Por que recibos são importantes para a contabilidade?

Manter recibos e notas fiscais é uma parte essencial do processo de contabilidade de qualquer empresa, freelancer ou até mesmo residência. Esses documentos devem ser registrados minuciosamente em ordem cronológica, para posteriores declarações de impostos. Uma nota fiscal é um tipo de documento de origem, que registra uma transação. Não subestime a importância dos recibos: eles podem parecer tediosos e desnecessários, mas mantê-los é indispensável. Um princípio fundamental da contabilidade confiável é que não devem ocorrer transações sem recibos. Os registros podem minimizar sua renda tributável, melhorar suas chances de receber um reembolso de impostos e reduzir o tempo que você precisa gastar em papelada a cada ano.

Recibo é um termo genérico, usado para fazer referência a diversos tipos de documentos de origem ou referências eletrônicas que registram transações. Isso inclui faturas, notas fiscais, notas promissórias, comprovantes de cartão de crédito e folhas de pagamento, por exemplo. O propósito de armazenar recibos dessa forma é documentar as despesas e as receitas, registrando qualquer mudança material. Ao guardar cada recibo, você se torna capaz de comprovar as atividades da sua empresa, deixando-a mais transparente e facilmente compreensíveis, um dos aspectos mais importantes da contabilidade empresarial.

Outra característica definidora dos recibos é o fato de que, em uma contabilidade cada vez mais digitalizada, eles são um remanescente da contabilidade manual. Esses documentos são fisicamente emitidos, coletados, assinados e retidos, para referência futura. Mas qual é a maneira mais eficiente de gerenciar legalmente todos esses documentos? Este artigo apresenta um resumo das coisas mais importantes a se saber sobre contabilidade e o manuseio de notas fiscais e outros documentos de origem.

Como gerenciar recibos e notas fiscais

Quando falamos em gerenciar recibos, abrangemos todo o processo que envolve esse tipo de documento, como sua produção, recebimento e uso. Embora a legislação brasileira não exija um sistema específico de contabilidade ou regule a organização das contas em detalhes, vários requisitos legais e informações importantes devem ser respeitados para uma contabilidade eficiente.

Quais informações devem ser incluídas em um recibo?

Recibos e outros tipos de documentos de origem podem variar enormemente na aparência. Por exemplo, um recibo comum de uma mercearia é completamente diferente de uma nota fiscal, que também difere de uma folha de pagamento. No entanto, há quatro detalhes que devem aparecer em todos os tipos de recibos:

1. Texto que descreve a transação
2. O montante, quantidade e/ou valor de qualquer quantia ou bem transacionado
3. A data da transação
4. Uma assinatura de autorização (pode ser omitida em notas fiscais geradas eletronicamente)

Notas fiscais a serem usadas em deduções de impostos devem conter algumas informações adicionais, em certos casos. Para mais informações sobre o assunto, consulte o subtítulo sobre recibos e declarações de impostos.

Quais são os diferentes tipos de recibos?

Um recibo é essencialmente uma prova escrita de algum tipo de transação. Faturas são o tipo mais comum de recibo. Elas servem basicamente para documentar a solicitação de pagamento por um produto ou serviço. No entanto, há uma ampla variedade de tipos de recibos, cada um relacionado a um tipo diferente de transação comercial, tanto entre uma empresa e agentes externos quanto dentro das operações diárias internas de uma empresa. Por isso, é importante fazer a distinção entre declarações financeiras internas e declarações financeiras externas.

Declarações financeiras externas incluem todos os recibos obtidos de fontes externas, como:

• Notas fiscais
• Extratos bancários
• Conhecimentos de embarque e cartas comerciais
• Relatórios de despesas
• Avaliações fiscais
• Recibos comerciais

Declarações financeiras internas, por outro lado, são tratadas internamente dentro de uma empresa. Estas incluem:

• Folhas de pagamento
• Notas de retirada de materiais
• Transcrições de faturas emitidas
• Cópias de recibos, cartas comerciais, cheques etc.
• Provas de cancelamentos e transferências

A origem do documento é o fator decisivo que diferencia uma declaração financeira externade uma interna. Por exemplo, extratos bancários on-line: mesmo que a empresa imprima o extrato internamente, este ainda é um documento externo, pois foi criado e fornecido por uma parte externa. Uma fatura enviada por correio também conta como um documento externo, mesmo que impressa de forma independente.

Além de documentos internos e externos, outro tipo importante de recibo é a nota fiscal complementar, que é usada como documento de substituição caso seja necessário reemitir uma nota fiscal ou recibo. Também é possível gerar documentos de suporte aqui.

Para que sejam oficialmente reconhecidos, no entanto, recibos reemitidos para grandes quantias de dinheiro devem ser exceções, não ocorrendo com muita frequência, para serem críveis. No entanto, é relativamente comum verificar pequenas quantias de troco em recibos reemitidos: por exemplo, gorjetas, custos de envio, taxas de estacionamento etc. Como recibos reemitidos são tratados internamente dentro de uma empresa, eles não contam como documentos internos, porque têm um status especial, sendo considerados um terceiro tipo de recibo.

Como registrar transações na contabilidade?

Como exatamente se faz uma entrada original de uma transação? Depois de coletar seus recibos, como você deve arquivá-los e mantê-los em ordem? Existem algumas regras fundamentais para uma boa contabilidade, às quais toda empresa deve aderir. A primeira se refere ao momento da entrada: em princípio, qualquer transação deve ser documentada de maneira oportuna. Como regra geral, todas as transações comerciais e documentos complementares devem ser transferidos para o seu livro diário até o final do mês.

Além disso, você deve documentar todos os seus recibos sem deixar lacunas. Isso significa armazenar documentos cronologicamente e de forma abrangente, com informações consecutivas. É importante que terceiros possam claramente atribuir cada recibo a uma transação comercial específica. Carimbos contábeis são ideais para a legibilidade, pois fornecem as informações mais importantes de relance. Eles facilitam o processo de arquivamento de documentos corretamente, ao fim de cada mês.

Muitos aspectos da contabilidade agora são digitalizados, mas o formato exato que você deve adotar depende do seu sistema de computador. No entanto, sistemas de contabilidade digital também devem ser corretos e claros.

Inserir informações adicionais

Algumas informações adicionais devem ser fornecidas ao fisco. Quanto mais detalhada for a sua documentação, maior será a probabilidade de a Receita Federal classificá-la como dedutível. No entanto, regras diferentes se aplicam para cada tipo de documento, portanto, certifique-se de obter informações adicionais específicas sobre os respectivos tipos de recibos ao separar os seus documentos para a sua declaração de impostos. Tenha cautela aqui, pois as informações necessárias variam amplamente. Documentos imprecisos geralmente são rejeitados pelas autoridades fiscais.

Por exemplo, para pequenas somas, o endereço completo do contador e a alíquota do imposto devem ser adicionados. Quantias maiores, por outro lado, requerem informações mais detalhadas, como o CNPJ do emissor e os endereços dos emissores e destinatários.

Além disso, relatórios de despesas devem sempre incluir informações sobre o local e os funcionários envolvidos. Informações adicionais são necessárias para despesas de hospitalidade acima de determinados valores. Por exemplo, para reivindicar despesas de transporte, como passagens de ônibus e tarifas de táxi, você deve fornecer informações sobre o seu destino. Se você não conseguir obter recibos para essas despesas, também pode apresentar os seus próprios comprovantes de pagamento. A Receita Federal deve ser informada, por escrito, sobre as circunstâncias específicas.

Embora cada recibo exija informações específicas e documentos de suporte, há uma regra de ouro que se aplica em todos os casos: prover informações detalhadas é sempre muito mais benéfico que atender aos requisitos legais mínimos. Por exemplo, se um recibo listar apenas o número de identificação do item e o respectivo preço, faltarão detalhes sobre o item adquirido. Quanto mais preciso um recibo for, melhor: se você comprar um livro didático especializado, deve registrar o título do livro em vez de simplesmente “livro didático”. Se você emitir documentos claros, compreensíveis e corretamente preenchidos, também poderá usá-los como evidência para suas declarações de impostos.

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