Como deduzir impostos de despesas de eventos?

Festas, refeições, eventos sociais: essas ati­vi­da­des fazem parte do dia a dia de muitas empresas. Ce­le­bra­ções criam o ambiente perfeito para dis­cus­sões de negócios cons­tru­ti­vas por serem mais des­con­traí­das. Ainda, elas são a situação perfeita para estreitar o re­la­ci­o­na­mento com clientes, parceiros e fun­ci­o­ná­rios. Para os em­pre­en­de­do­res, almoços e jantares de negócios são meios im­por­tan­tes de se con­quis­tar clientes, finalizar contratos e manter re­la­ci­o­na­men­tos co­mer­ci­ais. Quando tratadas ade­qua­da­mente, despesas com en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial podem acarretar be­ne­fí­cios fiscais, desde que você cumpra os re­qui­si­tos legais ne­ces­sá­rios.

O que são despesas de en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial?

A Receita Federal define o que conta como despesa dedutível de en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial. Despesas de en­tre­te­ni­mento referem-se a qualquer atividade que tenha como objetivo pro­por­ci­o­nar en­tre­te­ni­mento, lazer ou recreação com fins co­mer­ci­ais. Isso inclui, por exemplo, refeições com um cliente ou cliente potencial. Taxas de serviço, es­ta­ci­o­na­mento e ingressos também podem entrar na conta, desde que estejam ligados a um objetivo claro de negócios.

Diferente do que ocorre nos Estados Unidos, onde o IRS (Internal Revenue Service) estipula regras para a dedução de despesas de en­tre­te­ni­mento, no Brasil, essas despesas são deduzidas conforme o regime tri­bu­tá­rio da empresa e a natureza da despesa.

Empresas no Lucro Real, por exemplo, podem deduzir certas despesas ope­ra­ci­o­nais, desde que sejam ne­ces­sá­rias à atividade da empresa e de­vi­da­mente com­pro­va­das. Empresas de tec­no­lo­gia, por sua vez, podem deduzir despesas com eventos de lan­ça­mento de produtos ou encontros com clientes para apre­sen­ta­ção de novas soluções. Empresas de con­sul­to­ria ou advocacia podem deduzir despesas com jantares ou reuniões para discutir contratos e es­tra­té­gias com clientes. Empresas de eventos podem deduzir gastos com refeições e encontros com for­ne­ce­do­res e parceiros co­mer­ci­ais, para a or­ga­ni­za­ção de ce­le­bra­ções futuras.

No setor de pu­bli­ci­dade e marketing, é comum que despesas com eventos de networ­king ou reuniões com po­ten­ci­ais clientes sejam deduzidas, desde que com­pro­vada a relação direta com a captação de negócios. No caso de empresas de cons­tru­ção civil, despesas re­la­ci­o­na­das a visitas técnicas seguidas de reuniões ou refeições com clientes e for­ne­ce­do­res também podem ser con­si­de­ra­das de­du­tí­veis, desde que con­tri­buam di­re­ta­mente para o fe­cha­mento de contratos ou a con­ti­nui­dade de um projeto.

Quais despesas de en­tre­te­ni­mento são de­du­tí­veis de impostos?

A dedução de despesas de en­tre­te­ni­mento no Brasil não é tratada de forma idêntica ao modelo es­ta­du­ni­dense, mas também é possível, dentro de alguns pa­râ­me­tros. Para que uma empresa deduza esse tipo de despesa, é ne­ces­sá­rio que ela esteja di­re­ta­mente re­la­ci­o­nada à sua atividade econômica e seja com­pro­vada por meio de do­cu­men­tos fiscais, como notas fiscais e recibos. Além disso, a le­gis­la­ção bra­si­leira prevê que, para serem de­du­tí­veis, essas despesas devem ser in­dis­pen­sá­veis à geração de receita ou à ma­nu­ten­ção da atividade da empresa.

Em geral, refeições e eventos com clientes podem ser de­du­tí­veis, desde que haja um objetivo comercial cla­ra­mente jus­ti­fi­cado. No entanto, as regras variam conforme o regime de tri­bu­ta­ção da empresa:

• Lucro Real: Empresas que adotam esse regime podem deduzir despesas com refeições e eventos desde que com­pro­va­da­mente ne­ces­sá­rias à atividade. Por outro lado, não há uma regra es­pe­cí­fica para a de­ter­mi­na­ção, como o “teste di­re­ta­mente re­la­ci­o­nado”, dos Estados Unidos. No Brasil, cada pedido de dedução é analisado se­pa­ra­da­mente, sempre con­si­de­rando a es­sen­ci­a­li­dade da despesa para o negócio.

• Lucro Presumido e Simples Nacional: Empresas nessas mo­da­li­da­des pagam impostos sobre uma base de cálculo sim­pli­fi­cada, e, por isso, despesas de en­tre­te­ni­mento ge­ral­mente não são de­du­tí­veis.

Quem pode com­pa­re­cer a um evento de en­tre­te­ni­mento de uma empresa?

Em jantar de negócios e eventos em­pre­sa­ri­ais, é im­por­tante que haja uma jus­ti­fi­ca­tiva comercial para a presença dos par­ti­ci­pan­tes. Clientes, for­ne­ce­do­res, parceiros de negócios, jor­na­lis­tas e con­sul­to­res são exemplos de con­vi­da­dos que podem jus­ti­fi­car a re­a­li­za­ção de uma despesa dedutível. Quando fun­ci­o­ná­rios par­ti­ci­pam desses eventos, os custos re­la­ci­o­na­dos podem ser con­si­de­ra­dos despesas ope­ra­ci­o­nais desde que a par­ti­ci­pa­ção seja essencial para o negócio.

Do­cu­men­ta­ção e com­pro­va­ção

A Receita Federal exige a com­pro­va­ção do­cu­men­tal de despesas de en­tre­te­ni­mento para que elas possam ser deduzidas. Isso significa que todas elas devem ser acom­pa­nha­das de notas fiscais de­ta­lha­das, recibos e, pre­fe­ren­ci­al­mente, de uma ex­pli­ca­ção clara do propósito comercial do evento. Um sistema contábil bem-or­ga­ni­zado é essencial para garantir que a do­cu­men­ta­ção esteja em con­for­mi­dade com as exi­gên­cias fiscais, já que a falta de do­cu­men­ta­ção adequada pode resultar na rejeição das deduções ou até mesmo em multas, caso a empresa seja fis­ca­li­zada.

In­de­pen­den­te­mente de se tratar de um jantar simples, uma festa de Natal ou uma ocasião especial, como um ani­ver­sá­rio, é possível eco­no­mi­zar bastante por meio de deduções fiscais. Esse dinheiro pode, então, ser investido em outros aspectos da empresa. É de suma im­por­tân­cia que despesas com refeições e eventos cor­po­ra­ti­vos sejam do­cu­men­ta­das de maneira abran­gente e correta, para que o pedido de dedução não enfrente com­pli­ca­ções pos­te­ri­or­mente.

Limite e pro­por­ci­o­na­li­dade

Também é ne­ces­sá­rio que se tenha bom senso ao declarar despesas como de en­tre­te­ni­mento em­pre­sa­rial. Embora não haja um limite es­pe­cí­fico definido na le­gis­la­ção, gastos ex­ces­si­vos podem ser ques­ti­o­na­dos pela Receita Federal, es­pe­ci­al­mente se não houver uma jus­ti­fi­ca­tiva clara para a despesa se comparada ao retorno para a empresa.

Planeje o orçamento de eventos e ati­vi­da­des de en­tre­te­ni­mento cor­po­ra­tivo de forma cuidadosa, ga­ran­tindo que os gastos sejam pro­por­ci­o­nais à receita da empresa e ao objetivo comercial do evento.

É im­por­tante que você adote um sistema contábil adequado e esteja ciente de como registrar e detalhar despesas de en­tre­te­ni­mento. Igual­mente im­por­tante é que você apresente os do­cu­men­tos cor­re­ta­mente, para que eles sejam capazes de comprovar a natureza dos gastos. Aprenda, exa­ta­mente, como lidar com recibos de despesas de en­tre­te­ni­mento com o nosso artigo es­pe­ci­a­li­zado.

Clique aqui para im­por­tan­tes avisos legais.