitura.
• Palavras simples: Muitas vezes a com­ple­xi­dade pode atra­pa­lhar. Escreva com sim­pli­ci­dade, para que todos consigam entender o que você tem a dizer. Se forem im­pres­cin­dí­veis para a co­mu­ni­ca­ção, faça uso de palavras ela­bo­ra­das ou es­pe­cí­fi­cas, mas com par­cimô­nia.
• Co­mu­ni­ca­ção não violenta: E-mails formais devem ser sempre corteses. Es­pe­ci­al­mente ao tecer críticas, elabore-as de forma cons­tru­tiva. Evite escrever frases im­pe­ra­ti­vas ou negativas.

Passo 5: En­cer­ra­mento

Um e-mail formal deve ser encerrado de maneira apro­pri­ada, com uma conclusão. Use o parágrafo de en­cer­ra­mento para resumir o assunto tratado, chamar o des­ti­na­tá­rio à ação ou para deixar uma boa impressão:

• Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.
• Agradeço pela atenção.
• Encontre mais in­for­ma­ções no nosso site.
• Ficarei feliz com a sua resposta.
• Bom dia de trabalho e bom fim de semana.

Passo 6: Fecho

A saudação final é tão im­por­tante quanto a saudação inicial em e-mails formais, pois expressa apreço pelo leitor. Faça uso dos bons modos, mas sem exageros. Em caso de dúvida, aposte no padrão: “Aten­ci­o­sa­mente” ou “Res­pei­to­sa­mente”. Também é possível utilizar variações de fecho, para per­so­na­li­zar a co­mu­ni­ca­ção:

• Com os melhores cum­pri­men­tos
• Cor­di­al­mente
• Saudações
• Até breve
• Grato/Grata

Apesar de ambas as formas serem aceitas na atu­a­li­dade (com e sem vírgula), tra­di­ci­o­nal­mente adiciona-se essa pontuação ao fecho, separando-o da as­si­na­tura. Para não errar ao escrever e-mails formais, finalize o en­cer­ra­mento com o ponto final, pule uma linha, insira o fecho com vírgula, pule outra linha e parta para a as­si­na­tura, como mostra o exemplo abaixo:

Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.

Cor­di­al­mente,

Fulano de Tal

Passo 7: As­si­na­tura

A as­si­na­tura é a última parte do seu e-mail. Além de apre­sen­tar seu nome, utilize este espaço para com­par­ti­lhar in­for­ma­ções de contato com o des­ti­na­tá­rio. Aprenda o que incluir e o que deixar em lado em as­si­na­tu­ras de e-mail pessoais e pro­fis­si­o­nais, no nosso artigo es­pe­ci­a­li­zado.

Passo 8: Anexos

Adicione um anexo ao seu e-mail somente se ele for realmente im­por­tante, para manter o e-mail o mais leve possível. Pri­mei­ra­mente, caixas de e-mail têm ca­pa­ci­dade de ar­ma­ze­na­mento limitadas. Em segundo lugar, muitas pessoas costumam acessar o correio ele­trô­nico somente pelo celular, que pode ficar mais lento ou gastar mais dados móveis que o desejado ao baixar anexos. Ide­al­mente, limite anexos de e-mail a 5 MB. Caso não seja possível, ofereça um link de acesso ao conteúdo ou envie arquivos pesados somente mediante so­li­ci­ta­ção.

Exemplo de como escrever um e-mail formal

Assunto: Convite para Workshop XXXX, 24/11/23

Prezado Doutor Fulano de Tal,

Pri­mei­ra­mente, gostaria de agradecer a agradável e in­for­ma­tiva conversa que tivemos na semana passada.

Conforme discutido na ocasião, ofe­re­ce­re­mos um workshop sobre o tema aos in­te­res­sa­dos. Por isso, é com enorme prazer que o con­vi­da­mos ofi­ci­al­mente a par­ti­ci­par do evento.

• Data: 24 de novembro de 2023
• Horário: 10h00 - 16h00
• Local: Sala de reuniões da empresa

Re­ce­be­re­mos, no total,28 con­vi­da­dos. Umbrunchserá oferecido a todos, no momento do intervalo.

Caso tenha interesse em ser um de nossos pa­les­tran­tes, peço que tenha a gentileza de entrar em contato o mais ra­pi­da­mente possível, para que possamos inserir sua con­tri­bui­ção na pro­gra­ma­ção.

Será um prazer tê-lo conosco novamente.

Até breve,

Sicrano de Tal

Co­or­de­na­dor de Recursos Humanos

Empresa S/A

Rua do Comércio, nº 123, Cidade das Flores – SP, CEP 77777-777

Telefone: (11) 99999-9111

E-mail: sicrano.rh@empresa.com.br

www.empresa.com.br

Quais são os acertos deste e-mail?

• A caixa de assunto é es­pe­cí­fica e objetiva.
• A saudação é apro­pri­ada e per­so­na­li­zada, por conter o título do remente.
• A in­tro­du­ção “quebra o gelo” ao relembrar pontos positivos de um encontro passado.
• O bloco de texto é composto de pa­rá­gra­fos concisos e os dados mais im­por­tan­tes são listados ou des­ta­ca­dos.
• Uma chamada à ação foi inserida no en­cer­ra­mento.
• A saudação final é cortês e per­so­na­li­zada.
• A as­si­na­tura está completa e dispõe de variadas formas de contato.
• Não foi ne­ces­sá­rio inserir anexo.

Certo e errado ao escrever um e-mail formal