Um arquivo PST (Tabela de Ar­ma­ze­na­mento Pessoal) armazena lo­cal­mente e-mails, contatos, ca­len­dá­rios e outras in­for­ma­ções. Ele serve prin­ci­pal­mente como um arquivo de backup para contas POP ou para ar­qui­va­mento quando é ne­ces­sá­rio liberar espaço nas caixas de correio. Ex­pli­ca­mos como funcionam os arquivos PST, onde eles são ar­ma­ze­na­dos e como diferem dos arquivos OST.

O que é um arquivo PST

PST significa Tabela de Ar­ma­ze­na­mento Pessoal. Um arquivo PST é um contêiner de dados pessoais que você pode imaginar como uma com­bi­na­ção de cofre e pasta de arquivo. No arquivo PST, o Outlook coleta dados pessoais sin­cro­ni­za­dos do usuário e os salva como backup no com­pu­ta­dor. PST é um formato de arquivo pro­pri­e­tá­rio da Microsoft, o que significa que é li­cen­ci­ado pela Microsoft e ge­ral­mente só pode ser aberto com o Outlook e uma conta cor­res­pon­dente do Outlook.

O papel que os arquivos PST de­sem­pe­nham para os usuários depende prin­ci­pal­mente do tipo de conta do Outlook:

  • Outlook com contas POP (também POP3): você baixa e-mails di­re­ta­mente do servidor de correio e os salva lo­cal­mente no seu com­pu­ta­dor no formato PST.
  • Outlook com contas IMAP, Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com: os “dados originais” per­ma­ne­cem no servidor de correio, enquanto os arquivos de dados off-line do Outlook, arquivos OST, são ar­ma­ze­na­dos em cache no dis­po­si­tivo. O IMAP utiliza OST por padrão desde o Outlook 2013.
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As di­fe­ren­ças entre arquivos PST e OST

Recurso Arquivo PST Arquivo OST
Lo­ca­li­za­ção Arquivo local no PC, usado prin­ci­pal­mente com contas POP Cópia local de uma caixa de correio no servidor (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)
Sin­cro­ni­za­ção As al­te­ra­ções são ime­di­a­ta­mente con­si­de­ra­das originais, sem sin­cro­ni­za­ção com o servidor As al­te­ra­ções off-line são sin­cro­ni­za­das com o servidor na próxima vez que você estiver on-line
Uso Ar­qui­va­mento, backup, expansão de ar­ma­ze­na­mento Acesso off-line à caixa de correio do servidor
De­pen­dên­cia da conta Pode ser aberto in­de­pen­den­te­mente do servidor Funciona apenas com uma conta/perfil ativo
Risco Perda ou dano = dados originais perdidos Baixo risco, pois o servidor atua como “mestre”

A principal vantagem do formato PST é sua grande ca­pa­ci­dade de ar­ma­ze­na­mento em com­pa­ra­ção com o espaço fre­quen­te­mente limitado das caixas de e-mail. Um arquivo PST permite que você gerencie seus dados do Outlook de forma mais flexível. Por exemplo, você pode:

  • Arquivar e-mails com Outlook, como separar arquivos de e-mail privados e co­mer­ci­ais
  • Salvar di­fe­ren­tes tipos de dados pessoais como backups do Outlook lo­cal­mente no seu com­pu­ta­dor
  • Exportar dados da sua conta do Outlook como um arquivo PST para liberar espaço na sua caixa de correio

As vantagens de arquivos PST?

As prin­ci­pais vantagens do Outlook e dos arquivos PST são as seguintes:

  • O Outlook sin­cro­niza vários dados pessoais ou co­mer­ci­ais e os integra em uma única interface
  • Cria conexões entre áreas que muitas vezes estão separadas, como caixas de correio, ca­len­dá­rios e listas de contatos
  • Permite a ar­qui­va­mento de e-mails, por exemplo, separados em ca­te­go­rias pessoais e co­mer­ci­ais
  • Permite backups de dados pessoais do Outlook no seu PC
  • Suporta a ex­por­ta­ção de dados para liberar espaço na caixa de correio ou para trans­fe­rên­cia para um novo dis­po­si­tivo
Nota

No novo Outlook para Windows, o suporte a arquivo PST é limitado: arquivos PST podem ser abertos, pes­qui­sa­dos e copiados, mas a edição completa ainda não é possível em todos os cenários.

O Outlook não apenas facilita o acesso dos usuários aos dados, mas também permite que organizem seu “ar­ma­ze­na­mento pessoal”, separem arquivos PST em assuntos pessoais e co­mer­ci­ais, e os di­fe­ren­ciem de apli­ca­ti­vos vin­cu­la­dos ou al­ter­na­ti­vas ao Outlook.

Como arquivar arquivos PST au­to­ma­ti­ca­mente ou ma­nu­al­mente

Arquivar dados de usuário é feito movendo os dados e suas es­tru­tu­ras de pastas para arquivos PST locais. Você pode decidir se deseja manter os dados ar­qui­va­dos na sua caixa de correio ou excluí-los au­to­ma­ti­ca­mente. Além disso, é possível escolher se a ar­qui­va­ção será realizada au­to­ma­ti­ca­mente em in­ter­va­los ou ma­nu­al­mente.

  • Ar­qui­va­mento au­to­má­tico

  • Arquivo > Opções > Avançado > Au­to­Ar­qui­var

  • Definir in­ter­va­los (por exemplo, a cada x dias/semanas/meses)

  • Escolher a lo­ca­li­za­ção de ar­ma­ze­na­mento e es­pe­ci­fi­car quando os dados antigos devem ser excluídos

  • Ar­qui­va­mento manual

  • Arquivo > Fer­ra­men­tas > Limpar Itens Antigos

  • Escolher ar­qui­va­mento por idade ou pasta

  • Mover dados es­pe­ci­fi­ca­mente para um arquivo PST

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Como encontrar arquivos PST no Outlook

A lo­ca­li­za­ção de ar­ma­ze­na­mento de um arquivo PST depende da versão do Outlook, do tipo de conta e das con­fi­gu­ra­ções. Caminhos padrão típicos são:

Versão do Outlook Local de ar­ma­ze­na­mento
Outlook 2013–2021 / Microsoft 365 Documentos\Arquivos do Outlook
Windows 10/11 C:\Users<Nome>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Versões An­te­ri­o­res (<2010) Documents and Settings\…\Microsoft\Outlook (histórico)

A maneira mais fácil de encontrar arquivos PST é di­re­ta­mente no Outlook:

  • Arquivo > Con­fi­gu­ra­ções de Conta > Con­fi­gu­ra­ções de Conta
  • Selecione a guia “Arquivos de Dados”
  • Clique em “Abrir Local do Arquivo”

Para encontrar todos os arquivos de backup, você deve mostrar arquivos e pastas ocultos.

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