Registrar despesas de entretenimento corporativo para deduções fiscais

Eventos corporativos como festas, apresentações, celebrações de aniversário e almoços de trabalho têm algo em comum: Eles precisam ser organizados corretamente. Além de agendamentos, do envio de convites e da elaboração da programação, a contratação de um buffet também é importante: nem os seus funcionários nem os associados comerciais devem sair com fome ou insatisfeitos com as opções do menu.

Na tentativa de oferecer a todos os seus funcionários e convidados uma ampla seleção de alimentos, é importante você não extrapole o orçamento. Garanta que todas as suas despesas com refeições e entretenimento sejam inseridas corretamente nos seus livros contábeis, e creditadas corretamente nas suas declarações fiscais. Com a ajuda deste artigo, você entenderá como proceder e o que observar para deduzir despesas com entretenimento empresarial.

Adotar um sistema contábil apropriado

Para poder organizar adequadamente seus eventos empresariais, você precisará adotar um sistema contábil adequado. Isso é um pré-requisito para a elaboração de um plano de contas detalhado e individualizado, que inclua todas as contas da sua empresa. Ainda, ele deve ser parte integrante do sistema de contabilidade por partidas dobradas.

Registrar corretamente despesas de entretenimento

Antes de começar a registrar suas despesas de entretenimento corporativo e as respectivas deduções fiscais, você deve estar ciente de que a Receita Federal só permite deduções de até 50% das despesas com refeições e entretenimento. Essas despesas devem atender às diretrizes da instituição, e serem “necessárias” e “normais”, de acordo com um desses dois critérios:

• O critério diretamente relacionado deve provar que o principal propósito da atividade foi comercial, ou seja, ocorreu em um ambiente claramente relacionado aos negócios e teve alguma conexão com a geração de receita ou com futuros negócios resultantes da atividade. Reunir clientes para um almoço no seu escritório seria um exemplo de despesa com refeições que atende aos critérios diretamente relacionados.
• O critério associado pode ser aplicado se a despesa estiver associada a uma discussão substancial sobre negócios, ou à condução ativa dos negócios. Isso significa despesas com o propósito de se obter novos relacionamentos comerciais ou incentivar a continuação de um relacionamento existente. Não é necessário que os negócios sejam discutidos durante a atividade para que ela seja considerada substancial. Um exemplo seria entreter parceiros de negócios em uma boate, na noite anterior à da discussão de negócios. A situação pode se qualificar para o critério associado.

Registrar despesas com precisão e na íntegra ajudará você a determinar quais despesas poderão ser incluídas no limite de 50% e sob quais delas as deduções fiscais se aplicarão.

Inserir despesas com entretenimento na declaração de impostos

A depender dos gastos que você está tentando deduzir ou do tipo de negócio que administra, despesas de entretenimento empresarial deverão ser listadas em documentos distintos. Consulte as orientações da Receita Federal para descobrir quais formulários precisarão ser preenchidos, o que pode ser considerado despesa dedutível, e o que não se qualifica como tal. Todas essas informações podem ser encontradas nas devidas legislações tributárias.

Como empregador, você não é obrigado a incluir reembolsos nos formulários dos funcionários com despesas substanciadas e reembolsadas, de acordo com as regras fiscais vigentes. Se os reembolsos excederem o permitido ou não existirem os comprovantes adequados, então a dedução poderá ser limitada. Empresas devem registrar essas despesas de acordo com o Livro Caixa e com as demais demonstrações financeiras exigidas pela Receita Federal.

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