Registrar despesas de en­tre­te­ni­mento cor­po­ra­tivo para deduções fiscais

Eventos cor­po­ra­ti­vos como festas, apre­sen­ta­ções, ce­le­bra­ções de ani­ver­sá­rio e almoços de trabalho têm algo em comum: Eles precisam ser or­ga­ni­za­dos cor­re­ta­mente. Além de agen­da­men­tos, do envio de convites e da ela­bo­ra­ção da pro­gra­ma­ção, a con­tra­ta­ção de um buffet também é im­por­tante: nem os seus fun­ci­o­ná­rios nem os as­so­ci­a­dos co­mer­ci­ais devem sair com fome ou in­sa­tis­fei­tos com as opções do menu.

Na tentativa de oferecer a todos os seus fun­ci­o­ná­rios e con­vi­da­dos uma ampla seleção de alimentos, é im­por­tante você não extrapole o orçamento. Garanta que todas as suas despesas com refeições e en­tre­te­ni­mento sejam inseridas cor­re­ta­mente nos seus livros contábeis, e cre­di­ta­das cor­re­ta­mente nas suas de­cla­ra­ções fiscais. Com a ajuda deste artigo, você entenderá como proceder e o que observar para deduzir despesas com en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial.

Adotar um sistema contábil apro­pri­ado

Para poder organizar ade­qua­da­mente seus eventos em­pre­sa­ri­ais, você precisará adotar um sistema contábil adequado. Isso é um pré-requisito para a ela­bo­ra­ção de um plano de contas detalhado e in­di­vi­du­a­li­zado, que inclua todas as contas da sua empresa. Ainda, ele deve ser parte in­te­grante do sistema de con­ta­bi­li­dade por partidas dobradas.

Registrar cor­re­ta­mente despesas de en­tre­te­ni­mento

Antes de começar a registrar suas despesas de en­tre­te­ni­mento cor­po­ra­tivo e as res­pec­ti­vas deduções fiscais, você deve estar ciente de que a Receita Federal só permite deduções de até 50% das despesas com refeições e en­tre­te­ni­mento. Essas despesas devem atender às di­re­tri­zes da ins­ti­tui­ção, e serem “ne­ces­sá­rias” e “normais”, de acordo com um desses dois critérios:

• O critério di­re­ta­mente re­la­ci­o­nado deve provar que o principal propósito da atividade foi comercial, ou seja, ocorreu em um ambiente cla­ra­mente re­la­ci­o­nado aos negócios e teve alguma conexão com a geração de receita ou com futuros negócios re­sul­tan­tes da atividade. Reunir clientes para um almoço no seu es­cri­tó­rio seria um exemplo de despesa com refeições que atende aos critérios di­re­ta­mente re­la­ci­o­na­dos.
• O critério associado pode ser aplicado se a despesa estiver associada a uma discussão subs­tan­cial sobre negócios, ou à condução ativa dos negócios. Isso significa despesas com o propósito de se obter novos re­la­ci­o­na­men­tos co­mer­ci­ais ou in­cen­ti­var a con­ti­nu­a­ção de um re­la­ci­o­na­mento existente. Não é ne­ces­sá­rio que os negócios sejam dis­cu­ti­dos durante a atividade para que ela seja con­si­de­rada subs­tan­cial. Um exemplo seria entreter parceiros de negócios em uma boate, na noite anterior à da discussão de negócios. A situação pode se qua­li­fi­car para o critério associado.

Registrar despesas com precisão e na íntegra ajudará você a de­ter­mi­nar quais despesas poderão ser incluídas no limite de 50% e sob quais delas as deduções fiscais se aplicarão.

Inserir despesas com en­tre­te­ni­mento na de­cla­ra­ção de impostos

A depender dos gastos que você está tentando deduzir ou do tipo de negócio que ad­mi­nis­tra, despesas de en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial deverão ser listadas em do­cu­men­tos distintos. Consulte as ori­en­ta­ções da Receita Federal para descobrir quais for­mu­lá­rios pre­ci­sa­rão ser pre­en­chi­dos, o que pode ser con­si­de­rado despesa dedutível, e o que não se qualifica como tal. Todas essas in­for­ma­ções podem ser en­con­tra­das nas devidas le­gis­la­ções tri­bu­tá­rias.

Como em­pre­ga­dor, você não é obrigado a incluir re­em­bol­sos nos for­mu­lá­rios dos fun­ci­o­ná­rios com despesas subs­tan­ci­a­das e re­em­bol­sa­das, de acordo com as regras fiscais vigentes. Se os re­em­bol­sos excederem o permitido ou não existirem os com­pro­van­tes adequados, então a dedução poderá ser limitada. Empresas devem registrar essas despesas de acordo com o Livro Caixa e com as demais de­mons­tra­ções fi­nan­cei­ras exigidas pela Receita Federal.

Leia a isenção legal re­la­ci­o­nada a este artigo.