Por que recibos são im­por­tan­tes para a con­ta­bi­li­dade?

Manter recibos e notas fiscais é uma parte essencial do processo de con­ta­bi­li­dade de qualquer empresa, fre­e­lan­cer ou até mesmo re­si­dên­cia. Esses do­cu­men­tos devem ser re­gis­tra­dos mi­nu­ci­o­sa­mente em ordem cro­no­ló­gica, para pos­te­ri­o­res de­cla­ra­ções de impostos. Uma nota fiscal é um tipo de documento de origem, que registra uma transação. Não subestime a im­por­tân­cia dos recibos: eles podem parecer tediosos e des­ne­ces­sá­rios, mas mantê-los é in­dis­pen­sá­vel. Um princípio fun­da­men­tal da con­ta­bi­li­dade confiável é que não devem ocorrer tran­sa­ções sem recibos. Os registros podem minimizar sua renda tri­bu­tá­vel, melhorar suas chances de receber um reembolso de impostos e reduzir o tempo que você precisa gastar em papelada a cada ano.

Recibo é um termo genérico, usado para fazer re­fe­rên­cia a diversos tipos de do­cu­men­tos de origem ou re­fe­rên­cias ele­trô­ni­cas que registram tran­sa­ções. Isso inclui faturas, notas fiscais, notas pro­mis­só­rias, com­pro­van­tes de cartão de crédito e folhas de pagamento, por exemplo. O propósito de armazenar recibos dessa forma é do­cu­men­tar as despesas e as receitas, re­gis­trando qualquer mudança material. Ao guardar cada recibo, você se torna capaz de comprovar as ati­vi­da­des da sua empresa, deixando-a mais trans­pa­rente e fa­cil­mente com­pre­en­sí­veis, um dos aspectos mais im­por­tan­tes da con­ta­bi­li­dade em­pre­sa­rial.

Outra ca­rac­te­rís­tica de­fi­ni­dora dos recibos é o fato de que, em uma con­ta­bi­li­dade cada vez mais di­gi­ta­li­zada, eles são um re­ma­nes­cente da con­ta­bi­li­dade manual. Esses do­cu­men­tos são fi­si­ca­mente emitidos, coletados, assinados e retidos, para re­fe­rên­cia futura. Mas qual é a maneira mais eficiente de gerenciar le­gal­mente todos esses do­cu­men­tos? Este artigo apresenta um resumo das coisas mais im­por­tan­tes a se saber sobre con­ta­bi­li­dade e o manuseio de notas fiscais e outros do­cu­men­tos de origem.

Como gerenciar recibos e notas fiscais

Quando falamos em gerenciar recibos, abran­ge­mos todo o processo que envolve esse tipo de documento, como sua produção, re­ce­bi­mento e uso. Embora a le­gis­la­ção bra­si­leira não exija um sistema es­pe­cí­fico de con­ta­bi­li­dade ou regule a or­ga­ni­za­ção das contas em detalhes, vários re­qui­si­tos legais e in­for­ma­ções im­por­tan­tes devem ser res­pei­ta­dos para uma con­ta­bi­li­dade eficiente.

Quais in­for­ma­ções devem ser incluídas em um recibo?

Recibos e outros tipos de do­cu­men­tos de origem podem variar enor­me­mente na aparência. Por exemplo, um recibo comum de uma mercearia é com­ple­ta­mente diferente de uma nota fiscal, que também difere de uma folha de pagamento. No entanto, há quatro detalhes que devem aparecer em todos os tipos de recibos:

1. Texto que descreve a transação
2. O montante, quan­ti­dade e/ou valor de qualquer quantia ou bem tran­sa­ci­o­nado
3. A data da transação
4. Uma as­si­na­tura de au­to­ri­za­ção (pode ser omitida em notas fiscais geradas ele­tro­ni­ca­mente)

Notas fiscais a serem usadas em deduções de impostos devem conter algumas in­for­ma­ções adi­ci­o­nais, em certos casos. Para mais in­for­ma­ções sobre o assunto, consulte o subtítulo sobre recibos e de­cla­ra­ções de impostos.

Quais são os di­fe­ren­tes tipos de recibos?

Um recibo é es­sen­ci­al­mente uma prova escrita de algum tipo de transação. Faturas são o tipo mais comum de recibo. Elas servem ba­si­ca­mente para do­cu­men­tar a so­li­ci­ta­ção de pagamento por um produto ou serviço. No entanto, há uma ampla variedade de tipos de recibos, cada um re­la­ci­o­nado a um tipo diferente de transação comercial, tanto entre uma empresa e agentes externos quanto dentro das operações diárias internas de uma empresa. Por isso, é im­por­tante fazer a distinção entre de­cla­ra­ções fi­nan­cei­ras internas e de­cla­ra­ções fi­nan­cei­ras externas.

De­cla­ra­ções fi­nan­cei­ras externas incluem todos os recibos obtidos de fontes externas, como:

• Notas fiscais
• Extratos bancários
• Co­nhe­ci­men­tos de embarque e cartas co­mer­ci­ais
• Re­la­tó­rios de despesas
• Ava­li­a­ções fiscais
• Recibos co­mer­ci­ais

De­cla­ra­ções fi­nan­cei­ras internas, por outro lado, são tratadas in­ter­na­mente dentro de uma empresa. Estas incluem:

• Folhas de pagamento
• Notas de retirada de materiais
• Trans­cri­ções de faturas emitidas
• Cópias de recibos, cartas co­mer­ci­ais, cheques etc.
• Provas de can­ce­la­men­tos e trans­fe­rên­cias

A origem do documento é o fator decisivo que di­fe­ren­cia uma de­cla­ra­ção fi­nan­ceira externade uma interna. Por exemplo, extratos bancários on-line: mesmo que a empresa imprima o extrato in­ter­na­mente, este ainda é um documento externo, pois foi criado e fornecido por uma parte externa. Uma fatura enviada por correio também conta como um documento externo, mesmo que impressa de forma in­de­pen­dente.

Além de do­cu­men­tos internos e externos, outro tipo im­por­tante de recibo é a nota fiscal com­ple­men­tar, que é usada como documento de subs­ti­tui­ção caso seja ne­ces­sá­rio reemitir uma nota fiscal ou recibo. Também é possível gerar do­cu­men­tos de suporte aqui.

Para que sejam ofi­ci­al­mente re­co­nhe­ci­dos, no entanto, recibos re­e­mi­ti­dos para grandes quantias de dinheiro devem ser exceções, não ocorrendo com muita frequên­cia, para serem críveis. No entanto, é re­la­ti­va­mente comum verificar pequenas quantias de troco em recibos re­e­mi­ti­dos: por exemplo, gorjetas, custos de envio, taxas de es­ta­ci­o­na­mento etc. Como recibos re­e­mi­ti­dos são tratados in­ter­na­mente dentro de uma empresa, eles não contam como do­cu­men­tos internos, porque têm um status especial, sendo con­si­de­ra­dos um terceiro tipo de recibo.

Como registrar tran­sa­ções na con­ta­bi­li­dade?

Como exa­ta­mente se faz uma entrada original de uma transação? Depois de coletar seus recibos, como você deve arquivá-los e mantê-los em ordem? Existem algumas regras fun­da­men­tais para uma boa con­ta­bi­li­dade, às quais toda empresa deve aderir. A primeira se refere ao momento da entrada: em princípio, qualquer transação deve ser do­cu­men­tada de maneira oportuna. Como regra geral, todas as tran­sa­ções co­mer­ci­ais e do­cu­men­tos com­ple­men­ta­res devem ser trans­fe­ri­dos para o seu livro diário até o final do mês.

Além disso, você deve do­cu­men­tar todos os seus recibos sem deixar lacunas. Isso significa armazenar do­cu­men­tos cro­no­lo­gi­ca­mente e de forma abran­gente, com in­for­ma­ções con­se­cu­ti­vas. É im­por­tante que terceiros possam cla­ra­mente atribuir cada recibo a uma transação comercial es­pe­cí­fica. Carimbos contábeis são ideais para a le­gi­bi­li­dade, pois fornecem as in­for­ma­ções mais im­por­tan­tes de relance. Eles facilitam o processo de ar­qui­va­mento de do­cu­men­tos cor­re­ta­mente, ao fim de cada mês.

Muitos aspectos da con­ta­bi­li­dade agora são di­gi­ta­li­za­dos, mas o formato exato que você deve adotar depende do seu sistema de com­pu­ta­dor. No entanto, sistemas de con­ta­bi­li­dade digital também devem ser corretos e claros.

Inserir in­for­ma­ções adi­ci­o­nais

Algumas in­for­ma­ções adi­ci­o­nais devem ser for­ne­ci­das ao fisco. Quanto mais detalhada for a sua do­cu­men­ta­ção, maior será a pro­ba­bi­li­dade de a Receita Federal clas­si­ficá-la como dedutível. No entanto, regras di­fe­ren­tes se aplicam para cada tipo de documento, portanto, cer­ti­fi­que-se de obter in­for­ma­ções adi­ci­o­nais es­pe­cí­fi­cas sobre os res­pec­ti­vos tipos de recibos ao separar os seus do­cu­men­tos para a sua de­cla­ra­ção de impostos. Tenha cautela aqui, pois as in­for­ma­ções ne­ces­sá­rias variam am­pla­mente. Do­cu­men­tos im­pre­ci­sos ge­ral­mente são re­jei­ta­dos pelas au­to­ri­da­des fiscais.

Por exemplo, para pequenas somas, o endereço completo do contador e a alíquota do imposto devem ser adi­ci­o­na­dos. Quantias maiores, por outro lado, requerem in­for­ma­ções mais de­ta­lha­das, como o CNPJ do emissor e os endereços dos emissores e des­ti­na­tá­rios.

Além disso, re­la­tó­rios de despesas devem sempre incluir in­for­ma­ções sobre o local e os fun­ci­o­ná­rios en­vol­vi­dos. In­for­ma­ções adi­ci­o­nais são ne­ces­sá­rias para despesas de hos­pi­ta­li­dade acima de de­ter­mi­na­dos valores. Por exemplo, para rei­vin­di­car despesas de trans­porte, como passagens de ônibus e tarifas de táxi, você deve fornecer in­for­ma­ções sobre o seu destino. Se você não conseguir obter recibos para essas despesas, também pode apre­sen­tar os seus próprios com­pro­van­tes de pagamento. A Receita Federal deve ser informada, por escrito, sobre as cir­cuns­tân­cias es­pe­cí­fi­cas.

Embora cada recibo exija in­for­ma­ções es­pe­cí­fi­cas e do­cu­men­tos de suporte, há uma regra de ouro que se aplica em todos os casos: prover in­for­ma­ções de­ta­lha­das é sempre muito mais benéfico que atender aos re­qui­si­tos legais mínimos. Por exemplo, se um recibo listar apenas o número de iden­ti­fi­ca­ção do item e o res­pec­tivo preço, faltarão detalhes sobre o item adquirido. Quanto mais preciso um recibo for, melhor: se você comprar um livro didático es­pe­ci­a­li­zado, deve registrar o título do livro em vez de sim­ples­mente “livro didático”. Se você emitir do­cu­men­tos claros, com­pre­en­sí­veis e cor­re­ta­mente pre­en­chi­dos, também poderá usá-los como evidência para suas de­cla­ra­ções de impostos.

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