E-mail de grupo: Por que e como criar?

Você não precisa ser expert em com­pu­ta­ção e nem gastar muito tempo criando e con­fi­gu­rando endereços de e-mail ex­clu­si­vos para membros de um grupo. Tudo o que você precisa para ter um e-mail de grupo é de adquirir um domínio próprio e cadastrar um endereço de e-mail para cada associado. Entre as vantagens de um e-mail de grupo estão uma maior or­ga­ni­za­ção da co­mu­ni­ca­ção interna e externa, o for­ta­le­ci­mento do espírito de per­ten­ci­mento e a con­so­li­da­ção da imagem do grupo perante a sociedade.

Razões para se criar um e-mail de grupo

Grupos com endereços de e-mail ex­clu­si­vos for­ma­li­zam tanto a co­mu­ni­ca­ção interna quanto a externa, pos­si­bi­li­tando que in­for­ma­ti­vos, notícias, mudanças e eventos sejam trans­mi­ti­dos, re­co­nhe­ci­dos e dis­cu­ti­dos ofi­ci­al­mente, tanto por membros quanto pelos demais des­ti­na­tá­rios. Ainda, endereços de e-mail pa­dro­ni­za­dos tornam a cor­res­pon­dên­cia com terceiros, como com órgãos oficiais, apoi­a­do­res e in­te­res­sa­dos, bem mais clara. Em e-mails de grupo comuns, que abarcam a as­so­ci­a­ção como um todo e não um membro es­pe­ci­fi­ca­mente, como grupo@provedor.com.br, muitas vezes im­por­tan­tes mensagens deixam de ser vi­su­a­li­za­das pelo des­ti­na­tá­rio almejado (um membro es­pe­cí­fico do grupo).

Por esse motivo, criar e-mails de grupo per­so­na­li­za­dos para cada membro é muito mais eficiente e prático. Eles não demandam um servidor de e-mail próprio, mas somente um domínio de e-mail próprio, que você pode escolher e contratar com fa­ci­li­dade. Isso quer dizer que você não precisa de nenhum co­nhe­ci­mento técnico avançado e nem de ha­bi­li­da­des de pro­gra­ma­ção para aprender como criar um e-mail de grupo e se be­ne­fi­ciar de todas as vantagens de endereços oficiais e in­di­vi­du­a­li­za­dos. Para começar, escolha um re­gis­tra­dor de domínio e comece a pensar em ideias para o nome do e-mail da sua as­so­ci­a­ção.

Vantagens de e-mails de grupo

Um endereço de e-mail es­pe­ci­fi­ca­mente criado para atender um agru­pa­mento de pessoas tem a grande vantagem de ser confiável, além de prover maior proteção para os dados recebidos e ar­ma­ze­na­dos, e colaborar po­si­ti­va­mente com a imagem do grupo, me­lho­rando sua co­mu­ni­ca­ção. E-mails de grupo con­tri­buem para o aper­fei­ço­a­mento de re­pu­ta­ções, além de per­so­na­li­za­rem o contato com os res­pec­ti­vos as­so­ci­a­dos. Ainda, com o provedor certo, e-mails de grupo podem ser criados e con­fi­gu­ra­dos em pouco tempo e co­nhe­ci­mento, e com toda a segurança.

Em com­pa­ra­ção com e-mails genéricos ofe­re­ci­dos por pro­ve­do­res gratuitos, e-mails es­pe­cí­fi­cos para grupos com domínio próprio oferecem os seguintes be­ne­fí­cios:

• Acesso in­de­pen­dente da lo­ca­li­dade e do dis­po­si­tivo: Um endereço de e-mail de grupo com domínio próprio permite que você e os demais membros acessem as res­pec­ti­vas mensagens de qualquer dis­po­si­tivo final e lo­ca­li­dade, graças ao protocolo de co­mu­ni­ca­ção IMAP.
• To­tal­mente livre de anúncios: Ao criar e-mails vin­cu­la­dos a um domínio próprio, você garante que estes não exibam anúncios de terceiros, como faz a maioria dos pro­ve­do­res de e-mail gratuitos do mercado Durante o processo, você também pode con­fi­gu­rar filtros para pu­bli­ci­da­des con­fiá­veis, se assim desejar.
• Proteção confiável contra spam, malware e phishing: Se você contratar um provedor de domínio sério, este se en­car­re­gará de proteger seus e-mails de grupo contra ameaças de spam, malware e phishing. Modernos recursos de segurança são adotados para verificar e combater possíveis ameaças e ataques ci­ber­né­ti­cos em mensagens de e-mail, pro­te­gendo as caixas de entrada com as tec­no­lo­gias mais modernas.
• Tra­ta­mento ético de e-mails: Se você preza pela segurança dos dados do seu grupo, também deve con­si­de­rar con­fi­gu­rar e-mails de grupo com domínio próprio. Um bom provedor de domínio armazena e-mails em con­for­mi­dade com as leis de pri­va­ci­dade mais rígidas do mundo, mantendo os res­pec­ti­vos dados pro­te­gi­dos.
• Pri­va­ci­dade, con­fi­a­bi­li­dade e re­co­nhe­ci­mento: In­de­pen­den­te­mente de você optar por criar uma única conta de e-mail geral para o seu grupo ou e-mails in­di­vi­du­ais para os as­so­ci­a­dos, opte por endereços com domínio próprio, e não aqueles ofe­re­ci­dos por pro­ve­do­res gratuitos. E-mails per­so­na­li­za­dos são au­to­ma­ti­ca­mente com­pre­en­di­dos como mais sérios, seguros e con­fiá­veis pelos des­ti­na­tá­rios.

Ins­tru­ções: Como criar e-mail de grupo

Para criar e con­fi­gu­rar e-mails para os membros do seu grupo, as­so­ci­a­ção ou or­ga­ni­za­ção, você não gastará muito tempo e nem precisará de co­nhe­ci­mento es­pe­ci­a­li­zado. Apesar de o processo variar de acordo com o provedor de domínio que você escolher, ele pro­va­vel­mente con­sis­tirá nas seguintes etapas:

Encontrar um domínio para o grupo

Encontrar o domínio mais adequado para o seu grupo é par­ti­cu­lar­mente im­por­tante, pois ele que nomeará os endereços de e-mail dos as­so­ci­a­dos. Um bom provedor de domínio ge­ral­mente oferece os prin­ci­pais TLDs (domínios de nível superior) durante o processo de registro de domínio. Entre eles devem estar gTLDs (domínios de nível superior genéricos), como .com, .net,.edu, .blog e .web. O gTLD .org, comumente utilizado por grupos, as­so­ci­a­ções, ins­ti­tui­ções e or­ga­ni­za­ções sem fins lu­cra­ti­vos, também é uma das opções de extensão que você pode utilizar.

Use a sua cri­a­ti­vi­dade e a dos demais membros do seu grupo para encontrar o nome de domínio perfeito, pois este fará parte dos endereços de e-mail per­so­na­li­za­dos. In­te­res­san­tes opções de endereços de e-mail de grupo são nomedoassociado@grupo.com (como fulanodetal@grupo.com) e departamento@grupo.org (como tesouraria@grupo.org ou contato@grupo.net).

A extensão a ser re­gis­trada pelo seu grupo também pode conter um domínio nacional de nível superior (ccTLD). Ele indica, de imediato, a lo­ca­li­dade de atuação do grupo, como .br (Brasil), .pt (Portugal) e .es (Espanha). Se o seu grupo tiver braços em outros países ou desejar expandir sua atuação, sugerimos que você dê uma olhada nesta lista completa de ccTLDs para ampliar suas pos­si­bi­li­da­des de TLDs.

Escolher o plano de e-mail mais adequado

Pro­ve­do­res de domínio que oferecem e-mails per­so­na­li­za­dos dispõem de di­fe­ren­tes tabelas de preços, que variam de acordo com os recursos dis­po­ní­veis e com a quan­ti­dade de endereços a serem criados. As­so­ci­a­ções menores, por exemplo, precisam de menos caixas de entrada e de uma menor ca­pa­ci­dade de ar­ma­ze­na­mento, di­fe­ren­te­mente de or­ga­ni­za­ções maiores ou com atuação in­ter­na­ci­o­nal, com centenas de membros. O provedor de domínio que você escolher oferecerá planos de e-mail di­fe­ren­tes, que ba­si­ca­mente irão variar de acordo com o número de caixas de entrada e com a ca­pa­ci­dade de ar­ma­ze­na­mento.

Criar os e-mails do grupo

Depois de registrar um domínio para o seu grupo e se­le­ci­o­nar o plano de e-mail mais adequado, será hora de você criar os endereços de e-mail pro­pri­a­mente ditos, assim como as res­pec­ti­vas senhas. Crie vários e-mails para pro­por­ci­o­nar a cada um dos membros do seu grupo um e-mail in­di­vi­dual, com endereço e senha próprios. Nessa etapa, você também poderá definir outras con­fi­gu­ra­ções, como de en­ca­mi­nha­mento de e-mail, de filtro de spam, e de listas brancas e negras.

Como criar e-mail de grupo com a IONOS

Os domínios ofe­re­ci­dos pela IONOS permitem que você configure endereços de e-mail per­so­na­li­za­dos para grupos e para membros in­di­vi­du­ais de um grupo, em poucos passos e de acordo com as suas ne­ces­si­da­des. O processo não requer nenhum co­nhe­ci­mento técnico da sua parte e leva pouco tempo. Antes de começar, como já explicou o nosso tutorial, registre o domínio que o seu grupo utilizará e escolha o plano de e-mails mais adequado à demanda.

Abaixo, guiaremos você no passo a passo para con­fi­gu­rar endereços de e-mail para grupos com a IONOS, provedor de domínio e e-mails que uti­li­za­re­mos como exemplo:

Passo 1: Registrar o domínio

Como já dissemos, o primeiro passo para se criar um e-mail de grupo é adquirir um domínio próprio. Você pode obtê-lo dos mais di­fe­ren­tes pro­ve­do­res de domínio (re­gis­tra­do­res), entre eles a IONOS, que já oferece planos que incluem e-mails per­so­na­li­za­dos. Você pode verificar se o domínio que deseja está dis­po­ní­vel com o ve­ri­fi­ca­dor de domínios gratuito apre­sen­tado abaixo. Ele mostra se o domínio desejado está livre para ser re­gis­trado ou ocupado, além de apre­sen­tar al­ter­na­ti­vas dis­po­ní­veis.

Passo 2: Se­le­ci­o­nar o plano de e-mail

Depois de escolher e registrar um domínio, você terá de criar e con­fi­gu­rar os res­pec­ti­vos endereços de e-mail, dentro do plano que escolher. Para isso, faça login na sua conta de cliente da IONOS com as suas cre­den­ci­ais. Em seguida, navegue até a categoria “Email” e escolha o produto de e-mail mais adequado, como “Mail Basic”.

Passo 3: Criar a primeira conta de e-mail

Em “Create email address”, selecione o tipo de contrato desejado e preencha os seguintes campos:

• Email: Aqui, você definirá a parte local do endereço de e-mail a ser criado, ou seja, a parte que aparecerá antes do símbolo @.
• @: Aqui, você deve inserir o domínio que pretende vincular ao endereço de e-mail.
• Password: Es­ta­be­leça uma senha forte para o endereço de e-mail criado, para garantir a segurança dos dados do seu grupo.

Em “Add forwar­ding target”, você tem a opção de con­fi­gu­rar o en­ca­mi­nha­mento das mensagens recebidas para até outros dez endereços de e-mail. Recursos adi­ci­o­nais pagos ofe­re­ce­rão funções com­ple­men­ta­res de segurança, como de ar­ma­ze­na­mento de e-mails e de proteção contra vírus. Ao finalizar as con­fi­gu­ra­ções, clique no botão “Save” para salvá-las.

Passo 4: Criar as outras contas de e-mail

Para criar endereços de e-mail para os demais membros do seu grupo, acesse a seção própria para a criação de e-mails adi­ci­o­nais. Caso você precise de mais de um domínio para o grupo, poderá adquirir este outro domínio a qualquer momento, também com a IONOS.