Como escrever uma resposta au­to­má­tica de aviso de ausência

Ao sair de férias, tirar algum tipo de licença ou ficar doente, é in­te­res­sante que você configure uma resposta au­to­má­tica de aviso de ausência no seu e-mail pro­fis­si­o­nal. Assim, ao lhe enviarem e-mails, colegas e clientes serão in­for­ma­dos sobre sua in­dis­po­ni­bi­li­dade e não ficarão esperando por uma resposta. Um bom aviso de ausência deve ser curto e trans­mi­tir in­for­ma­ções im­por­tan­tes: o período no qual você estará ausente, quando seus contatos poderão contar com uma resposta, o motivo da ausência (op­ci­o­nal­mente) e, quem sabe, um toque pessoal. Também pode ser útil, ou até mesmo ne­ces­sá­rio, incluir o e-mail do colega que estiver subs­ti­tuindo você, para que questões urgentes continuem sendo re­sol­vi­das.

As in­for­ma­ções a serem incluídas em um aviso de ausência variam conforme o contexto. Enquanto algumas empresas esperam que esses avisos contenham for­mu­la­ções formais, em outras, é comum que os textos sejam mais informais e contenham até elementos pessoais. Em princípio, todo aviso de ausência é impessoal, sim­ples­mente por se tratar de uma resposta au­to­má­tica. Mas, como sempre, isso depende de cada caso. O mais im­por­tante é que o texto não seja percebido como ina­de­quado pelas pessoas que vão recebê-lo.

Antes de buscar ins­pi­ra­ção em modelos e exemplos para escrever seu próprio aviso de ausência, conheça os elementos in­dis­pen­sá­veis deste tipo de co­mu­ni­ca­ção.

Como criar um aviso de ausência passo a passo

Assunto

No assunto, é comum escrever algo como “Aviso de ausência” (em inglês: Out of Office Message). Assim, todos ficam sabendo de pronto que você está in­dis­po­ní­vel, logo que recebem a resposta au­to­má­tica.

Saudação

Comece seu aviso de ausência com uma saudação. Você também pode agradecer a mensagem recebida, ou combinar os dois elementos.

Exemplos:

• Prezado(a) Senhor(a),
• Muito obrigado(a) por sua mensagem.
• Bom dia e obrigado pelo seu e-mail.

Dis­po­ni­bi­li­dade

Na segunda linha de seu aviso de ausência, o ideal é escrever di­re­ta­mente a in­for­ma­ção mais im­por­tante: quando você estará novamente dis­po­ní­vel. Op­ci­o­nal­mente, você pode incluir o motivo da sua ausência (em caso de ausência por tempo in­de­ter­mi­nado, basta mencionar o motivo da ausência). A in­for­ma­ção sobre quando você estará dis­po­ní­vel novamente transmite uma impressão positiva em com­pa­ra­ção com uma frase que informa somente sobre sua in­dis­po­ni­bi­li­dade.

Exemplos:

• No momento encontro-me de férias. Estarei novamente dis­po­ní­vel em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.
• Estarei de volta em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.

Sem en­ca­mi­nha­mento

Caso os e-mails recebidos não sejam en­ca­mi­nha­dos para outros colegas, também é im­por­tante mencionar isso no aviso de ausência. De­pen­dendo de quem receberá sua resposta au­to­má­tica, você pode mencionar o motivo pelo qual o e-mail não será en­ca­mi­nhado ou incluir um pedido de desculpas por eventuais in­con­ve­ni­en­tes.

Exemplos:

• Seu e-mail não será en­ca­mi­nhado.
• Por questão de sigilo, seu e-mail não será en­ca­mi­nhado.
• Este e-mail não pode ser en­ca­mi­nhado. Agradeço a com­pre­en­são e peço desculpas por in­con­ve­ni­en­tes e atrasos.

Subs­ti­tui­ção

Se algum colega for subs­ti­tuir você, inclua o e-mail ou telefone dele no seu aviso de ausência. Um pedido para entrar em contato com seu subs­ti­tuto somente em casos de urgência pode ajudar a filtrar os assuntos im­por­tan­tes.

Exemplos:

• Entre em contato com nome do colega pelo e-mail colega@provedor.com.
• Para tratar de assuntos urgentes, entre em contato com nome do colega, pelo e-mail colega@provedor.com.
• Em casos urgentes, favor entrar em contato pelo telefone número de telefone.

Despedida

Você pode usar uma expressão de despedida simples. En­tre­tanto, é comum omitir des­pe­di­das em avisos de ausência.

Exemplos:

• Res­pei­to­sa­mente,
• Aten­ci­o­sa­mente,
• Obrigado(a),

Elementos e exemplos de avisos de ausência

Per­so­na­lize seu aviso de ausência

Seu aviso de ausência não precisa ser tão formal como os exemplos acima. Em diversas pro­fis­sões, você pode tratar clientes e colegas com um tom mais des­con­traído. Isso é válido, prin­ci­pal­mente, se você só entra em contato com colegas e utiliza seu e-mail para co­mu­ni­ca­ções internas. Mesmo com parceiros co­mer­ci­ais externos, uma resposta au­to­má­tica de aviso de ausência mais informal pode ser adequada. Saiba quais recursos você pode usar para per­so­na­li­zar seu aviso de ausência e o que deve ser evitado.

Avisos de ausência per­so­na­li­za­dos: O que é adequado?

As seguintes for­mu­la­ções servem como exemplos gerais. No fim, é você quem deve escolher a opção mais apro­pri­ada, baseando-se na empresa onde você trabalha. Lembre-se que seus su­pe­ri­o­res vão receber o mesmo aviso de ausência que seus colegas. Por isso, pense no tom que melhor se adequa a ambas as situações e às di­fe­ren­tes posições hi­e­rár­qui­cas. Portanto, avalie se as dicas a seguir são adequadas para o seu contexto de trabalho.

Avisos de ausência per­so­na­li­za­dos: O que evitar?

Por serem uti­li­za­dos no ambiente de trabalho, avisos de ausência são textos oficiais. Caso sejam mal for­mu­la­dos, eles podem trans­mi­tir uma má impressão e causar problemas. Saiba que erros você não pode cometer ao elaborar uma resposta au­to­má­tica.

Modelos de aviso de ausência

Aviso de ausência ge­ne­ra­li­zado e formal

Prezado(a) Senhor(a), No momento encontro-me de férias. Estarei novamente dis­po­ní­vel em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.Por questão de sigilo, seu e-mail não será en­ca­mi­nhado para meus colegas. Em caso de urgência, entre em contato com nome do colega, pelo e-mail colega@provedor.com. Aten­ci­o­sa­mente, As­si­na­tura

Aviso de ausência formal com ori­en­ta­ção de subs­ti­tuto

Bom dia, Agradeço por sua mensagem. Estou de férias e não posso acessar meus e-mails no momento. A partir de dd/mm/aaaa estarei dis­po­ní­vel novamente. Até lá, meu colega nome do colega assumirá minhas funções. Você pode entrar em contato com ele pelo e-mail colega@provedor.com ou pelo telefone número de telefone. Ele terá prazer em ajudar você. Obrigado pela com­pre­en­são, As­si­na­tura

Aviso de ausência informal di­re­ci­o­nado a colegas

Caros(as) colegas, No momento estou de férias. Não se preocupem: a partir de dd/mm/aaaa voltarei às funções! Na minha ausência, nome do colega me subs­ti­tuirá. Para tratar de assuntos urgentes, entrem em contato com ele pelo e-mail colega@provedor.com. Fiquem bem! Vou trazer uma lembrança de local das férias para vocês! Até breve, As­si­na­tura

Aviso de ausência informal di­re­ci­o­nado a clientes

Caro(a) cliente, Muito obrigado(a) pela mensagem. Estou de férias e volto em dd/mm/aaaa. Durante este período estarei ina­ces­sí­vel. O e-mail que você me enviou não será en­ca­mi­nhado au­to­ma­ti­ca­mente ao meu subs­ti­tuto, portanto, para tratar de assuntos urgentes, você deverá iniciar um novo contato. Meu colega nome do colega está dis­po­ní­vel no e-mail colega@provedor.com. Ele ficará feliz em auxiliar você. Agradeço a com­pre­en­são. Até breve, As­si­na­tura

Aviso de ausência formal em inglês

Thank you for your mail. I am currently on vacation, with no access to my e-mail account. I’ll be back at the office on dd/mm/aaaa, and will respond to you as soon as possible. In the meantime, you can direct your urgent messages towards my colleague nome do colega at colega@provedor.com. Please be aware that your mail will not be forwarded au­to­ma­ti­cally. Thank you very much for your un­ders­tan­ding. Best Wishes As­si­na­tura

Aviso de ausência informal em inglês

Hello, Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until dd/mm/aaaa. If it’s urgent, you can send nome do colega a mail at e-mail do colega. They will be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned! Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy! Warm Regards As­si­na­tura

Riscos de avisos de ausência

Con­fi­gu­rar um aviso de ausência é essencial nas co­mu­ni­ca­ções cor­po­ra­ti­vas e até mesmo obri­ga­tó­rio em algumas empresas. Mesmo assim, é preciso ter cuidado ao escolher as in­for­ma­ções for­ne­ci­das para elaborar o texto de resposta au­to­má­tica.

Ci­ber­cri­mi­no­sos e spammers podem utilizar in­for­ma­ções contidas na sua resposta au­to­má­tica de aviso de ausência (como telefone, endereço e períodos de ausência, por exemplo) para, até mesmo, assaltar sua empresa ou re­si­dên­cia. Além disso, ao receberem uma resposta au­to­má­tica, spammers, que enviam milhares de e-mails a endereços ale­a­tó­rios, confirmam que o endereço testado realmente existe.